Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 chi tiết

Kế toán nhận một hóa đơn đầu vào 30 triệu đồng, kê khai khấu trừ, ba tháng sau bên bán bị đưa vào diện rủi ro và hóa đơn bị loại. Phần lớn tình huống này tránh được nếu tra cứu hóa đơn ngay khi nhận. Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 giúp xác nhận hóa đơn có thật, đã được cơ quan thuế tiếp nhận hoặc cấp mã trước khi hạch toán.

Bài viết hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 trên Cổng thông tin của cơ quan thuế, cho cả hóa đơn có mã và không có mã, kèm cách xử lý các trường hợp đặc biệt.

Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 ở đâu?

Tra cứu tại Cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn. Cổng phân biệt hai nhóm hóa đơn với cách tra khác nhau: hóa đơn có mã và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

Lưu ý về pháp lý: từ ngày 01/7/2026, hóa đơn điện tử thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thay cho Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Cách tra cứu trên Cổng về cơ bản không thay đổi, nhưng khung pháp lý dẫn chiếu cần cập nhật.

Vì sao cần tra cứu hóa đơn điện tử?

• Xác nhận hóa đơn có thật, đã được cơ quan thuế tiếp nhận hoặc cấp mã.
• Kiểm tra thông tin người bán, người mua, số tiền, thuế suất trước khi hạch toán.
• Phòng hóa đơn khống, hóa đơn của đơn vị bỏ trốn, tránh bị loại chi phí và không được khấu trừ thuế.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Với hóa đơn có mã, tra cứu được mà không cần đăng nhập:

1. Truy cập hoadondientu.gdt.gov.vn.
2. Chọn mục Tra cứu hóa đơn.
3. Nhập mã số thuế người bán, loại hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn và tổng tiền theo yêu cầu.
4. Nhập mã kiểm tra và chọn Tìm kiếm.
5. Đối chiếu kết quả hiển thị với hóa đơn đang có.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Với hóa đơn không có mã, cần đăng nhập bằng tài khoản do cơ quan thuế cấp:

1. Đăng nhập hoadondientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản của doanh nghiệp.
2. Chọn Tra cứu, sau đó chọn Tra cứu hóa đơn.
3. Chọn nhóm hóa đơn mua vào và thiết lập điều kiện tra cứu.
4. Xem kết quả có trạng thái thể hiện cơ quan thuế đã tiếp nhận không mã.

Lưu ý: khoảng thời gian tra cứu mỗi lần tối đa 31 ngày, nên chia nhỏ theo kỳ khi cần tra cứu nhiều.

Cách tra cứu hóa đơn bị hủy, điều chỉnh, thay thế

Khi tra cứu hóa đơn đã bị hủy, điều chỉnh hoặc thay thế, nhập ký hiệu hóa đơn bỏ chữ số 1 ở đầu ký hiệu (ví dụ nhập C23 thay vì 1C23) để hiển thị đúng trạng thái của hóa đơn.

Cách tra cứu hóa đơn xăng dầu

Hóa đơn xăng dầu thường là hóa đơn không có mã của cơ quan thuế. Vì vậy, tra cứu theo cách dành cho hóa đơn không mã (đăng nhập tài khoản) hoặc kiểm tra trên hệ thống của đơn vị bán xăng dầu.

Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn sau khi tra cứu

• Đối chiếu tên, mã số thuế người bán, người mua với hóa đơn.
• Kiểm tra ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập, số tiền và thuế suất.
• Xem trạng thái hóa đơn: đã cấp mã hoặc đã được cơ quan thuế tiếp nhận.
• Kiểm tra tình trạng hoạt động của người bán khi nghi ngờ.

Những sai lầm thường gặp khi tra cứu hóa đơn

Sai lầm	Hậu quả
Chỉ nhận hóa đơn, không tra cứu	Rủi ro nhận hóa đơn của đơn vị bỏ trốn, bị loại chi phí
Nhập nguyên ký hiệu có số 1 khi tra hóa đơn đã hủy	Không ra kết quả, tưởng nhầm hóa đơn không tồn tại
Tra cứu vượt quá 31 ngày một lần với hóa đơn không mã	Hệ thống báo lỗi, thiếu dữ liệu
Chỉ xem số tiền, bỏ qua trạng thái hóa đơn	Bỏ sót hóa đơn chưa được cơ quan thuế tiếp nhận

Tra cứu và quản lý hóa đơn cùng Safebooks

Phần mềm kế toán Safebooks kết nối hóa đơn điện tử, tự động lưu và đối chiếu hóa đơn đầu vào với tờ khai, cảnh báo hóa đơn của nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro. Kế toán không phải tra cứu thủ công từng hóa đơn trên Cổng. Bạn có thể tham khảo tính năng quản lý hóa đơn của Safebooks và đăng ký dùng thử để trải nghiệm.

Câu hỏi thường gặp

1. Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 ở đâu?

Tại Cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn.

2. Tra cứu hóa đơn có mã và không mã khác nhau thế nào?

Hóa đơn có mã tra cứu công khai không cần đăng nhập; hóa đơn không mã cần đăng nhập bằng tài khoản do cơ quan thuế cấp.

3. Vì sao tra cứu hóa đơn không hiển thị kết quả?

Có thể do nhập sai thông tin, hóa đơn chưa được cơ quan thuế tiếp nhận, hoặc tra cứu vượt quá khoảng thời gian cho phép 31 ngày.

4. Tra cứu hóa đơn đã hủy, điều chỉnh thế nào?

Nhập ký hiệu hóa đơn nhưng bỏ chữ số 1 ở đầu ký hiệu để xem đúng trạng thái hóa đơn.

5. Từ năm 2026 tra cứu hóa đơn có thay đổi không?

Từ 01/7/2026, hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP; cách tra cứu trên Cổng cơ bản giữ nguyên, doanh nghiệp cập nhật khung pháp lý dẫn chiếu.

Tổng kết

Ba việc nên làm ngay:

1. Tra cứu mọi hóa đơn đầu vào giá trị lớn ngay khi nhận, trước khi hạch toán.
2. Với hóa đơn không mã, chia kỳ tra cứu không quá 31 ngày mỗi lần.
3. Đối chiếu trạng thái hóa đơn, không chỉ xem số tiền.

Lưu ý pháp lý quan trọng: khung hóa đơn điện tử đã chuyển sang Nghị định 254/2026 từ 01/7/2026, cần dẫn đúng văn bản khi lập quy trình nội bộ.

Nội dung mang tính tham khảo, cần đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm áp dụng. Liên hệ Safebooks để được tư vấn phần mềm kế toán và quản lý hóa đơn.

Bài viết liên quan

• Hóa đơn điện tử là gì? Mẫu hóa đơn điện tử mới nhất
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là gì?
• Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 78
• Doanh nghiệp có rủi ro về hóa đơn: dấu hiệu và cách phòng