Hướng Dẫn Cách Tải File XML Của Hóa Đơn Điện Tử Đơn Giản, Thuận Tiện

Ngày đăng: 09/01/2024 10:57 PM

Nội dung bài viết

    Hóa đơn điện tử file XML chính là định dạng bắt buộc của hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, hiện này có rất nhiều kế toán và doanh nghiệp vẫn còn loay hoay trong việc mở đọc và tải về định dạng file XML. Chính vì thế, dưới bài viết này Safebooks xin chia sẻ các tải file XML của hóa đơn điện tử đơn giản, thuận tiện nhất.

    Hướng dẫn cách tải file XML của hóa đơn điện tử đơn giản và nhanh chóng

    Hướng dẫn cách tải file XML của hóa đơn điện tử đơn giản và nhanh chóng

    Nếu như phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp có chức năng tải file XML của hóa đơn điện tử thì có thể tham khảo quy trình sau:

    • Bước 1: Truy cập vào hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
    • Bước 2: Nhấn vào “Chọn file” để tải lên file hóa đơn điện tử định dạng XML mà doanh nghiệp muốn đọc.
    • Bước 3: Nhập mã kiểm tra.
    • Bước 4: Tiến hành đọc dữ liệu hóa đơn điện tử.

    Nếu hóa đơn điện tử hợp lệ, hệ thống của phần mềm sẽ hiển thị toàn bộ dữ liệu của hóa đơn. Doanh nghiệp cũng có thể kiểm tra các thông tin hoặc thực hiện ký số nếu cần.

    Ngoài ra, để ký số, doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện cần thiết như:

    • Chữ ký số
    • Máy tính đã cài đặt chương trình để ký số

    Do đó, để có thể tải file XML của hóa đơn điện tử đơn giản và nhanh chóng nhất, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện các bước trên là được.

    Quy định liên quan đến định dạng hóa đơn điện tử file XML

    Quy định liên quan đến định dạng hóa đơn điện tử file XML

    Theo Điều 5 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về định dạng hóa đơn điện tử được trình bày như sau: “Chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử phải sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML.”

    Đối với định dạng hóa đơn điện tử sẽ gồm có hai phần:

    • Phần có chứa dữ liệu nghiệp vụ về hóa đơn điện tử.
    • Phần chứa dữ liệu chữ ký số

    Tuy nhiên, đối với các hóa đơn điện tử có mã của CQT thì cần thêm phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của CQT.

    Đồng thời, khi lưu trữ hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần phải lưu cả file định PDF và XML. Trong đó:

    • File chứa dữ liệu hóa đơn (XML): Đầy đủ các dữ liệu của hóa đơn, file này sẽ có giá trị pháp khi chưa bị sửa đổi.
    • Bản thể hiện của hóa đơn điện tử (PDF): Thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, cũng như tương đương với một tờ hóa đơn thông thường. Cần lưu ý rằng, đây chỉ là bản thể hiện của file XML cho nên sẽ không có giá trị về mặt pháp lý.

    Tóm lại, hóa đơn điện tử file XML có vai trò vô cùng quan trọng trong việc doanh nghiệp cần chứng minh tính pháp lý và hợp lệ của hóa đơn.

    Cách đọc hóa đơn điện tử file XML

    Khi nhận được hóa đơn điện tử từ người bán qua email hoặc sms, doanh nghiệp có thể mở và đọc file trên hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Đây được xem là cách làm nhanh chóng và đơn giản nhất ở thời điểm hiện tại. 

    Cách đọc hóa đơn điện tử file XML

    Quy trình đọc hóa đơn bao gồm các bước sau:

    • Bước 1: Mở email thông báo hóa đơn điện tử nhận được từ người bán.
    • Bước 2: Nhấn chuột vào link liên kết trên email.
    • Bước 3: Tải file hóa đơn đính kèm (XML) về máy tính.
    • Bước 4: Trên giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, chọn “Theo file XML”.
    • Bước 5: Nhấn vào mục “Chọn file” và tìm đường dẫn đến file XML vừa được tải về.
    • Bước 6: Chương trình sẽ hiển thị thông tin hóa đơn từ file XML.

    Lưu ý:

    • Đối với nội dung file XML để tra cứu hóa đơn điện tử không nên chỉnh sửa nội dung.
    • Nếu chọn file XML không đúng dạng quá 5 lần, sẽ phải nhập mã bảo mật (Captcha) do hệ thống cung cấp.

    Tổng kết

    Trên đây là một số thông tin liên quan đến cách tải file XML của hóa đơn điện tử, Safebooks hy vọng rằng bài viết trên sẽ giúp Quý Anh/Chị thu thập được nhiều thông tin bổ ích.

    Đăng ký dùng thử miễn phí

    Bạn vui lòng cung cấp đầy đủ thông tin, SafeBooks sẽ liên hệ ngay với bạn

    Vui lòng nhập họ và tên
    Vui lòng nhập số điện thoại
    Vui lòng nhập địa chỉ email
    Vui lòng nhập mã số thuế
    Nhược Điểm Của Phần Mềm Kế Toán Hiện Nay Thường Gặp
    Nhược Điểm Của Phần Mềm Kế Toán Hiện Nay Thường Gặp
    January 9, 2024, 11:10 pm
    Hướng Dẫn Cách Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử Dựa Trên TT78 & NĐ123
    Hướng Dẫn Cách Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử Dựa Trên TT78 & NĐ123
    December 29, 2023, 9:06 am
    Số lượng tối thiểu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sử dụng 2023
    Số lượng tối thiểu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sử dụng 2023
    November 13, 2023, 4:12 pm
    Kế toán ngân hàng là gì? Nguyên tắc, nghiệp vụ và nhiệm vụ cơ bản
    Kế toán ngân hàng là gì? Nguyên tắc, nghiệp vụ và nhiệm vụ cơ bản
    November 10, 2023, 4:42 pm
    Hàng Tồn Kho Chậm Luân Chuyển Nên Xử Lý Như Thế Nào?
    Hàng Tồn Kho Chậm Luân Chuyển Nên Xử Lý Như Thế Nào?
    November 9, 2023, 4:00 pm
    Tổng Hợp Các Phương Pháp Quản Lý Hàng Tồn Kho Phổ Biến Hiện Nay
    Tổng Hợp Các Phương Pháp Quản Lý Hàng Tồn Kho Phổ Biến Hiện Nay
    November 8, 2023, 4:46 pm