File XML là bản gốc có giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử, còn file PDF chỉ là bản thể hiện để xem và in. Vì vậy, kế toán cần biết cách lấy file XML của hóa đơn điện tử để lưu trữ, kê khai và đối chiếu khi quyết toán thuế.
Bài viết này hướng dẫn 4 cách tải file XML của hóa đơn điện tử (từ email, cổng tra cứu của Tổng cục thuế, phần mềm nhà cung cấp và từ phía người bán), kèm cách đọc, cách lưu trữ đúng quy định.
File XML của hóa đơn điện tử là gì? Khác gì file PDF?
XML (Extensible Markup Language) là định dạng dữ liệu dùng để lưu và trao đổi thông tin giữa các hệ thống. Với hóa đơn điện tử, file XML chứa toàn bộ dữ liệu gốc của hóa đơn và là bản có giá trị pháp lý.
| Tiêu chí | File XML | File PDF |
| Bản chất | Bản gốc, chứa dữ liệu hóa đơn | Bản thể hiện để xem và in |
| Giá trị pháp lý | Có, khi chưa bị chỉnh sửa | Không, chỉ để tham khảo |
| Dùng để | Lưu trữ, kê khai, đối chiếu với cơ quan thuế | Xem nhanh, gửi khách hàng |
| Cách xem | Qua trình duyệt, ItaxViewer hoặc trang tra cứu | Mở trực tiếp bằng phần mềm đọc PDF |
Nói cách khác, khi lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bắt buộc phải giữ file XML, không thể chỉ giữ file PDF.
Cách tải file XML của hóa đơn điện tử
Cách 1: Tải file XML từ email người bán gửi
Đây là cách đơn giản nhất với hóa đơn mua vào:
- Mở email thông báo phát hành hóa đơn từ người bán.
- Tải tệp đính kèm về máy. Tệp thường ở dạng nén .zip gồm cả file XML và file PDF.
- Giải nén và lưu file XML vào thư mục lưu trữ hóa đơn.
Nếu email chỉ có đường link tra cứu, bạn bấm vào link để đến trang tra cứu của người bán rồi tải file XML theo Cách 3.
Cách 2: Tải file XML từ cổng tra cứu của Tổng cục thuế
Áp dụng cho hóa đơn đã được cấp mã hoặc đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế. Truy cập cổng tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế tại hoadondientu.gdt.gov.vn:
- Đăng nhập bằng tài khoản hóa đơn điện tử của doanh nghiệp (hoặc dùng chức năng tra cứu nếu có mã tra cứu).
- Vào mục Tra cứu hóa đơn, chọn hóa đơn mua vào hoặc bán ra và khoảng thời gian cần lấy.
- Chọn hóa đơn cần tải, sau đó chọn chức năng xuất hoặc kết xuất dữ liệu.
- Chọn định dạng XML để tải file về máy.
Đây là nguồn tin cậy để lấy lại file XML khi bị thất lạc, vì dữ liệu đã nằm trên hệ thống của cơ quan thuế.
Cách 3: Tải file XML từ phần mềm hoặc trang tra cứu của nhà cung cấp
Mỗi nhà cung cấp hóa đơn điện tử (MISA meInvoice, Viettel, VNPT, EasyInvoice, E-invoice…) đều có trang tra cứu riêng. Cách làm chung như sau:
- Truy cập website tra cứu hóa đơn của nhà cung cấp (thường in trên hóa đơn hoặc trong email).
- Nhập mã tra cứu hoặc mã nhận hóa đơn và mã kiểm tra (mã captcha).
- Bấm Tra cứu để hiển thị hóa đơn.
- Chọn Tải về và chọn định dạng XML (một số nơi tải về dạng .zip, cần giải nén để lấy file XML).
Ví dụ với E-invoice, bạn truy cập website tra cứu, nhập mã nhận hóa đơn và mã kiểm tra, bấm Tra cứu, rồi bấm Tải về và tích chọn Dạng XML.
Cách 4: Người bán lấy file XML hóa đơn đã phát hành
Nếu bạn là bên bán và cần lấy lại file XML của hóa đơn đã xuất, hãy đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử đang dùng:
- Vào danh mục hóa đơn đã phát hành.
- Lọc theo ngày, số hóa đơn hoặc khách hàng để tìm hóa đơn cần lấy.
- Chọn hóa đơn và chọn chức năng tải hoặc xuất file, chọn định dạng XML.
Cách đọc file XML của hóa đơn điện tử
File XML không hiển thị đẹp như PDF. Có 3 cách phổ biến để đọc nội dung:
- Mở bằng trình duyệt: Nhấp chuột phải vào file, chọn mở bằng trình duyệt (Microsoft Edge, Chrome). Nội dung hiển thị dạng dữ liệu thô.
- Dùng phần mềm ItaxViewer: Tải ItaxViewer từ trang của Tổng cục thuế, cài đặt rồi mở file XML để xem hóa đơn ở dạng trình bày dễ đọc.
- Tải lên trang tra cứu: Nhiều nhà cung cấp cho phép tải file XML lên trang tra cứu để hiển thị bản thể hiện của hóa đơn.
Cách lưu trữ file XML hóa đơn điện tử đúng quy định
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bảo đảm an toàn, bảo mật, toàn vẹn và có thể truy cập được khi cần. Một số nguyên tắc nên áp dụng:
- Giữ nguyên file XML gốc, không chỉnh sửa nội dung sau khi tải.
- Tổ chức thư mục khoa học, ví dụ theo năm, theo tháng, theo mã số thuế hoặc tên đối tác.
- Tách riêng hóa đơn mua vào và bán ra để dễ đối chiếu khi kê khai.
- Sao lưu nhiều nơi (máy tính, ổ cứng, lưu trữ đám mây) để tránh mất dữ liệu.
- Lập bảng theo dõi bằng Excel kèm link tra cứu để tìm nhanh khi cần.
Lưu ý quan trọng khi tải và lưu file XML
- File XML chỉ có giá trị pháp lý khi chưa bị chỉnh sửa, vì vậy tuyệt đối không mở ra sửa nội dung.
- File PDF không thay thế được file XML khi giải trình với cơ quan thuế.
- Nên tải và lưu file XML ngay khi nhận hóa đơn, tránh để lâu khiến link tra cứu hết hạn.
Tự động hóa quản lý hóa đơn điện tử với Safebooks
Nếu doanh nghiệp có nhiều hóa đơn mỗi tháng, việc tải và lưu file XML thủ công dễ sót và tốn thời gian. Phần mềm kế toán Safebooks giúp:
- Kết nối trực tiếp với hệ thống hóa đơn điện tử và cơ quan thuế.
- Tự động tra cứu và nhận hóa đơn đầu vào.
- Tự động lưu trữ và quản lý hóa đơn tập trung theo mã số thuế, thời gian.
- Tự động nhập liệu hóa đơn vào phần mềm kế toán, giảm thao tác nhập tay.
Câu hỏi thường gặp
1. File XML và file PDF của hóa đơn điện tử, file nào là bản gốc?
File XML là bản gốc có giá trị pháp lý. File PDF chỉ là bản thể hiện để xem và in, không thay thế được file XML khi lưu trữ và giải trình thuế.
2. Làm sao lấy lại file XML khi đã xóa hoặc mất?
Bạn có thể lấy lại từ cổng tra cứu hóa đơn của Tổng cục thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn), từ trang tra cứu của nhà cung cấp, hoặc liên hệ người bán gửi lại.
3. Vì sao mở file XML lại thấy toàn ký tự khó đọc?
Vì XML là định dạng dữ liệu thô. Muốn xem dạng hóa đơn dễ đọc, hãy dùng ItaxViewer hoặc tải file lên trang tra cứu của nhà cung cấp.
4. Hóa đơn điện tử phải lưu trữ trong bao lâu?
Chứng từ kế toán, trong đó có hóa đơn điện tử, phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, thông thường tối thiểu 10 năm.
Bài viết liên quan