Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế là loại chứng từ đang được nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ quan tâm trong thời điểm quy định thuế ngày càng siết chặt. Vậy hóa đơn không có mã là gì, ai được phép sử dụng và có những điểm gì cần lưu ý trong năm 2025?
Hóa đơn không có mã của Cơ quan thuế là gì?
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử do người bán tự phát hành, tự ký số và gửi trực tiếp cho người mua, không cần thông qua hệ thống cấp mã xác thực của cơ quan thuế. Đây là một trong hai hình thức hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC đang được áp dụng rộng rãi tại Việt Nam.
Loại hóa đơn này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đủ điều kiện, có hệ thống công nghệ thông tin đảm bảo và không nằm trong nhóm rủi ro cao về thuế.
Đặc điểm của hóa đơn không có mã
Hóa đơn không có mã có một số đặc điểm nổi bật như sau:
- ✅ Tự phát hành: Doanh nghiệp khởi tạo, ký số và gửi trực tiếp cho người mua qua hệ thống phần mềm nội bộ hoặc phần mềm hóa đơn điện tử của bên thứ ba mà không cần thông qua cơ quan thuế cấp mã.
- ✅ Không được cấp mã xác thực từ cơ quan thuế: Khác với hóa đơn có mã, hóa đơn không có mã không cần gửi lên Tổng cục Thuế để xin mã xác thực. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và linh hoạt trong vận hành.
- ✅ Sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử riêng: Doanh nghiệp cần có hạ tầng CNTT đủ mạnh, đảm bảo việc lập, lưu trữ, truyền dữ liệu hóa đơn điện tử theo chuẩn định dạng XML và kết nối định kỳ với hệ thống của cơ quan thuế để gửi dữ liệu.
Xem thêm: Cách quản lý hóa đơn hiệu quả cho doanh nghiệp
Phân biệt hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế
Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử được chia làm hai loại: hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế. Dưới đây là bảng so sánh để bạn dễ hình dung:
| Tiêu chí | Hóa đơn có mã | Hóa đơn không có mã |
| Mã xác thực từ cơ quan thuế | Có (phát hành qua hệ thống của Tổng cục Thuế) | Không cần mã xác thực |
| Quy trình phát hành | Gửi cơ quan thuế để lấy mã rồi mới gửi khách | Gửi trực tiếp cho người mua |
| Tính linh hoạt | Chậm hơn do chờ mã | Nhanh chóng, chủ động hơn |
| Kiểm soát của cơ quan thuế | Mạnh, theo thời gian thực | Kiểm soát định kỳ qua dữ liệu truyền |
Quy định về Hóa đơn điện tử không có mã năm 2025
Đối tượng sử dụng
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có rủi ro thuế thấp
- Là những doanh nghiệp đáp ứng điều kiện được cơ quan thuế đánh giá là có mức độ tuân thủ tốt, không nằm trong danh sách quản lý rủi ro cao.
- Không có tiền sử gian lận, trốn thuế, không sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, và thường xuyên nộp tờ khai, báo cáo thuế đúng hạn.
2. Có hạ tầng công nghệ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật
- Doanh nghiệp phải có hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng quy định truyền dữ liệu đầy đủ, chính xác cho cơ quan thuế.
- Có khả năng kết nối, lưu trữ và bảo mật thông tin hóa đơn theo chuẩn dữ liệu điện tử của Tổng cục Thuế.
3. Không bắt buộc sử dụng hóa đơn có mã
- Những tổ chức không thuộc nhóm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn có mã như:
Doanh nghiệp thuộc lĩnh vực tài chính, ngân hàng, bảo hiểm. - Một số doanh nghiệp có quy mô lớn, thường xuyên giao dịch B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp), đã từng sử dụng hóa đơn không có mã ổn định và tuân thủ tốt.
Ký hiệu về hóa đơn không có mã
Bắt đầu từ ngày 01/01/2025, ký hiệu hóa đơn không có mã phải tuân theo quy chuẩn có cấu trúc mới, trong đó bao gồm:
- Chữ cái K: thể hiện loại hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
- Hai chữ số cuối của năm: là 25 đại diện cho năm 2025.
- Một số ký hiệu bổ sung khác do doanh nghiệp đặt ra (theo mẫu đăng ký ban đầu).
Ví dụ ký hiệu hợp lệ: K25TCT, K25AB, K25-01,…
Lưu ý:
- Ký hiệu hóa đơn phải phù hợp với loại hóa đơn sử dụng (GTGT, bán hàng, xuất khẩu…).
- Không được sử dụng cùng lúc hai ký hiệu trùng nhau cho hai loại hóa đơn khác nhau trong một năm.
- Khi phát hiện sai sót trong ký hiệu, phải điều chỉnh kịp thời và thông báo với cơ quan thuế để tránh vi phạm.
Khi nào phải ngừng sử dụng hóa đơn không có mã?
Cơ quan thuế có quyền ngừng cho phép sử dụng hóa đơn không có mã trong các trường hợp:
- Doanh nghiệp bị xác minh hành vi trốn thuế, gian lận hóa đơn.
- Có dấu hiệu lập hóa đơn khống, hóa đơn giả, bán hóa đơn.
- Không truyền dữ liệu hóa đơn đúng thời hạn quy định.
- Cá nhân, tổ chức thay đổi hình thức khai thuế (từ kê khai sang khoán hoặc ngược lại).
Kết luận
Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế là hình thức được áp dụng cho những doanh nghiệp đủ điều kiện theo quy định. Năm 2025, các quy định mới đã siết chặt hơn nhằm tăng tính minh bạch và quản lý rủi ro thuế. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin, tuân thủ đúng quy định và sử dụng hóa đơn điện tử một cách hợp pháp để đảm bảo hoạt động kinh doanh an toàn, hiệu quả.
Sử dụng ngay Phần mềm Safebooks HKD có khả năng sử dụng cho hàng trăm Hộ kinh doanh cùng một lúc với trọn bộ nghiệp vụ quan trọng:
- Phần mềm kế toán dành riêng cho HKD
- Phần mềm mua hàng
- Phần mềm quản lý thanh toán
- Chữ ký số
- Hóa đơn điện tử