Top 8 phần mềm kế toán hộ kinh doanh 2026 và quy định mới cần biết

Năm 2026 là năm thay đổi lớn nhất với hộ kinh doanh ở Việt Nam: thuế khoán bị bãi bỏ từ 01/01/2026, và hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử. Đây là lý do thật khiến hộ kinh doanh đi tìm phần mềm kế toán.

Bài viết làm rõ nghĩa vụ theo từng mức doanh thu, vì nghĩa vụ quyết định loại phần mềm cần dùng, sau đó mới so sánh 8 lựa chọn phổ biến.

Ba thay đổi với hộ kinh doanh từ 2026

Thay đổi 1: bỏ thuế khoán

Trước 01/01/2026	Từ 01/01/2026
Nộp thuế theo mức khoán do cơ quan thuế ấn định	Nộp thuế theo doanh thu thực tế
Không cần theo dõi doanh thu chi tiết	Phải ghi chép và theo dõi doanh thu

Đây là thay đổi tạo ra nhu cầu phần mềm. Thuế khoán nghĩa là nộp một mức cố định, không cần sổ sách. Nộp theo doanh thu thực tế nghĩa là phải có số liệu doanh thu, và số liệu đó phải ghi được, lưu được, giải trình được.

Thay đổi 2: ngưỡng hóa đơn điện tử 1 tỷ đồng

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP:

Doanh thu năm	Nghĩa vụ hóa đơn
Từ 1 tỷ đồng trở lên	Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế
Dưới 1 tỷ đồng	Không bắt buộc

Hai lựa chọn ở nhóm từ 1 tỷ là hai lựa chọn khác nhau về vận hành:

	Hóa đơn điện tử có mã	Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Phù hợp với	Bán theo đơn hàng, ít giao dịch, giá trị lớn	Bán lẻ, nhiều giao dịch nhỏ, khách tại quầy
Cách hoạt động	Lập hóa đơn, cơ quan thuế cấp mã	Phát hành ngay tại quầy, dữ liệu chuyển về cơ quan thuế
Thiết bị	Máy tính, không cần thiết bị riêng	Cần máy tính tiền hoặc thiết bị bán hàng

Nhà hàng, quán cà phê, cửa hàng bán lẻ gần như luôn thuộc nhóm thứ hai, vì không thể lập hóa đơn từng lần theo cách thủ công với hàng trăm giao dịch một ngày.

Thay đổi 3: bỏ lệ phí môn bài

Lệ phí môn bài bị bãi bỏ hoàn toàn từ 01/01/2026 theo Nghị quyết 198/2025 và Nghị định 362/2025.

Không còn khái niệm bậc lệ phí môn bài. Mọi tài liệu còn hướng dẫn hộ kinh doanh nộp lệ phí môn bài theo mức doanh thu đều đã lạc hậu.

Ba mức doanh thu và việc cần làm

Doanh thu năm	Thuế GTGT	Hóa đơn điện tử	Phần mềm cần
Dưới 500 triệu	Không phải nộp	Không bắt buộc	Công cụ ghi chép doanh thu đơn giản, có thể dùng ứng dụng nhẹ
500 triệu đến dưới 1 tỷ	Phải nộp	Không bắt buộc	Phần mềm ghi sổ, theo dõi doanh thu và chi phí, hỗ trợ khai thuế
Từ 1 tỷ	Phải nộp	Bắt buộc	Phần mềm có phát hành hóa đơn điện tử, hoặc giải pháp máy tính tiền kết nối

Ngưỡng 500 triệu là ngưỡng về thuế giá trị gia tăng theo Luật số 149/2025/QH15, áp dụng từ 01/01/2026. Trước đó là 200 triệu.

Việc đầu tiên cần làm, trước khi chọn phần mềm: tính doanh thu năm dự kiến của mình và xác định mình thuộc nhóm nào. Chọn phần mềm trước khi biết nhóm là chọn ngược.

Hộ kinh doanh gần ngưỡng 1 tỷ cần cẩn thận

Hộ có doanh thu khoảng 900 triệu đến 1,1 tỷ đồng nằm ở vùng rủi ro: có thể vượt ngưỡng trong năm mà không chuẩn bị trước.

Khuyến nghị: nếu doanh thu năm trước đạt khoảng 800 triệu trở lên và đang tăng, nên chuẩn bị giải pháp hóa đơn điện tử sớm thay vì chờ chạm ngưỡng.

Ví dụ tính thuế của hộ kinh doanh năm 2026

Hộ kinh doanh bán lẻ hàng hóa, doanh thu năm 2026 là 1.800.000.000 đồng.

Khoản	Tỷ lệ trên doanh thu	Số tiền
Thuế giá trị gia tăng	1%	18.000.000
Thuế thu nhập cá nhân	0,5%	9.000.000
Lệ phí môn bài	Đã bãi bỏ	0
Tổng	1,5%	27.000.000

Kiểm tra: 1.800.000.000 nhân 1,5% bằng 27.000.000. Khớp.

Nghĩa vụ kèm theo: doanh thu 1,8 tỷ vượt ngưỡng 1 tỷ, nên hộ này bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Với hoạt động bán lẻ, lựa chọn thực tế là máy tính tiền kết nối dữ liệu.

Tỷ lệ áp dụng khác nhau theo ngành nghề:

Nhóm hoạt động	Thuế GTGT	Thuế TNCN
Phân phối, cung cấp hàng hóa	1%	0,5%
Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu	5%	2%
Sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hóa	3%	1,5%

(người duyệt bài đối chiếu lại ba nhóm tỷ lệ này và cách áp dụng cho hộ kinh doanh theo quy định hiện hành sau khi bỏ thuế khoán, trước khi phát hành)

Năm tiêu chí chọn phần mềm kế toán hộ kinh doanh

Tiêu chí	Câu hỏi cụ thể
1. Phát hành hóa đơn điện tử	Có phát hành được hóa đơn điện tử có mã không? Có kết nối máy tính tiền không? Bắt buộc nếu doanh thu từ 1 tỷ
2. Dễ dùng cho người không học kế toán	Chủ hộ thường tự làm, không có kế toán riêng
3. Hỗ trợ khai thuế	Xuất được dữ liệu phục vụ khai thuế theo doanh thu thực tế
4. Chi phí	Phù hợp quy mô hộ kinh doanh, không phải mức giá của doanh nghiệp
5. Hỗ trợ khi vướng	Có người hỗ trợ khi gặp vấn đề về hóa đơn, vì đây là nghĩa vụ có thời hạn

Tiêu chí 1 là tiêu chí loại trừ. Nếu doanh thu từ 1 tỷ mà phần mềm không phát hành được hóa đơn điện tử, thì phần mềm đó không dùng được, bất kể các tính năng khác tốt đến đâu.

Tiêu chí 2 quan trọng hơn ở hộ kinh doanh so với ở doanh nghiệp. Doanh nghiệp có kế toán được đào tạo. Hộ kinh doanh thường là chủ hộ tự làm. Phần mềm đòi hiểu định khoản Nợ Có sẽ không được dùng.

Bảng so sánh top 8 phần mềm kế toán hộ kinh doanh

Phần mềm	Hướng mạnh	Phù hợp với nhóm
1. Safebooks	Kế toán kết hợp hóa đơn điện tử, giao diện hướng tới người không chuyên kế toán	Cả ba nhóm, đặc biệt nhóm từ 1 tỷ cần cả sổ sách và hóa đơn
2. MISA AMIS Kế toán Hộ kinh doanh	Bản dành riêng cho hộ kinh doanh, hệ sinh thái lớn	Hộ cần giải pháp phổ biến, dễ tìm hỗ trợ
3. EasyBooks	Chi phí thấp, đơn giản	Hộ nhóm dưới 1 tỷ
4. Sapo Accounting	Mạnh về bán lẻ, gắn với phần mềm bán hàng và máy tính tiền	Hộ bán lẻ từ 1 tỷ cần máy tính tiền kết nối
5. Fast Accounting Online	Nền tảng trực tuyến, từ nhà cung cấp lâu năm	Hộ quy mô lớn hơn, nghiệp vụ nhiều
6. VACOM HKD	Bản riêng cho hộ kinh doanh	Hộ nhóm giữa và nhóm từ 1 tỷ
7. CyberBook HKD	Bản riêng cho hộ kinh doanh	Hộ cần giải pháp gọn
8. ACMan HKD	Bản riêng cho hộ kinh doanh	Hộ cần giải pháp gọn

Cách dùng bảng này: xác định nhóm doanh thu của mình trước, rồi đối chiếu cột cuối. Hộ bán lẻ từ 1 tỷ nên ưu tiên giải pháp có kết nối máy tính tiền.

(người duyệt bài kiểm tra lại tính năng và chính sách giá của từng nhà cung cấp trước khi phát hành)

Ba câu hỏi nên hỏi trước khi mua

Câu hỏi	Vì sao
“Phần mềm phát hành hóa đơn điện tử có mã được chưa, và đã cập nhật Nghị định 254/2026 với Thông tư 91/2026 chưa?”	Hệ văn bản về hóa đơn đã thay toàn bộ từ 01/7/2026
“Nếu tôi bán lẻ tại quầy, phần mềm kết nối máy tính tiền được không?”	Nhóm bán lẻ từ 1 tỷ cần giải pháp này
“Dữ liệu doanh thu của tôi xuất ra được không, và lưu ở đâu?”	Nghĩa vụ lưu trữ thuộc hộ kinh doanh, không thuộc nhà cung cấp

Câu đầu là câu quan trọng nhất và cũng là câu dễ nhận ra nhà cung cấp chưa cập nhật. Nếu nhà cung cấp còn trả lời theo Nghị định 123/2020 thì cần hỏi tiếp, vì văn bản đó đã bị thay thế.

Năm sai lầm thường gặp

Sai lầm	Hậu quả
Chờ chạm ngưỡng 1 tỷ mới chuẩn bị hóa đơn điện tử	Nghĩa vụ phát sinh ngay, không có thời gian triển khai
Vẫn nộp lệ phí môn bài cho năm 2026	Nộp khoản đã bị bãi bỏ
Dùng ngưỡng 200 triệu để xác định nghĩa vụ thuế GTGT	Xác định sai, ngưỡng đã là 500 triệu từ 01/01/2026
Không ghi chép doanh thu vì vẫn nghĩ nộp theo mức khoán	Thuế khoán đã bỏ từ 01/01/2026, phải nộp theo doanh thu thực tế
Chọn phần mềm chỉ ghi sổ, không phát hành hóa đơn, khi doanh thu từ 1 tỷ	Phải mua thêm giải pháp hóa đơn, tốn hai lần

Sai lầm thứ tư là sai lầm phổ biến nhất và có rủi ro cao nhất, vì nó tích lũy: không ghi chép cả năm thì cuối năm không có số liệu để khai.

Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Safebooks

Safebooks xử lý:

• Ghi chép doanh thu, chi phí theo cách phù hợp với hộ kinh doanh, không đòi hiểu định khoản
• Phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, áp dụng từ 01/7/2026
• Hỗ trợ cả hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
• Theo dõi doanh thu lũy kế, cảnh báo khi gần chạm ngưỡng 500 triệu và ngưỡng 1 tỷ
• Xuất dữ liệu phục vụ khai thuế theo doanh thu thực tế
• Lưu tệp hóa đơn gốc tại phía người dùng, tải xuống được
• Hỗ trợ chuyển đổi cho hộ kinh doanh mới bỏ thuế khoán

Xem thêm phần mềm kế toán là gì.

Câu hỏi thường gặp

Hộ kinh doanh còn nộp thuế khoán không?

Không. Thuế khoán bị bãi bỏ từ 01/01/2026. Hộ kinh doanh nộp thuế theo doanh thu thực tế.

Hộ kinh doanh nào phải dùng hóa đơn điện tử?

Hộ có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Dưới 1 tỷ thì không bắt buộc.

Ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế giá trị gia tăng là bao nhiêu?

500 triệu đồng một năm từ 01/01/2026 theo Luật số 149/2025/QH15. Trước đó là 200 triệu.

Hộ kinh doanh còn phải nộp lệ phí môn bài không?

Không. Lệ phí môn bài bị bãi bỏ hoàn toàn từ 01/01/2026 theo Nghị quyết 198/2025 và Nghị định 362/2025.

Hộ kinh doanh bán lẻ nên chọn hóa đơn có mã hay máy tính tiền?

Bán lẻ nhiều giao dịch nhỏ tại quầy thì phù hợp với hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, vì không thể lập hóa đơn từng lần thủ công. Bán theo đơn hàng, ít giao dịch, giá trị lớn thì hóa đơn có mã phù hợp hơn.

Hộ kinh doanh có cần phần mềm kế toán không?

Từ 01/01/2026, khi nộp thuế theo doanh thu thực tế thì cần công cụ ghi chép doanh thu. Mức độ phức tạp của công cụ phụ thuộc nhóm doanh thu.

Doanh thu gần 1 tỷ thì nên làm gì?

Nếu doanh thu năm trước từ khoảng 800 triệu và đang tăng, nên chuẩn bị giải pháp hóa đơn điện tử sớm, không chờ chạm ngưỡng.

Hộ kinh doanh nộp thuế bao nhiêu phần trăm?

Theo tỷ lệ trên doanh thu, khác nhau theo ngành nghề. Phân phối cung cấp hàng hóa khoảng 1% thuế giá trị gia tăng và 0,5% thuế thu nhập cá nhân. Cần đối chiếu quy định hiện hành cho ngành nghề cụ thể.

Tổng kết

Bốn điều quyết định:

Xác định nhóm doanh thu của mình trước khi chọn phần mềm. Ba mốc là 500 triệu, 1 tỷ, và nghĩa vụ ở mỗi mốc khác nhau.

Hộ từ 1 tỷ doanh thu phải có giải pháp hóa đơn điện tử. Phần mềm chỉ ghi sổ là không đủ.

Thuế khoán đã bỏ, phải ghi chép doanh thu từ đầu năm. Không ghi cả năm thì cuối năm không có số liệu để khai.

Bỏ lệ phí môn bài khỏi kế hoạch nộp thuế 2026. Khoản này đã bị bãi bỏ hoàn toàn.

Nội dung mang tính tham khảo, số liệu trong ví dụ là giả định. Khi áp dụng cần đối chiếu Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC, Luật số 149/2025/QH15 và quy định về thuế đối với hộ kinh doanh hiện hành.

Bài viết liên quan

• Phần mềm kế toán là gì
• Phần mềm kế toán nội bộ
• Định khoản kế toán
• Quản trị tài chính