Công ty xây dựng thường phát hiện lỗ công trình khi công trình đã xong. Kế toán nội bộ tồn tại để biết điều đó sớm hơn, lúc còn sửa được.
Bài viết đi qua công việc của vị trí này, bốn điểm thất thoát đặc thù ngành, và bộ báo cáo cần lập.
Kế toán nội bộ là gì?
Là người thu thập, kiểm tra và phân tích số liệu phục vụ việc điều hành bên trong doanh nghiệp, tập trung vào kiểm soát chi phí và phát hiện thất thoát.
Một điều cần nói rõ trước
Kế toán nội bộ không phải là giữ một bộ sổ thứ hai để giấu doanh thu hoặc tạo chi phí khống.
| Kế toán nội bộ đúng nghĩa | Việc giữ sổ để giấu doanh thu | |
| Bản chất | Kế toán quản trị, phục vụ điều hành | Hành vi vi phạm pháp luật |
| Số liệu | Chi tiết hơn sổ kế toán, nhưng không mâu thuẫn với sổ | Mâu thuẫn với sổ đã nộp |
| Hậu quả pháp lý | Không có | Giả mạo báo cáo tài chính bị xử phạt hành chính; gây thiệt hại từ 100 triệu đồng có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 221 Bộ luật Hình sự |
Ranh giới: kế toán nội bộ tạo ra báo cáo chi tiết hơn sổ kế toán, ví dụ lãi lỗ theo từng công trình, theo từng hạng mục. Nhưng khi cộng lại phải ra đúng con số trên sổ. Nếu hai bên không cộng về nhau được thì đó không còn là kế toán nội bộ.
Xem thêm gian lận báo cáo tài chính.
Phân biệt ba vị trí
| Kế toán nội bộ | Kế toán tổng hợp | Kế toán thuế | |
| Phục vụ ai | Ban giám đốc | Sổ sách, báo cáo tài chính | Cơ quan thuế |
| Việc chính | Kiểm soát chi phí, phát hiện thất thoát | Ghi sổ, kết chuyển, lập báo cáo tài chính | Kê khai, quyết toán thuế |
| Mức chi tiết | Đến từng công trình, hạng mục, đội thi công | Toàn doanh nghiệp | Theo mẫu tờ khai |
| Sản phẩm | Báo cáo quản trị nội bộ | Báo cáo tài chính | Tờ khai và quyết toán thuế |
| Có mẫu bắt buộc không | Không | Có | Có |
Công ty xây dựng nhỏ thường một người kiêm cả ba. Khi quy mô lớn hơn, tách kế toán nội bộ ra trước, vì đây là vị trí đem lại tiền nhanh nhất.
Về phần hạch toán và lập sổ, xem bài hạch toán kế toán xây dựng công trình.
Bốn điểm thất thoát đặc thù ngành xây dựng
Đây là phần chính của nghề và bản cũ không có.
1. Vật tư tại công trường
Vật tư thường chuyển thẳng đến công trường, không qua kho công ty. Việc kiểm soát vì thế phụ thuộc vào chứng từ giao nhận tại chỗ.
Cách kiểm soát: đối chiếu ba con số cho từng loại vật tư chính:
| Con số | Nguồn |
| Khối lượng theo dự toán | Hồ sơ dự toán được duyệt |
| Khối lượng thực xuất | Phiếu xuất kho, hóa đơn mua chuyển thẳng |
| Khối lượng theo khối lượng đã nghiệm thu | Biên bản nghiệm thu quy đổi ra định mức |
Ví dụ bằng số. Công trình A, hạng mục kết cấu thép.
| Chỉ tiêu | Số liệu |
| Khối lượng thép theo dự toán | 200 tấn |
| Hao hụt cho phép theo định mức, 2,5% | 5 tấn |
| Khối lượng hợp lý tối đa | 205 tấn |
| Khối lượng thực xuất cho công trình | 214 tấn |
| Chênh lệch cần giải trình | 9 tấn |
| Đơn giá thép | 18.000.000 đồng một tấn |
| Giá trị chênh lệch | 162.000.000 đồng |
Kiểm tra: 200 nhân 2,5% bằng 5 tấn. 200 cộng 5 bằng 205. 214 trừ 205 bằng 9 tấn. 9 nhân 18.000.000 bằng 162.000.000 đồng. Khớp.
