Sai tên hàng hóa là lỗi thường gặp trên hóa đơn điện tử. Tùy hóa đơn đã gửi người mua hay đã kê khai thuế, cách xử lý sẽ khác nhau. Bài viết này hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa và cách viết hóa đơn điều chỉnh, thay thế theo Thông tư 78 và Nghị định 123.
Sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử xử lý như thế nào?
Sai tên hàng hóa là lỗi về nội dung hóa đơn nhưng thường không làm thay đổi số tiền và tiền thuế. Theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán xử lý theo hai cách chính: lập hóa đơn mới (thay thế) hoặc lập hóa đơn điều chỉnh, tùy theo từng tình huống.
Các trường hợp và cách xử lý sai tên hàng hóa
Trường hợp 1: Hóa đơn chưa gửi cho người mua
Nếu phát hiện sai tên hàng hóa trước khi gửi hóa đơn cho người mua:
- Người bán thông báo hủy hóa đơn có sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Lập hóa đơn điện tử mới với tên hàng hóa đúng, ký số và gửi cơ quan thuế cấp mã (nếu là hóa đơn có mã), sau đó gửi người mua.
Trường hợp 2: Hóa đơn đã gửi người mua, chưa kê khai thuế
Người bán chọn một trong hai cách:
- Lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung điều chỉnh tên hàng hóa cho đúng.
- Lập hóa đơn thay thế ghi lại toàn bộ thông tin đúng, thay hẳn hóa đơn cũ.
Vì sai tên hàng hóa không làm sai số tiền, thường không phải kê khai điều chỉnh thuế.
Trường hợp 3: Hóa đơn đã gửi người mua và đã kê khai thuế
Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế như trường hợp 2. Do sai tên hàng hóa không ảnh hưởng số tiền thuế nên thường không phải điều chỉnh tờ khai; nếu có phát sinh chênh lệch thì kê khai bổ sung theo quy định.
Cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa
- Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót.
- Ghi rõ dòng: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Ghi nội dung điều chỉnh tên hàng hóa cho đúng. Vì chỉ sai tên, không điều chỉnh số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh cho cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã) và người mua.
Cách lập hóa đơn thay thế sai tên hàng hóa
- Lập hóa đơn điện tử mới đầy đủ, đúng tên hàng hóa.
- Ghi rõ dòng: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã (nếu có mã) và gửi người mua.
Nên chọn điều chỉnh hay thay thế khi sai tên hàng hóa?
| Tiêu chí | Hóa đơn điều chỉnh | Hóa đơn thay thế |
| Cách làm | Ghi nội dung điều chỉnh tên hàng đúng | Lập lại hóa đơn mới đầy đủ, đúng |
| Ghi chú | “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày…” | “Thay thế cho hóa đơn số… ngày…” |
| Phù hợp | Chỉ sai tên hàng, muốn giữ hóa đơn gốc | Muốn lập lại hóa đơn hoàn chỉnh, rõ ràng |
Căn cứ pháp lý
Việc xử lý hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa thực hiện theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành tại thời điểm áp dụng.
Câu hỏi thường gặp
1. Hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa xử lý thế nào?
Tùy tình huống: nếu chưa gửi người mua thì thông báo hủy (04/SS-HĐĐT) và lập hóa đơn mới; nếu đã gửi thì lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế với tên hàng hóa đúng.
2. Sai tên hàng hóa có phải kê khai điều chỉnh thuế không?
Thường không, vì sai tên hàng hóa không làm thay đổi số tiền và tiền thuế. Chỉ khi có phát sinh chênh lệch số thuế mới phải kê khai bổ sung.
3. Sai tên hàng hóa nên lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế?
Cả hai đều hợp lệ. Nếu chỉ sai tên và muốn giữ hóa đơn gốc thì lập điều chỉnh; nếu muốn lập lại hóa đơn hoàn chỉnh, rõ ràng thì lập thay thế.
4. Hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa ghi thế nào?
Ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày…” và nội dung tên hàng hóa đúng, không điều chỉnh số lượng, đơn giá, thành tiền.
Bài viết liên quan