Chứng Từ Kế Toán Là Gì? Phân Loại, Quy Định Và Cách Lập

Phần mềm kế toán Safebooks
12/08/2026

Nội dung

Chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và kiểm soát tính hợp lệ của số liệu kế toán. Lập sai, thiếu hoặc lưu trữ chứng từ không đúng quy định có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi quyết toán thuế, kiểm toán hoặc giải trình với cơ quan quản lý.

Cùng Safebooks tìm hiểu chứng từ kế toán là gì, gồm những loại nào, nội dung bắt buộc, quy trình xử lý và thời hạn lưu trữ theo quy định áp dụng trong năm 2026.

Hiểu nhanh về chứng từ kế toán

Nội dung	Giải thích
Chứng từ kế toán là gì	Giấy tờ hoặc vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, được sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán
Định dạng	Chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử
Vai trò	Chứng minh nghiệp vụ phát sinh, làm căn cứ hạch toán, kiểm tra, đối chiếu và giải trình
Thời hạn lưu trữ	Phổ biến là tối thiểu 5 năm hoặc 10 năm; một số tài liệu phải lưu trữ vĩnh viễn
Quy định áp dụng	Luật Kế toán, Nghị định 174/2016/NĐ-CP, Luật Giao dịch điện tử và chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Chứng từ kế toán là gì?

Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, được sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Nói một cách dễ hiểu, chứng từ kế toán là bằng chứng xác nhận một giao dịch hoặc sự kiện tài chính đã thực sự xảy ra. Mỗi khi doanh nghiệp thu tiền, chi tiền, mua hàng, bán hàng, nhập kho, xuất kho, trả lương, trích khấu hao hoặc phát sinh công nợ, doanh nghiệp cần có chứng từ phù hợp để ghi nhận nghiệp vụ.

Doanh nghiệp không nên hiểu chứng từ kế toán chỉ là hóa đơn. Hóa đơn là một loại chứng từ quan trọng, nhưng để chứng minh đầy đủ một nghiệp vụ, doanh nghiệp có thể cần cả hợp đồng, biên bản bàn giao, phiếu nhập – xuất kho, chứng từ thanh toán và các hồ sơ liên quan.

Chứng từ kế toán gồm những loại nào?

Có nhiều cách phân loại chứng từ kế toán. Trong hoạt động thực tế, doanh nghiệp thường phân loại theo nội dung nghiệp vụ để thuận tiện cho việc kiểm tra, hạch toán và lưu trữ.

Chứng từ tiền và thanh toán

Đây là nhóm chứng từ phản ánh việc thu, chi và luân chuyển tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

Một số chứng từ phổ biến gồm:

– Phiếu thu.

– Phiếu chi.

– Giấy đề nghị tạm ứng.

– Giấy thanh toán tiền tạm ứng.

– Giấy đề nghị thanh toán.

– Biên lai thu tiền.

– Bảng kiểm kê quỹ.

– Ủy nhiệm chi.

– Giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng.

– Sao kê tài khoản ngân hàng.

– Chứng từ thanh toán qua thẻ hoặc cổng thanh toán điện tử.

Khi lập chứng từ thu, chi, doanh nghiệp cần kiểm tra rõ người nộp tiền, người nhận tiền, mục đích thanh toán, số tiền, chứng từ gốc kèm theo và thẩm quyền phê duyệt.

Đối với các khoản chi có giá trị lớn hoặc khoản thanh toán cần đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế, doanh nghiệp còn phải kiểm tra hình thức thanh toán theo quy định pháp luật về thuế tại thời điểm phát sinh.

Chứng từ mua bán và công nợ

Nhóm này phản ánh quá trình mua hàng, bán hàng, cung cấp dịch vụ, xác nhận doanh thu, chi phí và theo dõi các khoản phải thu, phải trả.

Chứng từ thường gặp gồm:

Hợp đồng kinh tế.
Đơn đặt hàng.
Báo giá.
Hóa đơn điện tử.
Biên bản giao nhận hàng hóa.
Biên bản nghiệm thu dịch vụ.
Biên bản thanh lý hợp đồng.
Phiếu giao hàng.
Đề nghị thanh toán.
Biên bản đối chiếu công nợ.
Biên bản xác nhận công nợ.
Biên bản điều chỉnh hoặc xác nhận sai sót.
Hồ sơ giảm giá, chiết khấu hoặc trả lại hàng.

Một giao dịch mua bán thường không chỉ được chứng minh bằng hóa đơn. Doanh nghiệp cần xây dựng bộ hồ sơ phù hợp với bản chất giao dịch, chẳng hạn hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán và tài liệu đối chiếu công nợ.

