Trong quá trình giao dịch, việc xuất hóa đơn sai sót là điều không thể tránh khỏi. Trong trường hợp đó, xuất hóa đơn thay thế là một giải pháp hiệu quả để khắc phục sai sót và đảm bảo tính chính xác của hồ sơ kế toán. Vậy, bạn cần lập hóa đơn thay thế trong các trường hợp nào? Xuất hóa đơn thay thế như thế nào? Hãy cùng Safebooks theo dõi bài viết dưới đây!
1. Các trường hợp xuất hóa đơn thay thế
Theo Điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn thay thế trong các trường hợp sau:
(1) Khi hóa đơn điện tử có sai sót đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua.
Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua và có sai sót, người bán phải lập hóa đơn điện tử mới để thay thế.
Người bán cần thực hiện các bước sau:
- Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
- Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế.
- Gửi hóa đơn mới cho người mua để thay thế hóa đơn có sai sót.
Sau đó, cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn điện tử có sai sót đã được cấp mã và lưu trên hệ thống. Người bán sẽ gửi hóa đơn thay thế cho người mua.
(2) Trường hợp hóa đơn điện tử, dù có mã hay không có mã của cơ quan thuế, đã gửi cho người mua nhưng phát hiện có sai sót.
Áp dụng cho các sai sót sau:
- Sai mã số thuế;
- Sai số tiền trên hóa đơn;
- Sai thuế suất hoặc tiền thuế;
- Sai thông tin về hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng.
Người bán cần thực hiện:
- Lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn có sai sót.
- Nếu người bán và người mua thỏa thuận lập văn bản ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn thay thế, thì sau khi lập văn bản thỏa thuận, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn có sai sót.
- Ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn có sai sót.
- Gửi hóa đơn mới cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn mới và sau đó gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Lưu ý:
- Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Ngoài việc lập hóa đơn thay thế, người bán cũng có thể chọn lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót.
2. Hướng dẫn xuất hóa đơn thay thế\
Khi xác định hóa đơn đã lập có sai sót cần được thay thế, người bán sẽ tiến hành các bước sau:
Bước 1: Xác định sai sót
Người bán xác định cụ thể lỗi trên hóa đơn và mức độ nghiêm trọng của lỗi đó.
Bước 2: Thỏa thuận với người mua
Người bán trao đổi với người mua để thống nhất phương án xử lý và lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (nếu cần).
Bước 3: Xuất hóa đơn thay thế
Người bán lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn có sai sót thông qua phần mềm hóa đơn điện tử.
Bước 4: Gửi cho cơ quan thuế hoặc người mua
Người bán gửi hóa đơn mới thay thế cho cơ quan thuế để cấp mã, sau đó gửi hóa đơn đã cấp mã cho người mua. Nếu hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, người bán có thể gửi trực tiếp cho người mua.
Bước 5: Lưu trữ hóa đơn
Người bán lưu trữ đầy đủ hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế, biên bản thỏa thuận (nếu có) và sổ hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật.
3. Những lưu ý khi xuất hóa đơn thay thế
Việc xuất hóa đơn thay thế là một nhiệm vụ quan trọng mà kế toán và những người làm công tác kế toán cần phải nắm vững. Dưới đây là một số lưu ý khi thực hiện xuất hóa đơn thay thế:
- Nội dung trên hóa đơn thay thế phải được điều chỉnh chính xác và phản ánh đúng giao dịch thực tế.
- Hóa đơn thay thế phải ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Hóa đơn thay thế cần có chữ ký và dấu của người lập hóa đơn và người mua (nếu có).
- Sau khi xuất hóa đơn mới thay thế hóa đơn có sai sót, hóa đơn điện tử có sai sót sẽ được cơ quan thuế hủy và không còn giá trị sử dụng.
Trên đây là những lưu ý về việc xuất hóa đơn thay thế và các trường hợp cần thực hiện.
Việc xuất hóa đơn thay thế là cần thiết để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ kế toán và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh rủi ro khi thanh tra kiểm tra về thuế và tình hình sử dụng hóa đơn, chứng từ.
Xem thêm:
Những dấu hiệu doanh nghiệp có rủi ro về hóa đơn, hoàn thuế GTGT
[Mới nhất 2024] Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo thông tư 78 và nghị định 123
[Mới nhất 2024] Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử chi tiết theo Thông tư 78