Kế toán xây dựng là người ghi chép, phân loại và báo cáo thông tin tài chính của doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng, dựa trên dự toán của công trình đã trúng thầu. Vậy kế toán xây dựng cần làm những gì, có đặc thù và quy trình ra sao? Bài viết này của Safebooks sẽ hướng dẫn chi tiết.
Kế toán xây dựng là gì?
Kế toán xây dựng là quá trình ghi chép, phân loại và báo cáo thông tin tài chính của một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng. Kế toán xây dựng dựa vào dự toán của dự án đã trúng thầu để bóc tách các chi phí và hạch toán. Việc bóc tách chi phí giúp kế toán hiểu rõ các chi phí trong dự toán, từ đó hạch toán dễ dàng và chính xác.
Với tính chất ngành nghề khá đặc thù, kế toán xây dựng đòi hỏi nhiều kỹ năng và chuyên môn để quản lý tài chính, tối ưu chi phí và đảm bảo các hợp đồng xây dựng thành công.
Kế toán xây dựng cần làm những gì?
Tổng hợp lại, công việc chính của kế toán xây dựng gồm:
- Đọc và bóc tách dự toán: nắm định mức chi phí vật tư, nhân công, máy thi công của từng công trình.
- Quản lý nguyên vật liệu: lên kế hoạch nhập vật tư đúng tiến độ và khớp dự toán, kiểm soát xuất kho theo định mức.
- Quản lý chi phí nhân công: lập và theo dõi bảng lương theo tiến độ thi công thực tế, hạch toán riêng cho từng công trình.
- Kiểm soát chi phí: đối chiếu chi phí thực tế với dự toán, phát hiện kịp thời chênh lệch và chi phí phát sinh ngoài kế hoạch.
- Tập hợp chi phí và tính giá thành theo từng công trình, hạng mục.
- Theo dõi tiến độ nghiệm thu, công nợ, tạm ứng với chủ đầu tư và nhà thầu phụ.
- Xuất hóa đơn đúng thời điểm nghiệm thu và ghi nhận doanh thu.
- Lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị theo tháng, quý, năm.
Đặc thù của kế toán xây dựng
Đặc điểm chung của ngành xây dựng là nhận thầu theo công trình, mỗi loại công trình có đặc điểm khác nhau (dân dụng, công cộng, nhà ở, nhà máy…). Cụ thể:
- Mỗi công trình, hạng mục có một dự toán riêng. Chi phí của công trình nào phải tập hợp vào giá trị công trình đó và đối chiếu với dự toán do bộ phận kỹ thuật cung cấp.
- Giá thành phụ thuộc địa điểm thi công, kế toán phải áp dụng đúng giá cho công trình ở mỗi tỉnh khác nhau.
- Công trình kéo dài qua nhiều kỳ kế toán nên phải theo dõi chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
- Giá thành thường chia nhiều hạng mục, công trình con, tính giá thành chi tiết rồi tổng hợp lên công trình mẹ.
- Công trình nghiệm thu đến đâu phải xuất hóa đơn ngay đến đó để ghi nhận doanh thu đúng thời điểm.
Kinh nghiệm làm kế toán xây dựng cơ bản
Trước tiên, kế toán cần đọc và nghiên cứu kỹ hợp đồng ký kết giữa công ty và chủ đầu tư để hiểu rõ tổng giá trị công trình, thời hạn thi công, thời gian bảo hành, phương thức thanh toán, đồng thời chuẩn bị nguồn lực tài chính để thực hiện hợp đồng.
Bóc tách dự toán
Sau khi nghiên cứu hợp đồng, kế toán bóc tách chi phí dự toán, gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu: bóc từng hạng mục để lên kế hoạch nhập vật tư.
- Chi phí nhân công trực tiếp: xác định lượng công nhân và thời gian cần thiết cho công trình.
- Chi phí chung: khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ và các chi phí cần thiết khác.
- Chi phí máy thi công: chi phí liên quan trực tiếp đến việc sử dụng xe, máy thi công.
Việc bóc tách chi phí dự toán rất quan trọng, giúp kế toán hiểu rõ các chi phí trong dự toán để hạch toán chính xác.
Hóa đơn đầu vào
Trong quá trình thi công phát sinh nhiều chi phí, kế toán cần tập hợp và kiểm tra hóa đơn đầu vào. Hóa đơn đầu vào của nguyên vật liệu và các chi phí khác cần phát sinh trước thời điểm nghiệm thu hoàn thành và xuất hóa đơn.
Hóa đơn đầu vào phải hợp lý so với dự toán. Hóa đơn có thể bằng, thấp hơn hoặc cao hơn một chút so với giá dự toán, nhưng nếu chênh lệch quá lớn thì phải giải trình khi quyết toán và có thể bị loại khỏi chi phí.
Chi phí nhân công, chi phí lương
Chi phí nhân công là chi phí trọng yếu của doanh nghiệp xây dựng. Khi lập bảng chấm công, tính lương, phiếu chi lương phải lập riêng và hạch toán riêng cho từng công trình, theo dõi theo từng bộ phận (sản xuất và văn phòng) để phục vụ quản trị chi phí và tập hợp giá thành kịp thời, chính xác.
Tính giá xuất kho
Kế toán tự lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho phù hợp. Với công ty xây dựng, việc nhập xuất kho diễn ra thường xuyên nên tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ thường là hợp lý nhất. Khi xuất kho vật tư, cần đảm bảo khối lượng phù hợp với định mức của từng loại vật tư theo dự toán từng công trình. Chi phí khấu hao tài sản cố định và công cụ dụng cụ hàng tháng nên theo dõi tách riêng cho bộ phận công trình và bộ phận văn phòng.
Nghiệm thu và xuất hóa đơn
Công trình hoàn thành phải xuất hóa đơn ngay, kể cả khi khách hàng chưa thanh toán. Ngày lập hóa đơn với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình hoàn thành. Trường hợp bàn giao nhiều lần theo từng hạng mục, mỗi lần nghiệm thu đều phải lập hóa đơn tương ứng. Khi kết thúc công trình, kiểm tra tổng giá trị và giá trị các hóa đơn đã xuất so với biên bản nghiệm thu tổng thể, xuất hóa đơn phần giá trị còn lại nếu có.
Quy trình kế toán công ty xây dựng
Quy trình kế toán công ty xây dựng thường gồm các bước sau:
1. Lập dự toán chào thầu
Kế toán phối hợp với các phòng ban xây dựng hồ sơ chào thầu, duyệt dự toán công trình, đọc và phân tích các yếu tố tài chính trên hồ sơ mời thầu để tư vấn giá chào thầu hợp lý.
2. Chuẩn bị và lên kế hoạch nguồn lực tài chính
Dựa trên hợp đồng và dự toán, kế toán tính toán dòng tiền, lên phương án tài chính, đồng thời lên kế hoạch nhập vật tư, thuê nhân công, thầu phụ và máy móc thi công.
3. Theo dõi, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh
Kế toán theo dõi chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công và chi phí sản xuất chung cho từng công trình, xuất vật tư theo định mức trong dự toán.
4. Theo dõi tiến độ, nghiệm thu từng phần, xuất hóa đơn
Khi có biên bản nghiệm thu, kế toán kết chuyển chi phí cho từng hạng mục, xuất hóa đơn đúng thời điểm và đúng giá trị đã nghiệm thu, bàn giao.
5. Theo dõi tạm ứng, công nợ
Theo dõi tạm ứng của người lao động, tạm ứng và công nợ của nhà thầu phụ, chủ đầu tư, đối chiếu và đôn đốc thu hồi công nợ để đảm bảo dòng tiền.
6. Hoàn thành dự án, nghiệm thu tổng thể
Với công trình nghiệm thu từng phần, khi hoàn thành toàn bộ, kế toán kiểm tra lại giá trị từng phần, nghiệm thu phần còn lại, lập biên bản nghiệm thu tổng thể và thanh lý hợp đồng.
7. Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị
Trong quá trình thực hiện dự án, kế toán cập nhật báo cáo dòng tiền, doanh thu, chi phí và các báo cáo quản trị theo từng công trình. Cuối năm tài chính, lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị cho ban lãnh đạo.
Những lưu ý của kế toán xây dựng cần biết
Xuất một lần hóa đơn khi nghiệm thu cả công trình
Với công trình nghiệm thu, bàn giao tổng thể một lần, kế toán xuất hóa đơn sau khi nghiệm thu, bàn giao cả công trình. Lưu ý xuất hóa đơn đúng thời điểm nghiệm thu để tránh bị phạt xuất hóa đơn sai thời điểm.
Xuất nhiều lần hóa đơn đối với một công trình
Với công trình nghiệm thu, bàn giao theo từng hạng mục, kế toán phải xuất hóa đơn tương ứng giá trị nghiệm thu theo từng giai đoạn. Nếu công trình nhiều giai đoạn nhưng chỉ xuất hóa đơn một lần khi hoàn thành thì không đảm bảo đúng nguyên tắc kế toán ngành xây dựng.
Sau khi kết thúc công trình, kế toán cộng các giá trị sau thuế của những hóa đơn đã xuất theo từng giai đoạn, so sánh với tổng giá trị trên biên bản nghiệm thu tổng thể và hợp đồng để đảm bảo xuất đủ, không bỏ sót doanh thu. Đồng thời kiểm tra công nợ cần thu để lên kế hoạch yêu cầu thanh toán.
Câu hỏi thường gặp
1. Kế toán xây dựng cần làm những gì quan trọng nhất?
Quan trọng nhất là bóc tách dự toán, tập hợp chi phí và tính giá thành theo từng công trình, kiểm soát chi phí bám sát dự toán và xuất hóa đơn đúng thời điểm nghiệm thu.
2. Kế toán xây dựng khác kế toán thương mại, dịch vụ ở đâu?
Kế toán xây dựng phải theo dõi chi phí và giá thành riêng cho từng công trình, bám sát dự toán, quản lý chi phí dở dang qua nhiều kỳ và nhiều địa điểm, phức tạp hơn nhiều so với thương mại, dịch vụ.
3. Khi nào kế toán xây dựng phải xuất hóa đơn?
Vào thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc hạng mục hoàn thành, kể cả khi chủ đầu tư chưa thanh toán. Bàn giao nhiều lần thì mỗi lần nghiệm thu phải xuất hóa đơn tương ứng.
4. Nên dùng phương pháp tính giá xuất kho nào cho công ty xây dựng?
Do nhập xuất kho diễn ra thường xuyên, phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ thường phù hợp nhất với doanh nghiệp xây dựng.
Bài viết liên quan