Phiếu kế toán là chứng từ nội bộ được lập để ghi nhận các bút toán không phát sinh từ chứng từ gốc trực tiếp như kết chuyển cuối kỳ, phân bổ chi phí hay trích khấu hao tài sản cố định. Trong công tác kế toán, đây là công cụ không thể thiếu để hoàn thiện sổ sách trước khi lập báo cáo tài chính.
Bài viết sau đây Safebooks sẽ cùng bạn tìm hiểu rõ phiếu kế toán là gì, các trường hợp sử dụng, quy trình lập phiếu đúng quy định và các mẫu phiếu kế toán chuẩn được cập nhật mới.
Phiếu kế toán là gì?
Phiếu kế toán (còn gọi là phiếu hạch toán hay phiếu ghi sổ) là chứng từ kế toán do nhân viên kế toán trong nội bộ doanh nghiệp lập ra, dùng để ghi nhận các bút toán không có chứng từ gốc trực tiếp đi kèm hoặc cần tổng hợp lại từ từ nhiều chứng từ, nghiệp vụ khác nhau.
Khác với phiếu thu, phiếu chi hay hóa đơn vốn phản ánh trực tiếp các giao dịch phát sinh với bên ngoài, phiếu kế toán chủ yếu ghi nhận các nghiệp vụ mang tính nội bộ chưa có mẫu sẵn như kết chuyển, phân bổ hay điều chỉnh số liệu.
Trong công tác kế toán của doanh nghiệp, phiếu kế toán đóng vai trò là cầu nối giúp kế toán chuyển hóa các bút toán tổng hợp hoặc hạch toán các nghiệp vụ phức tạp thành hình thức ghi sổ đơn giản và rõ ràng hơn, làm căn cứ trực tiếp để phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp hay các sổ kế toán chi tiết có liên quan.
Phiếu kế toán được sử dụng trong những trường hợp nào?
Phiếu kế toán không sử dụng cho tất cả các nghiệp vụ mà chủ yếu được lập trong trường hợp doanh nghiệp cần ghi nhận những nghiệp vụ phát sinh trong quá trình tổng hợp, phân bổ hoặc điều chỉnh số liệu kế toán đã ghi nhận trước đó. Một số trường hợp cần lập phiếu kế toán bao gồm:
- Kết chuyển doanh thu, chi phí: Phiếu kế toán sử dụng khi doanh nghiệp cần kết chuyển các khoản doanh thu, giá vốn, chi phí sang các tài khoản xác định kết quả kinh doanh (ví dụ trong trường hợp kết chuyến giá vốn: Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh / Có TK 632: Giá vốn hàng bán) để tính được lợi nhuận thu được trong kỳ.
- Phân bổ chi phí trả trước: Khi một khoản chi phí được ghi nhận và phân bổ cho nhiều kỳ kế toán, kế toán có thể tiến hành lập phiếu để phản ánh phần chi phí được phân bổ trong từng kỳ. Căn cứ để lập phiếu cần thể hiện rõ các khoản chi phí, thời gian hoặc tiêu thức phân bổ và số tiền được ghi nhận trong kỳ.
- Trích khấu hao tài sản cố định: Hàng tháng, kế toán lập phiếu kế toán để ghi nhận chi phí khấu hao tài sản cố định đã phát sinh trong kỳ trên cơ sở bảng tính và các hồ sơ tài sản liên quan theo phương pháp trích khấu hao đã đăng ký với cơ quan thuế. Việc lập phiếu đều đặn sẽ phản ánh giá trị hao mòn tài sản đúng kỳ kịp thời, tránh dồn đọng hoặc bỏ sót đến cuối năm mới xử lý.
=> Xem thêm: Các phương pháp trích khấu hao tài sản cố định cho doanh nghiệp mới nhất
- Điều chỉnh hoặc bổ sung bút toán: Kế toán có thể tiến hành lập phiếu điều chỉnh, bổ sung khi phát hiện có nghiệp vụ đã ghi nhận nhưng chưa chính xác hoặc còn thiếu, ví dụ nhầm tài khoản, sai số tiền hoặc bỏ sót nghiệp vụ. Quá trình điều chỉnh hoặc bổ sung cần dựa trên cơ sở xác định rõ nguyên nhân, số liệu cần xử lý và phiếu nên kèm theo tài liệu liên quan để người kiểm tra có thể đối chiếu giữa số liệu trước và sau khi điều chỉnh.