So với giá trị dự toán của hạng mục: 162.000.000 chia cho 3.600.000.000, tức 200 tấn nhân 18.000.000, bằng 4,5%.
Đây là con số đủ lớn để ăn hết lợi nhuận của nhiều công trình xây dựng, vốn thường có biên lợi nhuận mỏng.
Điều quan trọng: chênh lệch 9 tấn không đương nhiên là thất thoát. Có thể do thay đổi thiết kế, do hao hụt thực tế cao hơn định mức vì điều kiện thi công. Việc của kế toán nội bộ là phát hiện và yêu cầu giải trình, không phải kết luận.
Nhưng nếu không ai đối chiếu thì cũng không ai giải trình.
2. Tạm ứng cho đội thi công
Đội thi công nhận tạm ứng để mua vật tư lẻ, trả công nhật, chi phí phát sinh tại chỗ. Đây là khoản dễ tồn đọng nhất.
Ví dụ: đội A nhận tạm ứng 500.000.000 đồng trong quý, hoàn ứng bằng chứng từ 380.000.000 đồng. Còn treo 120.000.000 đồng.
Sau sáu tháng khoản này vẫn chưa tất toán. Hai vấn đề cùng lúc:
Về quản trị: 120 triệu đang nằm ngoài kiểm soát, chưa rõ đã chi vào đâu.
Về thuế: khoản tạm ứng tồn đọng lâu ngày là khoản cơ quan thuế thường xem xét kỹ khi thanh tra, vì có thể bị coi là khoản chi không có chứng từ.
Cách kiểm soát: đặt hạn hoàn ứng cụ thể, ví dụ 30 ngày, và không cấp tạm ứng đợt mới khi đợt cũ chưa tất toán.
3. Khối lượng nghiệm thu
Đây là điểm ảnh hưởng đến doanh thu.
Ba con số cần đối chiếu:
| Con số | Ý nghĩa |
| Khối lượng thi công thực tế | Đội báo lên |
| Khối lượng được chủ đầu tư nghiệm thu | Có biên bản |
| Khối lượng đã xuất hóa đơn | Đã ghi doanh thu |
Khoảng cách giữa con số thứ nhất và thứ hai là phần đã làm nhưng chưa được công nhận, tức đang ứng vốn. Khoảng cách giữa thứ hai và thứ ba là phần được công nhận nhưng chưa xuất hóa đơn.
Cả hai khoảng cách đều là tiền đang nằm ngoài dòng tiền của doanh nghiệp.
4. Nhân công thời vụ
Phần lớn nhân công xây dựng là lao động thời vụ theo công trình. Đây là khoản chi phí bị loại nhiều nhất khi quyết toán thuế.
Hồ sơ tối thiểu cho mỗi người:
| Chứng từ | Ghi chú |
| Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng khoán việc | Phải có, kể cả lao động ngắn ngày |
| Bảng chấm công tại công trường | Có xác nhận của chỉ huy trưởng |
| Bảng thanh toán tiền lương có ký nhận | Hoặc chứng từ chuyển khoản |
| Chứng minh nhân dân hoặc căn cước | Đối chiếu danh sách |
Thiếu bất kỳ chứng từ nào cũng có thể khiến khoản chi bị loại khỏi chi phí được trừ.
