Đối mặt với những sai sót trong hóa đơn điện tử có thể gây ra nhiều rắc rối cho doanh nghiệp của bạn. Nhưng đừng lo, bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết mọi khó khăn một cách dễ dàng. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước để xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử sai sót, từ việc phát hiện sai sót đến việc lựa chọn giữa việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Với những thông tin mới nhất từ Thông tư 78 và Nghị định 123, bạn sẽ có đầy đủ kiến thức để đảm bảo hoạt động kinh doanh của mình tuân thủ pháp luật. Hãy cùng Safebooks khám phá ngay bây giờ!
1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo thông tư 78 và nghị định 123
Căn cứ theo khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC có quy định về một số điểm mới về nội dung xử lý hóa đơn điện tử sai sót như sau:
1.1 Đối với hóa đơn điện tử
- Khi hóa đơn điện tử bị lỗi cần phải được cấp lại mã từ cơ quan thuế hoặc cần được điều chỉnh/thay thế, người bán sẽ sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hoặc nhiều hóa đơn điện tử bị lỗi và gửi thông báo này đến cơ quan thuế (Phải gửi trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử cần điều chỉnh).
- Nếu người bán lập hóa đơn thu tiền trước hoặc thu tiền trong quá trình cung cấp dịch vụ, nhưng sau đó dịch vụ bị hủy hoặc chấm dứt, thì người bán sẽ hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Nếu hóa đơn điện tử bị lỗi và người bán đã xử lý bằng cách điều chỉnh/thay thế, nhưng sau đó phát hiện thêm lỗi, thì trong các lần xử lý tiếp theo, người bán sẽ tiếp tục sử dụng phương pháp đã áp dụng khi xử lý lỗi lần đầu.
- Khi hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn bị lỗi, người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
- Khi giá trị trên hóa đơn điện tử bị lỗi, người bán sẽ điều chỉnh tăng (ghi dấu dương) hoặc điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) phù hợp với thực tế điều chỉnh.
- Khi khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan đến các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy), người bán sẽ tuân theo quy định của pháp luật quản lý thuế.
1.2 Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử
Theo Khoản 2, Điều 7 của Thông tư số 78/2021/TT-BTC:
- Nếu bảng tổng hợp đã gửi cho cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử, người bán sẽ gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.
- Nếu bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cho cơ quan thuế có sai sót, người bán sẽ gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử được quy định chi tiết tại Nghị định 123.
2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123
Với mỗi trường hợp hóa đơn sai sót sẽ được hướng dẫn xử lý một cách cụ thể theo bảng dưới đây::Lưu ý: Đây là hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Nếu cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ để được giúp đỡ.
| Trường hợp hóa đơn sai sót | Căn cứ | Phương án xử lý | Quy trình xử lý |
| Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai | Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP | Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế | Bước 1: Người nộp thuế lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT theo mẫu 04/SS-HĐĐT. Bước 2: Người nộp thuế lập hóa đơn mới, ký số gửi CQT để cấp mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn sai sót. |
| Trường hợp 2: Xử lý sai sót hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán tự phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế không sai và các nội dung khác cũng không sai | Điểm a Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP | Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn. | Bước 1: Người bán tiến hành gửi thông báo cho người mua về việc xảy ra sai sót trên hóa đơn và không lập lại hóa đơn mới. Bước 2: Người bán tiến hành thông báo với Cơ quan thuế về hóa đơn điện tử viết sai, sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT. |
| Trường hợp 3: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng… | Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP | Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót. Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế | Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc mới, gửi cho bên mua và CQT nếu cần. |
| Trường hợp 4: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ | Điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC | Hủy hóa đơn đã lập | Hủy hóa đơn và thông báo CQT (Mẫu 04/SS-HĐĐT). |
| Trường hợp 5: Xử lý hóa đơn giấy sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử | Khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC | Lập hóa đơn điện tử mới thay thế | Lập văn bản thỏa thuận, thông báo CQT và lập hóa đơn mới. |
| Trường hợp 6: CQT phát hiện hóa đơn có sai sót và thông báo đến người bán | Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP | Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn | Nhận thông báo CQT, lập thông báo sai sót, và xử lý hóa đơn. |
| Trường hợp 7: Phát hiện hóa đơn Điều chỉnh hoặc Thay thế tiếp tục có sai sót | Điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC | Áp dụng hình thức xử lý đã dùng trước đó | Thực hiện theo quy trình đã áp dụng trước. |
| Trường hợp 8: Sai sót bảng tổng hợp hóa đơn gửi CQT | Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC | Gửi bảng tổng hợp bổ sung hoặc điều chỉnh | Gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung hoặc điều chỉnh. |
Lưu ý: Đây là hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Nếu cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ để được giúp đỡ.
3. Các câu hỏi thường gặp
3.1 Phát hiện hóa đơn điện tử sai sót thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh hay lập hóa đơn mới thay thế?
Khi gặp phải sai sót trong hóa đơn điện tử, người bán có hai lựa chọn để khắc phục, đó là tạo hóa đơn điều chỉnh hoặc tạo hóa đơn mới để thay thế, tùy thuộc vào loại sai sót:
- Hóa đơn điều chỉnh: Đây là phương án áp dụng khi hóa đơn ban đầu mắc lỗi về số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế của hàng hóa hoặc dịch vụ đã ghi trên hóa đơn. Hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày… tháng… năm…”. Khi điều chỉnh tăng, dùng dấu dương (+), khi điều chỉnh giảm, dùng dấu âm (-) phù hợp với thực tế điều chỉnh.
- Hóa đơn thay thế: Đây là phương án áp dụng khi hóa đơn ban đầu mắc lỗi không thể điều chỉnh được như sai về tên, địa chỉ của người mua hàng; sai về mã số thuế của người mua hàng (đối với hóa đơn có ghi mã số thuế của người mua hàng). Hóa đơn thay thế cần ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày… tháng… năm…”.
Dù lựa chọn phương án nào, người bán cũng cần thông báo cho cơ quan thuế và người mua về việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Để biết thêm chi tiết, bạn có thể tham khảo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
3.2 Nếu hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế có lỗi nhưng chưa được gửi tới người mua, liệu có thể hủy không?
Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà đã bị lỗi nhưng đã được cấp mã thì không thể hủy để tạo hóa đơn mới.
Nếu bạn đã chọn phương án điều chỉnh, bạn cần TIẾP TỤC thực hiện điều chỉnh; nếu đã chọn thay thế, bạn cần tiếp tục thay thế cho đến khi hóa đơn đúng mới dừng lại.
3.3 Một hóa đơn sai điện tử có thể được điều chỉnh tối đa bao nhiêu lần?
Không có quy định cụ thể từ cơ quan thuế về số lần tối đa mà một hóa đơn sai có thể được điều chỉnh. Việc điều chỉnh hóa đơn chỉ diễn ra khi phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót và trách nhiệm này thuộc về doanh nghiệp.
3.4 Cơ quan thuế sẽ phản hồi về kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo hóa đơn sai sót của bên bán gửi trong bao nhiêu ngày?
Căn cứ tại Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS…“
3.5 Hóa đơn thay thế nên được kê khai tại kỳ phát hành hóa đơn thay thế hay tại kỳ của hóa đơn gốc?
Đối với hóa đơn điện tử được lập ra để thay thế cho những hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp sẽ kê khai chúng tại kỳ mà hóa đơn gốc được lập.
Chúng tôi hy vọng bạn đã nắm bắt được cách xử lý hiệu quả các sai sót trong hóa đơn điện tử. Bằng cách tuân thủ các quy định trong Thông tư 78 và Nghị định 123, doanh nghiệp của bạn sẽ không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn. Đừng quên, việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót không chỉ giúp bạn tránh rủi ro pháp lý mà còn cung cấp cho bạn cơ hội để cải thiện quy trình kinh doanh của mình. Hãy tiếp tục theo dõi Safebooks để cập nhật thêm nhiều hướng dẫn hữu ích khác. Cảm ơn bạn đã đọc!
Xem thêm:
[Mới nhất 2024] Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử chi tiết theo Thông tư 78
Hướng Dẫn Cách Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử Dựa Trên TT78 & NĐ123