Quản lý hóa đơn trong doanh nghiệp

Hóa đơn là chứng từ quan trọng ghi nhận các giao dịch kinh tế của doanh nghiệp. Vì vậy, hóa đơn cần được quản lý một cách cẩn thận, khoa học. Để thực hiện công việc này một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian. Mời anh/chị đọc bài viết dưới đây để tìm hiểu thêm về quản lý hóa đơn điện tử nhé.

Quản lý hóa đơn là gì?

Quản lý hóa đơn là việc các doanh nghiệp quản lý, đăng ký, thu thập, sao lưu, lưu trữ hóa đơn. Người bán sẽ phải tạo và lập hóa đơn để xử lý các khoản thanh toán nhằm quản lý tài chính cũng như kế toán doanh nghiệp.

Quản lý hóa đơn điện tử nói chung và quản lý hóa đơn đầu ra hoặc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nói riêng là quản lý các loại hình hóa đơn được tạo trên phần mềm kế toán của doanh nghiệp và lưu trữ trong bộ nhớ của cơ quan chức năng theo quy định của pháp luật. 

Đối với bên mua quản lý hóa đơn bao gồm việc đăng ký, thu thập, sao lưu và bảo quản các hóa đơn trên hệ thống lưu trữ. 

Đối với bên bán, quy trình này bao gồm việc tạo ra, xuất hóa đơn và xử lý thanh toán để phục vụ cho mục đích quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp.

Thông qua việc quản lý hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu, so sánh và trích xuất các thông tin chi tiết về những giao dịch tài chính đã thực hiện. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể nắm bắt tình hình tài chính nội bộ một cách toàn diện và chính xác hơn.

Vai trò của quản lý hóa đơn điện tử

Nếu quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả bởi phần mềm hỗ trợ, các doanh nghiệp sẽ nhận được các lợi ích to lớn như:

• Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực về thời gian, nhân lực và chi phí cơ hội.
• Quản lý hóa đơn bằng hệ thống phần mềm kế toán hỗ trợ cho doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình tra cứu và đối soát hóa đơn, giúp cho việc xử lý dữ liệu diễn ra nhanh chóng và dễ dàng.
• Thực hiện tốt quy trình quản lý hóa đơn giúp đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn giúp doanh nghiệp dự phòng rủi ro về lưu trữ hóa đơn, tránh mất mát hoặc tổn thất do cháy hoặc hỏng hóc, đồng thời đáp ứng các yêu cầu pháp lý liên quan đến giao dịch tài chính.

Các hình thức trong quản lý hóa đơn

Xét về loại hóa đơn

Nếu xét về loại hóa đơn, ta sẽ có ba hình thức quản lý hóa đơn phổ biến sau:

• Quản lý hóa đơn bán hàng hay hóa đơn trực tiếp: Là hình thức quản lý chứng từ giao dịch mua bán hàng hóa diễn ra trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan hoặc trường hợp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
• Quản lý hóa đơn GTGT: Áp dụng đối với trường hợp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
• Quản lý các loại hóa đơn khác: Quản lý thẻ, vé, tem, phiếu thu tiền bảo hiểm, quản lý phiếu thu cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,...

Xét về định dạng của hóa đơn

• Quản lý hóa đơn giấy: Là quản lý các chứng từ bằng giấy, thao tác nhập - xuất thông tin đều bằng thủ công. Phương pháp quản lý hóa đơn thủ công gay khó khăn trong việc sắp xếp, kiểm tra, tìm kiếm,...
• Quản lý hóa đơn điện tử: Là quá trình quản lý hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra trên hệ thống máy tính.

Hướng dẫn cách quản lý hóa đơn hiệu quả

Cách quản lý hóa đơn cơ bản

Các bước quản lý hóa đơn cần đảm bảo tính chính xác và sự liên kết chặt chẽ giữa các công đoạn để đạt hiệu quả tối đa.

Dưới đây là một quy trình cơ bản giúp cho doanh nghiệp thực hiện công việc quản lý hóa đơn một cách hợp lý và hiệu quả:

• Tạo hóa đơn: Cung cấp đầy đủ thông tin (bên bán, bên mua, mã số đơn hàng, v.v.) để tạo hóa đơn.
• Kiểm tra, điều chỉnh và xuất hóa đơn: Gửi hóa đơn nháp cho khách hàng, chỉnh sửa thông tin trên hóa đơn để phù hợp với hợp đồng hoặc yêu cầu của khách hàng, sau đó xuất hóa đơn cho khách hàng.
• Lưu trữ hóa đơn: Ghi chép vào sổ sách hoặc sao lưu vào hệ thống của doanh nghiệp để tra cứu khi cần thiết. Điều này là cơ sở để kiểm soát hoạt động kế toán và tài chính một cách chính xác và hiệu quả.
• Lập báo cáo hóa đơn: Lập báo cáo hóa đơn định kỳ (theo tuần, tháng, quý hoặc năm) để đánh giá hoạt động kinh doanh và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh như chênh lệch thu chi, tranh chấp hợp đồng mua bán, v.v.

Quản lý hóa đơn điện tử

Quản lý hóa đơn điện tử tương tự như hóa đơn thông thường. Tuy nhiên, trong quy trình này, việc quản lý và kiểm soát hóa đơn điện tử đầu vào là cực kỳ quan trọng.

Cách quản lý hóa đơn điện tử

Dưới đây là 5 cách để quản lý hóa đơn đối với các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa dịch vụ:

• Tạo tài khoản email riêng để gửi - nhận hóa đơn điện tử đầu vào/ hóa đơn điện tử đầu ra;
• In hóa đơn điện tử ra giấy để quản lý thủ cộng;
• Lưu trữ hóa đơn vào folder trên máy tính;
• Làm bảng kê khai hóa đơn đầu vào bằng file Excel;
• Sử dụng hệ thống quản lý hóa đơn điện tử đầu vào;

Chi tiết tại: Các cách quản lý hoá đơn điện tử hiệu quả

Các yêu cầu trong việc quản lý cho doanh nghiệp

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đòi hỏi các yêu cầu sau:

• Quá trình quản lý hóa đơn phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
• Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
• Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
• Đối với người bán, người mua và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: Cần sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các công cụ lưu trữ thông tin như USB, ổ cứng hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
• Theo quy định của pháp luật về lưu trữ chứng từ kế toán, cả nhà cung cấp (bên bán) và khách hàng (bên mua) đều phải lưu trữ đồng thời tệp tin gốc của hóa đơn dưới định dạng .xml cùng với bản sao của hóa đơn điện tử dưới dạng hình ảnh (.pdf, .png, .jpeg) trong suốt khoảng thời gian 10 năm. Điều này đảm bảo việc tuân thủ quy định lưu trữ chứng từ kế toán của pháp luật.

Phần mềm quản lý hóa đơn hiệu quả

Một trong những cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào tốt nhất là sử dụng phần mềm kế toán Safebooks.vn với chức năng quản lý hóa đơn giúp kế toán dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn hiệu quả. Phần mềm kế toán Safebooks.vn của Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ Arito cho phép kết nối đa dạng nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường như: Bkav, Viettel, Easy invoice, Cyberbill…

Xem thêm: Top Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử

Đồng thời tự động đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện từ đầu vào từ tất cả các nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp kế toán quản lý các quyết định sử dụng hóa đơn theo từng trạng thái hiệu lực, tự tải mẫu theo quy định của cơ quan thuế về để in ra; Kiểm soát được các tình trạng của thông báo phát hành hóa đơn, từ đó tránh được việc bị phạt do phát hành hóa đơn điện khi chưa có hiệu lực. 

Không chỉ thế, Safebook.vn còn giúp kế toán quản lý danh sách các hóa đơn bị xóa do viết sai thông tin để thông báo cho cơ quan thuế biết; quản lý mất, cháy, hỏng hóa đơn và tình trạng còn hiệu lực hay không; Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Hiện nay, chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP yêu cầu các doanh nghiệp phải áp dụng hóa đơn điện tử thay cho việc sử dụng hóa đơn giấy như trước đây. Điều này cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật cách sử dụng, cũng như cách quản lý hóa đơn sao cho hợp lý, hiệu quả nhất. Để tham khảo thêm về Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử xin mời các anh chị xem Tại đây: Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử  Safebooks