Phần lớn sai sót về hàng tồn kho không bị phát hiện ngay. Chúng tích lũy qua nhiều kỳ và chỉ lộ ra khi kiểm kê cuối năm, lúc đó không còn truy được nguyên nhân.
Bài viết đi qua mười lỗi thường gặp, hậu quả và cách sửa từng lỗi.
Mười sai sót thường gặp
| # | Sai sót | Hậu quả | Cách sửa |
| 1 | Ghi thẳng chênh lệch kiểm kê vào chi phí hoặc thu nhập | Mất dấu vết, không giải trình được khi thanh tra | Phải qua tài khoản chờ xử lý trước, xem mục riêng bên dưới |
| 2 | Hoàn nhập hàng bán bị trả lại theo giá vốn hiện tại thay vì giá vốn lúc bán | Tồn kho lệch giá trị, lệch này không tự hết | Hoàn nhập đúng giá vốn của lần xuất tương ứng |
| 3 | Không theo dõi riêng hàng về chờ kiểm nghiệm | Ghi sổ hàng chưa đủ điều kiện nhập kho | Theo dõi ở tài khoản hàng mua đang đi đường cho đến khi kiểm nghiệm xong |
| 4 | Ghi doanh thu mà quên kết chuyển giá vốn | Lợi nhuận cao giả, tồn kho sổ sách cao hơn thực tế | Coi doanh thu và giá vốn là cặp không tách rời |
| 5 | Đưa chi phí vận chuyển hàng mua vào chi phí bán hàng | Giá trị hàng tồn kho thấp sai, giá vốn sai | Chi phí vận chuyển hàng mua tính vào giá trị hàng |
| 6 | Đổi phương pháp tính giá xuất kho giữa năm | Giá vốn các kỳ không so sánh được | Giữ nguyên phương pháp trong kỳ kế toán năm, ghi vào chính sách kế toán |
| 7 | Không mở chi tiết theo từng mặt hàng và từng kho | Không đối chiếu được, không tính được giá xuất | Mở chi tiết ngay từ đầu, không gán lại sau |
| 8 | Không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho | Giá trị hàng tồn kho trên báo cáo cao hơn giá trị thực | Rà soát hàng chậm luân chuyển, hư hỏng, giá thị trường thấp hơn giá gốc |
| 9 | Không đối chiếu thẻ kho với sổ kế toán | Sai sót tích lũy nhiều kỳ mới phát hiện | Đối chiếu hằng tháng, không chờ cuối năm |
| 10 | Không lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi điều chuyển | Thiếu chứng từ, rủi ro khi kiểm tra trên đường | Lập phiếu theo mẫu hiện hành |
Ba lỗi nặng nhất là lỗi 1, 2 và 4. Lỗi 1 làm mất khả năng giải trình. Lỗi 2 tạo ra lệch không tự hết. Lỗi 4 làm sai cả lợi nhuận lẫn tồn kho cùng lúc.
Lỗi 1: hạch toán chênh lệch kiểm kê
Đây là lỗi làm mất khả năng giải trình.
Cách sai: ghi thẳng chênh lệch vào chi phí nếu thiếu, vào thu nhập nếu thừa.
Cách đúng: qua tài khoản chờ xử lý trước, sau khi ban kiểm kê có kết luận mới xử lý tiếp.
| Trường hợp | Bút toán |
| Kiểm kê thừa, chưa rõ nguyên nhân | Nợ 152, 153, 156 / Có 3381 Phải trả, phải nộp khác |
| Kiểm kê thiếu, chưa rõ nguyên nhân | Nợ 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý / Có 152, 153, 156 |
| Xác định thiếu do cá nhân chịu trách nhiệm | Nợ 1388 hoặc 334 / Có 1381 |
| Thiếu trong định mức, không quy trách nhiệm | Nợ 632 / Có 1381 |
| Thừa xác định được nguyên nhân | Nợ 3381 / Có tài khoản tương ứng |
Vì sao phải qua tài khoản chờ xử lý: nó để lại dấu vết rằng đã có chênh lệch, đã có biên bản, và đã có kết luận xử lý. Ghi thẳng vào chi phí thì trên sổ không còn thấy chênh lệch từng tồn tại.
Số hiệu tài khoản cấp 2 cần đối chiếu hệ thống tài khoản tại Thông tư 99/2025.
Lỗi 2: hoàn nhập sai giá vốn
Đây là lỗi tạo ra lệch giá trị không tự hết.
Ví dụ bằng số. Doanh nghiệp bán 100 sản phẩm với giá vốn tại thời điểm bán là 350.000 đồng một sản phẩm. Ba tháng sau khách trả lại toàn bộ. Giá vốn bình quân tại thời điểm nhận lại đã là 380.000 đồng.
| Cách hoàn nhập | Giá trị ghi tăng hàng tồn kho | Đúng hay sai |
| Theo giá vốn lúc bán: 100 nhân 350.000 | 35.000.000 | Đúng |
| Theo giá vốn hiện tại: 100 nhân 380.000 | 38.000.000 | Sai |
| Chênh lệch | 3.000.000 |
Kiểm tra: 100 nhân 350.000 bằng 35.000.000. 100 nhân 380.000 bằng 38.000.000. Chênh 3.000.000 đồng.
Hậu quả: tồn kho trên sổ cao hơn thực tế 3 triệu đồng, và giá vốn hàng bán kỳ đó thấp hơn thực tế 3 triệu, tức lợi nhuận cao giả 3 triệu. Lệch này nằm lại trong sổ cho đến khi kiểm kê phát hiện.
Bút toán đúng: Nợ 156 với 35.000.000 và Có 632 với 35.000.000.
Đây là câu nên hỏi khi chọn phần mềm: hàng bán bị trả lại có hoàn nhập đúng giá vốn của lần xuất tương ứng, hay lấy giá vốn bình quân hiện tại.
Lỗi 3: hàng về chờ kiểm nghiệm
Nhiều người chỉ dùng tài khoản hàng mua đang đi đường cho hàng còn trên đường vận chuyển.
| Tình huống | Ghi vào đâu |
| Đã có hóa đơn hoặc đã trả tiền nhưng hàng chưa về | Tài khoản hàng mua đang đi đường (TK 151) |
| Hàng đã về kho nhưng chưa kiểm nghiệm xong, chưa nhập kho | Cũng TK 151 |
| Kiểm nghiệm xong, nhập kho | Kết chuyển: Nợ 152, 153, 156 / Có 151 |
| Hàng về nhưng chưa có hóa đơn | Nhập kho theo giá tạm tính, điều chỉnh khi có hóa đơn |
Việc cần làm cuối kỳ: rà soát số dư tài khoản hàng mua đang đi đường. Số dư tồn đọng lâu thường là dấu hiệu hàng đã nhập kho mà quên kết chuyển, hoặc hàng thực tế không về.
Năm phương pháp tính giá xuất kho
Từ 01/01/2026, Thông tư 99/2025 nâng từ ba lên năm phương pháp.
| Phương pháp | Có trong Thông tư 200 | Có trong Thông tư 99 | Phù hợp với |
| Thực tế đích danh | Có | Có | Hàng giá trị lớn, quản lý theo từng đơn vị |
| Bình quân gia quyền | Có | Có | Hàng đồng nhất, nhiều lượt nhập xuất |
| Nhập trước xuất trước | Có | Có | Hàng có hạn dùng |
| Giá bán lẻ | Không | Có | Bán lẻ nhiều mặt hàng |
| Chi phí chuẩn | Không | Có | Sản xuất có hệ thống định mức ổn định |
Ba nguyên tắc khi áp dụng:
Phương pháp đã chọn phải áp dụng nhất quán trong kỳ kế toán năm.
Phải ghi vào chính sách kế toán và nêu trong thuyết minh báo cáo tài chính.
Nếu đổi phương pháp thì phải nêu rõ trong thuyết minh cùng ảnh hưởng của việc đổi.
Lưu ý phân biệt: phương pháp tính giá xuất kho trong kế toán khác với nguyên tắc xuất hàng vật lý trong kho. Kho có thể xuất theo nguyên tắc hết hạn trước xuất trước, trong khi kế toán tính giá theo bình quân gia quyền. Hai việc độc lập nhau.
Xem thêm các phương pháp tính giá xuất kho theo Thông tư 99.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Lỗi số 8 trong bảng, và là lỗi làm giá trị hàng tồn kho trên báo cáo cao hơn thực tế.
| Khi nào xem xét trích lập | Dấu hiệu |
| Hàng chậm luân chuyển | Tuổi tồn cao bất thường so với nhóm hàng |
| Hàng hư hỏng, kém phẩm chất | Có biên bản xác nhận |
| Giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc | Giá thị trường giảm dưới giá đã mua |
| Hàng lỗi thời về mẫu mã, công nghệ | Không còn bán được ở giá cũ |
Bút toán: Nợ 632 Giá vốn hàng bán, Có tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Số hiệu tài khoản cấp 2 cần đối chiếu Thông tư 99/2025. Điều kiện và mức trích lập cần đối chiếu văn bản hiện hành về trích lập dự phòng.
Việc nên làm: lập báo cáo tuổi tồn kho hằng tháng. Hàng nằm quá một ngưỡng nào đó là hàng cần xem xét, không chờ đến cuối năm.
Bảng kiểm tra trước khi khóa sổ
| Việc kiểm tra | Chặn lỗi số |
| Số dư tài khoản hàng mua đang đi đường có tồn đọng lâu không | 3 |
| Mọi hóa đơn bán hàng đã có bút toán giá vốn tương ứng chưa | 4 |
| Chi phí vận chuyển hàng mua đã tính vào giá trị hàng chưa | 5 |
| Thẻ kho khớp sổ kế toán chưa | 9 |
| Chênh lệch kiểm kê đã qua tài khoản chờ xử lý và có biên bản chưa | 1 |
| Có hàng chậm luân chuyển nào cần trích lập dự phòng không | 8 |
| Phương pháp tính giá xuất kho có bị đổi giữa kỳ không | 6 |
Bảy việc này làm trước khi khóa sổ mất vài giờ, so với việc phát hiện chênh lệch lớn khi kiểm kê cuối năm mà không truy được nguyên nhân.
Quản lý hàng tồn kho trên phần mềm
Phần lớn mười lỗi trên đều là lỗi phát sinh khi kho và kế toán làm trên hai hệ thống rời.
Phần mềm kế toán Safebooks xử lý:
- Phiếu nhập xuất kho sinh bút toán tự động, kế toán không nhập lại
- Hàng bán bị trả lại hoàn nhập đúng giá vốn của lần xuất tương ứng
- Theo dõi riêng hàng mua đang đi đường và hàng về chờ kiểm nghiệm, cảnh báo số dư tồn đọng
- Kiểm kê ghi nhận chênh lệch qua tài khoản chờ xử lý, có biên bản và lưu vết
- Năm phương pháp tính giá xuất kho theo Thông tư 99/2025, chặn việc đổi phương pháp giữa kỳ
- Báo cáo tuổi tồn kho và hàng chậm luân chuyển
- Đối chiếu thẻ kho với sổ kế toán tự động, cảnh báo khi lệch
Xem tính năng chi tiết hoặc kiến thức về quản lý kho.
Câu hỏi thường gặp
Sai sót nào về hàng tồn kho nghiêm trọng nhất?
Ba lỗi: ghi thẳng chênh lệch kiểm kê vào chi phí, hoàn nhập sai giá vốn khi hàng bán bị trả lại, và ghi doanh thu mà quên kết chuyển giá vốn.
Chênh lệch kiểm kê hạch toán thế nào?
Qua tài khoản chờ xử lý trước. Thiếu thì ghi Nợ tài khoản tài sản thiếu chờ xử lý, Có hàng tồn kho. Thừa thì ghi Nợ hàng tồn kho, Có phải trả phải nộp khác. Sau khi ban kiểm kê có kết luận mới xử lý tiếp.
Hàng bán bị trả lại hoàn nhập theo giá nào?
Theo giá vốn đã ghi khi bán, không phải giá vốn bình quân tại thời điểm nhận lại. Dùng giá hiện tại làm tồn kho lệch giá trị và lệch này không tự hết.
Hàng về kho nhưng chưa kiểm nghiệm ghi vào đâu?
Tài khoản hàng mua đang đi đường, cùng với hàng còn trên đường vận chuyển. Chỉ kết chuyển sang tài khoản hàng tồn kho khi đã kiểm nghiệm và nhập kho.
Có bao nhiêu phương pháp tính giá xuất kho?
Năm phương pháp theo Thông tư 99/2025 từ 01/01/2026: thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, giá bán lẻ và chi phí chuẩn.
Có được đổi phương pháp tính giá xuất kho giữa năm không?
Không. Phương pháp đã chọn phải áp dụng nhất quán trong kỳ kế toán năm và ghi vào chính sách kế toán.
Chi phí vận chuyển hàng mua hạch toán vào đâu?
Vào giá trị hàng tồn kho, không phải chi phí bán hàng. Đưa vào chi phí bán hàng làm giá trị hàng tồn kho thấp sai và giá vốn sai.
Tổng kết
Ba điều đáng nhớ:
Chênh lệch kiểm kê phải qua tài khoản chờ xử lý. Ghi thẳng vào chi phí là mất dấu vết và không giải trình được khi thanh tra.
Hàng trả lại hoàn nhập đúng giá vốn lúc bán. Đây là lỗi tạo ra lệch giá trị không tự hết, và là câu nên hỏi khi chọn phần mềm.
Bảy việc kiểm tra trước khi khóa sổ mất vài giờ. Rẻ hơn nhiều so với chênh lệch kiểm kê cuối năm không truy được nguyên nhân.
Nội dung mang tính tham khảo, số liệu trong ví dụ là giả định. Phương pháp tính giá xuất kho và số hiệu tài khoản cần đối chiếu Thông tư 99/2025. Cần trao đổi thêm, liên hệ với Safebooks.
1 Bình luận
Các phương pháp quản lý hàng tồn kho 2026 và lưu ý về LIFO
Tháng 10 8, 2026[…] Xem thêm sai sót thường gặp khi quản lý hàng tồn kho. […]