Hóa đơn điện tử là gì? Một số thông tin kế toán cần phải biết

Để việc chuyển đổi theo Thông tư 78 và Nghị định 123 từ sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả nhất, kế toán cần hiểu rõ các vấn đề liên quan như định nghĩa hóa đơn điện tử là gì, các loại hóa đơn điện tử, nguyên tắc sử dụng và điều kiện của hóa đơn…

Hãy cùng Safebook.vn tìm hiểu chi tiết về hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây nhé.

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 2 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP định nghĩa:

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.

Các loại hóa đơn điện tử

Hiện nay, hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

• Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
• Hóa đơn bán hàng điện tử;
• Hóa đơn điện tử bán tài sản công;
• Các loại hóa đơn khác: tem, vé, thẻ điện tử; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

Điều kiện được công nhận là hóa đơn điện tử

Sau khi tìm hiểu hóa đơn điện tử là gì, Safebooks xin mời các bạn tiếp tục theo dõi các điều kiện được công nhận là hóa đơn điện tử:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng của hóa đơn điện tử. 
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp muốn phát hành hóa đơn điện tử phải soạn thảo quyết định áp dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 1, ban hành kèm theo Thông tư 32.
• Phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử, gửi đến cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng Cục thuế theo mẫu số 02 ban hành kèm thông tư 32.
• Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu rồi gửi đến cơ quan Quản lý thuế.

Nội dung của hóa đơn điện tử

Theo điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
• Số hóa đơn điện tử.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền, thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán.
• Chữ ký điện tử của người bán, chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn điện tử đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
• Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn điện tử.

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 13 Nghị định 123 và Điều 91 Luật Quản lý thuế Nghị định 123 và Luật Quản lý thuế 2019, có 3 trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể:

Trường hợp 1: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động theo quy định pháp luật phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế mới sử dụng hóa đơn điện tử.

Trường hợp 2: Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

• Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện, xăng dầu, bưu chính, nước, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, thương mại, vận tải.
• Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử có hệ thống phần mềm đáp ứng lập, tra cứu, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Trường hợp 3: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh

Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được lập, quản lý và lưu trữ dưới dạng điện tử thay vì giấy tờ truyền thống. Để thực hiện hóa đơn điện tử, bạn cần tuân theo các bước sau:

Bước 1: Lập hóa đơn điện tử

Bước này là khi người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo ra hóa đơn sử dụng máy tính, không dùng giấy như hóa đơn thông thường.

Kế toán viên có thể làm việc trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử của mình hoặc dùng dịch vụ của một tổ chức trung gian có phần mềm hỗ trợ để tạo hóa đơn điện tử.

Bước 2: Gửi hóa đơn điện tử cho người mua

Có hai cách để gửi hóa đơn điện tử cho người mua.

• Gửi trực tiếp: Người bán tạo hóa đơn trên phần mềm và truyền trực tiếp đến người mua thông qua hệ thống máy tính của họ.
• Gửi thông qua tổ chức trung gian: Người bán sử dụng phần mềm của tổ chức trung gian để tạo hóa đơn và sau đó gửi nó cho người mua có chữ ký điện tử của người bán.

Bước 3: Xử lý hóa đơn điện tử đã lập

Nếu hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa có việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, hoặc người bán và người mua chưa khai báo thuế và phát hiện có lỗi, họ phải đồng ý hủy và xác nhận việc hủy. Hóa đơn đã hủy phải lưu trữ để tra cứu sau này.

Nếu hóa đơn đã lập, đã giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, người bán và người mua đã khai báo thuế và sau đó phát hiện có sai sót, họ phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên để ghi rõ sai sót và cập nhật hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử cập nhật sau sẽ ghi rõ điều chỉnh số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,...

Dựa vào hóa đơn điện tử đã cập nhật, người bán và người mua thực hiện khai báo điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là quá trình biến một hóa đơn điện tử thành hóa đơn được in trên giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa thực tế khi lưu thông. Quy trình này chỉ được thực hiện một lần duy nhất. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải đáp ứng các yêu cầu về nội dung và phải có chữ ký của người đại diện cùng với dấu của người bán.

Để thực hiện chuyển đổi, hóa đơn giấy phải thể hiện đúng nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Hóa đơn giấy cần có ký hiệu riêng xác nhận rằng nó đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Thông tin về người đã thực hiện việc chuyển đổi cũng phải được ghi rõ.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi đảm bảo các yêu cầu sau:

1. Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc.
2. Có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi thành hóa đơn giấy.
3. Có chữ ký và họ tên của người đã thực hiện việc chuyển đổi, tuân theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Hóa đơn giấy chuyển đổi sẽ có một ký hiệu đặc biệt để phân biệt với hóa đơn điện tử gốc. Nó sẽ ghi rõ: 'HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ'. Cùng với việc ký tên và chữ ký của người đã thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện cũng được ghi lại trên hóa đơn giấy.

Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử Safebooks

Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ ARITO đã nghiên cứu phát triển phần mềm kế toán Safebook.vn vaới nhiều tính năng vượt trội, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hạch toán kế toán và quản trị tài chính cho mọi loại hình doanh nghiệp, trong đó phân hệ cách quản lý hóa đơn điện tử của phần mềm cho phép kết nối đa dạng nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường như: Bkav, Viettel, Easy invoice, Cyberbill, Ar-Invoice…

Phần mềm sẽ tự động đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện từ đầu vào từ tất cả các nhà cung cấp; xử lý, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn theo tên công ty, mã số thuế, địa chỉ…

Bên cạnh đó, phần mềm kế toán Safebooks.vn còn hỗ trợ kế toán quản lý các quyết định sử dụng hóa đơn theo từng trạng thái hiệu lực, kiểm soát được các tình trạng của thông báo phát hành hóa đơn.

Đồng thời, phần mềm còn giúp kế toán quản lý danh sách các hóa đơn bị xóa do viết sai thông tin để thông báo cho cơ quan thuế; quản lý mất, cháy, hỏng hóa đơn và tình trạng hiệu lực; cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán Safebooks.vn còn có nhiều tính năng, tiện ích khác giúp ích cho bộ phận kế toán doanh nghiệp thực hiện công việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian.

Kết luận

Thông qua bài viết trên đây, Safebooks hy vọng bạn sẽ hiểu được hóa đơn điện tử là gì cùng các quy định liên quan đến hóa đơn như cách chuyển đổi từ hóa đơn giấy lên bản điện tử, nội dung phải có trên một hóa đơn điện tử,...