Chứng từ liên quan đến hàng tồn kho

Chứng từ hàng tồn kho giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng, giá trị và tình trạng của nguyên vật liệu, công cụ, hàng hóa và thành phẩm.

Các chứng từ phổ biến gồm:

Phiếu nhập kho.
Phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa.
Bảng kê mua hàng.
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ.
Biên bản xử lý hàng thừa, thiếu hoặc hư hỏng.
Biên bản giao nhận hàng hóa.
Lệnh sản xuất hoặc phiếu yêu cầu xuất vật tư.

Mỗi lần nhập hoặc xuất kho cần xác định rõ thời điểm, địa điểm, người giao, người nhận, tên hàng, đơn vị tính, số lượng và mục đích sử dụng.

Doanh nghiệp nên đối chiếu thường xuyên giữa phiếu nhập – xuất, thẻ kho và số liệu trên phần mềm kế toán để phát hiện sớm chênh lệch.

Chứng từ về tài sản và chi phí

Nhóm chứng từ này phản ánh việc hình thành, đưa vào sử dụng, sửa chữa, điều chuyển, khấu hao, kiểm kê hoặc thanh lý tài sản.

Một số chứng từ thường sử dụng:

Biên bản giao nhận tài sản cố định.
Biên bản bàn giao tài sản.

Biên bản thanh lý tài sản cố định.
Biên bản đánh giá lại tài sản.
Biên bản kiểm kê tài sản.
Quyết định đưa tài sản vào sử dụng.
Quyết định điều chuyển hoặc thanh lý.
Bảng tính và phân bổ khấu hao.
Bảng phân bổ chi phí trả trước.
Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Hồ sơ sửa chữa, nâng cấp tài sản.

Để ghi nhận một tài sản, doanh nghiệp cần tập hợp đủ hồ sơ chứng minh nguồn gốc, nguyên giá, quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, thời điểm đưa vào sử dụng và bộ phận quản lý tài sản.

Chứng từ lao động và tiền lương

Chứng từ lao động và tiền lương là căn cứ xác định tiền lương, tiền công, phụ cấp, thưởng, các khoản trích theo lương và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với người lao động.

Nhóm này thường bao gồm:

Hợp đồng lao động.
Bảng chấm công.
Bảng chấm công làm thêm giờ.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành.
Bảng tính lương.
Bảng thanh toán tiền lương.
Bảng thanh toán tiền thưởng.
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương.
Hồ sơ bảo hiểm xã hội.
Quyết định tăng lương, thưởng, phụ cấp.
Chứng từ chuyển khoản trả lương.
Biên bản hoặc quyết định nghỉ việc.

Chứng từ tiền lương cần thống nhất với hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng, dữ liệu chấm công, bảng lương, chứng từ thanh toán và hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân.

Một chứng từ kế toán cần có những nội dung gì?

Theo Điều 16 Luật Kế toán, một chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau:

Tên và số hiệu chứng từ

Tên chứng từ cho biết loại nghiệp vụ được phản ánh, chẳng hạn phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho hoặc biên bản giao nhận tài sản.

Số hiệu được sử dụng để nhận diện, tra cứu và kiểm soát chứng từ. Doanh nghiệp nên đánh số theo trình tự liên tục, thống nhất trong từng kỳ kế toán và từng loại chứng từ.

Ngày lập

Chứng từ phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập. Thời điểm lập cần phù hợp với thời điểm nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc hoàn thành.

Ngày lập chứng từ có thể ảnh hưởng đến kỳ ghi nhận doanh thu, chi phí, công nợ và nghĩa vụ thuế. Vì vậy, doanh nghiệp không nên lập chứng từ lùi ngày hoặc để dồn chứng từ sang kỳ sau.

Thông tin các bên liên quan

Chứng từ cần thể hiện tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ và bên nhận chứng từ.

Tùy loại nghiệp vụ, doanh nghiệp có thể bổ sung:

Mã số thuế.
Số căn cước hoặc giấy tờ nhận diện.
Số tài khoản ngân hàng.
Địa chỉ giao hàng.
Bộ phận thực hiện.
Mã khách hàng hoặc nhà cung cấp.

Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính

Nội dung phải mô tả rõ giao dịch đã phát sinh, chẳng hạn thu tiền bán hàng, thanh toán tiền thuê văn phòng, nhập kho nguyên vật liệu hoặc chi tạm ứng công tác.

Nội dung không nên ghi quá chung chung như “thanh toán chi phí” hoặc “chi tiền”. Cách diễn đạt cần đủ rõ để người kiểm tra hiểu được bản chất, mục đích và đối tượng của nghiệp vụ.

Số lượng, đơn giá và số tiền

Đối với chứng từ có liên quan đến hàng hóa, vật tư hoặc tài sản, cần ghi số lượng, đơn giá và thành tiền.

Số tiền phải được ghi bằng số; tổng số tiền thu, chi trên một số loại chứng từ còn phải ghi bằng chữ. Trường hợp phát sinh ngoại tệ, doanh nghiệp cần thể hiện nguyên tệ và các thông tin quy đổi cần thiết theo chế độ kế toán áp dụng.

Chữ ký của người có thẩm quyền

Chứng từ phải có chữ ký của người lập, người duyệt và những người liên quan theo tính chất của từng loại chứng từ.

Ví dụ, phiếu chi có thể cần chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, người có thẩm quyền phê duyệt, thủ quỹ và người nhận tiền.

Đối với chứng từ điện tử, việc ký có thể được thực hiện bằng chữ ký điện tử phù hợp với quy định pháp luật.

Ngoài các nội dung chủ yếu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung mã bộ phận, mã dự án, phương thức thanh toán, tài khoản hạch toán hoặc thông tin quản trị khác nhưng không được làm sai lệch nội dung bắt buộc của chứng từ.

Quy định về lập và sử dụng chứng từ kế toán

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại doanh nghiệp đều phải được lập chứng từ kế toán. Chứng từ cần được lập kịp thời, đầy đủ, rõ ràng và chính xác; không viết tắt, tẩy xóa hoặc sửa chữa sai quy định.

Đối với chứng từ giấy, số và chữ phải được ghi liên tục, phần còn trống cần gạch chéo. Nếu lập sai, doanh nghiệp phải hủy chứng từ theo quy trình nội bộ và lập lại chứng từ mới. Chứng từ bị tẩy xóa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.

Người ký chứng từ phải đúng thẩm quyền và chịu trách nhiệm về nội dung đã phê duyệt. Doanh nghiệp tuyệt đối không được ký khống hoặc ký chứng từ khi chưa ghi đầy đủ thông tin.

Trước khi ghi sổ, kế toán cần kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và chính xác của chứng từ. Nếu phát hiện sai sót hoặc dấu hiệu vi phạm, người kiểm tra phải từ chối thực hiện và báo cáo người có thẩm quyền xử lý.

Từ ngày 01/01/2026, doanh nghiệp thuộc phạm vi điều chỉnh áp dụng chế độ kế toán mới theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC. Riêng hóa đơn, chứng từ thuế, ngân hàng và bảo hiểm vẫn phải tuân thủ quy định pháp luật chuyên ngành tương ứng.

Chứng từ kế toán điện tử có giá trị như thế nào?

Chứng từ kế toán điện tử là chứng từ được tạo lập, gửi, nhận, xử lý và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Ví dụ gồm hóa đơn điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho điện tử, bảng lương điện tử và chứng từ ngân hàng điện tử.

Chứng từ điện tử có thể có giá trị như chứng từ giấy nếu đáp ứng các điều kiện cơ bản:

Có đầy đủ nội dung theo quy định đối với chứng từ kế toán.
Bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin kể từ khi được tạo lập.
Có thể truy cập, tra cứu và sử dụng khi cần thiết.
Xác định được người lập, người phê duyệt và trách nhiệm của các bên.
Có chữ ký điện tử trong trường hợp pháp luật hoặc quy trình của doanh nghiệp yêu cầu.
Được lưu trữ an toàn trong thời hạn quy định.

Theo Luật Giao dịch điện tử, thông tin không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Giá trị của chứng từ điện tử được xem xét dựa trên tính toàn vẹn, độ tin cậy và khả năng truy cập, sử dụng khi cần thiết. Nguyên tắc này được quy định tại Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2024.

Khi sử dụng chứng từ điện tử, doanh nghiệp nên có:

Quy chế tạo lập và phê duyệt chứng từ.
Phân quyền người lập, người kiểm tra và người ký.
Nhật ký ghi nhận thời gian và lịch sử xử lý.
Cơ chế chống sửa đổi hoặc xóa dữ liệu trái phép.
Hệ thống sao lưu định kỳ.
Phương án khôi phục dữ liệu khi xảy ra sự cố.
Khả năng xuất trình, in hoặc chuyển đổi chứng từ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Việc chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy chủ yếu phục vụ tra cứu hoặc chứng minh thông tin. Doanh nghiệp vẫn cần lưu bản điện tử gốc và bảo đảm khả năng kiểm tra tính xác thực của chứng từ.

