Hệ thống tài khoản kế toán là tập hợp các tài khoản dùng để phân loại và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Nắm vững bảng tài khoản kế toán và cách định khoản là nền tảng để hạch toán chính xác và lập báo cáo tài chính. Bài viết này trình bày kết cấu tài khoản, bảng danh mục theo Thông tư, nguyên tắc và ví dụ định khoản.
Hệ thống tài khoản kế toán là gì?
Tài khoản kế toán là công cụ dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán (Chart of Accounts) là toàn bộ các tài khoản được sử dụng để ghi nhận và phản ánh tình hình cũng như sự biến động của tài sản, nguồn vốn, doanh thu và chi phí của doanh nghiệp.
Mỗi tài khoản có một số hiệu và tên gọi riêng. Số hiệu tài khoản phản ánh cấp độ chi tiết: chữ số đầu là loại tài khoản, các chữ số tiếp theo là tài khoản cấp 2, cấp 3. Ví dụ, TK 111 là Tiền mặt, TK 1112 là Tiền mặt ngoại tệ.
Chế độ kế toán và Thông tư áp dụng
Doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán phù hợp với quy mô:
- Thông tư 200/2014/TT-BTC: áp dụng cho doanh nghiệp mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế, đặc biệt là doanh nghiệp lớn.
- Thông tư 133/2016/TT-BTC: áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, hệ thống tài khoản đơn giản hơn, ít tài khoản chi tiết hơn Thông tư 200.
- Thông tư 99/2025/TT-BTC: hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và thay thế Thông tư 200.
Doanh nghiệp chọn chế độ nào thì áp dụng nhất quán hệ thống tài khoản của chế độ đó.
Các loại tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán được chia thành các loại theo nội dung kinh tế:
| Loại | Nhóm tài khoản | Nội dung phản ánh |
| Loại 1 | Tài sản ngắn hạn | Tiền, phải thu, hàng tồn kho, tài sản ngắn hạn khác |
| Loại 2 | Tài sản dài hạn | Tài sản cố định, đầu tư dài hạn, xây dựng cơ bản dở dang |
| Loại 3 | Nợ phải trả | Phải trả người bán, thuế phải nộp, vay, phải trả khác |
| Loại 4 | Vốn chủ sở hữu | Vốn góp, lợi nhuận chưa phân phối, các quỹ |
| Loại 5 | Doanh thu | Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu tài chính |
| Loại 6 | Chi phí sản xuất, kinh doanh | Giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí tài chính |
| Loại 7 | Thu nhập khác | Các khoản thu nhập ngoài hoạt động chính |
| Loại 8 | Chi phí khác | Các khoản chi phí ngoài hoạt động chính, chi phí thuế TNDN |
| Loại 9 | Xác định kết quả kinh doanh | Tài khoản 911, kết chuyển để xác định lãi lỗ |
| Loại 0 | Tài khoản ngoài bảng | Tài sản, chứng từ theo dõi ngoài bảng cân đối (theo TT200) |
Kết cấu tài khoản: cách ghi Nợ và Có
Mỗi tài khoản có hai bên: bên Nợ và bên Có. Nguyên tắc ghi tăng, giảm phụ thuộc vào loại tài khoản:
| Nhóm tài khoản | Ghi tăng | Ghi giảm | Số dư cuối kỳ |
| Tài sản (loại 1, 2) | Bên Nợ | Bên Có | Bên Nợ |
| Nợ phải trả, vốn chủ sở hữu (loại 3, 4) | Bên Có | Bên Nợ | Bên Có |
| Doanh thu, thu nhập khác (loại 5, 7) | Bên Có | Kết chuyển sang 911 | Không có số dư |
| Chi phí (loại 6, 8) | Bên Nợ | Kết chuyển sang 911 | Không có số dư |
| Xác định kết quả (loại 9) | Tập hợp doanh thu, chi phí | Kết chuyển lãi lỗ | Không có số dư |
Nguyên tắc định khoản kế toán
Định khoản kế toán là việc xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nguyên tắc cơ bản:
- Mỗi nghiệp vụ phải ghi vào tối thiểu hai tài khoản (ghi kép, đối ứng).
- Ghi Nợ trước, ghi Có sau.
- Tổng số tiền ghi bên Nợ phải bằng tổng số tiền ghi bên Có.
- Một tài khoản ghi Nợ có thể đối ứng với một hoặc nhiều tài khoản ghi Có và ngược lại.
- Số dư cuối kỳ được xác định theo tính chất của từng loại tài khoản.
Các bước định khoản một nghiệp vụ
- Xác định nghiệp vụ liên quan đến những đối tượng kế toán nào.
- Xác định các tài khoản tương ứng với đối tượng đó.
- Xác định tài khoản nào tăng, tài khoản nào giảm.
- Xác định ghi Nợ, ghi Có theo kết cấu từng tài khoản.
- Ghi số tiền và kiểm tra tổng Nợ bằng tổng Có.
Ví dụ định khoản kế toán
Ví dụ 1: Mua hàng hóa nhập kho, chưa thanh toán. Mua lô hàng 100.000.000 đồng, thuế GTGT 10%, chưa trả tiền người bán:
- Nợ TK 156: 100.000.000
- Nợ TK 133: 10.000.000
- Có TK 331: 110.000.000
Ví dụ 2: Bán hàng thu tiền mặt. Bán hàng doanh thu 50.000.000 đồng, thuế GTGT 10%, thu bằng tiền mặt:
- Nợ TK 111: 55.000.000
- Có TK 511: 50.000.000
- Có TK 3331: 5.000.000
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán (giả sử 40.000.000):
- Nợ TK 632: 40.000.000
- Có TK 156: 40.000.000
Ví dụ 3: Trả lương cho nhân viên bằng tiền mặt. Chi trả lương 30.000.000 đồng:
- Nợ TK 334: 30.000.000
- Có TK 111: 30.000.000
Câu hỏi thường gặp
1. Bảng tài khoản kế toán và định khoản kế toán khác nhau thế nào?
Bảng tài khoản kế toán là danh mục các tài khoản dùng để phân loại nghiệp vụ. Định khoản là việc xác định ghi Nợ, ghi Có vào các tài khoản đó cho từng nghiệp vụ phát sinh.
2. Doanh nghiệp nên dùng hệ thống tài khoản theo Thông tư nào?
Tùy quy mô. Doanh nghiệp nhỏ và vừa thường áp dụng Thông tư 133; doanh nghiệp lớn áp dụng Thông tư 200. Từ 01/01/2026, Thông tư 99/2025 thay thế Thông tư 200 cho phạm vi áp dụng.
3. Tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9 có số dư cuối kỳ không?
Không. Các tài khoản doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh được kết chuyển vào tài khoản 911 cuối kỳ nên không có số dư.
4. Vì sao định khoản phải bảo đảm tổng Nợ bằng tổng Có?
Vì kế toán ghi sổ kép: mỗi nghiệp vụ đều ảnh hưởng ít nhất hai tài khoản với giá trị bằng nhau, giúp bảo đảm phương trình kế toán luôn cân bằng.
Bài viết liên quan