Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết cho doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử đã bắt buộc với mọi doanh nghiệp và ngày càng mở rộng đến hộ kinh doanh. Bài viết hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn điện tử từ đăng ký, lập, ký, gửi đến tra cứu và lưu trữ, cập nhật theo quy định mới nhất năm 2026.

Hiểu nhanh

  • Căn cứ pháp lý: Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2025), và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
  • Đăng ký: nộp tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ.
  • Điều kiện lập: phải có chữ ký số và phần mềm hóa đơn điện tử kết nối cơ quan thuế.
  • Điểm mới 2025 – 2026: hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và một số nhóm bán lẻ phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng, có hoặc không có mã của cơ quan thuế.

Có hai loại: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

  • Có chữ ký số còn hiệu lực.
  • Có phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu của cơ quan thuế.
  • Có hạ tầng công nghệ thông tin, đường truyền để lập và gửi hóa đơn.
  • Đã đăng ký sử dụng và được cơ quan thuế chấp nhận.

Hướng dẫn các bước sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Lập tờ khai đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và gửi đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Bước 2: Chờ cơ quan thuế phản hồi

Trong thời hạn 1 ngày làm việc, cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận (Mẫu 01/TB-ĐKĐT). Nếu không được chấp nhận, doanh nghiệp điều chỉnh thông tin và đăng ký lại.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử

Trên phần mềm, nhập thông tin người mua, hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất GTGT và thành tiền. Kiểm tra kỹ trước khi ký.

Bước 4: Ký số và cấp mã (nếu thuộc loại có mã)

Ký số lên hóa đơn. Với hóa đơn có mã, hệ thống gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua.

Bước 5: Gửi hóa đơn cho người mua

Gửi hóa đơn cho người mua qua email, tin nhắn hoặc đường dẫn tra cứu. Người mua nhận bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

Bước 6: Lưu trữ và tra cứu

Hóa đơn điện tử được lưu trữ bằng phương tiện điện tử theo thời hạn quy định. Có thể tra cứu trên hệ thống của cơ quan thuế tại hoadondientu.gdt.gov.vn.

Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót

  • Nếu chưa gửi cho người mua: hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới.
  • Nếu đã gửi và phát hiện sai: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, đồng thời gửi thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế theo quy định.

Điểm mới về hóa đơn điện tử năm 2025 – 2026

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2025):

  • Mở rộng đối tượng dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, gồm hộ, cá nhân kinh doanh theo phương pháp kê khai và các cơ sở bán lẻ, ăn uống, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.
  • Bổ sung, làm rõ quy định về thời điểm lập hóa đơn và xử lý hóa đơn sai sót.

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần rà soát để áp dụng đúng loại hóa đơn theo quy định mới.

Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

  • Lập hóa đơn đúng thời điểm theo quy định để tránh bị xử phạt.
  • Kiểm tra kỹ thông tin người mua và thuế suất GTGT trước khi ký.
  • Đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, chứng từ thanh toán, vận chuyển để phòng rủi ro.
  • Kiểm tra tình trạng người bán trên danh sách rủi ro về hóa đơn khi cần.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ khi nào?

Từ ngày 01/7/2022, doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng mẫu nào?

Dùng tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, gửi qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ.

3. Hóa đơn điện tử bị sai thì xử lý thế nào?

Tùy trường hợp, hủy và lập lại, hoặc lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế và gửi thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.

4. Hộ kinh doanh có phải dùng hóa đơn điện tử không?

Có. Nhiều nhóm hộ, cá nhân kinh doanh phải dùng hóa đơn điện tử, trong đó có hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025.

Bài viết liên quan

2 Bình luận

Để lại bình luận

Địa chỉ email của bạn sẽ không được công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *