Mỗi loại hóa đơn đều mang lại những ưu điểm riêng, nhưng vấn đề đặt ra là độ an toàn của chúng – khả năng bảo vệ thông tin quan trọng và ngăn chặn những rủi ro tiềm ẩn. Dưới bài viết này mời Quý Anh/Chị xem qua bảng so sánh độ an toàn giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy để nắm rõ hơn nhé!
So sánh độ an toàn giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
So sánh độ an toàn giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
| Hóa đơn điện tử | Hóa đơn giấy |
| Bảo mật thông tin | |
| Hóa đơn điện tử thường được mã hóa và ký số bởi chữ ký số của người cấp hóa đơn. Điều này giúp đảm bảo tính toàn vẹn và nguồn gốc của hóa đơn. Dữ liệu truyền qua mạng thường được mã hóa để ngăn chặn truy cập trái phép. | Hóa đơn giấy dễ dàng bị thất lạc hoặc bị truy cập trái phép nếu không được bảo quản cẩn thận. Thông tin trên hóa đơn có thể bị sao chép hoặc làm giả. |
| Quá trình xác minh | |
| Có thể dễ dàng xác minh tính hợp lệ và nguồn gốc thông qua chữ ký số và mã số hóa đơn. Người nhận hóa đơn có thể kiểm tra chữ ký số để đảm bảo rằng hóa đơn không bị sửa đổi sau khi được tạo. | Việc xác minh tính hợp lệ của hóa đơn giấy phụ thuộc vào kiểm tra chữ ký thủ công và so sánh với dữ liệu trong hệ thống. Điều này có thể gây ra khó khăn trong việc phát hiện hóa đơn giả mạo. |
| Lưu trữ và quản lý | |
| Hóa đơn điện tử tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý. Chúng có thể được lưu trữ trên máy tính hoặc hệ thống quản lý dữ liệu. Tìm kiếm và truy cập dữ liệu cũng dễ dàng hơn, đặc biệt khi sử dụng các hệ thống quản lý tài liệu. | Đòi hỏi không gian lưu trữ vật lý lớn và cần công sức để quản lý và tra cứu khi cần. |
| Tiện ích và hiệu quả | |
| Có thể tự động tạo và gửi thông qua email hoặc hệ thống tự động. Việc này tiết kiệm thời gian và nguồn lực so với việc in, đóng gói và gửi thư từ truyền thống. | Việc tạo, in và gửi hóa đơn giấy tốn thời gian và nguồn lực hơn so với hóa đơn điện tử. |
Nhìn chung hóa đơn điện tử thường có độ an toàn cao hơn do tính toàn vẹn của dữ liệu và khả năng kiểm tra chữ ký số. Hóa đơn giấy dễ dàng bị ảnh hưởng bởi việc thất lạc và làm giả.
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 12/09/2018, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
- “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Nguồn dẫn chứng: https://vanban.chinhphu.vn/default.aspx?pageid=27160&docid=194774
Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử được thể hiện theo 2 hình thức:
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ:
- “Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
- “Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.
Bài viết liên quan: Hướng dẫn quản lý hóa đơn điện tử
Nguồn dẫn chứng:
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn giấy là gì?
Hóa đơn giấy là chứng từ được thể hiện bằng văn bản giấy. Chúng gồm các loại cơ bản sau: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng và các loại hóa đơn giấy khác như: Tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm… Ta có thể tự in hoặc đặt in hóa đơn giấy.
Hóa đơn giấy là gì?
Tổng kết
Trên đây là bảng so sánh độ an toàn giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, cũng như một số thông tin quan trọng của Nghị định 119/2018/NĐ-CP Chính phủ ban hành mà doanh nghiệp và tổ chức cần nắm rõ. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp Quý Anh/Chị thu thập được nhiều thông tin bổ ích.