Phần mềm kế toán sản xuất hỗ trợ cho doanh nghiệp
Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thì phần mềm kế toán sản xuất là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc kế toán tại các doanh nghiệp đặc biệt là kế toán doanh nghiệp sản xuất Vậy phần mềm kế toán sản xuất là gì? Làm thế nào để chọn được phần mềm kế toán cho doanh nghiệp sản xuất một cách hiệu quả? Để giải đáp thắc mắc này mời anh chị tham khảo bài viết sau đây.
Phần mềm kế toán sản xuất là gì?
Theo Wiki: “Phần mềm kế toán là một chương trình máy tính duy trì sổ sách tài khoản trên máy tính, bao gồm ghi lại các giao dịch và số dư tài khoản. Tùy thuộc vào mục đích, phần mềm có thể quản lý ngân sách, thực hiện các nhiệm vụ kế toán cho nhiều loại tiền tệ, thực hiện quản lý quan hệ khách hàng và bảng lương cũng như lập báo cáo tài chính.”
Theo đó, chúng ta có thể hiểu đơn giản phần mềm kế toán sản xuất là phần mềm kế toán chuyên sâu về quản lý sản xuất, tính giá thành và các nghiệp vụ trong kế toán sản xuất dùng cho các doanh nghiệp sản xuất. Phần mềm kế toán sản xuất có vai trò cung cấp, lưu trữ, kiểm soát dữ liệu, hỗ trợ đắc lực cho kế toán, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc.
Lợi ích mà phần mềm kế toán đem lại
Đối với bộ phận kế toán
Phần mềm giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và độ chính xác trong công việc
Phần mềm kế toán doanh nghiệp đem lại lợi ích gì? Phần mềm kế toán tự động hóa hầu hết các thao tác kế toán cơ bản, bạn không phải xử lý thủ công nhiều, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc.
Phần mềm gợi ý sẵn các bút toán, nghiệp vụ giúp kế toán hạch toán chính xác, tiết kiệm thời gian tra cứu tài khoản, cách hạch toán, giảm sai sót. Ngoài ra, công cụ này còn giúp lưu trữ thông tin khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, hạng mục/công trình…hỗ trợ sắp xếp, tra cứu thông tin khi cần thiết.
Phần mềm hỗ trợ tổng hợp, xử lý và cung cấp báo cáo chính xác, kịp thời nhất
- Trước đây, công ty có thể phải mất vài ngày đến vài tuần để hoàn thành báo cáo tài chính kế toán. Giờ đây, nhờ sự giúp sức của phần mềm kế toán thì việc đó chỉ còn tính bằng vài giờ.
- Từ căn cứ đầu vào, phần mềm kế toán tự động tổng hợp số liệu báo cáo, hỗ trợ kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán; đánh giá, báo cáo và xử lý bút toán chưa chính xác.
- Phần mềm kế toán có thể xuất số liệu kế toán chỉ sau vài phút nếu cần.
- Phần mềm kế toán phân tích tình hình tài chính theo nhiều hướng khác nhau một cách nhanh chóng cho doanh nghiệp.
Phần mềm đơn giản hóa các công tác kế toán thuế
Phần mềm kế toán đem lại lợi ích làm đơn giản hóa công việc trong quy trình kế toán mà kế toán không nên bỏ qua. Cụ thể, phần mềm kế toán hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu sai sót đầu vào, đầu ra; tự động xử lý và tổng hợp các tờ khai thuế, quyết toán thuế, báo cáo tài chính kế toán…nhất quán, chính xác và nhanh chóng.
Ngoài ra, hiện nay có nhiều phần mềm kế toán hỗ trợ kết nối trực tuyến công ty với cơ quan Thuế giúp nộp báo cáo nhanh chóng đồng thời nhắc kế toán đến kỳ nộp thuế tránh tình trạng nộp chậm.
Đặc biệt, với phần mềm kế toán, công ty luôn có các chuyên gia kế toán theo dõi, kịp thời cập nhật các quy định mới nhất, giải đáp các thắc mắc trong việc sử dụng phần mềm.
Sử dụng phần mềm giúp tiết kiệm chi phí
Phần mềm kế toán cung cấp báo cáo phân tích chi tiết chi phí phát sinh tại doanh nghiệp, đánh giá tỷ trọng chi phí trên doanh thu, giúp doanh nghiệp hiểu rõ những chi phí nào chưa hợp lý. Từ hỗ trợ của phần mềm, doanh nghiệp có thể đưa ra phương án tiết kiệm chi phí, giúp tối ưu hóa lợi nhuận.
Bên cạnh đó, phần mềm kế toán làm tăng năng suất làm việc của kế toán, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân lực và các loại chi phí khác cho doanh nghiệp.
Phần mềm hỗ trợ quản lý, giám sát công việc của nhân viên
Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp ghi nhận các giao dịch, thao tác đã thực hiện, giúp quản lý công việc của nhân viên nhanh chóng, chính xác. Ngoài ra, sử dụng phần mềm kế toán giúp nhân viên mới dễ dàng tìm kiếm, tra cứu lại dữ liệu cũ, nắm bắt và tiếp cận công việc mới nhanh chóng khi có sự thay đổi nhân sự.
Giảm mất mát dữ liệu, đảm bảo an toàn, bảo mật
Phần mềm kế toán giúp lưu trữ dữ liệu, đảm bảo sao lưu thường xuyên an toàn và bảo mật, ngăn ngừa mất mát dữ liệu. Ngoài ra, phần mềm còn giúp bạn truy xuất hồ sơ dễ dàng khi cần thiết.
Lợi ích gì đối với Giám đốc và các bộ phận khác
Phần mềm kế toán sẽ giúp cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời. Nhà quản lý khi cần có thể sử dụng phần mềm để tra cứu thông tin liên quan đến nghiệp vụ kế toán hàng ngày, hàng giờ qua nhiều thiết bị thông minh mà không cần phải chờ kế toán tổng hợp số liệu.
Đối với các bộ phận khác, phần mềm kế toán giúp họ tra cứu thông tin khách hàng, tài sản cố định, hàng tồn kho để chốt đơn hàng nhanh chóng.
Với quản lý kinh doanh, sử dụng phần mềm có thể giúp doanh nghiệp nắm bắt nhân viên nào đang dẫn đầu doanh số để động viên, khích lệ, nhân viên nào doanh số thấp để hỗ trợ, thúc đẩy doanh số….
Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán sản xuất
Phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp sản xuất đóng vai trò quan trọng với quy trình hoạt động của doanh nghiệp trên thị trường. Để lựa chọn được phần mềm phù hợp doanh nghiệp có thể đưa ra các tiêu chí sau:
Phần mềm kế toán phải phù hợp với quy mô kinh doanh của doanh nghiệp
Phần mềm cho doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ
Doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ nên sử dụng những phần mềm kế toán chứa đầy đủ các chức năng cơ bản. Người dùng không cần yêu cầu quá cao đối với các tính năng bổ trợ và thông minh bởi các chỉ số này không quá cần thiết mà đôi khi nhiều tính năng phức tạp còn gây khó khăn cho công tác kế toán.
Phần mềm cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng các phần mềm kế toán mang đầy đủ các tính năng cơ bản và tích hợp với các tính năng nâng cao về việc quản lý, quản trị thông tin, do lúc này số liệu của doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ tăng dần. Nếu doanh nghiệp vừa và nhỏ không quản lý tốt từ đầu sẽ có thể mất nhiều thời gian cho việc chuẩn hóa số liệu sau này.
Phần mềm cho doanh nghiệp có quy mô lớn và cực lớn
Doanh nghiệp có quy mô lớn và cực lớn cần sử dụng các phần mềm kế toán siêu việt để truyền nhận báo cáo nhanh chóng về hoạt động kinh doanh từ các chi nhánh và công ty con về tổng công ty. Phần mềm cần đảm bảo sự hiện đại, tính năng thông minh và tốc độ xử lý báo cáo tối ưu nhất.
Phần mềm kế toán phải phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp
- Hiện nay các phần mềm kế toán theo yêu cầu dành riêng cho một lĩnh vực kinh doanh sẽ có giá thành cao hơn các phần mềm kế toán đóng gói, sử dụng chung nhiều ngành.
- Tùy vào nhu cầu sử dụng phần mềm và phân bổ chi phí của từng doanh nghiệp để lựa chọn phần mềm kế toán đóng gói sẵn hay phần mềm riêng.
- Trong trường hợp doanh nghiệp hoạt động đi đầu trong các ngành công nghiệp sản xuất, khách hàng nên cân nhắc sử dụng các phần mềm kế toán theo yêu cầu để đảm bảo tính bảo mật dữ liệu cao.
Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp sản xuất cần đáp ứng các yêu cầu về kế toán tài chính và quản trị
Phần mềm dành cho yêu cầu kế toán tài chính
Phần mềm kế toán cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về sổ sách và báo cáo của các cơ quan nhà nước, nhà đầu tư kinh doanh và ngân hàng.
Phần mềm dành cho yêu cầu kế toán quản trị
Các phần mềm kế toán cần cung cấp các báo cáo phân tích dữ liệu như bán hàng, khách hàng, mua sắm, nhà cung cấp, hàng tồn kho, phân tích chi phí, v.v phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp.
Phần mềm cho các doanh nghiệp sản xuất
Các phần mềm kế toán phải đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp thì cần có các tính năng sau:
- Lập và quản lý kế hoạch, chi phí sản xuất.
- Quản lý định mức nguyên vật liệu.
- Khai báo tỷ lệ hao hụt và tự động tính toán giá trị hao hụt nguyên vật liệu.
- Theo dõi tiến độ, thống kê sản lượng sản xuất trong kỳ.
- Tự động tính giá thành sản phẩm, công trình.
- Hệ thống báo cáo chuyên biệt cho sản xuất như báo cáo về nhu cầu vật tư, báo cáo thống kê sản lượng sản xuất theo nhiều tiêu chí (ca, lệnh, tổ / đội, máy móc, … ), báo cáo tỷ lệ hỏng / hủy / phế phẩm, báo cáo trạng thái lệnh / kế hoạch sản xuất. Các cảnh báo như thiếu hụt vật tư, cảnh báo tiêu hao vượt định mức, …
- Có khả năng tích hợp / liên kết với các phần mềm khác như: quản lý bán hàng, quản lý nhân sự, …
Phần mềm kế toán phải có dịch vụ hỗ trợ sau bán tốt
Mua phần mềm kế toán chỉ là bước đầu tiên trong quy trình. Điều quan trọng cần lưu ý là doanh nghiệp phải được tiếp cận với các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng hiệu quả, bao gồm đào tạo, call center, tài liệu chuyên sâu, video hướng dẫn…
Bởi trong quá trình sử dụng, khách hàng cần được hướng dẫn cách thức sử dụng nếu gặp khó khăn đối với các chức năng của phần mềm kế toán. Đặc biệt, khi gặp trục trặc cần được xử lý kịp thời tránh làm mất thời gian và ảnh hưởng đến các hoạt động khác.
Phần mềm kế toán phải dễ dàng sử dụng
Phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng đối với người dùng là yếu tố thường bị bỏ qua khi lựa chọn phần mềm kế toán. Tuy nhiên đây là một trong những vấn đề quan trọng nhất tác động tới việc lựa chọn phần mềm của người tiêu dùng.
Cho dù phần mềm kế toán có nhiều chức năng thiết thực hay giá thành rẻ, song nếu phần mềm quá cồng kềnh hay khó sử dụng, thì kế toán viên hay doanh nghiệp cũng nên cân nhắc.
Phần mềm kế toán Safebooks
Sau thời gian sử dụng phần mềm kế toán Safebooks, chị Loan - Giám đốc tài chính Công ty Cổ phần bao bì Tín Thành đã chia sẻ: “Phần mềm kế toán của Safebooks. Phần mềm này đã giúp cho công tác quản lý của công ty chúng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Bộ phận kế toán cũng được giảm bớt áp lực”
Phần mềm kế toán Safebooks là phần mềm kế toán online giúp kế toán có nhiều bộ phận ngồi ở các vị trí khác nhau vẫn có thể sử dụng được một cách trơn tru. Phần mềm hỗ trợ tính giá thành theo phân bước, thiết lập theo bài toán giá thành của doanh nghiệp. Đặc biệt hỗ trợ xây dựng quy trình duyệt chi, mua hàng, nhanh chóng, chính xác.
Thiết lập mẫu báo cáo quản trị tự động theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cho doanh nghiệp và theo thông tư hiện hành 133 và 200.
Đặc biệt có hỗ trợ thiết kế customize theo nhu cầu doanh nghiệp, kết nối đa dạng ncc hóa đơn điện tử, kết nối tổng cục thuế tải tự động hóa đơn đầu vào hỗ trợ nhập liệu, giúp kế toán giảm thiểu 80% nhập liệu.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ về phần mềm kế toán sản xuất tốt nhất hiện nay. Hi vọng các thông tin trên sẽ giúp ích cho anh chị trong việc lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và các nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp mình
