Giải trình khi thanh tra quyết toán thuế là khâu quyết định doanh nghiệp có bị truy thu, xuất toán chi phí hay bị phạt hay không. Một bộ hồ sơ đầy đủ cùng cách giải trình logic, có căn cứ sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ được số liệu của mình.
Trong bài viết này, Safebooks chia sẻ kinh nghiệm giải trình khi thanh tra quyết toán thuế cho doanh nghiệp, gồm: nguyên tắc giải trình, cách chuẩn bị hồ sơ theo 8 bước và 12 lưu ý thường gặp khi quyết toán thuế. Đây là những kinh nghiệm quyết toán thuế thực tế, đặc biệt hữu ích cho kế toán doanh nghiệp xây dựng, xây lắp.
Giải trình quyết toán thuế là gì?
Giải trình quyết toán thuế là việc doanh nghiệp làm rõ, chứng minh tính hợp pháp và hợp lý của số liệu kế toán, doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra thuế. Giải trình không đơn thuần là nộp lại một bảng số liệu, mà cần xác định đúng vấn đề cơ quan thuế nêu ra và trình bày lập luận dựa trên ba trụ cột: số liệu kế toán, chứng từ gốc và quy định pháp luật thuế hiện hành.
Nguyên tắc và kỹ năng giải trình khi thanh tra quyết toán thuế
Trước khi đi vào hồ sơ, kế toán cần nắm vững một số nguyên tắc giúp việc giải trình thuyết phục và hạn chế rủi ro bị xuất toán chi phí:
- Xác định đúng vấn đề: Đọc kỹ yêu cầu của cán bộ thuế, xác định họ đang nghi vấn khoản nào, kỳ nào, lý do gì trước khi chuẩn bị số liệu trả lời.
- Lập luận có căn cứ: Mỗi giải trình nên gắn với chứng từ gốc cụ thể và điều khoản pháp luật tương ứng, thay vì giải thích chung chung.
- Số liệu nhất quán: Sổ sách, tờ khai, báo cáo tài chính và bảng kê phải khớp nhau. Chênh lệch cần được phát hiện và giải thích trước khi cán bộ thuế hỏi.
- Nguyên tắc bốn mắt: Nên có một người phụ trách chính và một người kiểm tra chéo bản giải trình để hạn chế sai sót.
- Thái độ hợp tác, chuyên nghiệp: Giữ thái độ bình tĩnh, hợp tác khi làm việc trực tiếp; chỉ cung cấp đúng tài liệu được yêu cầu, tránh đưa thừa hồ sơ chưa rà soát.
- Ghi chép quá trình làm việc: Lưu lại nội dung trao đổi, tài liệu đã cung cấp theo từng buổi để làm hồ sơ nội bộ và đối chiếu khi cần.
1. Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế
Hồ sơ đầy đủ, sắp xếp khoa học là nền tảng để giải trình nhanh và thuyết phục. Dưới đây là 8 bước chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế.
Bước 1: Chuẩn bị sổ kế toán trong file Excel (gửi qua email)
- Xuất sổ cái từ loại 1 đến loại 9, CĐPS, công nợ năm thanh kiểm tra thuế ra file Excel và gửi qua email cho bên thuế.
- In toàn bộ sổ sách ra Excel, đóng quyển và đóng thùng carton. Mang lên đội kiểm tra thuế hoặc kiểm tại doanh nghiệp tùy theo từng chi cục, cục thuế.
Bước 2: Chuẩn bị bảng kê mua vào và bán ra trong file Excel (gửi qua email)
- Gộp dữ liệu mua vào và bán ra của năm thanh kiểm tra thuế ra file Excel.
- Lọc tất cả hóa đơn trên 20 triệu, ghi chú ngày thanh toán và số tiền thanh toán.
Lưu ý: Riêng bộ hồ sơ công nợ nên phô tô những hóa đơn trên 20 triệu và ủy nhiệm chi (UNC), hoặc lưu thành bộ.
Bước 3: Chuẩn bị báo cáo quyết toán TNDN và BCTC năm thanh kiểm tra
- In bản mềm 01 bản lưu trữ sổ sách.
- In 01 bản gửi cán bộ thuế.
- Bao gồm: Quyết toán TNDN, TNCN và BCTC các năm (phô tô 1 bản cho bên thuế khi họ kiểm tra).