Bảy việc của kế toán nội bộ công ty xây dựng
| # | Việc | Tần suất |
| 1 | Đối chiếu vật tư xuất so với dự toán và khối lượng nghiệm thu | Hằng tháng, theo từng công trình |
| 2 | Theo dõi và đôn đốc tất toán tạm ứng đội thi công | Hằng tuần |
| 3 | Đối chiếu khối lượng thi công, khối lượng nghiệm thu và khối lượng đã xuất hóa đơn | Hằng tháng |
| 4 | Kiểm tra đủ hồ sơ nhân công thời vụ trước khi chi | Mỗi đợt thanh toán |
| 5 | Lập báo cáo lãi lỗ theo từng công trình | Hằng tháng |
| 6 | So sánh chi phí thực tế với dự toán theo từng khoản mục | Hằng tháng |
| 7 | Theo dõi dòng tiền theo từng công trình | Hằng tuần |
Việc số 5 là sản phẩm chính. Nếu chỉ làm được một việc thì làm việc này, vì nó trả lời câu hỏi quan trọng nhất: công trình nào đang lỗ.
Việc số 7 hay bị bỏ nhưng quan trọng với ngành xây dựng, nơi tiền về theo tiến độ nghiệm thu còn chi phí phải trả trước.
Bộ báo cáo nội bộ cần lập
| Báo cáo | Nội dung | Tần suất |
| Lãi lỗ theo công trình | Doanh thu, chi phí, lợi nhuận từng công trình, so với dự toán | Tháng |
| Đối chiếu vật tư | Dự toán, thực xuất, quy đổi từ khối lượng nghiệm thu, chênh lệch | Tháng |
| Công nợ tạm ứng theo đội | Số dư tạm ứng, số ngày tồn đọng | Tuần |
| Tiến độ khối lượng và hóa đơn | Thi công, nghiệm thu, đã xuất hóa đơn, chênh lệch | Tháng |
| Dòng tiền theo công trình | Tiền thu, tiền chi, số dư ứng vốn | Tuần |
| Công nợ phải thu chủ đầu tư | Theo tuổi nợ, theo từng hợp đồng | Tuần |
Hai báo cáo đầu là hai báo cáo tạo ra giá trị lớn nhất.
Về cách thiết kế báo cáo quản trị, xem bài báo cáo quản trị.
Kỹ năng cần có
| Kỹ năng | Vì sao cần |
| Đọc được bản vẽ và hồ sơ dự toán | Không đọc được dự toán thì không đối chiếu được vật tư |
| Hiểu định mức xây dựng và tỷ lệ hao hụt | Phân biệt chênh lệch hợp lý và bất thường |
| Nắm quy trình nghiệm thu, thanh toán theo hợp đồng | Đối chiếu khối lượng và doanh thu |
| Kiểm soát chứng từ | Phát hiện thiếu hồ sơ trước khi chi, không phải sau |
| Thành thạo công cụ phân tích dữ liệu | Xử lý khối lượng số liệu lớn theo nhiều công trình |
Kỹ năng thứ nhất là kỹ năng phân biệt kế toán nội bộ xây dựng với kế toán nội bộ ngành khác. Không đọc được dự toán thì không làm được việc quan trọng nhất.
Xem thêm dự toán xây dựng công trình.
Công cụ
Toàn bộ công việc trên là việc đối chiếu số liệu từ nhiều nguồn theo từng công trình. Khi số công trình tăng, bảng tính không theo kịp.
Phần mềm kế toán Safebooks xử lý:
- Chi phí chi tiết đến từng công trình và hạng mục, không phải gán lại sau
- Đối chiếu chi phí thực tế với dự toán theo từng khoản mục
- Theo dõi tạm ứng theo từng đội thi công kèm số ngày tồn đọng
- Theo dõi khối lượng nghiệm thu và phần đã xuất hóa đơn
- Báo cáo lãi lỗ theo công trình lấy thẳng từ sổ kế toán nên không lệch
- Hệ thống tài khoản theo Thông tư 99/2025 và Thông tư 133/2016
Xem phần mềm kế toán xây dựng, giải pháp cho lĩnh vực xây lắp hoặc tính năng chi tiết.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán nội bộ công ty xây dựng làm gì?
Đối chiếu vật tư với dự toán và khối lượng nghiệm thu, theo dõi tạm ứng đội thi công, đối chiếu khối lượng và hóa đơn, kiểm tra hồ sơ nhân công thời vụ, lập báo cáo lãi lỗ theo từng công trình và theo dõi dòng tiền theo công trình.
Kế toán nội bộ khác kế toán tổng hợp thế nào?
Kế toán nội bộ phục vụ ban giám đốc, tập trung kiểm soát chi phí và phát hiện thất thoát, chi tiết đến từng công trình. Kế toán tổng hợp ghi sổ và lập báo cáo tài chính theo mẫu bắt buộc cho toàn doanh nghiệp.
Kế toán nội bộ có phải là làm hai bộ sổ không?
Không. Kế toán nội bộ tạo ra báo cáo chi tiết hơn sổ kế toán nhưng khi cộng lại phải ra đúng con số trên sổ. Giữ một bộ sổ mâu thuẫn để giấu doanh thu là hành vi vi phạm pháp luật, có thể bị xử phạt hành chính về giả mạo báo cáo tài chính và truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây thiệt hại từ 100 triệu đồng.
Thất thoát trong xây dựng thường ở đâu?
Bốn điểm chính: vật tư tại công trường, tạm ứng đội thi công chưa tất toán, khối lượng nghiệm thu chênh với khối lượng thi công, và hồ sơ nhân công thời vụ không đầy đủ.
Đối chiếu vật tư công trường thế nào?
So ba con số cho từng loại vật tư chính: khối lượng theo dự toán cộng hao hụt định mức, khối lượng thực xuất, và khối lượng quy đổi từ biên bản nghiệm thu. Chênh lệch cần yêu cầu giải trình.
Tạm ứng đội thi công nên kiểm soát ra sao?
Đặt hạn hoàn ứng cụ thể, ví dụ 30 ngày, và không cấp đợt tạm ứng mới khi đợt cũ chưa tất toán. Khoản tạm ứng tồn đọng lâu vừa là rủi ro thất thoát vừa là khoản bị cơ quan thuế xem xét kỹ khi thanh tra.
Chi phí nhân công thời vụ cần hồ sơ gì?
Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng khoán việc, bảng chấm công tại công trường có xác nhận, bảng thanh toán có ký nhận hoặc chứng từ chuyển khoản, và giấy tờ tùy thân để đối chiếu danh sách.
Tổng kết
Ba điều quyết định:
Sản phẩm chính là báo cáo lãi lỗ theo từng công trình. Nếu chỉ làm được một việc thì làm việc này, vì nó trả lời câu hỏi công trình nào đang lỗ khi còn sửa được.
Kiểm soát vật tư bằng cách đối chiếu ba con số. Dự toán cộng hao hụt định mức, thực xuất, và quy đổi từ khối lượng nghiệm thu. Trong ví dụ ở bài, chênh 9 tấn thép tương đương 4,5% giá trị hạng mục.
Kế toán nội bộ không phải hai bộ sổ. Báo cáo nội bộ chi tiết hơn nhưng cộng lại phải khớp với sổ kế toán.
Về căn cứ, từ 01/01/2026 áp dụng Thông tư 99/2025 thay Thông tư 200/2014, nên tài liệu nội bộ viết theo Thông tư 200 cần rà lại.
Nội dung mang tính tham khảo, số liệu trong ví dụ là giả định. Cần trao đổi thêm, liên hệ với Safebooks.
1 Bình luận
Quy trình hạch toán kế toán xây dựng công trình theo Thông tư 99/2025 - Phần mềm kế toán Safebooks
Tháng 9 20, 2026[…] Kế toán nội bộ công ty xây dựng cần làm những gì […]