Mỗi cuối tháng, kế toán lại “đuối” với hàng trăm chứng từ, đối chiếu công nợ và dồn báo cáo. Một sai sót nhỏ trên Excel có thể kéo theo lệch số hàng giờ dò lại. Phần mềm kế toán ra đời để xử lý đúng những nỗi đau đó. Bài viết phân tích lợi ích của phần mềm kế toán theo từng đối tượng trong doanh nghiệp, kèm số liệu và căn cứ pháp lý, để bạn biết chính xác mình nhận lại được gì khi đầu tư.
Phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán là công cụ tin học hóa toàn bộ nghiệp vụ kế toán: ghi nhận chứng từ, hạch toán, đối chiếu, tổng hợp sổ sách và lập báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành (Thông tư 133/2016/TT-BTC cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, Thông tư 200/2014/TT-BTC cho doanh nghiệp lớn).
Thay vì nhập tay nhiều lần trên Excel, kế toán chỉ cần nhập chứng từ gốc một lần, phần mềm tự động lên sổ, kết chuyển và xuất báo cáo nhờ bộ tính năng nghiệp vụ được chuẩn hóa sẵn. Đây là nền tảng tạo ra mọi lợi ích bên dưới.
Vì sao doanh nghiệp cần phần mềm kế toán? 5 khó khăn khi làm thủ công
- Tốn thời gian nhập liệu, xử lý chứng từ: một nghiệp vụ phải ghi lặp ở nhiều sổ.
- Số liệu sai sót khi tổng hợp: theo nghiên cứu của Bloomberg BNA, con người là nguyên nhân lớn nhất gây lỗi kế toán; một công thức Excel lệch là cả báo cáo sai.
- Khó khăn trong kế toán thuế: quy định thay đổi liên tục, làm tay dễ kê khai sai, nộp trễ.
- Khó kiểm soát công việc nhân viên: sếp không biết kế toán đang xử lý tới đâu.
- Dữ liệu không liên thông giữa các phòng ban: kinh doanh không tra được tồn kho, công nợ theo thời gian thực.
Phần mềm kế toán sinh ra để giải quyết đúng 5 điểm nghẽn này. Cụ thể lợi ích như sau.
10 lợi ích của phần mềm kế toán đối với doanh nghiệp
Nhóm 1 – Lợi ích đối với bộ phận kế toán
1. Tiết kiệm tới 50% thời gian làm việc. Phần mềm tự động hóa nhập liệu, hạch toán, kết chuyển và lập báo cáo. Việc tổng hợp báo cáo từ vài ngày, vài tuần rút xuống còn vài giờ, giúp kế toán giảm tới 50% thời gian cho các tác vụ lặp lại.
2. Giảm thiểu sai sót, tăng độ chính xác. Phần mềm cung cấp sẵn bút toán định khoản, tự động tính toán và đối chiếu, loại bỏ lỗi cộng trừ thủ công và lỗi nhập trùng. Số liệu nhất quán giữa các sổ và báo cáo.
3. Tự động lập và xuất báo cáo tài chính chuẩn Thông tư. Một cú nhấp là ra Bảng cân đối, Kết quả kinh doanh, Lưu chuyển tiền tệ theo đúng mẫu TT133 hoặc TT200; nếu chưa quen, bạn có thể tham khảo cách lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp để đối chiếu từng chỉ tiêu.
4. Đơn giản hóa kế toán thuế, hạn chế nộp trễ. Phần mềm tự động lập tờ khai, kết nối hệ thống thuế và liên tục cập nhật quy định mới của Tổng cục Thuế nên bạn không lo dùng mẫu cũ. Đây cũng là tiêu chí quan trọng khi chọn phần mềm kế toán thuế và xử lý hóa đơn điện tử đúng quy định.
5. Tiết kiệm chi phí vận hành. Giảm chi phí nhân sự nhờ tăng năng suất, giảm chi phí kiểm toán nhờ số liệu sạch, giảm chi phí in ấn và đi lại nộp hồ sơ.
6. Bảo mật và lưu trữ dữ liệu dài hạn. Lưu trữ trên điện toán đám mây, sao lưu định kỳ, phân quyền truy cập. Đáp ứng yêu cầu lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 5 năm, 10 năm với tài liệu quan trọng theo Luật Kế toán, mà không sợ mất hay hỏng sổ giấy.
Nhóm 2 – Lợi ích đối với chủ doanh nghiệp và ban lãnh đạo
7. Nắm tình hình tài chính theo thời gian thực, mọi lúc mọi nơi. Tra cứu doanh thu, dòng tiền, công nợ, lợi nhuận ngay trên điện thoại, máy tính bảng. Ra quyết định nhanh dựa trên số liệu cập nhật, không phải đợi kế toán làm báo cáo.
8. Tăng cường kiểm soát nội bộ, phòng ngừa gian lận. Mọi giao dịch được ghi vết, phân quyền rõ ràng. Lãnh đạo giám sát được tiến độ và chất lượng công việc của từng nhân viên kế toán.
Nhóm 3 – Lợi ích đối với các bộ phận khác
9. Liên thông dữ liệu với kinh doanh và kho. Nhân viên bán hàng tra được tồn kho, công nợ khách để chốt đơn nhanh; bộ phận kho theo dõi xuất nhập tồn theo thời gian thực khi dùng phần mềm kế toán kho quản lý hàng tồn liền mạch với sổ sách.
10. Nâng tính chuyên nghiệp và khả năng mở rộng. Quy trình chuẩn hóa giúp bộ máy gọn gàng, dễ bàn giao khi nhân sự thay đổi, và sẵn sàng mở rộng khi doanh nghiệp lớn lên.
So sánh làm kế toán thủ công và dùng phần mềm kế toán
| Tiêu chí | Làm thủ công / Excel | Dùng phần mềm kế toán |
| Thời gian lập báo cáo | Vài ngày đến vài tuần | Vài giờ, có loại tức thì |
| Sai sót | Cao, lỗi công thức và nhập trùng | Thấp, tự động đối chiếu |
| Cập nhật Thông tư thuế | Tự dò, dễ dùng mẫu cũ | Nhà cung cấp cập nhật sẵn |
| Báo cáo theo thời gian thực cho sếp | Không | Có, xem trên điện thoại |
| Lưu trữ và bảo mật | Sổ giấy, file rời, dễ mất | Đám mây, sao lưu, phân quyền |
| Liên thông phòng ban | Rời rạc | Tập trung một nguồn dữ liệu |
Tiêu chí chọn phần mềm kế toán để tối đa hóa lợi ích
- Giao diện dễ dùng, kế toán không cần đào tạo dài.
- Đáp ứng đủ nghiệp vụ theo loại hình (thương mại, sản xuất, dịch vụ, xây lắp).
- Tuân thủ và cập nhật Thông tư mới nhất (TT133, TT200, NĐ123 về hóa đơn điện tử).
- Liên thông hóa đơn điện tử, ngân hàng, kho.
- Lưu trữ đám mây, sao lưu và phân quyền.
- Nhà cung cấp uy tín, hỗ trợ nhanh.
Nếu đang cân nhắc giải pháp cụ thể, bạn có thể tham khảo danh sách top phần mềm kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ để so sánh trước khi quyết định.
Phần mềm kế toán phù hợp với loại hình doanh nghiệp nào?
- Doanh nghiệp thương mại: quản lý mua bán, công nợ, tồn kho.
- Doanh nghiệp sản xuất: tính giá thành, định mức nguyên vật liệu.
- Doanh nghiệp dịch vụ: theo dõi doanh thu theo hợp đồng, dự án.
Safebooks – phần mềm kế toán đám mây giúp doanh nghiệp nhận đủ 10 lợi ích trên
Safebooks tự động hóa bút toán, báo cáo tài chính, cập nhật Thông tư mới và lưu trữ đám mây bảo mật. Phù hợp doanh nghiệp thương mại, sản xuất, dịch vụ.
Đăng ký dùng thử miễn phí tại trang liên hệ hoặc xem bảng giá.
Câu hỏi thường gặp
Lợi ích lớn nhất của phần mềm kế toán là gì?
Tiết kiệm tới 50% thời gian và giảm tối đa sai sót nhờ tự động hóa nhập liệu, hạch toán và lập báo cáo.
Phần mềm kế toán có giúp làm báo cáo thuế không?
Có. Phần mềm tự động lập tờ khai, kết nối hệ thống thuế và cập nhật quy định mới nên hạn chế kê khai sai, nộp trễ.
Doanh nghiệp nhỏ có cần phần mềm kế toán không?
Có. Doanh nghiệp nhỏ hưởng lợi rõ nhất nhờ giảm chi phí nhân sự, chuẩn hóa sổ sách theo TT133 và sẵn sàng mở rộng.
Dữ liệu kế toán lưu trên phần mềm có an toàn không?
Phần mềm đám mây sao lưu định kỳ, phân quyền truy cập và đáp ứng yêu cầu lưu trữ chứng từ 5 đến 10 năm theo Luật Kế toán.