Lưu ý: Cán bộ thuế thường chỉ quan tâm đến bản cuối cùng doanh nghiệp đã nộp. Tuy nhiên, vẫn phải lưu trữ bản gốc lần nộp đầu để khi được hỏi vẫn có số liệu giải trình.
Bước 4: Chuẩn bị hóa đơn mua vào và bán ra (bản gốc) và tờ khai thuế hàng kỳ
- Kẹp hóa đơn theo tờ khai hàng tháng hoặc quý.
- Kẹp chứng từ: phiếu thu, chi, hạch toán, nhập kho…
Lưu ý: Sắp xếp theo tháng, quý của tờ khai thuế để dễ tra cứu.
Bước 5: Chuẩn bị sổ phụ ngân hàng và ủy nhiệm chi (bản gốc)
- Liệt kê các hóa đơn mua vào từ 20 triệu trở lên, ghi rõ ngày thanh toán.
- Kẹp UNC vào các hóa đơn trên 20 triệu để dễ kiểm tra và tra cứu.
- Có thể phô tô riêng hoặc lưu bản gốc riêng, bản phô tô kẹp cùng chứng từ sổ sách.
- Đối chiếu bảng tổng hợp công nợ và công nợ chi tiết với bảng kê Excel để xem chênh lệch giữa công nợ thanh toán và công nợ khách hàng.
Bước 6: Chuẩn bị hợp đồng lao động và bảng lương (bản gốc)
- Kẹp hợp đồng lao động kèm theo chứng minh thư hoặc căn cước.
- Bảng chấm công đầy đủ.
- Quyết định tăng lương và phụ lục hợp đồng lao động.
- Quyết toán thuế TNCN đầy đủ.
- Ký tá đầy đủ.
Lưu ý: Các khoản chi lương và phụ cấp theo lương không được ghi trong hồ sơ (hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, quy chế thưởng do cấp có thẩm quyền ban hành) sẽ bị loại trừ và không tính vào chi phí hợp lý.
Bước 7: Chuẩn bị hợp đồng kinh tế
- Kẹp hợp đồng kinh tế đã ký kết, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng, biên bản giao nhận.
- Hợp đồng đầu vào nên dùng hợp đồng nguyên tắc do việc mua bán diễn ra thường xuyên.
- Sử dụng hợp đồng mượn xe để hợp lý hóa chi phí xăng dầu đã đưa vào.
- Đánh dấu bằng giấy note màu để dễ nhận biết.
- Hợp đồng, chứng từ nào bị mất thì liên hệ khách hàng để xin bản sao hoặc bản gốc.
Lưu ý: Lưu trữ theo bìa còng. Công ty phát sinh nhiều có thể lưu riêng một bìa còng; nếu ít thì lưu chung nhưng có ghi chú bằng giấy note.
Bước 8: Chuẩn bị giấy phép kinh doanh và hồ sơ pháp lý
- Lưu trữ bản phô tô sao y hoặc phô tô đóng dấu treo.
- Các chứng từ khác như đăng ký mẫu dấu, điều lệ công ty, quy chế tài chính công ty cũng cần lưu trữ đầy đủ.
- Quy chế tài chính là văn bản quan trọng xuyên suốt quá trình thanh kiểm tra, liên hệ mật thiết đến các chi phí phát sinh như tiếp khách, phòng nghỉ, vé máy bay, công tác phí, mượn xe, sửa chữa xe mượn, điện thoại.
Lưu ý: Rà soát chi phí thực tế của doanh nghiệp, sau đó soạn quy chế tài chính cho phù hợp với những chi phí đã phát sinh.
2. 12 lưu ý khi giải trình quyết toán thuế
Phần này tổng hợp các tình huống thực tế hay bị cơ quan thuế hỏi và cách xử lý, đặc biệt với doanh nghiệp xây dựng, xây lắp.
Lưu ý 1: Hóa đơn xuất tạm ứng khi mới ký hợp đồng 30%
Đây là tình huống riêng, sẽ được Safebooks chia sẻ chi tiết trong một bài viết khác.
Lưu ý 2: Hóa đơn sai sót vài đồng đến vài trăm nghìn
- Lập kê khai bổ sung khi điều chỉnh. Tốt nhất là phô tô toàn bộ hóa đơn bị sai và kẹp với tờ khai điều chỉnh của kỳ bị sai và kỳ phát hiện sai, có điều chỉnh chỉ tiêu.
- Khi thuế hỏi sẽ có ngay giải trình.
- Nếu hóa đơn chỉ sai vài đồng hoặc vài trăm đồng (ví dụ hóa đơn 16.262.265 nhưng kê khai 16.262.266 do tính nhảy số của HTKK), tốt nhất nên để nguyên.
Lưu ý 3: Hóa đơn giá trị lớn nhưng treo công nợ nhiều năm chưa thanh toán
- Hóa đơn trực tiếp hoặc hóa đơn GTGT có giá trị từ 20 triệu trở lên, đến thời điểm thanh kiểm tra vẫn treo công nợ tài khoản 331, cần lập sẵn chứng từ liên quan: hợp đồng trả chậm, biên bản giao nhận để chuẩn bị giải trình.
- Với ngành xây dựng, vốn lưu động là yếu tố sống còn; công nợ phải thu thường về chậm nên việc treo nợ với bên bán lâu năm là tình huống phổ biến và cần giải trình hợp lý.
Lưu ý 4: Công trình đã nghiệm thu, đã hoặc chưa thu tiền nhưng vẫn chưa xuất hóa đơn
- Lỗi này gặp nhiều nhất ở doanh nghiệp xây lắp, do chủ đầu tư thiếu vốn chưa trả tiền nên bên nhận thầu cũng chưa xuất hóa đơn dù đã nghiệm thu.
- Đã nhận tiền tạm ứng nhiều đợt nhưng chưa có hợp đồng, không có hồ sơ chứng từ liên quan đến chủ đầu tư, công nợ treo tài khoản 131.
- Khắc phục: Xuất hóa đơn bù và bổ sung hợp đồng cho các khoản tạm ứng. Trên hợp đồng ghi rõ các lần tạm ứng không cần xuất hóa đơn, chỉ xuất hóa đơn khi hai bên nghiệm thu hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng. Tham khảo thêm thời điểm xuất hóa đơn điện tử cho công trình xây dựng.
Lưu ý 5: Đối chiếu vật liệu dự toán với xuất kho
- Cán bộ thuế yêu cầu xuất tổng hợp vật tư đã dùng cho công trình, rồi đối chiếu với dự toán xây dựng công trình. Vật liệu không có trong dự toán sẽ bị xuất toán; vật liệu vượt định mức khối lượng sẽ bị quy ra giá trị vượt và cũng bị xuất toán.
- Khắc phục: Khi lập sổ sách tính giá thành, cần đối chiếu kỹ vật tư với dự toán. Nếu vượt hoặc không đúng vật tư theo dự toán, phải có biện pháp xử lý kịp thời.
Lưu ý 6: Chứng từ ngân hàng thiếu hoặc mất
- Việc dọn dẹp, di chuyển nhiều lần khiến UNC dễ thất lạc. Khi đó phải làm công văn lên ngân hàng xin sao y trích lục, tốn khá nhiều phí.
- Khắc phục: Với UNC bị mất, có thể dùng giấy báo nợ, sao kê chi tiết tạm làm căn cứ giải trình và cung cấp chứng từ bổ sung sau.
Lưu ý 7: Hóa đơn nguyên vật liệu phục vụ công trình
- Hóa đơn sắt thép mua cùng địa phương thi công thì hợp lệ. Nếu mua khác địa phương (ví dụ mua sắt ở Việt Trì nhưng thi công ở Lào Cai), cần chứng minh có hóa đơn vận chuyển nếu công ty không có xe tải; nếu không sẽ bị loại.
- Khắc phục: Nếu có vận chuyển, phải có lịch trình vận chuyển, định mức nhiên liệu cho phương tiện. Phương tiện có thể thuê hoặc mượn, hoặc thuê đơn vị vận chuyển. Hợp đồng thi công cần ghi rõ hạng mục sử dụng sắt thép, cát đá, sỏi cho công trình, nhất là khi công ty chỉ nhận giao khoán nhân công, không bao thầu nguyên vật liệu.
Lưu ý 8: Chứng minh nguyên vật liệu phục vụ công trình
- Với công ty nhận giao thầu nhân công, vật tư chủ yếu là vật tư phụ. Nếu có hóa đơn sắt thép, cát đá mua về, phải chứng minh trên dự toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng, báo giá rằng chủ đầu tư có giao khoán lại hạng mục có vật tư.
- Cần ghi rõ hạng mục nào có vật tư mới được phép đưa vào. Nếu hợp đồng ban đầu không có hạng mục vật tư nhưng quá trình thi công phát sinh, phải nhờ chủ đầu tư xác nhận và ký lại hợp đồng để khoản vật tư được chấp nhận là chi phí hợp lý.
- Hóa đơn xăng phải có định mức xăng dầu, lịch trình công tác, quyết định công tác phí. Cần căn cứ thông số kỹ thuật của xe để đưa định mức hợp lý: xe bán tải trong bán kính khoảng 100km thường chỉ được chấp nhận tối đa khoảng 30 lít mỗi ngày, tránh tình trạng mua xăng quá nhiều mỗi ngày dẫn đến bị loại một phần.
Lưu ý 9: Chuyển lỗ liên tục trong 5 năm
Lỗ được phép chuyển liên tục trong 5 năm. Các năm trước có lỗ thì khi quyết toán nhớ đính kèm phụ lục 03-2A. Phụ lục này có 2 tác dụng:
- Nếu năm quyết toán có lãi, ghi số lỗ cần chuyển vào cột “số lỗ được chuyển trong kỳ tính thuế này”.
- Nếu năm quyết toán vẫn lỗ, để trống cột “số lỗ được chuyển trong kỳ tính thuế này”; mục đích chỉ là theo dõi số lỗ các năm và số lỗ đã chuyển.
Lưu ý 10: Phần quyết toán thuế TNDN
- Do khác biệt giữa kế toán và luật thuế, cần rà soát các chỉ tiêu từ B2 đến B7. Đặc biệt chú ý các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN, ghi vào chỉ tiêu B4.
- Phần đã xuất hóa đơn, ghi nhận trong năm nhưng bị thuế kéo về các năm trước và đã truy thu, phạt nộp chậm, ghi vào chỉ tiêu B9 đến B11 tương ứng.
- Xác định đúng thuế suất công ty đang áp dụng để ghi thu nhập tính thuế vào các cột C7, C8, C9 tương ứng.
- Doanh nghiệp có ưu đãi thuế nhớ chọn phụ lục 03-3A, lưu ý các chỉ tiêu liên quan.
- Nhớ ghi số thuế TNDN đã tạm tính và đã nộp NSNN của 4 quý vào cột E1.
- Căn cứ pháp lý: TT78/2014/TT-BTC, TT151/2014/TT-BTC, TT96/2015/TT-BTC…
Lưu ý 11: Phần quyết toán thuế TNCN
- Người lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên được giảm trừ bản thân 11.000.000 đồng/tháng (mức áp dụng từ 1/7/2020; trước đó là 9.000.000 đồng/tháng).
- Cá nhân ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay: giảm trừ bản thân đủ 12 tháng. Cá nhân không ủy quyền: giảm trừ theo số tháng thực tế làm việc.
- Giảm trừ người phụ thuộc 4.400.000 đồng/tháng (từ 1/7/2020; trước đó là 3.600.000 đồng/tháng), tính từ khi phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.
- Lao động thời vụ dưới 3 tháng: mỗi lần chi trả dưới 2 triệu thì không khấu trừ thuế TNCN; từ 2 triệu trở lên thì khấu trừ 10%. Nếu không muốn bị khấu trừ 10%, làm cam kết 02 theo TT92/2015/TT-BTC khi ước tính thu nhập cả năm không vượt 108 triệu và đã có mã số thuế cá nhân tại thời điểm cam kết.
- Căn cứ pháp lý: TT111/2013/TT-BTC, TT92/2015/TT-BTC.
Lưu ý: Cam kết 02 áp dụng khi cá nhân chỉ có duy nhất một nguồn thu nhập tại thời điểm đó, không phải hiểu là thu nhập duy nhất một nơi trong cả năm.
Lưu ý 12: Các lỗi liên quan đến thuế trong kế toán xây dựng
Trong kế toán xây dựng, xử lý đúng các lỗi liên quan đến thuế giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định và tránh rủi ro. Hai nhóm tình huống thường gặp khi điều chỉnh sau quyết toán thuế:
Điều chỉnh thuế GTGT:
- Điều chỉnh kê khai bổ sung của kỳ giảm thuế GTGT được khấu trừ; tại kỳ hiện tại khi có quyết định thanh tra, nhập vào chỉ tiêu [37] của tờ khai kỳ hiện tại.
- Hạch toán khoản giảm thuế GTGT của tài khoản 1331:
- Nợ TK 811, 642, 242 (hoặc 4211)
- Có TK 1331
Xử lý chênh lệch hàng tồn kho, tiền mặt hoặc tài sản khác:
Khi phát hiện thiếu hụt, mất mát hàng hóa, cần lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Căn cứ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để ghi sổ:
- Phản ánh giá trị hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý:
- Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
- Có TK 156 – Hàng hóa
- Khi có quyết định xử lý:
- Nợ TK 111, 112… (cá nhân bồi thường bằng tiền)
- Nợ TK 334 (nếu trừ vào lương người gây ra)
- Nợ TK 138 (1388) (phải thu tiền bồi thường)
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt sau khi trừ số thu bồi thường)
- Có TK 138 (1381)
Trường hợp thiếu nguyên liệu, vật liệu (TK 152):
Lập biên bản, truy tìm nguyên nhân, xác định người phạm lỗi, rồi hạch toán:
- Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ: ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu.
- Nếu hao hụt nằm trong định mức cho phép:
- Nợ TK 632
- Có TK 152
- Nếu hao hụt chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý:
- Nợ TK 138 (1381)
- Có TK 152
- Khi có quyết định xử lý:
- Nợ TK 111 (người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)
- Nợ TK 138 (1388) (phải thu bồi thường)
- Nợ TK 334 (trừ vào lương)
- Nợ TK 632 (phần hao hụt còn lại tính vào giá vốn)
- Có TK 138 (1381)
Trường hợp thừa hàng hóa (TK 156):
Lập biên bản, truy tìm nguyên nhân và hạch toán:
- Nếu do nhầm lẫn, cân đo đong đếm, quên ghi sổ: điều chỉnh lại sổ kế toán.
- Nếu chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý:
- Nợ TK 156
- Có TK 338 (3381)
- Khi có quyết định xử lý hàng thừa:
- Nợ TK 338 (3381)
- Có TK liên quan
- Trường hợp thừa nguyên liệu, vật liệu đã xác định nguyên nhân khi kiểm kê:
- Nợ TK 152
- Có TK 338 (3381 – tài sản thừa chờ giải quyết)
- Khi có quyết định xử lý vật liệu thừa:
- Nợ TK 338 (3381)
- Có TK liên quan
Nếu khi kiểm kê xác định ngay số nguyên liệu, vật liệu thừa là của đơn vị khác mà nhập kho chưa ghi tăng TK 152, các tài khoản khác được xử lý tương tự.
Câu hỏi thường gặp về giải trình quyết toán thuế
1. Giải trình quyết toán thuế khác gì với nộp hồ sơ quyết toán?
Nộp hồ sơ quyết toán là việc kê khai nghĩa vụ thuế định kỳ. Giải trình quyết toán thuế là bước làm rõ, chứng minh số liệu khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra và đặt câu hỏi về một khoản cụ thể.
2. Hồ sơ quan trọng nhất cần chuẩn bị khi bị thanh tra thuế là gì?
Quan trọng nhất là sổ sách kế toán, hóa đơn đầu vào và đầu ra bản gốc, chứng từ thanh toán qua ngân hàng cho hóa đơn từ 20 triệu, hợp đồng kinh tế và hồ sơ lương. Các tài liệu này phải khớp với tờ khai và báo cáo tài chính.
3. Vì sao hóa đơn trên 20 triệu phải đặc biệt lưu ý?
Vì chi phí từ 20 triệu chỉ được trừ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Thiếu UNC hoặc thanh toán bằng tiền mặt sẽ khiến khoản chi và thuế GTGT đầu vào bị loại.
4. Doanh nghiệp xây dựng hay bị xuất toán chi phí ở đâu nhất?
Phổ biến nhất là vật tư vượt hoặc lệch dự toán, hóa đơn nguyên vật liệu khác địa phương không có chứng từ vận chuyển, và chi phí xăng dầu vượt định mức kỹ thuật của phương tiện.
Bài viết liên quan