Một số sai sót thường gặp của kế toán khi quản lý hàng tồn kho
Việc kiểm soát tồn kho là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, từ thương mại đến sản xuất và xây lắp. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc kiểm soát tồn kho có thể tiềm ẩn rất nhiều rủi ro và sai sót mỗi khi kiểm đếm và quyết toán cuối kỳ. Doanh nghiệp càng lớn thì rủi ro này lại càng cao do tính phức tạp của quy trình, của sản phẩm cần theo dõi. Vậy nên Kế toán khi theo dõi hàng tồn kho cần tránh các lỗi thường gặp dưới đây nếu không sẽ khiến hoạt động bị gián đoạn và gây ra nhiều tổn thất cho doanh nghiệp.
Những sai sót khi nhập/xuất và hạch toán kho trong kỳ
- Sai sót về chứng từ
- Không kiểm kê hàng tồn kho định kỳ, đột xuất hay tại thời điểm 31/12 năm tài chính.
- Không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ khi ghi nhận hàng tồn kho.
- Thực hiện nhập kho khi chưa có biên bản kiểm nghiệm.
- Phiếu nhập xuất kho không đánh số thứ tự, các chỉ tiêu không nhất quán….
- Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, nhập kho.
- Không làm thủ tục nhập kho cho mỗi lần nhập mà gộp chung cho nhiều lần.
- Công tác quản lý hao hụt, bảo quản hàng tồn kho không tốt.
- Không trích lập hoặc trích lập sai quy định về dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
2. Sai sót về giá vốn hàng tồn kho
- Xác định sai giá vốn hàng tồn kho khi nhập xuất kho.
- Hạch toán nhập xuất hàng tồn kho không đúng kỳ.
- Hạch toán sai tài khoản, sai nghiệp vụ khi không có chứng hợp lệ.
- Không nhất quán trong phương pháp tính giá xuất kho khi có nhiều kho hàng.
3. Sai sót trong số liệu
- Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán.
- Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ; bảng tổng hợp số lượng tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
- Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán.
- Nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp không được xuất ra khỏi sổ sách.
- Không hạch toán hoặc hạch toán sai, không có biên bản xử lý hàng kiểm kê thừa, thiếu so với thực tế.
4. Sai sót trong quy trình nhập xuất
- Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán.
- Không hạch toán theo phiếu xuất vật tư và phiếu nhập kho vật tư đã xuất nhưng không dùng hết mà chỉ hạch toán xuất kho theo số chênh lệch giữa phiếu xuất vật tư lớn hơn phiếu nhập lại vật tư.
- Không hạch toán phế liệu thu hồ hay nguyên vật liệu xuất thừa.
- Xuất kho nội bộ theo giá ấn định mà không theo giá thành sản xuất.
- Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí.
- Không theo dõi riêng thành phẩm và phế phẩm theo tiêu thức kế toán và tiêu thức kĩ thuật, chưa xử lý phế phẩm.
- Không thực hiện chuyển kho hàng hóa – nguyên vật liệu khi có nghiệp vụ xuất hàng hóa làm nguyên liệu hoặc vật tư sản xuất.
5. Sai sót khi theo dõi Tài sản cố định và Công cụ dụng cụ
- Phân loại sai TSCĐ là hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ), không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.
- Phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán; không cóa bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ xuất dung trong kì.
- Công cụ, dụng cụ báo hỏng nhưng chưa tìm nguyên nhân xử lý hoặc vẫn tiếp tục phân bổ vào chi phí.
Phần mềm kế toán Safebooks.vn với phân hệ quản lý hàng tồn kho giúp kế toán có thể quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho theo từng vật tư hàng hóa, nhóm, loại hoặc thuộc tính của vật tư; đáp ứng tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp; thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kế toán kho như nhập – xuất và kiểm kê; tự động tạo phiếu nhập – xuất kho; quản lý và theo dõi hàng hóa theo nhiều cách khác nhau, đáp ứng đầy đủ các báo cáo theo quy định hiện hành…
