Ở bất kỳ quy mô doanh nghiệp nào hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh không thể thiếu nhân sự kế toán bán hàng. Đây được xem là công việc dành cho những người đang bắt đầu làm quen với ngành kế toán. Vậy kế toán bán hàng là gì? Kế toán bán hàng làm những gì? Hãy cùng Safebooks đến với bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé!
Kế toán bán hàng là gì?
Kế toán bán hàng – Sales Accountant trong kế toán đây là một vị trí phụ trách các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng như:
- Ghi nhận hóa đơn bán hàng;
- Ghi chép sổ chi tiết doanh thu;
- Xuất hóa đơn thuế GTGT;
- Lập báo cáo bán hàng và một số báo cáo liên quan khác do cấp trên yêu cầu.
Kế toán bán hàng thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến bán hàng
Vai trò của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Đối với bộ phận kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng ở bất kỳ doanh nghiệp nào thì đây được xem là vị trí vô cùng quan trọng. Chính vì vậy, trong doanh nghiệp kế toán bán hàng thường đóng vai trò như sau:
- Giúp doanh nghiệp nắm được tình hình tài chính một cách chính xác: Kế toán bán hàng phụ trách cung cấp các thông tin và số liệu bán hàng nhằm giúp cho bán lãnh đạo nắm được tình hình doanh số, tài chính. Từ đó, có thể đưa ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả trong tương lai.
- So sánh được sự chênh lệch giữa khâu sản xuất và khâu bán hàng: Các thông tin và số liệu mà kế toán bán hàng cung cấp còn phản ánh được kết quả bán hàng, tình hình chênh lệch giữa khâu sản xuất và khâu bán hàng. Giúp cho doanh nghiệp đưa ra cách ứng phó kịp thời khi kết quả không được khả quan.
Ngoài ra, kế toán bán hàng còn được xem là một vị trí kế toán nội bộ trong doanh nghiệp bên cạnh các vị trí khác như kế toán kho, kế toán thuế… Chính vì thế, kế toán bán hàng đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong những kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc liên quan đến nghiệp vụ bán hàng:
- Quản lý;
- Ghi chép;
- Tổng hợp số liệu.
Kế toán bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp
Các công việc của kế toán bán hàng
Cập nhật thông tin giá bán và số lượng hàng hóa
- Thường xuyên theo dõi và cập nhật giá bán, số lượng hàng hóa với vào phần mềm kế toán.
- Nếu giá được điều chỉnh, kế toán bán hàng sẽ thông báo đến các bộ phận có liên quan.
Quản lý hóa đơn, chứng từ liên quan nghiệp vụ bán hàng
- Sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ hạch toán trong việc quản lý và kiểm tra hóa đơn đầu vào/đầu ra của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh bán hàng.
- Xuất hóa đơn bán hàng cho khách và kèm theo bảng kê khai chi tiết sản phẩm, cũng như cập nhật và theo dõi doanh số bán hàng hằng ngày.
- Nhập số liệu mua bán hàng hóa bao gồm: Bảng kê khai chi tiết các hóa đơn bán hàng trong ngày, tính tổng giá trị hàng đã bán bao gồm VAT (Nếu có).
- Tính tỷ lệ chiết khấu thương mại hoặc chiết khấu thanh toán cho khách hàng (Nếu có).
Kiểm kê và cập nhật số liệu hàng hóa trong kho
- Phối hợp với bên kế toán kho và thủ kho để kiểm kê, đối chiếu số lượng hàng tồn kho thực tế so với số lượng tồn kho đang có trên phần mềm và cập nhật lại số lượng thực thế.
- Lập báo cáo vào mỗi cuối ngày về các số liệu bán – mua hàng trong ngày.
Theo dõi tình hình công nợ bán hàng
- Thống kê tình hình công nợ, thu hồi công nợ và quản lý tiến hành bằng cách phối hợp với kế toán doanh thu và kế toán công nợ phải thu.
- Tham gia lên kế hoạch đôn đốc và thu hồi công nợ trong quá trình bán hàng.
- Quản lý và theo dõi thi chiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền mà khách đang nợ, cũng như thời hạn và tình trả nợ của khách.
Lập báo cáo số liệu bán hàng
- Lập báo cáo danh mục hàng bán ra, báo cáo công nợ phải thu theo kỳ bán hàng hoặc theo yêu cầu của cấp trên.
- Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tài chính hàng tháng, quý, năm. Đối với việc doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử có mã của CQT thì không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Lập báo cáo doanh thu bán hàng theo từng đối tượng khách hàng, từng nhân viên, từng thời gian theo yêu cầu của cấp trên.
Những công việc tiêu biểu của kế toán bán hàng
Một số kiến thức chuyên môn đối với kế toán bán hàng
Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng
- Kết quả trong quá trình bán hàng thu được là phần thu lợi còn lại từ việc bán hàng sau khi đã được trừ các khoản phí phát sinh.
- Kết quả bán hàng này sẽ được kế toán viên dựa vào mức độ chênh lệch giữa doanh thu thuần với các khoản phí khác như giá vốn, chi phí quản lý… Theo công thức sau:
“Kết quả hoạt động kinh doanh = Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động khác – Chi phí quản lý doanh nghiệp”
Trong đó:
- Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ – Giá vốn hàng bán – Chi phí hàng bán;
- Kết quả hoạt động tài chính = Doanh thu hoạt động tài chính – Chi phí hoạt động tài chính;
- Kết quả hoạt động khác = Các khoản thu nhập khác – Các khoản chi phí khác – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.
Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng phản ánh lợi nhuận đã trừ các khoản phí phát sinh
Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng
Trong quá trình ghi nhận doanh thu bán hàng, doanh nghiệp cần đáp ứng đủ 5 điều kiện sau:
- Đã thực hiện chuyển giao rủi ro và các lợi ích từ sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng;
- Đã thu về được lợi ích kinh tế từ hoạt động bán hàng;
- Đã xác định được doanh thu và chắc chắn về khoản doanh thu đó;
- Đã không còn là chủ sở hữu của hàng hóa;
- Đã xác định được các khoản phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng giúp doanh nghiệp nắm được tình hình kinh doanh
Các chứng từ thường được kế toán bán hàng sử dụng
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Mẫu số 01 GTKT – 3LL;
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03 – VT;
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Mẫu số 02 – VT;
- Phiếu thu: Mẫu số 01 – TT;
- Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 – TT;
- Giấy báo có;
- Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ;
- Giấy nộp tiền, thẻ quầy hàng, bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày;
- Chứng từ liên quan khác dựa vào lĩnh vực kinh doanh của công ty.
Những chứng từ thường được kế toán bán hàng sử dụng
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng
Trước đây, khi có hóa đơn hoặc chứng từ phát sinh, kế toán bán hàng sẽ có trách nhiệm trong việc lập hóa đơn bán hàng bao gồm 3 liên:
- Liên 1 được lưu trên gốc quyển hóa đơn;
- Liên 2 được giao cho khách hàng;
- Liên 3 được doanh nghiệp giữa lại.
Bên cạnh đó, cũng sẽ có 3 trường hợp khác nhau xảy ra, cụ thể như sau:
- Trường hợp 1: Khi khách hàng nhận nợ thì kế toán bàn háng sẽ tiến hành lập biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ. Chứng từ được lập thành 3 liên: Liên 1 để kiểm tra khi xuất hàng ra kho; Liên 2 giao cho khách hàng; Liên 3 được lưu giữ lại quyển.
- Trường hợp 2: Khách hàng thanh toán tiền mặt thì kế toán bán hàng cần lập phiếu thu thành 3 liên: Liên 1 thủ quỹ giữ, nơi lập phiếu giữ lại 1 liên và người nộp tiền sẽ giữ liên 3. Các liên cần đầy đủ nội dung và chữ ký của giám đốc.
- Trường hợp 3: Nếu là hình thức chuyển khoản thì cần phải nhận giấy báo có như một lời xác nhận về khoản tiền thanh toán đó.
Bây giờ, Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC , Nghị định 123/2020/NĐ-CP hóa đơn phát sinh bán hàng thì kế toán xuất hóa đơn điện tử theo định dạng xml quy định của cơ quan thuế.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng
Tổng kết
Trên đây là những thông tin giải đáp cho câu “Kế toán bán hàng là gì?” và các công việc của kế toán bán hàng mà Safebooks muốn chia sẻ đến Quý Anh/Chị. Hy vọng rằng, bài viết này sẽ giúp Quý Anh/Chị thu thập được nhiều thông tin bổ ích.
Xem thêm “Top 7 phần mềm kế toán bán hàng tốt nhất hiện nay”