Phần mềm kế toán kho là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn dễ dàng, chính xác và nhanh chóng. Bằng cách tự động hóa các nghiệp vụ cơ bản, phần mềm giúp các kế toán kho giảm sai sót, kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc.
Phần mềm kế toán kho là gì?
Phần mềm kế toán kho là giải pháp hữu ích giúp doanh nghiệp tự động hóa các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất, và tồn kho hàng hóa. Thông qua phần mềm, doanh nghiệp có thể kiểm soát chính xác lượng hàng hóa lưu trữ, theo dõi sự biến động của kho hàng theo thời gian thực, dễ dàng quản lý chi phí và số lượng liên quan một cách đơn giản và ít tốn thời gian nhất. Từ đó, giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời.
Vai trò của phần mềm kế toán kho
Đối với doanh nghiệp, phần mềm kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa và vận hành:
- Tăng hiệu quả quản lý hàng hóa: Phần mềm giúp theo dõi tình trạng nhập, xuất, tồn kho một cách nhanh chóng. Doanh nghiệp có thể biết chính xác lượng hàng tồn kho, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng hóa.
- Giảm thiểu sai sót: Nhờ vào tự động hóa, phần mềm giảm thiểu sai sót thường gặp do nhập liệu thủ công, tránh rủi ro và các chi phí phát sinh.
- Cải thiện khả năng ra quyết định: Các báo cáo chi tiết theo thời gian thực từ phần mềm giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định chiến lược về việc nhập hàng, bán hàng, và quản lý kho bãi một cách hiệu quả nhất.
- Tiết kiệm chi phí: Bằng cách quản lý kho hàng hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể tránh được những tổn thất liên quan đến hàng hóa dư thừa hoặc hư hỏng. Từ đó tránh lãng phí và giảm thiểu chi phí lưu trữ.
Lợi ích của Phần mềm kế toán kho
- Theo dõi hàng hóa chính xác: Phần mềm kế toán kho giúp doanh nghiệp theo dõi hàng hóa một cách chính xác và kịp thời, từ quy trình nhập kho đến xuất kho, giảm thiểu sai sót và mất mát.
- Báo cáo tài chính chi tiết: Cung cấp các báo cáo chi tiết, cho phép người quản lý nắm bắt tình hình kho bãi và doanh thu nhanh chóng, từ đó đưa ra quyết định kịp thời và chính xác.
- Tích hợp chức năng quản lý: Tích hợp các chức năng khác như quản lý đơn hàng và dự báo nhu cầu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả.
- Nâng cao khả năng cạnh tranh: Đầu tư vào phần mềm kế toán kho không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh mà còn gia tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường.
- Tăng trưởng bền vững: Áp dụng phần mềm kế toán kho trong quy trình làm việc là bước đi thông minh để hỗ trợ tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp
Các tiêu chí lựa chọn Phần mềm kế toán kho phù hợp cho doanh nghiệp
1. Tính năng và chi phí
Tiêu chí đầu tiên khiến nhiều doanh nghiệp phân vân giữa các phần mềm, đó chính là về chi phí. Cần lựa chọn chi phí phù hợp ngân sách, tính toán thêm các chi phí phát sinh (chi phí đào tạo nhân viên, bảo trì, nâng cấp,…)
Bên cạnh đó, phần mềm cần phù hợp đối với đa dạng các loại hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau. Doanh nghiệp cần cẩn thận lựa chọn phần mềm với những tính năng, giao diện phù hợp với mục đích sử dụng.
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa: Nên ưu tiên các phần mềm có giao diện trực quan, dễ sử dụng, tập trung vào các chức năng cơ bản như quản lý hàng hóa, xuất nhập kho, kiểm kê.
- Doanh nghiệp lớn: Cần lựa chọn phần mềm có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như ERP, CRM, hỗ trợ quản lý kho đa chi nhánh, phân tích dữ liệu sâu rộng.
2. Khả năng quản lý hàng hóa đa dạng:
Cần cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực, tự động theo dõi các hoạt động nhập xuất kho một cách chính xác. Đặc biệt, phần mềm kế toán kho cần phù hợp với đặc thù của ngành hàng, có khả năng quản lý hàng hóa đa dạng về chủng loại, quy cách, đơn vị tính. Ví dụ như:
- Quản lý hàng hóa theo lô, theo serial number: Đối với các ngành hàng yêu cầu quản lý chi tiết về nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa.
- Quản lý hàng hóa dễ hư hỏng, hàng hóa có hạn sử dụng: Cảnh báo hàng hóa sắp hết hạn, hỗ trợ quản lý hàng hóa theo FIFO, FEFO.
3. Tích hợp với các hệ thống khác:
Một phần mềm thông minh không chỉ quản lý nội bộ mà còn có thể giúp người dùng tích hợp với nhiều hệ thống khác như: Phần mềm ERP (đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả làm việc), Phần mềm CRM (quản lý thông tin khách hàng, đơn hàng một cách chặt chẽ) cùng các thiết bị khác (máy quét mã vạch, máy in mã vạch, cân điện tử,…) để tự động hóa quá trình nhập xuất kho.
4. Báo cáo và phân tích và bảo mật dữ liệu
- Báo cáo đa dạng: Phần mềm cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình tồn kho, doanh thu, lợi nhuận, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.
- Phân tích dữ liệu: Khả năng phân tích dữ liệu sâu rộng, giúp doanh nghiệp phát hiện các xu hướng, dự báo nhu cầu và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
- Truy xuất dữ liệu nhanh chóng: Dễ dàng truy xuất dữ liệu, tạo báo cáo theo yêu cầu.
- Bảo mật thông tin: Đảm bảo an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp, ngăn chặn sự xâm nhập trái phép. Có cơ chế cấp quyền truy cập, phù hợp cho người dùng và đảm bảo tính bảo mật thông tin ở mức tối đa.
5. Dễ sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật:
- Giao diện thân thiện: Dễ sử dụng, thân thiện với người dùng, không yêu cầu người dùng có kiến thức chuyên sâu về công nghệ thông tin.
- Hỗ trợ kỹ thuật: Có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của người dùng.
- Dễ dàng nâng cấp: Phần mềm được cập nhật thường xuyên để đáp ứng các yêu cầu mới của doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán Safebooks – Công cụ Quản lý thông minh cho Kế toán kho
Trên thị trường, Safebooks được biết đến là phần mềm kế toán cung cấp tính năng mạnh mẽ để quản lý tồn kho hiệu quả với những tính năng ưu việt:
– Cho phép thiết lập tồn kho tối thiểu cho từng vật tư hàng hóa
– Tự động cảnh báo khi số lượng tồn kho dưới mức tối thiểu
– Cho phép khai báo định mức nguyên vật liệu sản xuất cho từng thành phẩm
– Tự động tính toán số lượng nguyên vật liệu cần xuất kho để sản xuất
– Cung cấp báo cáo chênh lệch giữa xuất dùng thực tế và định mức
– Tự động tổng hợp nhập – xuất – tồn kho theo đối tượng vật tư, lô, kho, vị trí và giao dịch
– Đội ngũ tư vấn 24/7 được đào tạo chuyên sâu, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc liên quan
Xem thêm: Hướng dẫn tính giá xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh