Việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra một cách chặt chẽ là một yếu tố quan trọng giúp các tổ chức và doanh nghiệp duy trì sự tự động kiểm tra và soát tốt về luồng tiền vào và tiền ra, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát tài chính. Trong bài viết sau, chúng tôi sẽ trình bày 4 cách hữu ích giúp bạn hiện thực hoá việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào một cách hiệu quả.
Thông tin quan trọng về cách quản lý hoá đơn điện tử
Quản lý hóa đơn điện tử như thế nào? Giải pháp quản lý hóa đơn điện tử tối ưu?
Dưới đây là đánh giá tổng quát về mức độ hiệu quả của những cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiện nay:
| Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào | Mức độ hiệu quả (tối đa 5 sao) |
| Cách 1: Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng Email | *** |
| Cách 2: Lưu trữ hóa đơn điện tử bằng hình ảnh | *** |
| Cách 3: Nhận email hóa đơn điện tử đầu vào và làm bảng kê khai trên Excel | **** |
| Cách 4: Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào | ***** |
Cách 1: Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng Email
Có thể tạo một tài khoản email riêng, chuyên dụng cho việc sao lưu dữ liệu để lưu trữ và trao đổi hóa đơn với khách hàng và đối tác. Điều này mang lại nhiều lợi ích:
Ưu điểm:
- Dễ dàng quản lý: Tài khoản email riêng giúp bạn dễ dàng thống kê, theo dõi và tìm kiếm các hóa đơn một cách hiệu quả, đồng thời tránh nhầm lẫn với các email liên quan đến công việc khác.
Nhược điểm:
- Tốn thời gian nhập liệu: Có thể xuất hiện thời gian nhập liệu khi chuyển thông tin từ email sang phần mềm kế toán.
- Khả năng mất dữ liệu: Cần lưu ý về khả năng mất dữ liệu khi tài khoản email gặp vấn đề hoặc bị khóa.
Cách 2: Lưu trữ hóa đơn điện tử bằng hình ảnh
Ngoài việc tạo email, doanh nghiệp cũng sử dụng phần mềm có thể để lưu trữ các ảnh hóa đơn điện tử trong các thư mục và phân loại chúng theo các tiêu chí như ngày tháng, nguồn cung cấp, phân phối…
Ưu điểm:
- Dễ thực hiện và phân loại: Quá trình này đơn giản và giúp cho việc phân loại và lưu trữ trở nên thuận tiện.
Nhược điểm:
- Nguy cơ mất dữ liệu: Có khả năng dữ liệu bị mất khi các thiết bị lưu trữ gặp sự cố.
- Quy trình phức tạp: Việc quản lý hóa đơn đầu vào có thể trở nên phức tạp và mất thời gian, đặc biệt đối với các doanh nghiệp quy mô lớn có lượng hóa đơn phát sinh liên tục.
Cách 3: Nhận email hóa đơn điện tử đầu vào và làm bảng kê khai trên Excel
Thống kê hóa đơn bằng tệp Excel là một trong những phương pháp quản lý phổ biến trong nhiều doanh nghiệp. Khi hóa đơn điện tử được trao đổi qua email, bộ phận của kế toán cũng sẽ thực hiện nhập liệu vào tệp Excel và cung cấp liên kết đến hóa đơn để tiến hành quản lý an toàn nhận diện.
Ưu điểm:
- Thuận tiện thống kê và tra cứu: Việc sử dụng tệp Excel giúp dễ dàng thống kê, tra cứu và phân loại hóa đơn, đồng thời hỗ trợ nhiều tính năng hữu ích cho công tác kế toán.
Nhược điểm:
- Rủi ro sai sót: Trong quá trình nhập liệu từ hóa đơn sang tệp Excel và từ tệp Excel vào phần mềm kế toán có thể gây ra sai sót.
- Nhận email hóa đơn đầu vào và làm bảng kê khai trên Excel
Cách 4: Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Sự xuất hiện của phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đã hiệu quả vào phần mềm kế giải quyết các vấn đề mà ba phương pháp thủ công đã đề cập.
Ưu điểm:
- Tích hợp tính năng quản lý đa dạng: Phần mềm này cung cấp nhiều công cụ quản lý hóa đơn giúp mọi việc kiểm soát, theo dõi và tra cứu hóa đơn điện tử trở nên thuận tiện.
- Giảm sai sót: Tính năng đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán và kiểm tra tự động giúp giảm thiểu sai sót, đồng thời đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn điện tử.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Phần mềm giúp tiết kiệm thời gian và chi phí liên quan đến việc quản lý hóa đơn một cách tối đa.
Nhược điểm:
- Chi phí phần mềm: Đây không phải là phương pháp miễn phí như cách thủ công.
Quy định pháp luật về quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Luật đã ban hành các quy định về quy trình quản lý hóa đơn điện tử nhằm hỗ trợ mọi người thực hiện đúng theo quy định. Theo như đó kế toán có thể:
Người tham gia giao dịch mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ bằng hóa đơn điện tử cần tuân thủ luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, và quy định trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử được lưu trữ và bảo quản bằng phương tiện điện tử. Người, tổ chức có quyền chọn cách lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với hoạt động và khả năng sử dụng công nghệ của họ. Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử cần có khả năng in ra giấy hoặc tra cứu khi cần theo quy định trong Khoản 2 Điều 6 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Lợi ích của việc quản lý hóa đơn điện tử bằng phần mềm
Thông qua những hướng dẫn đi kèm với 4 cách quản lý hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp ở phía trên, chúng ta đã hiểu vì sao hóa đơn điện tử lại được các doanh nghiệp một số nhập liệu thủ công nghiệp chú trọng và sử dụng vô cùng rộng rãi? Để giải đáp cho câu hỏi này, hãy cùng đến với phần tiếp theo để biết được những lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử nhé.
Hóa đơn điện tử là giải pháp khắc phục các nhược điểm và khó khăn khi sử dụng hóa đơn giấy giúp cho doanh nghiệp dễ dàng tiết kiệm tài nguyên và tối ưu được hiệu quả hoạt động doanh nghiệp. Một số lợi ích khi biết cách quản lý hóa đơn điện tử:
- Tiết kiệm chi phí: Sử dụng hóa đơn điện tử giảm tốn chi phí in ấn, không gian lưu trữ và vận chuyển hóa đơn.
- Tiết kiệm thời gian: Phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào giúp giảm sai sót trong việc kê khai thuế GTGT, loại bỏ việc bỏ sót hóa đơn, đồng thời hỗ trợ kế toán tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử tuân theo quy trình kín đáo, áp dụng nhiều bước bảo mật, đảm bảo độ chính xác và an toàn cao. Điều này giúp giảm nguy cơ gian lận hóa đơn và tránh các rủi ro như thất lạc, hỏng hóa đơn.
- Kết nối tự động với cơ quan thuế: Hóa đơn điện tử đồng bộ toàn bộ từ nhà cung cấp, loại bỏ tình trạng bỏ sót hóa đơn khi kê khai thuế GTGT.
- Hộp thư riêng cho hóa đơn đầu vào: Phần mềm cung cấp hộp thư riêng để tiếp nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào.
- Kiểm tra tính hợp lệ tự động: Phần mềm tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử tại giao diện “Hóa đơn”. Thông tin về mã số thuế, tên công ty, địa chỉ, trạng thái hoạt động, chữ ký số của nhà cung cấp được kiểm duyệt cho mỗi hóa đơn đầu vào.
Tổng kết về quản lý hoá đơn điện tử đầu vào
Tổng kết lại, trên đây là 4 cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra cho doanh nghiệp. Hy vọng rằng, thông tin qua bài viết này sẽ giúp cho Quý Anh/Chị thu thập được nhiều thông tin bổ ích.