Khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, một trong những cách xử lý là lập hóa đơn thay thế. Bài viết này giải thích hóa đơn thay thế là gì, các trường hợp và lý do lập hóa đơn thay thế, phân biệt với hóa đơn điều chỉnh và hướng dẫn cách xuất hóa đơn thay thế.
Hóa đơn thay thế là gì?
Hóa đơn thay thế là hóa đơn điện tử mới được lập để thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn thay thế ghi đầy đủ và đúng toàn bộ thông tin, kèm dòng ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
Khác với việc hủy hay điều chỉnh, hóa đơn thay thế thay hẳn hóa đơn cũ bằng một hóa đơn mới hoàn chỉnh, đúng thông tin.
Các trường hợp và lý do lập hóa đơn thay thế
Người bán được lựa chọn lập hóa đơn thay thế khi hóa đơn điện tử đã lập bị sai về nội dung, ví dụ:
- Sai mã số thuế của người mua.
- Sai tên, đơn giá, số lượng hàng hóa, dịch vụ.
- Sai số tiền, thuế suất, tiền thuế.
- Sai các nội dung khác trên hóa đơn cần lập lại cho chính xác.
Lưu ý: nếu hóa đơn chỉ sai về tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác, người bán chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn.
Phân biệt hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh
Khi hóa đơn có sai sót về nội dung, người bán được chọn một trong hai cách: lập hóa đơn thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh.
| Tiêu chí | Hóa đơn thay thế | Hóa đơn điều chỉnh |
| Cách lập | Lập hóa đơn mới đầy đủ, đúng, thay hẳn hóa đơn cũ | Lập hóa đơn ghi phần chênh lệch tăng hoặc giảm |
| Nội dung | Ghi lại toàn bộ thông tin đúng | Chỉ ghi phần điều chỉnh so với hóa đơn gốc |
| Ghi chú | “Thay thế cho hóa đơn số… ngày…” | “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày…” |
| Phù hợp | Sai nhiều nội dung, cần lập lại toàn bộ | Sai một chỉ tiêu về số tiền, dễ điều chỉnh chênh lệch |
Hướng dẫn xuất hóa đơn thay thế
- Xác định hóa đơn sai sót cần thay thế và nội dung sai.
- Lập hóa đơn điện tử mới với đầy đủ thông tin đúng, ghi dòng “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày…”.
- Gửi hóa đơn thay thế: nếu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì gửi cơ quan thuế cấp mã trước, sau đó gửi cho người mua; nếu là hóa đơn không có mã thì gửi trực tiếp cho người mua.
- Thông báo với cơ quan thuế khi thuộc trường hợp phải thông báo, dùng Mẫu 04/SS-HĐĐT theo quy định.
- Lưu trữ hóa đơn thay thế cùng hóa đơn bị thay thế để phục vụ đối chiếu, kiểm tra.
Những lưu ý khi xuất hóa đơn thay thế
- Hóa đơn thay thế phải ghi rõ thay thế cho hóa đơn nào (mẫu số, ký hiệu, số, ngày).
- Bảo đảm nội dung hóa đơn thay thế chính xác để không phải lập lại nhiều lần.
- Theo dõi cả hóa đơn cũ và hóa đơn thay thế trong sổ sách, kê khai đúng kỳ.
- Thực hiện đúng thời điểm và thủ tục thông báo với cơ quan thuế nếu được yêu cầu.
Căn cứ pháp lý
Việc lập hóa đơn thay thế thực hiện theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành tại thời điểm áp dụng.
Câu hỏi thường gặp
1. Hóa đơn thay thế là gì?
Là hóa đơn điện tử mới lập để thay thế hóa đơn đã lập có sai sót, ghi đầy đủ thông tin đúng và dòng “Thay thế cho hóa đơn số… ngày…”.
2. Hóa đơn thay thế lập trong trường hợp nào?
Khi hóa đơn đã lập sai về nội dung như mã số thuế, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, số tiền, thuế suất, tiền thuế và người bán chọn cách lập hóa đơn mới thay thế thay vì điều chỉnh.
3. Hóa đơn thay thế khác hóa đơn điều chỉnh thế nào?
Hóa đơn thay thế lập lại toàn bộ thông tin đúng, thay hẳn hóa đơn cũ; hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi phần chênh lệch tăng hoặc giảm so với hóa đơn gốc.
4. Lập hóa đơn thay thế có phải thông báo cơ quan thuế không?
Tùy trường hợp. Khi thuộc diện phải thông báo, người bán dùng Mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế theo quy định.
Bài viết liên quan