- Các bút toán cuối kỳ khác: Ngoài các trường hợp kể trên, phiếu kế toán còn dùng cho những nghiệp vụ khác như khấu trừ thuế GTGT đầu vào – đầu ra, bù trừ công nợ giữa hai bên hay ghi nhận các khoản chi phí trích trước, dự phòng. Đặc điểm chung của các nghiệp vụ này là không có chứng từ gốc trực tiếp đi kèm, do đó phiếu kế toán là chứng từ duy nhất để tiến hành ghi nhận vào sổ sách. Việc lập phiếu giúp lưu lại căn cứ, nội dung định khoản kế toán và số liệu của nghiệp vụ, từ đó thuận tiện hơn cho quá trình kiểm tra và đối chiếu sau này.
Mẫu phiếu kế toán mới nhất
Về cơ bản, phiếu kế toán cần đáp ứng đầy đủ các yếu tố theo Điều 16 Luật Kế toán bao gồm: tên, số hiệu chứng từ, ngày tháng lập, nội dung nghiệp vụ, Nợ/ Có các tài khoản, số tiền và chữ ký của người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật (nếu cần).
Mẫu phiếu kế toán tổng hợp
Phiếu kế toán tổng hợp dùng để ghi nhận các bút toán định khoản thông thường, phản ánh một hoặc nhiều nghiệp vụ có liên quan trong cùng một chứng từ, ví dụ như tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong kỳ chưa có phiếu chi cụ thể. Đây là mẫu phiếu phổ biến nhất, áp dụng cho phần lớn các bút toán không thuộc nhóm kết chuyển hay điều chỉnh riêng biệt
=> Xem thêm: TẢI MẪU PHIẾU KẾ TOÁN TỔNG HỢP: TẠI ĐÂY
Mẫu phiếu kết chuyển cuối kỳ
Phiếu kết chuyển cuối kỳ sử dụng riêng cho các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, thuế GTGT hoặc xác định kết quả kinh doanh vào cuối tháng, quý, năm. Mẫu phiếu này thường được lập hàng loạt theo chuẩn trình tự kết chuyển: kết chuyển giá vốn → kết chuyển chi phí → kết chuyển doanh thu → kết chuyển lãi/ lỗ, từ đó giúp kế toán dễ dàng hơn trong đối soát trình tự bút toán cuối kỳ.
=>Xem thêm: TẢI MẪU PHIẾU KẾ TOÁN KẾT CHUYỂN: TẠI ĐÂY
Hướng dẫn lập phiếu kế toán đúng quy trình
Để đảm bảo phiếu kế toán có đầy đủ căn cứ và hạn chế sai sót khi ghi sổ, kế toán nên thực hiện lập phiếu theo quy trình thống nhất, từ xác định nghiệp vụ, chuẩn bị các căn cứ đến kiểm tra và ghi nhận. Lập phiếu kế toán có thể tiến hành theo 6 bước sau:
Bước 1. Xác định nghiệp vụ cần hạch toán
Trước khi lập phiếu, kế toán cần xác định rõ nghiệp vụ nào cần lập phiếu kế toán, ví dụ như kết chuyển doanh thu, trích khấu hao hay điều chỉnh sai sót để lựa chọn đúng mẫu phiếu tương ứng. Xác định đúng nghiệp vụ và mẫu phiếu từ đầu giúp hạn chế nhầm lẫn giữa các nhóm bút toán, đồng thời định hướng rõ chứng từ, số liệu cần chuẩn bị ở bước tiếp theo.
Bước 2. Chuẩn bị chứng từ liên quan
Ở bước này, kế toán cần tập hợp các chứng từ, bảng tính và tài liệu liên quan để làm căn cứ lập phiếu. Tùy theo từng nghiệp vụ, hồ sơ có thể bao gồm hóa đơn, bảng phân bổ chi phí, bảng tính khấu hao, bảng tổng hợp số liệu hoặc các chứng từ kế toán khác. Những tài liệu này nên được lưu giữ cẩn thận vì sẽ là căn cứ đi kèm phiếu kế toán khi cần giải trình với kiểm toán hoặc cơ quan thuế.
Bước 3. Xác định tài khoản Nợ/Có
Dựa trên bản chất nghiệp vụ và các tài liệu đã thu thập, kế toán xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có và số tiền cần ghi nhận tương ứng với nghiệp vụ phát sinh, đảm bảo định khoản đúng bản chất kinh tế. Đây là bước dễ phát sinh sai sót nếu kế toán chưa nắm rõ hệ thống tài khoản đang áp dụng, vì vậy nên đối chiếu lại với sơ đồ tài khoản hoặc quy định nội bộ trước khi ghi nhận.
=> Xem thêm: Hệ thống tài khoản kế toán và bảng định khoản: kết cấu, nguyên tắc và ví dụ
Bước 4. Lập phiếu kế toán
Kế toán lập phiếu với các thông tin cần thiết như số phiếu, ngày lập, nội dung nghiệp vụ, tài khoản Nợ/Có, số tiền và chứng từ, tài liệu kèm theo. Nội dung trên phiếu cần rõ ràng, chính xác và đủ căn cứ để người kiểm tra có thể hiểu được bản chất bút toán và đối chiếu được nghiệp vụ.
Bước 5. Kiểm tra và phê duyệt
Sau khi được lập, phiếu kế toán cần được người lập hoặc kế toán trưởng kiểm tra về nội dung nghiệp vụ, chứng từ làm căn cứ, định khoản và số tiền trước khi ghi nhận vào sổ. Khâu này giúp phát hiện sớm các sai sót tiềm ẩn trước khi số liệu được ghi vào sổ sách, tránh mất công điều chỉnh lại sau khi đã ghi sổ.
Bước 6. Ghi sổ kế toán
Sau khi được kiểm tra và phê duyệt, số liệu trên phiếu được ghi nhận vào hệ thống sổ kế toán theo đúng hình thức kế toán và chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng. Từ thời điểm này, mọi thay đổi với bút toán cần thực hiện thông qua phiếu điều chỉnh riêng, không được sửa trực tiếp trên phiếu đã ghi sổ.
Phân biệt phiếu kế toán với chứng từ kế toán
Phiếu kế toán dễ bị nhiều người nhầm lẫn là một loại chứng từ kế toán thông thường, nhưng về bản chất phiếu kế toán và chứng từ kế toán là hai khái niệm có phạm vi khác nhau bởi phiếu kế toán chỉ là một dạng cụ thể trong hệ thống chứng từ kế toán nói chung.
| Tiêu chí | Phiếu kế toán | Chứng từ kế toán |
| Mục đích | Ghi nhận các bút toán nội bộ trong doanh nghiệp không có chứng từ gốc trực tiếp (như kết chuyển, phân bổ, điều chỉnh) | Chứng minh một nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã thực sự phát sinh trong thực tế. |
| Căn cứ lập | Bảng tính, bảng phân bổ hoặc tổng hợp từ các tài liệu liên quan khác | Nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và hoàn thành |
| Thời điểm sử dụng | Chủ yếu là cuối kỳ kế toán hoặc khi cần điều chỉnh số liệu | Được lập khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh |
| Giá trị pháp lý | Là một loại chứng từ kế toán hợp lệ nếu lập đúng quy định, nhưng không thay thế được chứng từ gốc | Có giá trị pháp lý làm bằng chứng cho nghiệp vụ đã xảy ra |
| Ví dụ | Phiếu kết chuyển lãi lỗ, phiếu trích khấu hao TSCĐ | Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho |
Những lưu ý khi lập phiếu kế toán
Để đảm bảo phiếu kế toán thực sự có giá trị làm căn cứ hạch toán và thuận tiện cho công tác kiểm tra sau này, kế toán cần lưu tâm một số chú ý dưới đây:
- Không thay thế chứng từ gốc: Phiếu kế toán chỉ phản ánh bút toán tổng hợp hoặc điều chỉnh, không được sử dụng để hợp thức hóa cho nghiệp vụ đã có hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ bắt buộc khác.
- Đảm bảo đầy đủ căn cứ hạch toán: Nội dung ghi trên phiếu cần có tài liệu hoặc số liệu làm cơ sở để xác định nghiệp vụ và số tiền ghi nhận, tránh ghi nhận cảm tính, khó giải trình khi kiểm tra.
- Kiểm tra định khoản trước khi ghi sổ: Định khoản sai trên phiếu kế toán sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu sổ sách và báo cáo tài chính, do đó với các phiếu kết chuyển, phân bổ và điều chỉnh cuối kỳ, cần rà soát kỹ trước khi chuyển sang ghi sổ.
- Lưu trữ theo đúng quy định: Phiếu kế toán là một loại chứng từ kế toán, do đó cần được lưu trữ theo đúng thời hạn quy định của Luật Kế toán kèm theo các tài liệu căn cứ liên quan.
- Hạn chế chỉnh sửa sau khi đã ghi nhận: Khi phát hiện sai sót, cần xử lý theo đúng quy định về sửa chữa chứng từ và điều chỉnh sổ kế toán, không tự ý xóa hoặc sửa dữ liệu đã ghi nhận.