Quy trình xử lý chứng từ kế toán trong doanh nghiệp

Một quy trình quản lý chứng từ rõ ràng giúp hạn chế thất lạc hồ sơ, hạch toán trùng, ghi nhận sai kỳ và thanh toán không đúng thẩm quyền.

Bước 1: Tiếp nhận hoặc lập chứng từ

Khi nghiệp vụ phát sinh, bộ phận liên quan lập chứng từ nội bộ hoặc tiếp nhận chứng từ từ khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng và các bên khác.

Người tiếp nhận cần kiểm tra sơ bộ:

Tên và loại chứng từ.
Ngày lập.
Thông tin đơn vị, khách hàng hoặc nhà cung cấp.
Nội dung giao dịch.
Số lượng, đơn giá và số tiền.
Hồ sơ đi kèm.
Tình trạng chữ ký hoặc chữ ký điện tử.

Doanh nghiệp nên quy định thời hạn chuyển chứng từ về phòng kế toán, tránh tình trạng đến cuối tháng hoặc cuối năm mới tập hợp hồ sơ.

Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt

Kế toán hoặc người phụ trách tiến hành kiểm tra:

Tính hợp pháp: chứng từ có phù hợp với quy định pháp luật hay không.
Tính hợp lệ: chứng từ có đầy đủ nội dung, chữ ký và đúng mẫu hay không.
Tính hợp lý: giao dịch có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp và phù hợp với thực tế hay không.
Tính chính xác: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế và tổng thanh toán có đúng không.
Thẩm quyền: người đề nghị, người duyệt và người ký có đúng thẩm quyền không.

Nếu chứng từ chưa đầy đủ, kế toán cần yêu cầu bổ sung trước khi thanh toán hoặc ghi sổ. Trường hợp có dấu hiệu bất thường, cần báo cáo người có thẩm quyền để xử lý.

Bước 3: Ghi nhận nghiệp vụ vào sổ kế toán

Sau khi được kiểm tra và phê duyệt, chứng từ được phân loại, xác định tài khoản liên quan và ghi nhận vào phần mềm hoặc sổ kế toán.

Kế toán cần xác định đúng:

Thời điểm ghi nhận.
Nội dung nghiệp vụ.
Tài khoản ghi Nợ và ghi Có.
Đối tượng công nợ.
Mã hàng hóa hoặc tài sản.
Bộ phận, dự án hoặc hợp đồng liên quan.
Thuế suất và nghĩa vụ thuế.
Đồng tiền hạch toán và tỷ giá nếu có ngoại tệ.

Mỗi bút toán cần có khả năng truy ngược về chứng từ gốc để thuận tiện khi đối chiếu, kiểm tra hoặc giải trình.

Bước 4: Đối chiếu và hoàn thiện hồ sơ

Sau khi hạch toán, kế toán cần đối chiếu chứng từ với:

Sổ quỹ tiền mặt.
Sao kê và sổ tiền gửi ngân hàng.
Sổ công nợ phải thu, phải trả.
Thẻ kho và báo cáo tồn kho.
Sổ tài sản cố định.
Bảng lương và chứng từ thanh toán.
Tờ khai thuế và báo cáo tài chính.

Nếu có chênh lệch, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân và điều chỉnh theo đúng quy định, đồng thời bổ sung biên bản hoặc hồ sơ giải trình khi cần thiết.

Bước 5: Lưu trữ chứng từ

Chứng từ sau khi hoàn tất phải được sắp xếp khoa học theo thời gian, loại nghiệp vụ, số chứng từ hoặc bộ hồ sơ giao dịch.

Đối với chứng từ giấy, doanh nghiệp cần bảo quản tại nơi an toàn, hạn chế ẩm mốc, cháy, mất mát và truy cập trái phép.

Đối với chứng từ điện tử, cần lưu trên hệ thống có phân quyền, sao lưu và khả năng phục hồi. Tên tệp và cấu trúc thư mục nên được chuẩn hóa để người có thẩm quyền có thể tìm kiếm nhanh chóng.

Chứng từ kế toán được lưu trữ trong bao lâu?

Thời hạn lưu trữ phụ thuộc vào mục đích sử dụng và mức độ quan trọng của tài liệu.

Thời hạn	Nhóm tài liệu
Tối thiểu 5 năm	Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành nhưng không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
Tối thiểu 10 năm	Chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính; sổ kế toán; báo cáo tài chính năm và các tài liệu liên quan
Lưu trữ vĩnh viễn	Tài liệu có tính sử liệu hoặc có ý nghĩa đặc biệt quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng

Thời hạn lưu trữ thường được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc khi công việc kế toán liên quan đã hoàn thành, tùy loại tài liệu.

Doanh nghiệp không nên tự động tiêu hủy chứng từ ngay khi hết thời hạn tối thiểu. Trước khi tiêu hủy, cần kiểm tra xem tài liệu có liên quan đến:

– Vụ việc đang thanh tra, kiểm tra hoặc kiểm toán.

– Hồ sơ đang tranh chấp.

– Khoản công nợ chưa được xử lý.

– Tài sản chưa thanh lý.

– Dự án chưa quyết toán.

– Nghĩa vụ thuế chưa hoàn thành.

– Yêu cầu lưu trữ dài hơn theo pháp luật chuyên ngành.

Việc tiêu hủy tài liệu kế toán phải được thực hiện theo đúng thẩm quyền, thành lập hội đồng hoặc bộ phận thực hiện khi thuộc trường hợp bắt buộc, lập biên bản và bảo đảm thông tin không thể bị khôi phục hoặc sử dụng trái phép.

Một số câu hỏi thường gặp về chứng từ kế toán

Hóa đơn có phải là chứng từ kế toán không?

Có. Hóa đơn là một loại chứng từ kế toán do người bán lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và là căn cứ hạch toán doanh thu, chi phí, thuế.

Tuy nhiên, hóa đơn không phải lúc nào cũng đủ để chứng minh toàn bộ giao dịch. Tùy từng nghiệp vụ, doanh nghiệp có thể cần bổ sung hợp đồng, phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập – xuất kho và chứng từ thanh toán.

Chứng từ kế toán và sổ kế toán khác nhau như thế nào?

Chứng từ kế toán là căn cứ chứng minh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh; sổ kế toán là nơi ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ dựa trên chứng từ đã được kiểm tra.

Tiêu chí	Chứng từ kế toán	Sổ kế toán
Vai trò	Chứng minh nghiệp vụ phát sinh	Ghi chép và tổng hợp nghiệp vụ
Thời điểm sử dụng	Được lập hoặc tiếp nhận khi giao dịch phát sinh	Được ghi sau khi chứng từ đã được kiểm tra

Chứng từ kế toán có bắt buộc phải có chữ ký không?

Có. Chứng từ kế toán phải có chữ ký của người lập, người duyệt và những người liên quan theo từng loại chứng từ. Chữ ký phải đúng thẩm quyền và được thực hiện sau khi chứng từ đã ghi đầy đủ nội dung.

Đối với chứng từ điện tử, chữ ký có thể được thực hiện bằng chữ ký điện tử theo quy định. Tuy nhiên, số lượng người ký và yêu cầu về chữ ký có thể khác nhau tùy loại chứng từ và quy định pháp luật chuyên ngành.

Doanh nghiệp không được ký chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung, ký thay khi không được ủy quyền hoặc sử dụng hình ảnh chữ ký như một cách thay thế mặc nhiên cho chữ ký điện tử hợp lệ.

Có được lập chứng từ kế toán bằng phương thức điện tử không?

Có. Doanh nghiệp được lập, ký, tiếp nhận, luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán bằng phương thức điện tử.

Chứng từ kế toán điện tử có giá trị sử dụng khi:

– Có đầy đủ nội dung bắt buộc.

– Xác định được người lập và người phê duyệt.

– Bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu.

– Không bị sửa đổi trái phép.

– Có thể truy cập và xuất trình khi cần.

– Có chữ ký điện tử nếu thuộc trường hợp phải ký.

– Được lưu trữ an toàn trong thời hạn quy định.

Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán có chức năng phân quyền, phê duyệt, liên kết chứng từ với bút toán và lưu lại lịch sử xử lý. Điều này giúp hạn chế thất lạc, nhập liệu trùng và hỗ trợ truy xuất hồ sơ nhanh khi quyết toán hoặc kiểm tra.

Kết luận

Chứng từ kế toán không chỉ là căn cứ để ghi sổ mà còn là bằng chứng chứng minh tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp.

Để quản lý chứng từ hiệu quả, doanh nghiệp cần lập đầy đủ ngay khi nghiệp vụ phát sinh, kiểm tra trước khi hạch toán, phân quyền phê duyệt rõ ràng, đối chiếu định kỳ và lưu trữ đúng thời hạn. Đặc biệt từ năm 2026, doanh nghiệp cần rà soát quy trình kế toán để phù hợp với chế độ kế toán mới theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Phần mềm kế toán Safebooks hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chứng từ, theo dõi thu – chi, công nợ, hàng tồn kho và ghi sổ kế toán trên cùng một hệ thống. Việc số hóa quy trình giúp kế toán giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót và chủ động hơn khi lập báo cáo hoặc giải trình số liệu.