Hóa đơn điện tử 2026: những thay đổi kế toán cần nắm

Từ 01/7/2026, căn cứ pháp lý về hóa đơn điện tử đã đổi hoàn toàn. Nếu quy trình nội bộ của doanh nghiệp vẫn viết theo Nghị định 123/2020 thì cần rà lại.

Bài viết tổng hợp những gì kế toán cần nắm theo văn bản hiện hành.

Nếu bạn đang tìm khái niệm và mẫu hóa đơn, xem bài hóa đơn điện tử là gì.

Hệ văn bản hiện hành

Văn bản	Nội dung	Thay cho
Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15	Luật gốc
Nghị định 254/2026/NĐ-CP (30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026)	Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. 5 chương, 45 điều	Nghị định 123/2020, Điều 1 Nghị định 41/2022, Nghị định 70/2025
Thông tư 91/2026/TT-BTC (30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026)	Hướng dẫn thực hiện	Thông tư 32/2025
Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15 + Nghị định 181/2025	Điều kiện khấu trừ, ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt

Các văn bản đã hết hiệu lực từ lâu, không còn viện dẫn được: Nghị định 119/2018, Thông tư 32/2011, Thông tư 39/2014, Thông tư 68/2019, Thông tư 78/2021.

Việc đầu tiên cần làm: rà lại toàn bộ quy chế nội bộ, biểu mẫu và tài liệu đào tạo của doanh nghiệp. Bất kỳ chỗ nào còn ghi “theo Nghị định 123/2020” đều cần sửa.

Tám trường hợp không phải lập hóa đơn

Theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Đây là phần tra cứu nhiều nhất.

	Trường hợp
1	Luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh
2	Hàng tự sản xuất dùng phục vụ chính hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị
3	Điều chuyển tài sản giữa công ty mẹ và đơn vị hạch toán phụ thuộc, hoặc khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập
4	Cho mượn máy móc, thiết bị gia công không thu tiền
5	Các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: bồi thường, tiền thưởng, thu hộ chi hộ, thu tài chính
6	Một số trường hợp của hộ kinh doanh lập bảng kê thu mua
7	Một số trường hợp cho thuê bất động sản của hộ kinh doanh
8	Góp vốn bằng tài sản

Ngược lại, vẫn phải lập hóa đơn

Đây là phần hay nhầm nhất, vì nhiều người tưởng không thu tiền thì không phải xuất hóa đơn.

Trường hợp	Vẫn phải lập hóa đơn
Hàng khuyến mại	Có
Hàng biếu, tặng, cho	Có
Hàng mẫu	Có
Trả thay lương cho người lao động	Có
Tiêu dùng nội bộ không phục vụ sản xuất kinh doanh	Có
Xuất cho chi nhánh hạch toán độc lập	Có
Khách hàng không lấy hóa đơn	Có

Ranh giới cần nắm: trường hợp 1 và 2 trong danh sách miễn là hàng đi vào quá trình sản xuất kinh doanh. Khi hàng đi ra khỏi quá trình đó, dù không thu tiền, thì vẫn phải lập hóa đơn.

Trường hợp chi nhánh cũng vậy: chi nhánh hạch toán phụ thuộc thì thuộc diện điều chuyển nội bộ, chi nhánh hạch toán độc lập là một đơn vị kế toán riêng nên phải xuất hóa đơn.

Xem thêm quy định về xuất hóa đơn.

Sáu điểm mới của Nghị định 254/2026

Điểm mới	Nội dung
1	Mở rộng trường hợp không phải lập hóa đơn so với quy định cũ
2	Tiền đặt cọc dịch vụ không phải lập hóa đơn ngay
3	Mở rộng danh mục dịch vụ được đối soát 7 ngày: hoa tiêu hàng hải, quảng cáo số, tài sản mã hóa, an ninh mạng, bảo hiểm, dịch vụ bảo vệ, suất ăn công nghiệp, tín chỉ carbon
4	Cơ sở y tế được lập hóa đơn tổng cuối ngày
5	Thưởng người tố giác vi phạm về hóa đơn, tối đa 10 triệu đồng một vụ
6	Điều chỉnh nội dung hóa đơn với hộ kinh doanh, bán lẻ xăng dầu, ủy nhiệm lập hóa đơn, đấu giá

Điểm 2 và điểm 3 là hai điểm có tác dụng thực tế nhất. Tiền đặt cọc dịch vụ trước đây gây tranh cãi nhiều về thời điểm lập hóa đơn. Danh mục đối soát 7 ngày giúp các ngành có khối lượng giao dịch lớn không phải lập hóa đơn từng lần.

Điểm 5 đáng lưu ý về mặt rủi ro: cơ chế thưởng người tố giác làm tăng khả năng vi phạm bị phát hiện từ bên trong doanh nghiệp.

Thời điểm lập hóa đơn

Loại giao dịch	Thời điểm lập
Bán hàng hóa	Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa
Cung cấp dịch vụ	Khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ
Dịch vụ thu tiền trước	Thời điểm thu tiền, trừ tiền đặt cọc theo quy định mới
Dịch vụ có đối soát	Theo thời hạn đối soát quy định, danh mục được mở rộng theo Nghị định 254/2026

Lỗi phổ biến nhất về hóa đơn đầu ra là lập hóa đơn khi thu tiền thay vì khi giao hàng. Lỗi này vừa bị xử phạt về hóa đơn vừa làm doanh thu ghi sai kỳ.

Ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt

Từ 01/7/2025, hóa đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế đầu vào. Ngưỡng cũ là 20 triệu đồng.

Tình huống	Xử lý
Đã thanh toán không dùng tiền mặt	Khấu trừ bình thường
Chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng	Vẫn được khấu trừ
Đã đến hạn theo hợp đồng mà chưa có chứng từ	Kê khai điều chỉnh giảm thuế đầu vào
Sau đó có được chứng từ hợp lệ	Kê khai khấu trừ lại

Mốc xét là thời điểm thanh toán ghi trong hợp đồng, không phải ngày lập hóa đơn. Xem thêm quy định mới về hóa đơn trên 5 triệu.

Xử lý hóa đơn sai sót

Loại sai sót	Cách xử lý
Sai thông tin không ảnh hưởng số tiền và mã số thuế, ví dụ sai địa chỉ	Thông báo sai sót, không lập hóa đơn mới
Sai số tiền, thuế suất, tiền thuế, tên hàng hóa	Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Sai mã số thuế người mua	Xử lý theo hướng lập lại

Hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế không xóa được. Chọn sai cách xử lý thì phải làm lại từ đầu.

Xem thêm lập hóa đơn thay thế và sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử.

Lưu trữ

Nội dung	Quy định
Thời hạn	10 năm theo quy định lưu trữ chứng từ kế toán
Định dạng bắt buộc	File XML gốc. PDF, PNG, JPEG chỉ là bản thể hiện
Áp dụng cho	Cả bên bán và bên mua

Sai lầm phổ biến là chỉ lưu bản PDF. Khi cần chứng minh, PDF không thể hiện được tính toàn vẹn và chữ ký số.

Hộ kinh doanh

Đây là nhóm chịu thay đổi lớn nhất.

Nội dung	Quy định
Thuế khoán	Bỏ từ 01/01/2026
Doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên	Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã, hoặc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế
Doanh thu năm dưới 1 tỷ đồng	Không bắt buộc

Việc bỏ thuế khoán kéo theo hộ kinh doanh phải ghi sổ kế toán và kê khai theo thực tế. Xem phần mềm kế toán hộ kinh doanh.

Danh mục việc kế toán cần làm

Khi nào	Việc
Ngay	Rà toàn bộ quy chế, biểu mẫu, tài liệu nội bộ, sửa mọi chỗ còn dẫn Nghị định 123/2020
Ngay	Rà lại danh sách các trường hợp doanh nghiệp đang không xuất hóa đơn, đối chiếu Điều 7 Nghị định 254/2026
Ngay	Kiểm tra hàng khuyến mại, biếu tặng, hàng mẫu có đang được xuất hóa đơn đầy đủ không
Hằng ngày	Tra cứu tính hợp lệ hóa đơn đầu vào, kiểm tra tình trạng nhà cung cấp
Hằng ngày	Kiểm tra hóa đơn đầu ra đã lập đúng thời điểm chưa
Hằng tuần	Rà hóa đơn từ 5 triệu đồng đã đến hạn thanh toán mà chưa có chứng từ chuyển khoản
Hằng tháng	Đối chiếu hóa đơn với sổ kế toán và tờ khai thuế
Hằng năm	Kiểm tra kho lưu trữ XML, sao lưu ra nơi thứ hai

Ba việc đầu là việc chuyển tiếp, làm một lần. Các việc còn lại là việc lặp.

Phần mềm hóa đơn và kế toán

Thay đổi văn bản năm 2026 kéo theo thay đổi về mẫu biểu, định dạng dữ liệu và cách truyền nhận. Đây là phần doanh nghiệp không nên tự xử lý bằng công cụ rời.

Phần mềm kế toán Safebooks:

• Cập nhật theo Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026 áp dụng từ 01/7/2026
• Tự tra cứu hóa đơn đầu vào và tình trạng nhà cung cấp
• Cảnh báo hóa đơn từ 5 triệu đồng đến hạn thanh toán mà chưa có chứng từ chuyển khoản
• Từ hóa đơn ra thẳng bút toán, không nhập lại
• Lưu file XML gốc, tra cứu theo nhiều tiêu chí
• Hệ thống tài khoản theo Thông tư 99/2025 và Thông tư 133/2016

Xem phần mềm quản lý hóa đơn điện tử hoặc tính năng chi tiết.

Câu hỏi thường gặp

Văn bản nào đang quy định về hóa đơn điện tử?

Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/7/2026, thay Nghị định 123/2020, Điều 1 Nghị định 41/2022 và Nghị định 70/2025. Thông tư hướng dẫn là Thông tư 91/2026/TT-BTC, thay Thông tư 32/2025.

Trường hợp nào không phải lập hóa đơn?

Điều 7 Nghị định 254/2026 quy định tám trường hợp, gồm luân chuyển nội bộ tiếp tục sản xuất kinh doanh, hàng tự sản xuất phục vụ chính hoạt động của đơn vị, điều chuyển tài sản giữa công ty mẹ và đơn vị hạch toán phụ thuộc, cho mượn máy móc gia công không thu tiền, các khoản thu không liên quan bán hàng, một số trường hợp hộ kinh doanh, cho thuê bất động sản của hộ kinh doanh, và góp vốn bằng tài sản.

Hàng khuyến mại, biếu tặng có phải xuất hóa đơn không?

Có. Hàng khuyến mại, biếu tặng, hàng mẫu, hàng trả thay lương đều phải lập hóa đơn dù không thu tiền.

Hóa đơn bao nhiêu tiền thì bắt buộc chuyển khoản?

Từ 5 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng, áp dụng từ 01/7/2025. Ngưỡng cũ là 20 triệu đồng.

Hóa đơn điện tử lưu bao lâu, lưu định dạng gì?

10 năm, và phải lưu file XML gốc. Bản PDF chỉ là bản thể hiện, không thay thế được.

Hộ kinh doanh có phải dùng hóa đơn điện tử không?

Hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Dưới 1 tỷ đồng thì không bắt buộc. Thuế khoán đã bỏ từ 01/01/2026.

Lập hóa đơn sai thì xóa được không?

Không. Hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế không xóa được. Tùy loại sai sót mà gửi thông báo sai sót, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Tổng kết

Bốn việc cần làm ngay:

Rà lại mọi chỗ còn dẫn Nghị định 123/2020. Quy chế, biểu mẫu, tài liệu đào tạo, và cả các bài viết nội bộ.

Đối chiếu danh sách trường hợp không xuất hóa đơn của doanh nghiệp với Điều 7 Nghị định 254/2026. Danh sách đã mở rộng, có thể doanh nghiệp đang xuất hóa đơn cho những trường hợp không cần.

Kiểm tra hàng khuyến mại, biếu tặng, hàng mẫu. Đây là nhóm hay bị bỏ sót theo chiều ngược lại.

Hạ ngưỡng chuyển khoản nội bộ xuống dưới 5 triệu đồng để có biên an toàn.

Nội dung mang tính tham khảo. Hệ văn bản về hóa đơn vừa thay đổi toàn bộ trong năm 2026, cần đối chiếu chính văn trước khi áp dụng. Cần trao đổi thêm, liên hệ với Safebooks.

Bài viết liên quan

• Hóa đơn điện tử là gì, mẫu hóa đơn điện tử mới nhất
• Quản lý hóa đơn trong doanh nghiệp
• Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử
• Quy định pháp luật về lập hóa đơn điện tử
• Hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn
• Kiến thức về hóa đơn