Kế toán xây dựng là gì? Quy trình làm kế toán xây dựng cơ bản

Kế toán xây dựng là một bộ phận không thể thiếu nhằm giúp doanh nghiệp được vận hành hiệu quả với đặc thù yêu cầu cao về xử lý hoá đơn, bóc tách và báo cáo các khoản chi phí, tính toán doanh thu từ các dự án của doanh nghiệp xây dựng. Vậy kế toán xây dựng là gì? Hãy cùng Safebooks tìm hiểu nhé

Những thông tin quan trọng về kế toán xây dựng:

• Kế toán xây dựng là quá trình ghi chép, phân loại và báo cáo thông tin tài chính của một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng.
• Đặc điểm chung của kế toán trong lĩnh vực xây dựng đó là nhận thầu theo công trình.
• Kinh nghiệm làm kế toán xây dựng gồm: Đọc và nghiên cứu kỹ hợp đồng; Bóc tách dự án; Hóa đơn đầu vào; Chi phí nhân công/Chi phí lương; Tính giá xuất kho; Nghiệm thu và xuất hóa đơn.

Tổng quan về kế toán xây dựng cơ bản

Kế toán xây dựng là gì?

Theo Wikipedia, "Kế toán xây dựng là quá trình ghi chép, phân loại và báo cáo thông tin tài chính của một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng". Việc của kế toán xây dựng là giúp cho chủ doanh nghiệp có thể quản lý tài chính, đồng thời đề ra các phương hướng giải quyết phù hợp, tối đa hóa chi phí, đảm bảo các hợp đồng xây dựng được thành công.

Kế toán xây dựng là người sẽ dựa vào dự toán của dự án đã trúng thầu và tiến hành bóc tách các chi phí để hạch toán. Việc bóc tách chi phí được thực hiện nhằm giúp kế toán hiểu rõ được các chi phí trong dự toán, từ đó có thể hạch toán dễ dàng và chính xác.

Kế toán công ty xây dựng

Với tính chất ngành nghề xây dựng khá đặc thù nên đòi hỏi kế toán xây dựng phải có nhiều kỹ năng và chuyên môn trong công việc. Vậy đặc thù của kế toán xây dựng là gì? Mời Quý Anh/Chị đến với phần tiếp theo để hiểu rõ hơn về bộ phận này nhé.

Xem thêm: Kế toán nội bộ công ty xây dựng cần làm những gì?

Đặc thù của kế toán xây dựng

Một đặc điểm chung của ngành xây dựng là nhận thầu theo công trình, mỗi loại công trình lại có những đặc điểm khác nhau như: Công trình dân dụng, công trình công cộng, nhà ở, căn hộ, nhà máy… Cụ thể như sau:

• Mỗi công trình, hạng mục sẽ có một dự toán riêng. Khi trúng thầu công trình, kế toán dựa vào dự toán để tiến hành bóc tách chi phí cho từng công trình. Chi phí của công trình nào thì kế toán phải tập hợp vào giá trị công trình đó. Đồng thời trong quá trình tập hợp chi phí phải đối chiếu với chi phí trên bảng dự toán do bộ phận kỹ thuật cung cấp. Từ đó kế toán xác định xem lượng hóa đơn đưa vào hạch toán cho công trình có hợp lý không.
• Do đặc điểm của việc xây dựng công trình phụ thuộc vào địa điểm thi công nên chi phí của mỗi nơi khác nhau do đó kế toán phải biết áp dụng đúng giá cho mỗi công trình ở mỗi tỉnh là khác nhau.
• Công trình thường kéo dài qua nhiều thời kỳ kế toán nên khi tập hợp chi phí phải theo dõi chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho từng công trình.
• Giá thành chi tiết của một công trình thường chia thành nhiều hạng mục, công trình con cho nên việc tính giá thành nên được tính theo giá thành chi tiết và tổng hợp lên giá thành công trình mẹ.
• Công trình hoàn thành và nghiệm thu đến đâu thì phải xuất hóa đơn ngay đến đó để ghi nhận doanh thu đúng thời điểm.

Đặc thù của kế toán xây dựng

Bên cạnh những đặc thù thì kinh nghiệm cần phải có khi làm vị trí này là gì? Mời Quý Anh/Chị đến với phần kế tiếp để hiểu rõ hơn về kinh nghiệm khi làm kế toán công ty xây dựng.

Kinh nghiệm làm kế toán xây dựng cơ bản - Đọc và nghiên cứu kỹ hợp đồng

Kế toán cần đọc và nghiên cứu kỹ hợp đồng ký kết giữa công ty và chủ đầu tư để hiểu rõ các vấn đề: Tổng giá trị công trình, thời hạn thi công, thời gian bảo hành, phương thức thanh toán… Đồng thời có các phương án chuẩn bị nguồn lực tài chính để thực hiện hợp đồng.

Bóc tách dự toán

Sau khi nghiên cứu hợp đồng, kế toán cần xem xét và tiến hành bóc tách chi phí dự toán, gồm:

• Chi phí nguyên vật liệu: Bóc từng hạng mục chi phí nguyên vật liệu để lên kế hoạch nhập vật tư.
• Chi phí nhân công trực tiếp: Xác định lượng công nhân và thời gian cần thiết cho một công trình đang thi công
• Chi phí chung: Các chi phí khấu hao TSCĐ, phân bổ CCDC, các chi phí khác cần thiết cho việc thi công công trình
• Chi phí máy thi công: Xác định các chi phí liên quan trực tiếp đến việc sử dụng xe và máy thi công cho công trình

Việc bóc tách chi phí dự toán là rất quan trọng với kế toán xây dựng. Việc này giúp kế toán hiểu rõ được những chi phí trong dự toán như thế nào để hạch toán chính xác.

Hóa đơn đầu vào 

Trong quá trình thi công công trình sẽ phát sinh nhiều chi phí nguyên vật liệu và các chi phí khác đi kèm, tương ứng với việc này kế toán cần tập hợp và kiểm tra các hóa đơn đầu vào.

Các hóa đơn đầu vào của nguyên vật liệu, hóa đơn của các loại chi phí khác cần đảm bảo phát sinh trước thời điểm nghiệm thu hoàn thành công trình và xuất hóa đơn.

Thêm một đặc điểm nữa là các hóa đơn đầu vào phải hợp lý so với dự toán. Hóa đơn đầu vào có thể bằng, thấp hơn hoặc cao hơn một chút so với giá dự toán, nhưng nếu chênh lệch quá lớn so với dự toán thì sẽ phải giải trình khi quyết toán và có thể sẽ bị loại ra khỏi chi phí.

Chi phí nhân công/Chi phí lương

Chi phí nhân công cũng là một chi phí trọng yếu của các doanh nghiệp xây dựng. Chính vì vậy khi lập bảng chấm công, tính lương, phiếu chi lương thì phải lập riêng và hạch toán riêng cho từng công trình và nên theo dõi chi phí nhân công theo từng bộ phận: Bộ phận sản xuất và bộ phận văn phòng để phục vụ tốt cho việc quản trị chi phí và tập hợp giá thành được kịp thời, chính xác.

Tính giá xuất kho

Kế toán tự lựa chọn và xác định phương thức tính giá xuất kho phù hợp với doanh nghiệp mình. Đối với công ty xây dựng việc nhập – xuất kho diễn ra thường xuyên nên việc tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ là phương pháp hợp lý nhất.

Khi xuất kho vật tư kế toán cần lưu ý sao cho khối lượng vật tư xuất ra phù hợp với định mức của từng loại vật tư theo dự toán của từng công trình.

Bên cạnh đó, chi phí khấu hao tài sản cố định và công cụ dụng cụ hàng tháng nên theo dõi và hạch toán chi tiết tách riêng cho hai bộ phận: Bộ phận công trình và bộ phận văn phòng.

Nghiệm thu và xuất hóa đơn

Công trình hoàn thành thì phải xuất hóa đơn ngay, kể cả khi khách hàng chưa thanh toán cũng phải xuất đúng thời điểm.

Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, dự án hoàn thành.

Trường hợp bàn giao nhiều lần theo từng hạng mục, công đoạn thì mỗi lần bàn giao, nghiệm thu đều phải lập hóa đơn tương ứng.

Khi kết thúc công trình: Kiểm tra tổng giá trị công trình, giá trị của các hóa đơn đã xuất với giá trị công trình trên biên bản nghiệm thu tổng thể, xuất hóa đơn phần giá trị còn lại (nếu có).

Xem thêm: Kinh nghiệm quyết toán thuế công ty xây dựng

Quy trình kế toán công ty xây dựng (Quy trình minh họa + diễn giải)

Ảnh minh hoạ quy trình kế toán công ty xây dựng

Quy trình kế toán công ty xây dựng thường bao gồm các bước sau:

Lập dự toán chào thầu

Kế toán phối hợp với phòng ban khác để xây dựng hồ sơ chào thầu, duyệt dự toán công trình xây dựng. Kế toán cần đọc và phân tích các yếu tố tài chính trên hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư, từ đó tư vấn cho ban lãnh đạo giá chào thầu hợp lý nhất.

Chuẩn bị và lên kế hoạch về nguồn lực tài chính

Dựa trên hợp đồng và dự toán đã lập, kế toán sẽ tính toán dòng tiền, lên các phương án về tài chính để thực hiện công trình. Bên cạnh đó, kế toán cũng phải lên kế hoạch cho việc nhập vật tư, nguyên vật liệu, thuê nhân công, thuê nhà thầu phụ và thuê máy móc thi công để phục vụ cho việc thực hiện dự án

Theo dõi, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh

Ở bước này, kế toán sẽ theo dõi các chi phí như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy thi công và chi phí sản xuất chung cho từng công trình. Bên cạnh đó, kế toán cũng cần xuất vật tư cho từng công trình theo định mức trong dự toán.

Xem thêm: QUY TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

Theo dõi tiến độ, nghiệm thu từng phần, xuất hóa đơn

Khi có biên bản nghiệm thu, kế toán sẽ tiến hành kết chuyển chi phí cho từng hạng mục hoặc toàn bộ công việc. Đồng thời, dựa vào tiến độ nghiệm thu, bàn giao hạng mục công trình kế toán thực hiện xuất hóa đơn đúng thời điểm, đúng theo giá trị công trình đã nghiệm thu, bàn giao và gửi cho chủ đầu tư.

Theo dõi tạm ứng, công nợ

Kế toán xây dựng cũng cần theo dõi các khoản tạm ứng của người lao động, tạm ứng và công nợ của nhà thầu phụ, tạm ứng và công nợ của chủ đầu tư, sau đó đối chiếu và giải quyết các chênh lệch nếu có. Đồng thời cần kịp thời đôn đốc thu hồi công nợ của các bên để đảm bảo dòng tiền hoạt động của doanh nghiệp.

Hoàn thành dự án nghiệm thu tổng thể

Với trường hợp nghiệm thu, bàn giao từng phần thì tới thời điểm đã hoàn thành toàn bộ công trình, kế toán kiểm tra lại giá trị từng phần đã nghiệm thu lúc trước và thực hiện nghiệm thu bàn giao phần giá trị còn lại. Sau khi hoàn thành tất cả các công việc trong dự án, kế toán xây dựng sẽ tiến hành lập biên bản nghiệm thu tổng thể với chủ đầu tư và thanh lý hợp đồng.

Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị

Tùy theo nhu cầu quản trị của công ty mà trong thời gian thực hiện dự án, kế toán cần lập và thường xuyên cập nhật các báo cáo dòng tiền, báo cáo doanh thu-chi phí, các báo cáo quản trị khác theo từng công trình, dự án

Cuối năm tài chính, kế toán xây dựng sẽ tiến hành lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị hàng cho ban lãnh đạo về kết quả hoạt động kinh doanh trong năm của doanh nghiệp

Với mỗi một ngành nghề, một vị trí nào đó sẽ luôn có những lưu ý nhất định và kế toán xây dựng cũng vậy. Hãy cùng Safebooks đến với phần cuối cùng để biết rõ hơn những lưu ý cần phải biết.

Những lưu ý của kế toán xây dựng cần phải biết

Xuất 1 lần hóa đơn trong khi nghiệm thu cả công trình

Đối với những công trình xây dựng nghiệm thu bàn giao tổng thể 1 lần, không bàn giao theo từng giai đoạn. Kế toán xây dựng thực hiện xuất hóa đơn sau khi nghiệm thu, bàn giao cả công trình. Lưu ý xuất hóa đơn đúng thời gian nghiệm thu, để tránh lỗi phạt xuất hóa đơn sai thời điểm

Xem thêm: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử cho công trình xây dựng

Xuất nhiều lần hóa đơn đối với một công trình

Đối với những công trình nghiệm thu, bàn giao theo từng hạng mục, từng phần của cồn trình thì kế toán phải thực hiện xuất hóa đơn với giá trị tương ứng với giá trị nghiệm thu, bàn giao theo từng giai đoạn.

Tuy nhiên, với những công trình có nhiều giai đoạn nhưng kế toán xây dựng lại chỉ xuất hóa đơn một lần khi hoàn thành công trình thì sẽ không thể đảm bảo đúng nguyên tắc kế toán trong ngành xây dựng.

Bên cạnh đó, sau khi kết thúc một công trình, kế toán xây dựng cần phải cộng các giá trị sau thuế lại với nhau của những hóa đơn theo từng giai đã xuất trước đó. Và giá trị tổng đó so sánh với tổng giá trị trên biên bản nghiệm thu tổng thể và hợp đồng, đảm bảo xuất đủ, không bỏ sót doanh thu.

Đồng thời, kế toán xây dựng cũng phải kiểm tra cả công nợ cần thu với mục đích tính toán xem người chủ đầu tư còn nợ bao nhiêu, từ đó lên kế hoạch yêu cầu thanh toán nợ. Cuối cùng, sau khi hoàn thành các công việc, kế toán xây dựng lập báo cáo gửi ban lãnh đạo công ty.

Những lưu ý của kế toán xây dựng cần phải biết

Tổng kết

Bài viết trên đây cung cấp một số thông tin liên quan đến kế toán xây dựng cần phải biết. Safebooks hy vọng rằng bài viết sẽ giúp Quý Anh/Chị thu thập được nhiều thông tin bổ ích!