Hàng tồn kho là một trong những nội dung quan trọng trong công tác kế toán doanh nghiệp, đặc biệt khi lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế. Từ 01/01/2026, khi Thông tư 99/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực thay thế cho Thông tư 200, hệ thống chứng từ kế toán hàng tồn kho đã có nhiều điều chỉnh về tên gọi, mẫu biểu và cách trình bày. Hãy cùng Safebooks tổng hợp và tải đầy đủ mẫu chứng từ kế toán hàng tồn kho theo Thông tư 99 mới nhất cùng cách lập báo cáo chuẩn xác.
Danh mục các mẫu chứng từ kế toán hàng tồn kho theo TT99
Chứng từ kế toán hàng tồn kho là nền tảng để doanh nghiệp quản lý chính xác số lượng, giá trị vật tư, hàng hóa trong suốt quá trình nhập kho, xuất kho và tồn kho cuối kỳ. Thông qua hệ thống chứng từ này, kế toán có cơ sở ghi nhận chi phí, tính giá thành, xác định giá vốn và lập báo cáo tài chính theo đúng quy định. Việc sử dụng chứng từ kế toán hàng tồn kho đầy đủ, kịp thời còn giúp doanh nghiệp kiểm soát nội bộ hiệu quả, giảm thất thoát và đáp ứng yêu cầu thanh – kiểm tra của cơ quan thuế.
Theo Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán được ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, nhóm hàng tồn kho có 7 mẫu chứng từ kế toán hàng tồn kho như sau:
| Tên chứng từ | Số hiệu chứng từ |
| Phiếu nhập kho | Mẫu số 01-VT |
| Phiếu xuất kho | Mẫu số 02-VT |
| Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá | Mẫu số 03-VT |
| Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ | Mẫu số 04-VT |
| Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá | Mẫu số 05-VT |
| Bảng kê mua hàng | Mẫu số 06-VT |
| Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ | Mẫu số 07-VT |
1, Phiếu nhập kho – Mẫu số 01-VT theo Thông tư 99
Tải xuống mẫu phiếu nhập kho file Word
Mẫu 01-VT là Mẫu phiếu nhập kho, áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn hoặc thừa phát hiện trong kiểm kê.
Mẫu phiếu nhập kho theo TT99 được thay thế cho mẫu theo TT200, có giá trị sử dụng từ 01/01/2026.
=> Tải xuống Mẫu phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT): TẠI ĐÂY
Cách ghi phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) như thế nào?
Góc trên bên trái của Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận nhập kho.
Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người giao vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá; số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho; tên kho, địa điểm kho nhập.
- Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
- Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hoá đơn hoặc lệnh nhập).
- Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho.
- Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hoá đơn,… tuỳ theo quy định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thử vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực nhập.
- Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập cùng một phiếu nhập kho.
- Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên Phiếu nhập kho bằng chữ.
2, Phiếu xuất kho – Mẫu số 02-VT theo Thông tư 99
Tải xuống mẫu phiếu xuất kho file Word
Mẫu phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) là một loại chứng từ kế toán hàng tồn kho, được lập cho các loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.
=> Tải xuống Mẫu phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT): TẠI ĐÂY
Cách ghi phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) như thế nào?
Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận xuất kho.
Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên, đơn vị (bộ phận): số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
– Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tỉnh của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
– Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.
– Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).
– Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (tuỳ theo qui định hạch toán của doanh nghiệp) và tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3).
– Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực tế đã xuất kho.
– Dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ”: Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.
3, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá – Mẫu số 03-VT
Tải xuống mẫu số 03-VT file Word
Mẫu 03-VT là Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá, dùng để xác định số lượng, quy cách, chất lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ trong khâu thanh toán và bảo quản.
=> Tải xuống Mẫu Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 03-VT): TẠI ĐÂY
Hướng dẫn cách ghi Mẫu 03-VT
– Góc bên trái của Biên bản kiểm nghiệm ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng.
– Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách và mã số của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa kiểm nghiệm.
– Cột D: “Phương thức kiểm nghiệm” ghi phương pháp kiểm nghiệm toàn diện hay xác suất.
– Cột E: Ghi rõ đơn vị tính của từng loại
– Cột 1: Ghi số lượng theo hoá đơn hoặc phiếu giao hàng.
– Cột 2 và 3: Ghi kết quả thực tế kiểm nghiệm.
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: ghi rõ ý kiến về số lượng, chất lượng, nguyên nhân đối với vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất và cách xử lý.
4, Mẫu Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ – Mẫu số 04-VT
Tải xuống mẫu Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ file Word
Mẫu 04–VT được đổi tên từ “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” thành “Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ” theo Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế cho TT200
Theo TT99, mẫu này thể hiện rõ ràng hơn về vật tư để lại sử dụng và số lượng nhập lại kho hơn so với TT200, có hiệu lực từ 01/01/2026.
=> Tải xuống Mẫu Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04-VT): TẠI ĐÂY
=> Xem thêm Mẫu Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ theo Thông tư 133, Thông tư 200
Cách ghi Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ – Mẫu 04-VT
Góc bên trái của Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng.
Số lượng vật tư còn lại cuối kỳ ở đơn vị sử dụng được phân thành hai loại:
- Nếu vật tư không cần sử dụng nữa thì lập Phiếu nhập kho (Mẫu số 02–VT) và nộp lại kho
- Nếu vật tư còn sử dụng tiếp thì bộ phận sử dụng lập Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ thành 2 bản
Phụ trách bộ phận sử dụng ký tên:
- 1 bản giao cho phòng vật tư (nếu có)
- 1 bản giao cho phòng kế toán
5, Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá – Mẫu số 05-VT
Tải xuống mẫu số 05-VT miễn phí file Word
Mẫu 05-VT là Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá, được lập nhằm mục đích xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa có ở kho tại thời điểm kiểm kê. Mỗi kho kiểm kê được lập thành 01 bản riêng biệt.
=> Tải xuống Mẫu Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05-VT): TẠI ĐÂY
Cách ghi Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
Góc trên bên trái của Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng.
- Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính của từng loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa được kiểm kê tại kho.
- Cột 1: Ghi đơn giá của từng thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (tùy theo quy định của đơn vị để ghi đơn giá cho phù hợp).
- Cột 2, 3: Ghi số lượng, số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa theo sổ kế toán.
- Cột 4, 5: Ghi số lượng, số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa theo kết quả kiểm kê.
- Nếu thừa so với sổ kế toán (cột 2, 3) ghi vào cột 6, 7, nếu thiếu ghi vào cột 8, 9.
Số lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế kiểm kê sẽ được phân loại theo phẩm chất:
– Tốt 100% ghi vào cột 10.
– Kém phẩm chất ghi vào cột 11.
– Mất phẩm chất ghi vào cột 12.
Nếu có chênh lệch phải trình giám đốc doanh nghiệp ghi rõ ý kiến giải quyết số chênh lệch này.
6, Mẫu Bảng kê mua hàng – Mẫu số 06-VT
Tải Bảng kê mua hàng – Mẫu 06-VT miễn phí file Word
Mẫu 06-VT là chứng từ kê khai mua vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ trong trường hợp người bán thuộc diện không phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định làm căn cứ lập phiếu nhập kho, thanh toán và hạch toán chi phí vật tư, hàng hóa,… lập trong Bảng kê khai này không được khấu trừ thuế GTGT
=> Tải xuống Mẫu Bảng kê mua hàng (Mẫu 06-VT): TẠI ĐÂY
Hướng dẫn ghi bảng kê mua hàng (Mẫu 06-VT)
Góc bên trái của Bảng kê mua hàng ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng Bảng kê mua hàng. Ghi rõ họ tên, địa chỉ hoặc nơi làm việc của người trực tiếp mua hàng.
- Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, quy cách, phẩm chất, địa chỉ mua hàng và đơn vị tính của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa.
- Cột 1: Ghi số lượng của mỗi loại vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa đã mua.
- Cột 2: Ghi đơn giá mua của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa đã mua.
- Cột 3: Ghi số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa dã mua (Cột 3 = Cột 1 x Cột 2).
- Dòng cộng ghi tổng số tiền đã mua các loại vật tư, công cụ, hàng hóa ghi trong Bảng.
- Các cột B, C, 1,2, 3 nếu còn thừa thì được gạch 1 đường chéo từ trên xuống.
Bảng kê mua hàng do người mua lập 2 liên (đặt giấy than viết 1 lần)
7, Mẫu Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ – Mẫu số 07-VT
Tải xuống Mẫu số 07-VT miễn phí file Word
Mẫu 07-VT là Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ dùng để phản ánh tổng giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho trong tháng theo giá thực tế và giá hạch toán. Từ đó phân bổ giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng.
=> Tải xuống Mẫu Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu 07 – VT): TẠI ĐÂY
Hướng dẫn ghi Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
– Bảng gồm các cột dọc phản ánh các loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất dùng trong tháng tính theo giá hạch toán và giá thực tế, các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng nguyên liệu, vật liệu công cụ, dụng cụ.
– Căn cứ vào các chứng từ xuất kho vật liệu và hệ số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của từng loại vật liệu để tính giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ xuất kho.
Giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho trong tháng theo giá thực tế sử dụng được dùng làm căn cứ để ghi vào bên Có các Tài khoản 152, 153, 242 của các Bảng kê, Nhật ký – Chứng từ và sổ kế toán liên quan tùy theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng (Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái TK 152, 153,…).
=> Xem thêm: Tóm tắt điểm mới Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế TT200 từ ngày 01/01/2026
=> Xem thêm: Phần mềm kế toán kho – Công cụ Quản lý hàng tồn hiệu quả
Phần mềm quản lý tồn kho – Safebooks
Trên thị trường, Safebooks được biết đến là phần mềm kế toán cung cấp tính năng mạnh mẽ để quản lý tồn kho hiệu quả với những tính năng ưu việt:
– Cho phép thiết lập tồn kho tối thiểu cho từng vật tư hàng hóa
– Tự động cảnh báo khi số lượng tồn kho dưới mức tối thiểu
– Cho phép khai báo định mức nguyên vật liệu sản xuất cho từng thành phẩm
– Tự động tính toán số lượng nguyên vật liệu cần xuất kho để sản xuất
– Cung cấp báo cáo chênh lệch giữa xuất dùng thực tế và định mức
– Tự động tổng hợp nhập – xuất – tồn kho theo đối tượng vật tư, lô, kho, vị trí và giao dịch
– Đội ngũ tư vấn 24/7 được đào tạo chuyên sâu, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc liên quan
Mua Safebooks ngay hôm nay để được nhận 01 năm sử dụng HĐĐV miễn phí!!