Hóa đơn điện tử file XML chính là định dạng bắt buộc của hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, hiện này có rất nhiều kế toán và doanh nghiệp vẫn còn loay hoay trong việc mở đọc và tải về định dạng file XML. Chính vì thế, dưới bài viết này Safebooks xin chia sẻ các tải file XML của hóa đơn điện tử đơn giản, thuận tiện nhất.
Hướng dẫn cách tải file XML của hóa đơn điện tử đơn giản và nhanh chóng
Nếu như phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp có chức năng tải file XML của hóa đơn điện tử thì có thể tham khảo quy trình sau:
- Bước 1: Truy cập vào hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
- Bước 2: Nhấn vào “Chọn file” để tải lên file hóa đơn điện tử định dạng XML mà doanh nghiệp muốn đọc.
- Bước 3: Nhập mã kiểm tra.
- Bước 4: Tiến hành đọc dữ liệu hóa đơn điện tử.
Nếu hóa đơn điện tử hợp lệ, hệ thống của phần mềm sẽ hiển thị toàn bộ dữ liệu của hóa đơn. Doanh nghiệp cũng có thể kiểm tra các thông tin hoặc thực hiện ký số nếu cần.
Ngoài ra, để ký số, doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện cần thiết như:
- Chữ ký số
- Máy tính đã cài đặt chương trình để ký số
Do đó, để có thể tải file XML của hóa đơn điện tử đơn giản và nhanh chóng nhất, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện các bước trên là được.
Quy định liên quan đến định dạng hóa đơn điện tử file XML
Theo Điều 5 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về định dạng hóa đơn điện tử được trình bày như sau: “Chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử phải sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML.”
Đối với định dạng hóa đơn điện tử sẽ gồm có hai phần:
- Phần có chứa dữ liệu nghiệp vụ về hóa đơn điện tử.
- Phần chứa dữ liệu chữ ký số
Tuy nhiên, đối với các hóa đơn điện tử có mã của CQT thì cần thêm phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của CQT.
Đồng thời, khi lưu trữ hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần phải lưu cả file định PDF và XML. Trong đó:
- File chứa dữ liệu hóa đơn (XML): Đầy đủ các dữ liệu của hóa đơn, file này sẽ có giá trị pháp khi chưa bị sửa đổi.
- Bản thể hiện của hóa đơn điện tử (PDF): Thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, cũng như tương đương với một tờ hóa đơn thông thường. Cần lưu ý rằng, đây chỉ là bản thể hiện của file XML cho nên sẽ không có giá trị về mặt pháp lý.
Tóm lại, hóa đơn điện tử file XML có vai trò vô cùng quan trọng trong việc doanh nghiệp cần chứng minh tính pháp lý và hợp lệ của hóa đơn.
Cách đọc hóa đơn điện tử file XML
Khi nhận được hóa đơn điện tử từ người bán qua email hoặc sms, doanh nghiệp có thể mở và đọc file trên hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Đây được xem là cách làm nhanh chóng và đơn giản nhất ở thời điểm hiện tại.
Quy trình đọc hóa đơn bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Mở email thông báo hóa đơn điện tử nhận được từ người bán.
- Bước 2: Nhấn chuột vào link liên kết trên email.
- Bước 3: Tải file hóa đơn đính kèm (XML) về máy tính.
- Bước 4: Trên giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, chọn “Theo file XML”.
- Bước 5: Nhấn vào mục “Chọn file” và tìm đường dẫn đến file XML vừa được tải về.
- Bước 6: Chương trình sẽ hiển thị thông tin hóa đơn từ file XML.
Lưu ý:
- Đối với nội dung file XML để tra cứu hóa đơn điện tử không nên chỉnh sửa nội dung.
- Nếu chọn file XML không đúng dạng quá 5 lần, sẽ phải nhập mã bảo mật (Captcha) do hệ thống cung cấp.
Tiết kiệm 80% thời gian nhập liệu với SafeInvoice
Phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào SafeInvoice giúp kế toán xử lý hóa đơn đầu vào nhanh chóng, nâng cao năng suất làm việc và giảm thiểu rủi ro sai phạm hóa đơn.
Kết nối với Tổng cục thuế
Phần mềm được kết nối với Tổng cục thuế giúp kế toán có thể lấy toàn bộ hóa đơn mua hàng và bán hàng , dễ dàng rà soát, đối chiếu, tránh trường hợp NCC xuất hóa đơn mà doanh nghiệp bỏ sót.
Tự động tra cứu và nhận hóa đơn
Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn (Mã số thuế, tên công ty, địa chỉ, tình trạng hoạt động, chữ ký số của nhà cung cấp) và theo dõi hạn chế rủi ro sai phạm hóa đơn.
Tự động lưu trữ và quản lý hóa đơn tập trung
SafeInvoice có khả năng lưu trữ hóa đơn trong vòng 10 năm theo quy định, dễ dàng kiểm tra và xác minh hóa đơn mọi lúc mọi nơi.
Tự động nhập liệu vào phần mềm kế toán
Thay vì xử lý thông tin theo cách thủ công truyền thống, SafeInvoice tự động hạch toán vào phần mềm kế toán, giúp giảm tới 80% thời gian nhập liệu cho kế toán viên.
