Trong bài viết sau đây, Safebooks sẽ chia sẻ một cách chi tiết các nội dung cần có cùng những nguyên tắc nên tuân thủ khi bạn muốn lập Bảng cân đối kế toán. Hơn nữa, bài viết cũng tổng hợp mẫu trình bày cùng những lưu ý nhằm giúp bạn tránh những sai sót nhỏ nhặt nhưng dễ mắc phải trong quá trình lập Bảng cân đối kế toán.
1. Bảng cân đối kế toán là gì?
Bảng cân đối kế toán là một tài liệu nằm trong Báo cáo tài chính với mục đích phản ánh giá trị tài sản mà doanh nghiệp đang sở hữu cùng nguồn vốn tạo nên các tài sản đó trong một thời điểm nhất định.
Dựa vào Bảng cân đối kế toán, các nhà quản trị, nhà đầu tư, ngân hàng cho vay vốn, cơ quan quản lý tài chính…sẽ biết được tại thời điểm đó, tình hình tài chính của doanh nghiệp đang diễn biến ra sao, tài sản doanh nghiệp gồm những loại nào và có giá trị bao nhiêu để từ đó có thể đưa ra những quyết định kinh tế.
2. Nội dung cần có của một Bảng cân đối kế toán
Một Bảng cân đối kế toán đầy đủ gồm hai phần Tài sản và Nguồn vốn. Mỗi phần lại được chia nhỏ thành các chỉ tiêu nhỏ hơn.
Tài sản trong Bảng cân đối kế toán được cấu thành từ Tài sản ngắn hạn và Tài sản dài hạn. Trong khi đó, Nguồn vốn (nguồn hình thành tài sản hay vốn kinh doanh của doanh nghiệp) lại bao gồm Nợ phải trả và Nguồn vốn chủ sở hữu.
Khi đó, bạn hãy ghi nhớ nguyên tắc sau:
TÀI SẢN = NGUỒN VỐN = NỢ PHẢI TRẢ + NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU
Dưới đây là phần trình bày chi tiết và cụ thể những nội dung phải có khi bạn muốn lập một Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp đáp ứng giả định hoạt động liên tục theo mẫu B01-DN.
2.1 Tài sản
2.1.1 Tài sản ngắn hạn (100)
| Tài sản ngắn hạn (100) |
| a. Tiền và các khoản tương đương tiền (110) |
| – Tiền (111) |
| – Các khoảng tương đương tiền (112) |
| b. Đầu tư tài chính ngắn hạn (120) |
| – Chứng khoán kinh doanh (121) |
| – Dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh (122) |
| – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (123) |
| c. Các khoản phải thu ngắn hạn (130) |
| – Phải thu ngắn hạn của khách hàng (131) |
| – Trả trước cho người bán ngắn hạn (132) |
| – Phải thu nội bộ ngắn hạn (133) |
| – Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng (134) |
| – Phải thu về cho vay ngắn hạn (135) |
| – Phải thu ngắn hạn khác (136) |
| – Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi (137) |
| – Tài sản thiếu chờ xử lý (139) |
| d. Hàng tồn kho (140) |
| – Hàng tồn kho (141) |
| – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (149) |
| e. Tài sản ngắn hạn khác (150) |
| – Chi phí trả trước ngắn hạn (151) |
| – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (152) |
| – Thuế và các khoản khác phải thu nhà nước (153) |
| – Giao dịch mua bán lại trái phiếu Chính phủ (154) |
| – Tài sản ngắn hạn khác (155) |
2.1.2 Tài sản dài hạn (Mã số 200)
| Tài sản dài hạn (Mã số 200) |
| a. Các khoản phải thu dài hạn (Mã số 210) |
| – Phải thu dài hạn của khách hàng (Mã số 211) |
| – Trả trước cho người bán dài hạn (Mã số 212) |
| – Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc (Mã số 213) |
| – Phải thu nội bộ dài hạn (Mã số 214) |
| – Phải thu về cho vay dài hạn (Mã số 215) |
| – Phải thu dài hạn khác (Mã số 216) |
| – Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi (Mã số 219) |