Quản lý phiếu kế toán hiệu quả với phần mềm kế toán Safebooks
Khi số lượng nghiệp vụ tăng, việc lập, kiểm tra và theo dõi phiếu kế toán với những bút toán lặp lại định kỳ như kết chuyển cuối kỳ hay trích khấu hao bằng phương pháp thủ công dễ làm phát sinh thêm thao tác nhập liệu, đối chiếu và tiềm ẩn rủi ro sai sót nếu thực hiện lặp đi lặp lại mỗi tháng. Phần mềm kế toán Safebooks hỗ trợ kế toán thiết lập sẵn các bút toán định khoản tự động, cố định cho những nghiệp vụ phát sinh lặp lại, đồng thời tự động tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, chi phí trả trước theo đúng kỳ, giúp giảm đáng kể thao tác lập phiếu thủ công mỗi kỳ kế toán.
Phần mềm hoạt động trên nền tảng trực tuyến, do đó kế toán có thể thuận tiện kiểm tra dữ liệu và theo dõi báo cáo trên nhiều thiết bị. Ngoài ra, Safebooks cũng hỗ trợ kế toán trong cập nhật các quy định kế toán mới, giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi hệ thống chứng từ, tài khoản và báo cáo có thay đổi.
Quản lý nghiệp vụ kế toán tập trung, giảm thao tác thủ công và kiểm soát số liệu thuận tiện hơn với Phần mềm kế toán Safebooks. Đăng ký dùng thử để trải nghiệm đầy đủ các tính năng miễn phí ngay!
Câu hỏi thường gặp về phiếu kế toán (FAQ)
Phiếu kế toán có phải là chứng từ kế toán không?
Có. Về bản chất phiếu kế toán là một loại chứng từ kế toán nhưng có phạm vi phản ánh nội dung hẹp hơn, chỉ sử dụng để ghi nhận các bút toán nội bộ như kết chuyển, phân bổ, điều chỉnh và không có chức năng thay thế các chứng từ gốc phản ánh các giao dịch phát sinh trực tiếp như hóa đơn hay phiếu thu – chi.
Phiếu kế toán có bắt buộc theo mẫu quy định không?
Không. Phiếu kế toán không bắt buộc áp dụng theo mẫu quy định duy nhất, mà doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu phiếu kế toán phù hợp với đặc thù hoạt động, miễn là đảm bảo các yếu tố cơ bản theo Điều 16 Luật Kế toán: tên, số hiệu chứng từ, ngày tháng lập, nội dung nghiệp vụ, Nợ/ Có các tài khoản, số tiền và chữ ký của người có liên quan.
Khi nào cần lập phiếu kế toán?
Phiếu kế toán cần lập khi phát sinh các bút toán không có chứng từ gốc đi kèm trực tiếp, điển hình như kết chuyển doanh thu, chi phí cuối kỳ, phân bổ chi phí trả trước, trích khấu hao tài sản cố định hoặc khi cần điều chỉnh sau sót đã ghi sổ trước đó và một số nghiệp vụ tổng hợp khác cần làm căn cứ ghi sổ.
Ai là người ký phiếu kế toán?
Phiếu kế toán bắt buộc phải có chữ ký của người lập phiếu và kế toán trưởng (hoặc kế toán phụ trách) để xác nhận tính chính xác của định khoản trước khi ghi sổ. Tùy quy định nội bộ của từng doanh nghiệp mà một số trường hợp có thể cần thêm chữ ký phê duyệt của người đại diện theo pháp luật.
Phiếu kế toán có cần lưu cùng chứng từ gốc không?
Có. Phiếu kế toán cần được lưu trữ kèm theo các tài liệu trong trường hợp bút toán trên phiếu có liên quan đến chứng từ gốc hoặc bảng tính căn cứ (như bảng khấu hao, bảng phân bổ chi phí) để đảm bảo đầy đủ căn cứ, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này.
Kết luận
Phiếu kế toán là công cụ hỗ trợ quan trọng trong quá trình ghi nhận và quản lý các nghiệp vụ kế toán, đặc biệt với những nghiệp vụ như kết chuyển doanh thu, chi phí, phân bổ chi phí trả trước, trích khấu hao tài sản cố định hoặc điều chỉnh, bổ sung bút toán. Lập phiếu kế toán đầy đủ nội dung, đúng quy trình và lưu trữ cẩn thận không chỉ giúp báo cáo tài chính chính xác hơn mà còn giảm thiểu rủi ro trong công tác đối chiếu, kiểm tra về sau.