Hủy hóa đơn điện tử là nghiệp vụ thường gặp khi hóa đơn có sai sót hoặc không tiếp tục sử dụng. Bài viết này trình bày hủy hóa đơn điện tử là gì, các trường hợp hủy, thủ tục hủy theo Thông tư 78 và giải đáp hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không.
Hủy hóa đơn điện tử là gì? Phân biệt hủy và tiêu hủy
Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Hóa đơn đã hủy vẫn tồn tại trên hệ thống và có thể tra cứu, nhưng không được dùng để kê khai, thanh toán.
Cần phân biệt hủy và tiêu hủy hóa đơn:
| Tiêu chí | Hủy hóa đơn | Tiêu hủy hóa đơn |
| Bản chất | Hóa đơn mất giá trị sử dụng nhưng vẫn còn trên hệ thống | Hóa đơn không còn tồn tại, không truy cập được |
| Áp dụng | Hóa đơn điện tử có sai sót, chưa gửi người mua, hoặc hủy dịch vụ | Hóa đơn hết thời hạn lưu trữ, hóa đơn đặt in, tự in không dùng nữa |
Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp hủy hóa đơn điện tử gồm:
- Hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua và phát hiện có sai sót.
- Hóa đơn điện tử lập khi thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, sau đó phát sinh việc hủy bỏ hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ.
- Hóa đơn đã lập có sai sót mà người bán đã lập hóa đơn mới thay thế theo quy định.
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử
Quy trình hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC:
- Tra cứu, đối chiếu trạng thái hóa đơn trên cổng của cơ quan thuế để bảo đảm đã hủy đúng.
- Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn có sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123).
- Lập hóa đơn điện tử mới thay thế, ký số và gửi cơ quan thuế cấp mã (với hóa đơn có mã), sau đó gửi người mua.
- Hủy hóa đơn có sai sót trên hệ thống hóa đơn điện tử.
- Lập biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn với người mua trong trường hợp hóa đơn đã gửi và hai bên thống nhất hủy.
Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?
Nếu hủy hóa đơn điện tử đúng trường hợp và đúng thời hạn quy định thì không bị xử phạt. Doanh nghiệp chỉ bị phạt khi hủy không đúng quy định hoặc hủy, tiêu hủy quá thời hạn.
Mức xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (đối với tổ chức):
| Hành vi | Mức phạt |
| Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn 1 đến 5 ngày làm việc, có tình tiết giảm nhẹ | Phạt cảnh cáo |
| Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn 1 đến 10 ngày làm việc | 2.000.000 – 4.000.000 đồng |
| Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, hoặc không hủy theo quy định | 4.000.000 – 8.000.000 đồng |
Mức phạt trên áp dụng với tổ chức; mức phạt với cá nhân bằng một phần hai mức phạt với tổ chức.
Căn cứ pháp lý
Việc hủy hóa đơn điện tử thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), Thông tư 78/2021/TT-BTC; mức xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành tại thời điểm áp dụng.
Câu hỏi thường gặp
1. Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?
Không bị phạt nếu hủy đúng trường hợp và đúng thời hạn. Chỉ bị phạt khi hủy sai quy định hoặc hủy, tiêu hủy quá thời hạn, mức phạt từ cảnh cáo đến 8 triệu đồng với tổ chức.
2. Hủy và tiêu hủy hóa đơn khác nhau thế nào?
Hủy là làm hóa đơn mất giá trị sử dụng nhưng vẫn còn trên hệ thống; tiêu hủy là làm hóa đơn không còn tồn tại, không truy cập được.
3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử gồm những bước nào?
Thông báo sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT, lập hóa đơn mới thay thế, hủy hóa đơn cũ, lập biên bản thỏa thuận với người mua (nếu đã gửi) và tra cứu đối chiếu.
4. Hóa đơn đã cấp mã nhưng chưa gửi người mua bị sai thì xử lý thế nào?
Người bán thông báo hủy theo Mẫu 04/SS-HĐĐT và lập hóa đơn điện tử mới thay thế gửi người mua.
Bài viết liên quan