Hiểu rõ về hệ số K không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt được quy định của cơ quan thuế, mà còn giúp họ tránh được những rủi ro không đáng có. Hệ số K đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hóa đơn điện tử và ngăn chặn tình trạng xuất hóa đơn khống. Trong bài viết này, Safebooks sẽ giải thích chi tiết về hệ số K, cách tính toán nó và tầm quan trọng của hệ số K trong quản lý doanh nghiệp. Hãy cùng chúng tôi khám phá về hệ số K để tối ưu hóa quy trình kế toán của bạn.
1. Hệ số K trong kế toán là gì?
Hệ số K, còn được gọi là Tham số K, đóng vai trò như một chỉ số cảnh báo trong việc quản lý hóa đơn điện tử do cơ quan thuế thực hiện. Mục đích chính của nó là ngăn chặn việc phát hành hóa đơn giả mạo. Khi dữ liệu hóa đơn của một doanh nghiệp vượt quá giá trị của Hệ số K, doanh nghiệp đó sẽ được xem là thuộc nhóm có nguy cơ cao về việc sử dụng hóa đơn không chính xác.
2. Cách tính hệ số K
Hệ số K được tính theo công thức sau:
K = Tổng giá trị hàng hoá bán ra trên hoá đơn / (Tổng giá trị hàng tồn kho + Tổng giá trị hàng mua vào trên hoá đơn)
Về mức độ rủi ro của Hệ số K:
- Khi K < 1, điều này được coi là an toàn vì giá trị hàng hoá đã bán ra ít hơn tổng giá trị hàng tồn kho và hàng mua vào.
- Khi K > 1, điều này được coi là có rủi ro vì cơ quan thuế sẽ đặt câu hỏi về việc tại sao giá trị hàng hoá đã bán lại lớn hơn tổng giá trị hàng tồn kho và hàng mua vào. Điều này có thể dẫn đến nghi ngờ về việc xuất hóa đơn không chính xác.
Do đó, mức độ rủi ro tăng theo Hệ số K. Khi Hệ số K càng cao, doanh nghiệp thường phải giải trình với cơ quan thuế.
Xem thêm bài giảng: Hệ số K trong quản lý rủi ro về thuế và hóa đơn điện tử
3. Quy trình kiểm soát hóa đơn điện tử theo hệ số K
Quy trình kiểm soát hóa đơn điện tử dựa trên hệ số K nhằm ngăn chặn việc xuất hóa đơn không chính xác từ phía cơ quan thuế được thực hiện như sau:
Bước 1: Hệ thống tự động so sánh tổng giá trị hàng hóa đã bán ra trên các hóa đơn đã xuất với ngưỡng giá trị hàng hóa đầu vào, được tính toán bằng K lần tổng giá trị hàng tồn kho và tổng giá trị hàng hóa mua vào, sau đó đưa ra cảnh báo.
Bước 2: Kiểm tra kết quả kiểm soát dựa trên hệ số K
Bước 3: Lập “Danh sách NNT nằm trong diện giám sát xuất hóa đơn vượt ngưỡng an toàn”
Bước 4: Tổ chức kiểm tra các doanh nghiệp có trong danh sách
Bước 5: Tổng hợp kết quả kiểm tra từ các Cục Thuế và gửi về Tổng cục Thuế
Xem thêm:
File Download mẫu công văn giải trình hệ số K
4. Doanh nghiệp gặp vấn đề gì nếu vượt ngưỡng hệ số K?
Khi một doanh nghiệp tiến hành sử dụng hóa đơn, chứng từ và vượt quá giới hạn của hệ số cảnh báo K, họ sẽ phải đối mặt với các biện pháp kiểm soát như sau:
- Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo cảnh báo và được xếp vào danh sách quản lý đặc biệt.
- Cơ quan Thuế sẽ tham khảo danh sách các doanh nghiệp này để tiếp tục kiểm tra và xác định những trường hợp cần phải dừng việc sử dụng hóa đơn. Thông báo về việc vi phạm này sẽ được gửi đến doanh nghiệp thông qua phần mềm hóa đơn điện tử.
5. Kế hoạch triển khai áp dụng kiểm soát theo hệ số K
Kế hoạch thực hiện kiểm soát dựa trên hệ số K đang được triển khai như sau:
- Tại thời điểm hiện tại, “Danh sách các NNT nằm trong diện giám sát xuất hóa đơn vượt ngưỡng an toàn” đã có thể được xuất ra trên chức năng tương ứng trong Ứng dụng hóa đơn điện tử, dựa trên dữ liệu kiểm soát được tổng hợp đến hết ngày 14/6/2023. Dựa trên danh sách này, cơ quan thuế sẽ phân công công chức để tiến hành kiểm tra Người nộp thuế.
- Nếu doanh nghiệp nằm trong diện đánh giá có rủi ro theo hệ số K, cán bộ thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp giải trình, xác minh… Doanh nghiệp nên chuẩn bị các tài liệu sau:
- Chứng từ mua sắm tài sản cố định;
- Chứng từ nhập/xuất kho; biên bản kiểm kê;
- Bảng kê mua vào bán ra theo tháng/quý DN kê khai;
- Sao kê tài khoản ngân hàng;
- Sổ chi tiết công nợ phải thu phải trả;
- …
Mỗi giao dịch cần có đầy đủ bộ chứng từ đi kèm: hoá đơn; hợp đồng; biên bản nghiệm thu; phiếu giao nhận…
Qua bài viết này, Safebooks hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về hệ số K và tầm quan trọng của nó trong việc kiểm soát hóa đơn điện tử. Việc nắm bắt chính xác hệ số K không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định của cơ quan thuế mà còn giúp họ tránh được những rủi ro không đáng có. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích khác về quản lý doanh nghiệp và kế toán.
Xem thêm:
[Mới nhất 2024] Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo thông tư 78 và nghị định 123
Sai Tên Hàng Hóa Trên Hóa Đơn Điện Tử Nên Xử Lý Như Thế Nào?
Hướng Dẫn Cách Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử Dựa Trên TT78 & NĐ123