Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản và chi tiết nhất

Hóa đơn điện tử đang trở thành một phần không thể thiếu trong môi trường kinh doanh hội nhập ngày nay của chúng ta. Tuy nhiên, việc sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử không phải lúc nào cũng đơn giản, đặc biệt khi bạn muốn tránh các rủi ro tiềm ẩn. Trong bài viết này, Safebooks sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, đồng thời giúp bạn nhận biết và tránh được những rủi  có thể gặp phải. Hãy cùng chúng tôi khám phá những thông tin hữu ích nhất về hóa đơn điện tử qua bài viết sau đây.

1. Giới thiệu về hóa đơn điện tử

1.1 Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn được biểu diễn dưới dạng dữ liệu điện tử, được lập bằng phương tiện điện tử bởi các tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh để ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, tuân theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Điều này cũng bao gồm các trường hợp hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có khả năng kết nối và chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử có thể có hoặc không có mã của cơ quan thuế. Trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn mà cơ quan thuế đã cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh gửi cho người mua.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn mà tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế.

Ngày nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đang trở nên ngày càng quan trọng đối với mỗi đơn vị hoặc doanh nghiệp kinh doanh. Việc này giúp đảm bảo quá trình mua bán hàng hóa diễn ra nhanh chóng, thuận tiện, và việc hạch toán cũng như kê khai thuế trở nên dễ dàng hơn.

1.2 Sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn truyền thống

Khi đặt hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy cạnh nhau, chúng ta sẽ thấy rõ sự khác biệt về: Ký hiệu số Serial, liên hóa đơn, chữ ký, phương thức lưu trữ, và cách thức tra cứu.

• Hóa đơn giấy thường có ký hiệu là VC/15P. Trong khi đó, hóa đơn điện tử lại có ký hiệu hoàn toàn khác, là VC/15E.
• Trong khi hóa đơn giấy có thể đi kèm với nhiều liên thì hóa đơn điện tử không hề có khái niệm về liên.
• Hóa đơn giấy sử dụng chữ ký tay nhưng hóa đơn điện tử lại sử dụng chữ ký số được thiết lập chỉ với những thao tác đơn giản. Hóa đơn điện tử có thể chứng thực, xác nhận thông tin người ký và chủ thể pháp luật của dữ liệu được ký số đó một cách chính xác và dễ dàng, gần như không thể có trường hợp giả mạo chữ ký số.
• Hóa đơn giấy thường được lưu trữ trong kho và tiềm ẩn nguy cơ mất mát, cháy nổ. Trong khi đó, hóa đơn điện tử lại được lưu trữ hoàn toàn dưới dạng dữ liệu số, trên hệ thống thông tin của doanh nghiệp quản lý. Do đó, khi muốn tra cứu, nếu với hóa đơn giấy bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm tài liệu. Thì với hóa đơn điện tử. bạn chỉ cần vài cú click chuột, tra cứu đúng từ khóa hóa đơn cần tìm trên hệ thống thông tin lưu trữ là bạn đã có thể tìm ra một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Xem thêm: 

Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? Mẫu Hóa Đơn Điện Tử Mới Nhất

So Sánh Độ An Toàn Giữa Hóa Đơn Điện Tử Và Hóa Đơn Giấy

2. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế

Việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế được thực hiện như sau:

• Sau khi nhận được hồ sơ đăng ký (Mẫu số 01) từ tổ chức hoặc cá nhân, Cơ quan thuế có nghĩa vụ phản hồi trong vòng 1 ngày làm việc về việc chấp thuận hoặc từ chối (Mẫu số 02) việc sử dụng HĐĐT và phương thức sử dụng.
• Có một số trường hợp mà tổ chức, cá nhân sẽ bị ngừng cấp mã hóa đơn/ ngừng sử dụng HĐĐT, bao gồm: Khi người nộp thuế tạm ngừng hoạt động kinh doanh. Khi Cơ quan thuế thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế bằng cách ngừng sử dụng hóa đơn. Khi Cơ quan thuế xác minh và thông báo rằng người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Khi người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Và các trường hợp khác do Bộ Tài chính quy định.

