Quyết toán thuế là một trong những nhiệm vụ quan trọng và không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty sản xuất. Việc nắm vững các kinh nghiệm quyết toán thuế không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn tối ưu hóa chi phí và tránh những rủi ro không đáng có. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ những kinh nghiệm quý báu trong quá trình quyết toán thuế cho công ty sản xuất và 4 lưu ý quan trọng mà bạn không thể bỏ qua.
1. Lợi ích khi có kinh nghiệm quyết toán thuế công ty sản xuất
Các công ty sản xuất có những đặc điểm riêng biệt so với các loại hình doanh nghiệp khác. Hoạt động sản xuất thường phức tạp, không chỉ về quy trình mà còn về các chứng từ liên quan.
Trong quá trình quyết toán thuế, các số liệu cần phải được tính toán một cách chính xác. Nhân sự kế toán chịu trách nhiệm quyết toán thuế cần phải có khả năng giải trình rõ ràng các số liệu trên báo cáo với cơ quan thuế. Do đó, nhà quản lý nên chọn những người đã có kinh nghiệm quyết toán thuế để thực hiện nhiệm vụ này cho các doanh nghiệp sản xuất. Những người này có thể kiểm tra số liệu một cách chính xác và rõ ràng, giúp quá trình quyết toán thuế diễn ra nhanh chóng.
Hơn nữa, việc giao nhiệm vụ quyết toán thuế cho người có kinh nghiệm còn giúp công ty giảm thiểu rủi ro tài chính. Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình, những người có kinh nghiệm trong việc quyết toán thuế cho công ty sản xuất sẽ có khả năng xử lý tình huống tốt hơn.
2. Kinh nghiệm giai đoạn chuẩn bị thông tin và giấy tờ
Lưu ý:
- Tài khoản 131: Dùng để theo dõi các khoản công nợ phải thu của doanh nghiệp.
- Tài khoản 331: Dùng để theo dõi các khoản phải trả cho người bán.
Trong giai đoạn chuẩn bị, nhà quản lý cần đảm bảo rằng công ty đã chuẩn bị đầy đủ các thông tin và giấy tờ theo yêu cầu của cơ quan thuế để tiến hành quyết toán, bao gồm:
Báo cáo công nợ phải thu khách hàng: Nếu khách hàng có số dư bên Nợ của tài khoản 131, kế toán viên cần cung cấp hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ và bảng kê chi tiết hàng hóa. Doanh nghiệp cần kiểm tra sự nhất quán giữa các điều khoản trong hợp đồng và công nợ. Nếu khách hàng có số dư bên Có của tài khoản 131, người làm quyết toán phải cung cấp biên bản đối chiếu công nợ để tránh bị truy thu phần tiền cọc trước của khách hàng và thuế GTGT.
Báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp: Nếu nhà cung cấp có số dư bên Nợ của tài khoản 331, cần có biên bản xác nhận rằng doanh nghiệp đã ứng trước cho nhà cung cấp một khoản. Kế toán cũng cần chuẩn bị biên bản đối chiếu công nợ nhà cung cấp. Nếu số dư tài khoản 331 nằm ở bên Có, người quyết toán thuế phải đối chiếu công nợ phải trả nhà cung cấp và đảm bảo số tiền ghi trong hợp đồng khớp với số dư bên Có của tài khoản 331.
Sổ quỹ tiền mặt của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần kiểm tra lại các khoản thanh toán. Nếu có khoản chi thanh toán lớn hơn 20 triệu đồng bằng tiền mặt, cần chuẩn bị giải trình.
Bảng trích khấu hao tài sản cố định: Doanh nghiệp cần kiểm tra lại giá trị và thời gian khấu hao để đảm bảo tính chính xác.
3. Kinh nghiệm khi chuẩn bị báo cáo và tờ khai quyết toán thuế công ty sản xuất
Kế toán viên cần chuẩn bị các báo cáo và tờ khai quyết toán thuế cho công ty sản xuất, bao gồm:
- Giấy đăng ký kinh doanh.
- Hồ sơ đặt in hóa đơn.
- Bảng kê chi tiết hàng hóa mua vào và bán ra.
- Tờ khai thuế GTGT, bao gồm cả tờ khai lần đầu và tờ khai bổ sung.
- Báo cáo tài chính.
- Báo cáo quyết toán thuế TNCN và thuế TNDN.
4. 4 lưu ý quan trọng khi quyết toán thuế ở doanh nghiệp sản xuất
4.1 Định mức nguyên vật liệu
Kiểm tra định mức nguyên vật liệu: Định mức nguyên vật liệu là cơ sở để tính toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng định mức này được thiết lập dựa trên thực tế sản xuất và được cập nhật thường xuyên. Việc kiểm tra định mức nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót trong việc ghi nhận chi phí và đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính. Ngoài ra, việc này còn giúp doanh nghiệp giải trình rõ ràng với cơ quan thuế về việc sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
4.2 Biến động giá thành
Theo dõi biến động giá thành: Giá thành sản xuất có thể biến động do nhiều yếu tố như giá nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí vận hành, và các yếu tố thị trường khác. Kế toán cần theo dõi sát sao và cập nhật kịp thời các biến động này để đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng thực tế. Việc theo dõi biến động giá thành không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà còn hỗ trợ trong việc lập kế hoạch tài chính và định giá sản phẩm. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh thị trường biến động, giúp doanh nghiệp duy trì sự cạnh tranh và ổn định tài chính.
4.3 Trích lập dự phòng
Trích lập dự phòng hợp lý: Trích lập dự phòng là việc doanh nghiệp dự phòng trước các khoản chi phí có thể phát sinh trong tương lai, như các khoản phải thu khó đòi, hàng tồn kho giảm giá, và các khoản dự phòng khác. Việc trích lập dự phòng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Kế toán cần xác định các khoản dự phòng một cách hợp lý, dựa trên các quy định pháp luật và tình hình thực tế của doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro tài chính mà còn tạo sự tin tưởng cho các nhà đầu tư và đối tác kinh doanh.
4.4 Hao hụt trong quá trình sản xuất\
Quản lý hao hụt sản xuất: Hao hụt trong quá trình sản xuất là điều không thể tránh khỏi, bao gồm hao hụt nguyên vật liệu, hao hụt sản phẩm trong quá trình gia công, và các hao hụt khác. Doanh nghiệp cần ghi nhận và giải trình rõ ràng các khoản hao hụt này để tránh bị cơ quan thuế truy thu hoặc phạt. Việc quản lý hao hụt hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí sản xuất mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động. Kế toán cần theo dõi và ghi nhận chính xác các khoản hao hụt, đồng thời đưa ra các biện pháp giảm thiểu hao hụt trong tương lai.
5. Tối ưu việc quyết toán thuế công ty sản xuất
Ngoài 4 lưu ý quan trọng, trong quá trình quyết toán thuế công ty sản xuất doanh nghiệp và kế toán cần chú ý tối ưu thêm những vấn đề dưới đây:
- Kế toán viên cần rà soát lại định mức và giá thành sản phẩm. Cụ thể, bạn phải so sánh các số liệu về định mức sản xuất trên bảng tính giá thành và kiểm tra xem khối lượng xuất kho có vượt quá định mức hay không. Việc phân loại các nguyên vật liệu chính và phụ cũng cần được chú trọng đặc biệt. Bạn cũng nên xem xét giá thành sản phẩm được tính theo từng đơn hàng sản xuất hay từng loại sản phẩm tương tự với cùng đơn giá. Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào tình hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp để xác định phương pháp tính giá thành phù hợp.
- Kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của hóa đơn là bước không thể thiếu trong quá trình chuẩn bị quyết toán cho công ty sản xuất. Bạn cần kiểm tra tính chính xác của các thông tin ghi trên mỗi hóa đơn và đối chiếu với bảng kê hàng hóa chi tiết. Trong trường hợp hóa đơn bị mất hoặc hư hỏng, doanh nghiệp cần làm thủ tục giải quyết và gửi báo cáo lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nếu doanh nghiệp không thông báo mất hóa đơn, sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.
- Đối với các khoản công nợ, kế toán cần lọc ra những khoản thanh toán có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên và tìm ủy nhiệm chi tương ứng. Kiểm tra lại số dư tài khoản 131, 331 và bổ sung các chứng từ liên quan đến thanh toán còn thiếu.
- Kế toán phải kiểm tra hàng tồn kho thực tế có khớp với số liệu ghi trong sổ sách hay không. Nếu lượng hàng tồn kho không đúng với thực tế, doanh nghiệp dễ bị truy thu thuế GTGT và thuế TNDN. Theo các chuyên gia, giá trị hàng tồn kho thực tế chỉ nên chênh lệch tối đa 30% so với chứng từ.
- Về vấn đề lao động, cần rà soát lại hợp đồng lao động của toàn bộ nhân viên trong công ty. Kiểm tra xem các khoản tiền lương ghi trên bảng lương và hợp đồng lao động có khớp nhau không; nếu không, kế toán cần chuẩn bị thêm phụ lục hợp đồng.
- Đối với các hợp đồng kinh tế đã ký, cần kiểm tra xem các nội dung ghi trên hợp đồng đã được thực hiện đúng chưa. Tổng hợp chi tiết các hợp đồng chưa giao hàng và các hợp đồng đã kết thúc. Sau khi đối chiếu số liệu, phân loại hợp đồng theo từng đối tượng để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
- Khi quyết toán thuế, đặc biệt chú ý tới các tài khoản chi phí 635, 641, 642, 811. Xem xét các chi phí được hạch toán có phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp không, đồng thời bổ sung các chứng từ kế toán còn thiếu để đảm bảo tính hợp lý của chi phí.
- Sổ sách kế toán phục vụ cho hoạt động quyết toán thuế nên có cả bản cứng và bản mềm, giúp quá trình kiểm tra chứng từ, sổ sách diễn ra nhanh chóng và tiện lợi.
- Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng nguyên vật liệu nhập khẩu, cần chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu theo đúng yêu cầu của cơ quan thuế và hải quan.
Việc quyết toán thuế cho công ty sản xuất đòi hỏi sự cẩn trọng và hiểu biết sâu sắc về các quy định pháp luật. Bằng cách nắm vững các kinh nghiệm và lưu ý quan trọng đã đề cập, doanh nghiệp sẽ dễ dàng vượt qua quá trình này một cách suôn sẻ và hiệu quả. Hãy luôn cập nhật thông tin mới nhất và tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tối ưu hóa lợi ích cho công ty.
Xem thêm:
Hướng dẫn cụ thể về cách hạch toán kế toán sản xuất theo thông tư 200\
Phần mềm kế toán sản xuất hỗ trợ cho doanh nghiệp
Các nghiệp vụ kế toán sản xuất chuyên dùng trong doanh nghiệp