Phần Mềm Kế Toán Là Gì? Ưu Điểm Nổi Bật Của Phần Mềm Kế Toán Hiện Nay

Phần mềm kế toán là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhân viên kế toán, cũng như có vai trò vô cùng quan trọng với mỗi doanh nghiệp trong việc quản lý theo dõi, đo lường và quản lý tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính vì thế, trong thời công nghệ ngày càng phát triển, việc ứng dụng các phần mềm kế toán vào doanh nghiệp là một xu hướng vô cùng tất yếu.

Vậy phần mềm kế toán là gì? Tính năng của phần mềm như thế nào? Và tại sao chúng lại được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng? Mời Quý Anh/Chị hãy cùng Safebooks đến với bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé.

(Ảnh 1: Phần mềm kế toán là gì? Ưu điểm nổi bật của phần mềm kế toán)

Phần mềm kế toán là gì?

“Phần mềm kế toán là một hệ thống được tổ chức dưới dạng chương trình máy tính. Khi thực hiện phần mềm mang lại các báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết theo quy định hiện hành của kế toán doanh nghiệp. Phần mềm có nhiều dạng và giá thành khác nhau.”

Hình dung một cách đơn giản thì phần mềm máy tính là một công cụ giúp nhân viên kế toán thực hiện các công việc nhập liệu, ghi chép thu chi, hạch toán, tổng hợp số liệu, lập báo cáo một cách tự động, chính xác và nhanh chóng.

Nguồn trích dẫn: 

https://vi.wikipedia.org/wiki/Ph%E1%BA%A7n_m%E1%BB%81m_k%E1%BA%BF_to%C3%A1n

(Ảnh 2: Phần mềm kế toán là gì?)

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán

Tiết kiệm chi phí và thời gian

Trước đây, kế toán viên phải bỏ ra rất nhiều thời gian để thực hiện công việc kế toán trên giấy hoặc trên excel.

Hiện nay sử dụng phần mềm kế toán giúp cho kế toán viên giảm bớt được rất nhiều thời gian trong công việc. Từ việc ghi nhận các giao dịch, kiểm tra đối chiếu, trích xuất báo cáo… để dễ dàng nhanh chóng.

Phần mềm kế toán giúp giảm thời gian và tăng hiệu suất công việc. Từ đó cũng giúp giảm bớt các chi phí về nhân sự kế toán cho doanh nghiệp.

Độ chính xác cao

Kế toán là công việc yêu cầu tính chính xác cao. Hàng ngày kế toán viên phải xử lý rất nhiều số liệu. Việc thực hiện công việc một cách thủ công có thể gây ra nhiều sai sót do cộng trừ sai số học, cộng trùng, cộng sót, những sai lệch này có thể làm cho thời gian hoàn thành báo cáo mất thêm nhiều ngày để làm lại.

Tuy nhiên với phần mềm kế toán, các số liệu báo cáo được tổng hợp tự động, các tính năng đối chiếu kiểm tra số liệu được tối ưu và giúp cho kế toán nhanh chóng tìm ra những chênh lệch, sai sót trong quá trình hạch toán và thực hiện điều chỉnh kịp thời.

Lập xuất báo cáo tài chính dễ dàng

Với nhiều form mẫu báo cáo từ báo cáo thuế, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, kế toán có thể dễ dàng trích xuất các loại báo cáo, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp

Trừ những mẫu báo cáo cố định theo quy định của nhà nước, thì phần mềm kế toán cho phép xây dựng các báo cáo khác tùy chỉnh theo yêu cầu của người đọc báo cáo. Phần mềm kế toán có thể lập báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và trích xuất báo cáo ra file excel hoặc in ấn một cách nhanh chóng.

Theo dõi hiệu quả tình hình tài chính của doanh nghiệp

Phần mềm kế toán có nhiều tính năng cho phép kế toán viên thực hiện quản lý ngân sách, lập kế hoạch, lập báo cáo về tình hình tài chính của doanh nghiệp hiệu quả vượt trội hơn so với phương pháp thủ công. Các báo cáo quản trị phân tích chi tiết các khoản mục doanh thu, chi phí, lợi nhuận, giúp cho ban quản trị doanh nghiệp ra quyết định kịp thời, hiệu quả.

Thời gian lưu trữ dài

Theo quy định của pháp luật, có những loại chứng từ kế toán phải lưu trữ đến 10 năm, việc này gây ra nhiều khó khăn cho công tác kế toán khi mà phải lưu trữ chứng từ giấy. Việc lưu trữ chứng từ giấy trong thời gian dài khó tránh khỏi những vấn đề như thất lạc, giấy tờ, mối mọt, hỏa hoạn và đặc biệt là tốn diện tích lưu trữ cũng như tốn thời gian tìm kiếm.
Hiện nay với phần mềm kế toán lưu trữ toàn bộ dữ liệu bằng công nghệ điện toán đám mây, giúp tiết kiệm thời gian cho kế toán khi cần phải xem lại những dữ liệu cũ đặt biệt là tăng thời gian lưu trữ và độ bảo mật cao.(Ảnh 3: Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán)

Phần mềm kế toán cho các loại hình doanh nghiệp

Doanh nghiệp thương mại

Trong doanh nghiệp thương mại, đặc biệt là những doanh nghiệp bán lẻ, kế toán luôn phải kiểm soát một lượng lớn các loại mặt hàng, mã hàng hóa sản phẩm. Nếu không có một công cụ hỗ trợ hữu ích trong việc quản lý thì sẽ rất dễ xảy ra tình trạng không kiểm soát được hàng hóa thực tế, thất lạc, thừa thiếu và luôn chênh lệch giữa số liệu tồn kho thực tế và số liệu tồn kho trên sổ sách.

Phần mềm kế toán với nhiều tính năng được thiết kế theo quy trình tự động hóa, sẽ giúp cho các doanh nghiệp thương mại tích hợp thông tin của tất cả các phòng ban, đồng bộ lên hệ thống với độ chính xác cao, hỗ trợ đắc lực cho công việc của kế toán và mục đích quản trị của ban lãnh đạo doanh nghiệp.

(Ảnh 4: Doanh nghiệp thương mại)

Doanh nghiệp sản xuất

Với doanh nghiệp sản xuất thì một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất của kế toán đó là tính giá thành. Sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiện việc tính giá thành một cách chính xác và nhanh chóng hơn hẳn so với cách làm thủ công. 

Phần mềm cho phép kế toán theo dõi từ khâu nhập nguyên vật liệu đầu vào tới công đoạn sản xuất, hoàn thành tính giá thành sản phẩm, lưu kho và bán hàng, mọi công đoạn được theo dõi tự động xuyên suốt quá trình từ khâu đầu vào cho tới đầu ra, giảm thiểu tối đa các sai sót kế toán.

(Ảnh 5: Doanh nghiệp sản xuất)

Doanh nghiệp dịch vụ

Với những doanh nghiệp dịch vụ, thì mỗi doanh nghiệp lại cung cấp một loại dịch vụ khác nhau. Việc đa dạng các loại dịch vụ đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống kế toán phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình.
Cùng là 1 loại hình dịch vụ nhưng doanh nghiệp có thể bán trọn gói 1 lần, hoặc cũng có thể bán những gói nhỏ, hoặc bán dịch vụ tùy theo từng phần, từng giai đoạn. Với đặc tính linh hoạt của dịch vụ, doanh nghiệp cần một công cụ hữu ích là phần mềm kế toán để giúp cho công việc kế toán được hiệu quả nhất.
Hiện nay với các tính năng đa dạng và linh hoạt của phần mềm kế toán sẽ cho phép doanh nghiệp có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của mình. Doanh nghiệp có thể mua phần mềm kế toán đóng gói sẵn hoặc cũng có thể mua phần mềm kế toán được thiết kế riêng cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của đơn vị mình.

(Ảnh 6: Doanh nghiệp dịch vụ)

Một số tính năng của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán hiện nay có rất nhiều tính năng, cùng tham khảo một số tính năng chính như sau:

Quản lý ngân sách, thu chi, dòng tiền

• Quản lý dòng tiền doanh nghiệp: Theo dõi dòng tiền: tiền mặt, tiền ngân hàng, ngân sách dự toán so với thực tế phát sinh. Theo dõi đa dạng loại ngoại tệ, tính tỷ giá ghi sổ. In các mẫu Ủy nhiệm chi trực tiếp trên phần mềm.
• Quản trị chi phí: Quản trị chi phí theo từng kỳ, từng bộ phận, xoay theo nhiều đối tượng. Báo cáo sổ quỹ, sổ nhật ký thu/chi tiền.
• Dự toán ngân sách: Dự toán ngân sách theo kỳ, theo bộ phận, theo dự án, theo công ty/chi nhánh phát sinh.
• Quản trị ngân sách: Quản lý theo dõi được ngân sách dự toán so với thực tế. Quản lý ngân sách theo nhiều kỳ, nhiều năm giúp người quản trị đưa ra phương án xử lý kịp thời để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả tốt nhất.

(Ảnh 7: Quản lý ngân sách, thu chi, dòng tiền)

Quản lý tài sản

• Quản lý danh sách TSCĐ, CCDC: Quản lý tài sản/công cụ theo từng bộ phận, người tiếp nhận, ngày mua, nhà cung cấp,…
• Tự động phân bổ chi phí TSCĐ, CCDC: Tự động tính khấu hao hàng tháng theo các chỉ tiêu đã được thiết lập trước và có thể tính chi tiết theo nguồn hình thành tài sản. Hạch toán và ghi nhận toàn bộ thông tin về: nguyên giá, khấu hao lũy kế, mức khấu hao, giá trị điều chỉnh, thôi khấu hao, tạm dừng khấu hao, thanh lý/giảm TSCĐ, CCDC
• Điều chuyển, điều chỉnh TSCĐ, CCDC: Điều chuyển TSCĐ, CCDC giữa các phòng ban, thôi khấu hao, tạm dừng khấu hao, thanh lý/giảm TSCĐ, CCDC

(Ảnh 8: Quản lý tài sản)

Quản lý hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ

• Quản lý các đơn mua hàng, hợp đồng mua hàng trên phần mềm: Theo dõi tình trạng đơn hàng mua, hợp đồng mua hàng đã hoàn thành, đang thực hiện. Kiểm soát kế hoạch mua hàng theo từng kỳ, từng bộ phận, dự án…
• Kiểm tra tình trạng hoạt động của người bán: Kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử đầu vào. Kiểm tra thông tin doanh nghiệp như: MST, Tên công ty, Địa chỉ công ty…
• Tự động lập chứng từ mua hàng khi nhận HĐĐT đầu vào: Khi nhận HĐĐT từ nhà cung cấp, chương trình sẽ tự động đồng bộ dữ liệu lên phần mềm kế toán trên hóa đơn mua hàng tương ứng. Tự động tạo phiếu chi tiền từ hóa đơn mua hàng.
• Dễ dàng thiết lập chính sách giá: Chính sách giá đa dạng: theo sản phẩm, khách hàng, nhóm khách hàng … theo nhiều loại ngoại tệ phát sinh.
• Quản lý báo giá, đơn đặt hàng và hợp đồng: Quản lý hạn mức công nợ theo từng khách hàng, xử lý treo khi vượt giới hạn nợ, theo dõi tình trạng đơn hàng đã giao, đang giao, hoàn thành.
• Theo dõi tiến độ thanh toán theo từng hợp đồng: Lập nhanh chứng từ bán hàng. Quy trình bán hàng nhanh chóng, các bước được kế thừa trong mỗi nghiệp vụ xử lý.
• Quản lý công nợ chặt chẽ: Quản lý công nợ theo khách hàng, theo hóa đơn bán hàng, theo hợp đồng bán, theo dõi hạn thanh toán và hạn mức công nợ khi bán hàng, bù trừ công nợ.

(Ảnh 9: Quản lý hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ)

Quản trị phân tích tài chính

• Hệ thống báo cáo quản trị, biểu đồ phân tích đa dạng: Doanh nghiệp kiểm soát được: Doanh thu, chi phí, lợi nhuận, … thông qua hệ thống Dashboard, báo cáo phân tích đa dạng phân tích tình hình tài chính và theo dõi sức khỏe của doanh nghiệp.
• Kiểm soát dữ liệu: Nắm bắt tình hình tài chính tức thời của đa công ty, đa chi nhánh và báo cáo so sánh nhiều kỳ.

Các loại phần mềm kế toán phổ biến hiện nay

Misa

Phần mềm MISA đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ tài chính – kế toán của doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực: thương mại, dịch vụ, sản xuất và xây lắp. MISA phù hợp với loại hình doanh nghiệp có quy mô kinh doanh vừa và nhỏ.

Misa hiện đang được hơn 130.000 doanh nghiệp sử dụng bởi tính năng kế toán ưu việt, đầy đủ. Hệ sinh thái của MISA bao gồm: hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử giúp doanh nghiệp hoạt động nhanh chóng và tiết kiệm. Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng MISA miễn phí (bản dùng thử) trước khi quyết định nâng cấp để sử dụng các tính năng cao cấp trả phí khác.

(Ảnh 10: Phần mềm kế toán Misa)

Fast

FAST là công cụ thích hợp để hỗ trợ cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Phần mềm có tính năng bảo mật cho các công việc với mục đích online. Nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người dùng có thể tìm hiểu và tiếp cận dễ dàng với phần mềm kế toán, FAST đã cho ra mắt phiên bản dùng thử của 2 ứng dụng là FAST Accounting và FAST Accounting Online.

(Ảnh 11: Phần mềm kế toán Fast)

Safebooks

Với giao diện cực kỳ đơn giản, dễ nhìn, hiện đại hơn và hoàn toàn có thể tùy chỉnh theo yêu cầu để đáp ứng theo mô hình doanh nghiệp của bạn. 

Phần mềm kế toán Safebooks.vn là Phần mềm được sử dụng hoàn toàn trên online

• Lưu trữ dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây.
• Đa ngôn ngữ và sử dụng mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị chỉ cần có kết nối internet.
• Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán theo TT 133/2016/TT-BTC & TT 200/2014/TT-BTC cho tất cả mọi lĩnh vực ngành nghề.

Safebooks.vn còn có tính năng ưu việt khác như: cảnh báo thông minh các thời hạn nộp báo cáo, kê khai, thu hồi nợ… hay sai lệch dữ liệu nếu có sẽ hỗ trợ tối đa, giảm thiểu sai sót cho kế toán. 

Ngoài ra phần mềm còn là một hệ sinh thái kết nối được với nhiều đơn vị cung cấp về HDDT, CKS, phần mềm bán hàng và thuế điện tử…

(Ảnh 12: Phần mềm kế toán Safebooks)

Với hơn 5 năm phát triển sản phẩm phần mềm kế toán cho hơn 2000 doanh nghiệp trên toàn quốc, và với đội ngũ nhiệt huyết, giàu kinh nghiệm, SafeBooks mong muốn trở thành người bạn đồng hành cùng với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế đất nước.

Đánh giá của khách hàng đối với phần mềm kế toán Safebooks

Chị Hoa Huệ hiện đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ tại Đồng Nai là người dùng phần mềm Safebooks được 2 năm cho biết: "Từ khi sử dụng phần mềm bên mình, tôi cảm thấy việc quản lý tài chính kế toán, các báo cáo và chứng từ trở nên đơn giản hơn đối với nhân viên kế toán của doanh nghiệp. Tình trạng mất dữ liệu cũng được hạn chế hơn trước. Tôi cảm thấy rất hài lòng và sẽ tiếp tục sử dụng phần mềm."

Tổng kết

Trên đây các thông tin giải đáp câu hỏi "Phần mềm kế toán là gì?" cũng như những lợi ích và tính năng nổi bật của phần mềm. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp Quý Anh/Chị thu thập được nhiều thông tin bổ ích. Safebooks chúc mọi người một ngày tốt lành!

Để được thông tin chi tiết hơn về phần mềm hoặc cần bản demo Quý khách có thể liên hệ: (028) 7101 228 ext: 100