3. 3 cách giảm rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử và cách phòng ngừa

3.1 Tự kiểm tra, xác minh về giao dịch.

Để đảm bảo rằng việc sử dụng hóa đơn điện tử tuân thủ các quy định, doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp kiểm tra sau:

• So sánh lại với hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu có).
• Kiểm tra về phương thức và địa điểm giao nhận hàng hóa.
• Đánh giá phương tiện vận chuyển hàng hóa và chi phí liên quan.
• Xác định chủ sở hữu hàng hóa và nguồn gốc của hàng hóa trước thời điểm giao nhận.
• Kiểm tra về việc thanh toán, bao gồm việc xác định ai đã nộp tiền vào tài khoản để thực hiện giao dịch, số lần giao dịch được thực hiện, phương thức thanh toán, và các chứng từ liên quan đến việc thanh toán.
• Kiểm tra về việc xuất khẩu hàng hóa, bao gồm tờ khai hải quan đã được thông quan và vận đơn.

3.2 Kiểm tra lại thông tin hóa đơn.

• Đối với hóa đơn điện tử, bạn có thể tra cứu thông tin hóa đơn bằng cách tuân theo hướng dẫn: Hướng dẫn chi tiết 5 cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.
• Đối với hóa đơn giấy từ trước, khi nhận hóa đơn, nhân viên kế toán cần kiểm tra lại thông tin bằng cách truy cập vào trang web http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn để biết về tình trạng của hóa đơn đó.

3.3 Tra cứu danh sách doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế

Danh sách các doanh nghiệp có rủi ro thuế cao được công khai tại: https://www.gdt.gov.vn/wps/portal/home/dnrrvt

Tuy nhiên, việc tra cứu thông tin hiện tại vẫn gặp một số khó khăn. Ví dụ, bạn phải tải từng trang danh sách với thông tin không liên tục hoặc phải nhập thông tin mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, điều này có thể gây ra sự bất tiện.

Đặc biệt, có những trường hợp doanh nghiệp được liệt kê trong danh sách doanh nghiệp bỏ trốn nhưng sau khi được xác minh lại, hóa ra không phải vậy, và do đó đã được loại ra khỏi danh sách. Ngược lại, có những trường hợp tại thời điểm người mua tra cứu, người bán vẫn đang hoạt động, nhưng khi thuế tiến hành kiểm tra thì họ lại bỏ trốn.

4. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

4.1 Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử

Đối với doanh nghiệp:

• Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí so với việc sử dụng hóa đơn giấy (tiết kiệm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không gian lưu trữ hóa đơn…).
• Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ các thủ tục hành chính thuế.
• Ngăn chặn rủi ro mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy do hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử được sao lưu nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là khó xảy ra.
• Sử dụng hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin của hóa đơn người bán khai báo với cơ quan thuế và thông tin người bán cung cấp cho người mua.

Đối với người mua hàng:

• Người mua hàng cần yêu cầu người bán lập hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ theo đúng quy định của pháp luật nhằm bảo vệ quyền lợi của mình trong giao dịch thương mại như bảo hành sản phẩm, dịch vụ hậu mãi, tranh chấp, khiếu kiện về chất lượng hàng hóa, dịch vụ… và tham dự chương trình Hóa đơn may mắn do ngành Thuế đang tổ chức theo định kỳ.

Đối với cơ quan thuế và cơ quan khác của Nhà nước trong việc thực hiện chức năng quản lý:

• Việc sử dụng hóa đơn điện tử đóng góp vai trò và là bước tiến quan trọng trong công cuộc chuyển đổi số của ngành Tài chính nói riêng và của Đảng, Nhà nước nói chung.
• Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn.
• Cơ quan thuế và các cơ quan quản lý không tốn nhiều chi phí, thời gian đối chiếu hóa đơn.
• Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.

Đối với xã hội:

• Sử dụng hóa đơn điện tử góp phần khắc phục được tình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên), tình trạng làm giả hóa đơn.
• Góp phần tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp.
• Giúp việc triển khai thương mại điện tử được hoàn thiện hơn từ đặt hàng trên mạng, giao hóa đơn điện tử qua mạng, thanh toán qua mạng.
• Sử dụng hóa đơn điện tử giảm tối đa việc sử dụng giấy in góp phần bảo vệ môi trường.

4.2 Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 91 của Luật Quản lý thuế 2019, cùng với Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp được yêu cầu phải sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch mua - bán hàng hóa, dịch vụ kể từ ngày 01/7/2022.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử Dựa Trên TT78 & NĐ123

5. Kết luận

Qua bài viết này, Safebooks hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về các rủi ro tiềm ẩn khi sử dụng hóa đơn điện tử và biết cách phòng tránh chúng. Hãy nhớ rằng, việc sử dụng hóa đơn điện tử một cách an toàn và hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn giúp nâng cao uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều kiến thức và kinh nghiệm quý giá về hóa đơn điện tử trong thời gian tới. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết.