Hướng Dẫn Cách Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử Dựa Trên TT78 & NĐ123
Bài viết hôm nay, Safebooks xin chia sẻ đến quý bạn đọc cách chuyển đổi hóa đơn điện tử theo quy định trong Thông tư 78 và Nghị định 123. Đây là những cách thức chuyển đổi hóa đơn điện tử mà bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân đang kinh doanh cần chú ý.
Bước 1: Xác định dạng hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng
Trước hết, để biết cách chuyển đổi hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, bạn cần phân biệt rõ ràng giữa hóa đơn điện tử có mã và không có mã từ cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử có mã từ cơ quan thuế: Đối tượng áp dụng gồm doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Đặc biệt, những đối tượng này không thuộc nhóm bị ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định đều có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng có một số trường hợp ngoại lệ rằng doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn điện tử không có mã hoặc được cơ quan cấp hóa đơn điện tự có mã theo từng lần phát sinh.
- Hóa đơn điện tử không có mã từ cơ quan thuế: Đối tượng này chủ yếu là các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực như điện lực, xăng dầu, nước sạch, tài chính, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, vận tải và nhiều lĩnh vực khác. Điều quan trọng là sau khi đăng ký, doanh nghiệp chỉ có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử khi nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế.
Để tối ưu hóa quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử, bạn cần hiểu rõ về loại hóa đơn mình đang sử dụng và tuân thủ tất cả các quy định liên quan.
Bước 2: Lập mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi đã xác định loại hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng, bạn có thể tiến hành bước chuyển đổi hóa đơn điện tử tiếp theo bằng cách lập mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn sau:
- Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần lập tờ khai theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (theo Phụ lục IA Nghị định 123/2021/NĐ-CP).
- Chọn hình thức đăng ký: Dựa vào Điều 15 - Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua phần mềm quản lý hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế mà không mất phí.
- Nhận thông báo từ cơ quan thuế: Trong vòng 01 ngày làm việc sau khi nộp tờ khai, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo điện tử từ cơ quan thuế. Thông báo này sẽ xác nhận việc "Chấp nhận" hoặc "Từ chối" đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Để chuyển đổi hóa đơn điện tử một cách suôn sẻ, doanh nghiệp cần chú ý đến từng chi tiết trong quá trình đăng ký và tuân thủ tất cả các quy định của cơ quan thuế.
Bước 3: Tìm kiếm đơn vị cung cấp phần mềm quản lý hóa đơn điện tử uy tín
Khi đã được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bước tiếp theo mà doanh nghiệp cần làm là lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm quản lý hóa đơn điện tử uy tín. Đây là quyết định quan trọng, ảnh hưởng đến hiệu suất và độ tin cậy của việc phát hành hóa đơn trong tương lai.
Sau khi nhận được sự chấp thuận từ cơ quan thuế, bạn nên nhanh chóng tìm hiểu và so sánh các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử trên thị trường. Điều này giúp bạn đưa ra quyết định thông minh và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Trong đó, phần mềm quản lý hóa đơn điện tử Safebooks có thể là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và nhiều tính năng vượt trội, Safebooks đã trở thành sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp lớn.
Một số tính năng nổi bật của Safebooks:
- Lưu trữ trên đám mây: An toàn, linh hoạt và tiện lợi.
- Đa ngôn ngữ: Phục vụ mọi đối tượng khách hàng.
- Tuân thủ quy định: Đảm bảo mọi hóa đơn điện tử đều tuân thủ đúng quy định về kế toán.
- Tối ưu hóa công việc kế toán: Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Đánh giá và phản hồi từ khách hàng: Với hơn 5 năm kinh nghiệm và hàng nghìn khách hàng hài lòng, Safebooks đã khẳng định được vị thế và uy tín của mình trên thị trường.
Bước 4: Hủy các mẫu hóa đơn điện tử cũ và hóa đơn giấy
Khi doanh nghiệp đã nhận được sự chấp thuận từ cơ quan Thuế để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, việc hủy bỏ hóa đơn giấy và mẫu hóa đơn điện tử cũ là một phần quan trọng trong quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử. Quy trình này cần tuân thủ các bước sau đây:
- Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy: Trước khi thực hiện tiêu hủy, doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế cần lập một bảng kiểm kê chi tiết về các hóa đơn cần hủy.
- Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn: Hội đồng này bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Tuy nhiên, hộ gia đình và cá nhân kinh doanh không cần thành lập Hội đồng tiêu hủy khi thực hiện quy trình này.
- Ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn: Các thành viên trong Hội đồng tiêu hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có bất kỳ sai sót nào.
Lập hồ sơ tiêu hủy hóa đơn: Hồ sơ này bao gồm các tài liệu sau:
- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (nếu có).
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy, ghi rõ thông tin như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê khai chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).
- Biên bản tiêu hủy hóa đơn.
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA – Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy, lý do hủy, ngày giờ hủy, và phương pháp tiêu hủy.
- Lưu trữ hồ sơ tiêu hủy hóa đơn: Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn này cần được lưu tại đơn vị sử dụng hóa đơn. Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải được lập thành 02 bản, 01 bản lưu trữ và 01 bản gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp trong khoảng thời gian không quá 05 ngày kể từ ngày tiêu hủy hóa đơn.
Bước 5: Lập và xuất hóa đơn điện tử rồi gửi qua cho khách hàng
Sau khi đã hoàn tất quy trình chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tiến hành lập và xuất hóa đơn điện tử theo các quy định trong Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2021/NĐ-CP. Điều này bao gồm:
- Lập hóa đơn điện tử đúng quy định: Đảm bảo rằng hóa đơn điện tử được tạo ra tuân thủ đúng mẫu và yêu cầu kỹ thuật theo quy định của Thông tư 78 và Nghị định 123.
- Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng: Hóa đơn điện tử cần được gửi đến khách hàng một cách chính xác và đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin. Điều này có thể thực hiện thông qua email, hệ thống quản lý khách hàng hoặc các phương tiện truyền thông điện tử khác.
Bước 6: Lập báo cáo tình hình doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử
Cuối cùng, doanh nghiệp cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mẫu BC26 dành cho hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cũ theo quy định trong Thông tư 32/2021/TT-BTC khi đến hạn nộp. Báo cáo này sẽ tổng hợp thông tin về việc sử dụng hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử trước khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.
Quy trình này giúp đảm bảo tính báo cáo và tuân thủ các quy định liên quan đến việc sử dụng hóa đơn và chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần thực hiện kịp thời và đúng quy định để tránh vi phạm.
Một số câu hỏi thường gặp
Chuyển đổi hóa đơn điện tử để làm gì?
Theo quy định của Luật Kế toán, người bán hàng được quyền chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh xuất xứ, nguồn gốc của hàng hóa trong quá trình lưu thông trên đường. Hơn nữa, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử còn giúp phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán được chính xác và đúng quy định.
Chuyển sang hóa đơn điện tử từ ngày nào?
Xét theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, doanh nghiệp chỉ được sử dụng hóa đơn giấy truyền thống đến hết ngày 30/06/2022. Tức, từ ngày 01/07/2022, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh đều chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.
Giá trị bao nhiêu thì phải xuất hóa đơn điện tử?
Theo Nghị định 51, người bán hàng phải xuất hóa đơn điện tử trong hai trường hợp:
- Trường hợp 1: Giá trị đơn hàng từ 200.000 VNĐ trở lên bất kể người mua có yêu cầu xuất hóa đơn điện tử hay không.
- Trường hợp 2: Giá trị đơn hàng dưới 200.000 VNĐ nhưng người mua yêu cầu được xuất hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử được in bao nhiêu lần?
Hóa đơn điện tử phục vụ quá trình lưu trữ chứng từ kế toán thì có thể in nhiều lần. Nhưng người bán hàng chỉ được in hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông thì chỉ được phép in duy nhất 01 lần.
Tham khảo:
