Một hóa đơn điện tử hợp pháp là một file XML, không phải file PDF. Bản PDF chỉ là bản thể hiện để xem và in. Đây là điểm phân biệt quyết định và cũng là chỗ nhiều doanh nghiệp lưu trữ sai.
Bài viết đi qua thành phần dữ liệu trong file XML, chín mẫu số hiện hành, và cách đọc ký hiệu.
Căn cứ pháp lý hiện hành
| Văn bản | Nội dung | Hiệu lực | Thay cho |
| Nghị định 254/2026/NĐ-CP (30/6/2026) | Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử | 01/7/2026 | Nghị định 123/2020, Điều 1 Nghị định 41/2022, Nghị định 70/2025 |
| Thông tư 91/2026/TT-BTC (30/6/2026) | Hướng dẫn, gồm mẫu số và ký hiệu hóa đơn | 01/7/2026 | Thông tư 32/2025 |
| Quyết định của cơ quan thuế về thành phần dữ liệu và phương thức truyền nhận | Chuẩn kỹ thuật cụ thể | Quyết định 1450/QĐ-TCT |
Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021 không còn là căn cứ.
Định dạng hóa đơn điện tử là gì?
Là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu và chiều dài dữ liệu của các trường thông tin trên hóa đơn điện tử, phục vụ việc truyền nhận và lưu trữ.
Ngôn ngữ định dạng bắt buộc: XML.
Đây là điểm bản cũ đã nói đúng và cần giữ.
Hai thành phần dữ liệu trong file XML
| Thành phần | Chứa gì | Bắt buộc |
| Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn | Toàn bộ nội dung hóa đơn: người bán, người mua, hàng hóa dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền | Có |
| Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số | Chữ ký số của người bán, và của người mua trong trường hợp bắt buộc | Có |
| Thành phần chứa dữ liệu mã của cơ quan thuế | Mã do cơ quan thuế cấp | Chỉ với hóa đơn có mã của cơ quan thuế |
Ý nghĩa của thành phần thứ hai: chữ ký số nằm trong cùng file XML với dữ liệu nghiệp vụ, và gắn duy nhất với nội dung đó. Sửa một ký tự trong dữ liệu nghiệp vụ thì chữ ký số mất hiệu lực.
Đây là lý do file XML là bản gốc, và là lý do bản PDF không thay thế được.
Thành phần dữ liệu cụ thể do cơ quan thuế quy định bằng quyết định riêng. Cần đối chiếu quyết định hiện hành của Cục Thuế về thành phần chứa dữ liệu hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận.
Chín mẫu số hóa đơn điện tử
Từ 01/7/2026 theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Ký hiệu mẫu là một chữ số từ 1 đến 9.
| Mẫu số | Loại hóa đơn điện tử | So với trước |
| 1 | Hóa đơn giá trị gia tăng | Giữ nguyên |
| 2 | Hóa đơn bán hàng | Giữ nguyên |
| 3 | Hóa đơn bán tài sản công | Giữ nguyên |
| 4 | Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia | Giữ nguyên |
| 5 | Các loại khác: tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử, hoặc chứng từ điện tử có nội dung của hóa đơn theo Điều 10 Nghị định 254/2026 | Giữ nguyên |
| 6 | Chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý | Giữ nguyên |
| 7 | Hóa đơn thương mại điện tử | Mới |
| 8 | Hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí | Mới |
| 9 | Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí | Mới |
Ba mẫu số 7, 8, 9 là bổ sung mới. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu và đơn vị vừa bán hàng vừa thu phí lệ phí cần xem lại danh mục mẫu số đang dùng.
Cách đọc ký hiệu hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn gồm sáu ký tự. Cùng với mẫu số ở đầu, hiển thị dạng 1C26TAA.
| Vị trí | Nội dung | Giá trị |
| Trước ký hiệu | Mẫu số | Một chữ số từ 1 đến 9 |
| Ký tự 1 | Có mã hay không có mã của cơ quan thuế | C = có mã · K = không có mã |
| Ký tự 2 và 3 | Hai chữ số cuối của năm lập | Năm 2026 là 26 |
| Ký tự 4 | Loại hóa đơn, một chữ cái | T, D, L, M, N, B, G, H, X, F |
| Ký tự 5 và 6 | Người bán tự xác định để phân biệt các mẫu | Hai chữ cái, hoặc YY nếu không cần phân biệt |
Ví dụ giải mã
| Ký hiệu | Đọc là |
| 1C26TAA | Hóa đơn giá trị gia tăng, có mã cơ quan thuế, năm 2026, doanh nghiệp đăng ký sử dụng, mẫu thứ nhất |
| 2K26TAA | Hóa đơn bán hàng, không có mã cơ quan thuế, năm 2026, doanh nghiệp đăng ký sử dụng |
| 1C26MAA | Hóa đơn giá trị gia tăng, có mã cơ quan thuế, năm 2026, khởi tạo từ máy tính tiền |
Chữ cái ở ký tự thứ tư phản ánh loại hóa đơn: T là doanh nghiệp đăng ký sử dụng, M là khởi tạo từ máy tính tiền, N là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, L là do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, X là hóa đơn thương mại.
Cần đối chiếu Phụ lục Thông tư 91/2026 để xác nhận danh sách chữ cái đầy đủ, vì có bổ sung so với quy định cũ.
Ký hiệu là cách nhanh nhất để biết một hóa đơn thuộc loại nào, nên đáng dạy cho cả bộ phận không làm kế toán.
File XML và bản thể hiện
Đây là phần gây nhầm lẫn nhiều nhất trong thực tế.
| File XML | Bản thể hiện (PDF, hình ảnh) | |
| Là bản gốc | Có | Không |
| Chứa chữ ký số | Có | Không |
| Chứng minh được tính toàn vẹn | Có | Không |
| Dùng để xem và in | Khó đọc trực tiếp | Có |
| Bắt buộc lưu trữ | Có | Nên lưu kèm |
Yêu cầu với bản thể hiện: nội dung phải khớp đúng với file XML. Bản thể hiện khác nội dung file XML là vấn đề nghiêm trọng.
Thời hạn lưu trữ: 10 năm, theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán.
Sai lầm phổ biến nhất: chỉ lưu bản PDF. Khi cơ quan thuế yêu cầu chứng minh tính toàn vẹn của hóa đơn, bản PDF không có giá trị vì không chứa chữ ký số.
Xem thêm cách tải file XML của hóa đơn điện tử.
Yêu cầu đối với định dạng
| Yêu cầu | Nội dung |
| Thể hiện đầy đủ và chính xác nội dung hóa đơn | Đủ các trường bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 254/2026 |
| Đọc được bằng phương tiện điện tử | Mở ra xem được, không bị lỗi dữ liệu |
| Không gây hiểu sai lệch | Nội dung rõ ràng, không mơ hồ |
| Đúng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế | Kiểu dữ liệu và chiều dài dữ liệu theo quyết định hiện hành |
Truyền dữ liệu đến cơ quan thuế
Có hai phương thức, và doanh nghiệp cần biết mình thuộc diện nào.
| Phương thức | Ai dùng |
| Qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử | Phần lớn doanh nghiệp |
| Gửi trực tiếp đến cơ quan thuế | Doanh nghiệp đáp ứng điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và được chấp thuận |
Điều kiện cụ thể để được gửi trực tiếp cần đối chiếu quy định hiện hành. Phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ dùng phương thức thứ nhất.
Năm lỗi định dạng thường gặp
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách xử lý |
| Chỉ lưu bản PDF, không lưu file XML | Hiểu sai bản gốc là bản nào | Tải và lưu file XML cho toàn bộ hóa đơn |
| Bản thể hiện khác nội dung file XML | Phần mềm kết xuất sai | Kiểm tra lại phần mềm, đối chiếu ngẫu nhiên vài hóa đơn |
| Dùng sai mẫu số | Không rà lại sau khi mẫu số tăng lên 9 loại | Đối chiếu bảng chín mẫu số ở trên |
| File XML mở ra bị lỗi | Sai chuẩn dữ liệu, hoặc file bị hỏng khi lưu | Tải lại từ nhà cung cấp dịch vụ hoặc cổng của cơ quan thuế |
| Lưu file XML trên một máy duy nhất | Chưa có phương án sao lưu | Lưu ra nơi thứ hai, thời hạn lưu là 10 năm |
Lỗi thứ năm đáng chú ý: thời hạn lưu trữ 10 năm dài hơn tuổi thọ phần lớn thiết bị. Nên kiểm tra ngẫu nhiên vài file cũ mỗi năm xem còn mở được không.
Quản lý hóa đơn đúng định dạng cùng Safebooks
Phần lớn lỗi định dạng phát sinh khi hóa đơn được tạo ở một hệ thống rồi lưu ở nơi khác.
Phần mềm kế toán Safebooks xử lý:
- Cập nhật theo Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026 áp dụng từ 01/7/2026, gồm cả ba mẫu số mới
- Tự chọn mẫu số và sinh ký hiệu theo loại nghiệp vụ, tự đổi năm trong ký hiệu khi sang năm mới
- Sinh file XML đúng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế
- Lưu file XML gốc kèm bản thể hiện, tra cứu theo nhiều tiêu chí
- Kiểm tra bản thể hiện khớp nội dung file XML
- Tự tải và lưu file XML của hóa đơn đầu vào
Xem phần mềm quản lý hóa đơn điện tử hoặc kiến thức về hóa đơn.
Câu hỏi thường gặp
Định dạng hóa đơn điện tử là gì?
Là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu và chiều dài dữ liệu của các trường thông tin trên hóa đơn điện tử. Ngôn ngữ định dạng bắt buộc là XML.
File XML của hóa đơn gồm những thành phần nào?
Hai thành phần bắt buộc: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Với hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu mã của cơ quan thuế.
Bản PDF có phải hóa đơn điện tử không?
Không. Bản PDF chỉ là bản thể hiện để xem và in. File XML mới là bản gốc vì chứa chữ ký số.
Có bao nhiêu mẫu số hóa đơn điện tử?
Chín mẫu số từ 1 đến 9 theo Thông tư 91/2026/TT-BTC áp dụng từ 01/7/2026. Ba mẫu số mới là hóa đơn thương mại điện tử, và hai loại hóa đơn tích hợp biên lai thu thuế phí lệ phí.
Ký hiệu hóa đơn đọc thế nào?
Sáu ký tự. Ký tự đầu là C hoặc K thể hiện có mã hay không có mã cơ quan thuế. Hai ký tự tiếp là hai số cuối của năm. Ký tự thứ tư là chữ cái thể hiện loại hóa đơn. Hai ký tự cuối do người bán tự xác định.
Lưu trữ hóa đơn điện tử bao lâu?
10 năm theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán, và phải lưu file XML gốc.
Văn bản nào đang quy định về định dạng hóa đơn điện tử?
Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực từ 01/7/2026. Thành phần dữ liệu cụ thể do cơ quan thuế quy định bằng quyết định riêng.
Tổng kết
Ba điều quyết định:
File XML là bản gốc, PDF chỉ là bản thể hiện. Đây là điểm nhiều doanh nghiệp lưu trữ sai và chỉ phát hiện khi bị yêu cầu chứng minh.
Mẫu số đã tăng từ 7 lên 9 loại từ 01/7/2026. Cần rà lại danh mục mẫu số đang dùng.
Rà lại mọi tài liệu nội bộ còn dẫn Nghị định 123/2020. Văn bản này đã bị Nghị định 254/2026 thay thế.
Nội dung mang tính tham khảo. Thành phần dữ liệu và danh sách chữ cái trong ký hiệu cần đối chiếu Thông tư 91/2026 và quyết định hiện hành của cơ quan thuế. Cần trao đổi thêm, liên hệ với Safebooks.