| b. Tài sản cố định ( Mã số 220) |
| – Tài sản cố định hữu hình (Mã số 221) |
| – Nguyên giá (Mã số 222) |
| – Giá trị hao mòn luỹ kế (Mã số 223) |
| – Tài sản cố định thuê tài chính (Mã số 224)Nguyên giá (Mã số 225)Giá trị hao mòn luỹ kế (Mã số 226) |
| – Tài sản cố định vô hình (Mã số 227)Nguyên giá (Mã số 228)Giá trị hao mòn luỹ kế (Mã số 229) |
| c. Bất động sản đầu tư (Mã số 230) |
| – Nguyên giá (Mã số 231) |
| – Giá trị hao mòn luỹ kế (Mã số 232) |
| d. Tài sản dở dang dài hạn (Mã số 240) |
| – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang dài hạn (Mã số 241) |
| – Chi phí xây dựng cơ bản dở dang (Mã số 242) |
| e. Đầu tư tài chính dài hạn (Mã số 250) |
| – Đầu tư vào công ty con (Mã số 251) |
| – Đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết (Mã số 252) |
| – Đầu tư góp vốn vào đơn vị khác (Mã số 253) |
| – Dự phòng đầu tư tài chính dài hạn (Mã số 254) |
| – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (Mã số 255) |
| f. Tài sản dài hạn khác (Mã số 260) |
| – Chi phí trả trước dài hạn (Mã số 261) |
| – Tài sản thuế thu nhập hoãn lại (Mã số 262) |
| – Thiết bị, vật tư, phụ tùng thay thế dài hạn (Mã số 263) |
| – Tài sản dài hạn khác (Mã số 268) |
| g. Tổng cộng tài sản (Mã số 270) |
2.2 Nguồn vốn
2.2.1 Nợ phải trả (Mã số 300)
Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ số nợ phải trả tại thời điểm báo cáo, gồm: Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. Mã số 300 = Mã số 310 + Mã số 330.
2.2.1.1 Nợ ngắn hạn (Mã số 310)
| Nợ ngắn hạn (Mã số 310) |
| – Phải trả người bán ngắn hạn (Mã số 311) |
| – Người mua trả tiền trước ngắn hạn (Mã số 312) |
| – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (Mã số 313) |
| – Phải trả người lao động (Mã số 314) |
| – Chi phí phải trả ngắn hạn (Mã số 315) |
| – Phải trả nội bộ ngắn hạn (Mã số 316) |
| – Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng (Mã số 317) |
| – Doanh thu chưa thực hiện ngắn hạn (Mã số 318) |
| – Phải trả ngắn hạn khác (Mã số 319) |
| – Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn (Mã số 320) |
| – Dự phòng phải trả ngắn hạn (Mã số 321) |
| – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (Mã số 322) |
| – Quỹ bình ổn giá (Mã số 323) |
| – Giao dịch mua bán lại trái phiếu Chính phủ (Mã số 324) |
2.2.1.2 Nợ dài hạn (Mã số 330)
| Nợ dài hạn (Mã số 330) |
| – Phải trả người bán dài hạn (Mã số 331) |
| – Người mua trả tiền trước dài hạn (Mã số 332) |
| – Chi phí phải trả dài hạn (Mã số 333) |
| – Phải trả nội bộ về vốn kinh doanh (Mã số 334) |
| – Phải trả nội bộ dài hạn (Mã số 335) |
| – Doanh thu chưa thực hiện dài hạn (Mã số 336) |
| – Phải trả dài hạn khác (Mã số 337) |
| – Vay và nợ thuê tài chính dài hạn (Mã số 338) |
| – Trái phiếu chuyển đổi (Mã số 339) |
| – Cổ phiếu ưu đãi (Mã số 340) |
| – Thuế thu nhập hoãn lại phải trả (Mã số 341) |
| – Dự phòng phải trả dài hạn (Mã số 342) |
| – Quỹ phát triển khoa học và công nghệ (Mã số 343) |
2.2.2 Nguồn vốn chủ sở hữu (Mã số 400)
| Nguồn vốn chủ sở hữu (Mã số 400) |
| a. Vốn chủ sở hữu (Mã số 410) |
| – Vốn góp của chủ sở hữu (Mã số 411)Cổ phiếu phổ thông có quyền biểu quyết (Mã số 411a)Cổ phiếu ưu đãi (Mã số 411b) |
| – Thặng dư vốn cổ phần (Mã số 412) |
| – Quyền chọn chuyển đổi trái phiếu (Mã số 413) |
| – Vốn khác của chủ sở hữu (Mã số 414) |
| – Cổ phiếu quỹ (Mã số 415) |
| – Chênh lệch đánh giá lại tài sản (Mã số 416) |
| – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (Mã số 417) |
| – Quỹ đầu tư phát triển (Mã số 418) |
| – Quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp (Mã số 419) |
| – Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu (Mã số 420) |
| – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (Mã số 421)Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối lũy kế đến cuối kỳ trước (Mã số 421a)Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối kỳ này (Mã số 421b) |
| – Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản (Mã số 422) |
| b. Nguồn kinh phí và quỹ khác (Mã số 430) |
| – Nguồn kinh phí (Mã số 431) |
| – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (Mã số 432) |
| c. Tổng cộng nguồn vốn (Mã số 440) |
3. Bảng cân đối kế toán đối với doanh nghiệp đáp ứng giả định hoạt động liên tục
Khi doanh nghiệp không đáp ứng giả định hoạt động liên tục, việc lập Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B 01/CDHĐ – DNKLT) vẫn thực hiện tương tự như khi doanh nghiệp đang hoạt động liên tục, nhưng có một số điểm cần được điều chỉnh để phản ánh chính xác tình hình tài chính:
- Không Phân Biệt Ngắn Hạn và Dài Hạn: Các chỉ tiêu không phân biệt giữa ngắn hạn và dài hạn, thời hạn không còn quan trọng là dưới 12 tháng, trên 12 tháng hay hơn chu kỳ kinh doanh.
- Không Trình Bày Các Chỉ Tiêu Dự Phòng: Doanh nghiệp không trình bày các chỉ tiêu dự phòng do toàn bộ tài sản và nợ phải trả đã được đánh giá lại theo giá trị thuần có thể thực hiện, giá trị có thể thu hồi hoặc giá trị hợp lý
Một số chỉ tiêu có phương pháp lập khác biết so với Bảng cân đối kế toán của các doanh nghiệp đang hoạt động liên tục:
- Chứng Khoán Kinh Doanh: Phản ánh giá trị ghi sổ của chứng khoán kinh doanh sau khi đã được đánh giá lại. Doanh nghiệp không cần phải trình bày chỉ tiêu “Dự Phòng Giảm Giá Chứng Khoán Kinh Doanh” do con số dự phòng giảm giá này đã được ghi giảm trực tiếp vào giá trị ghi sổ của chứng khoán kinh doanh.
- Các Chỉ Tiêu Liên Quan Đến Các Khoản Đầu Tư: Chỉ tiêu liên quan đến các khoản đầu tư vào công ty con, các công ty liên doanh, công ty liên kết, hoặc góp vốn đầu tư vào các đơn vị khác phản ánh theo giá trị ghi sổ sau khi đã đánh giá lại các khoản đầu tư. Doanh nghiệp không trình bày chỉ tiêu “Dự Phòng Đầu Tư Tài Chính Dài Hạn” do chỉ số dự phòng đã được ghi giảm trực tiếp vào giá trị ghi sổ của những khoản đầu tư.
- Các Chỉ Tiêu Liên Quan Đến Các Khoản Phải Thu: Khi đã đánh giá lại các khoảng phải thu, các chỉ tiêu liên quan sẽ được phản ánh theo giá trị ghi sổ. Lúc này doanh nghiệp không trình bày chỉ tiêu “Dự Phòng Phải Thu Khó Đòi” do số dự phòng đã được ghi giảm trực tiếp vào giá trị ghi sổ của những khoản phải thu.
- Hàng Tồn Kho: Chỉ tiêu này phản ánh giá trị ghi sổ của hàng tồn kho sau khi đã đánh giá lại. Số liệu gồm các khoản chi phí sản xuất, vật tư, phụ tùng thay thế, kinh doanh dở dang và thiết bị được phân loại là dài hạn trên Bảng Cân Đối Kế Toán. Doanh nghiệp không trình bày chỉ tiêu “Dự Phòng Giảm Giá Hàng Tồn Kho” do số dự phòng giảm giá đã được ghi giảm trực tiếp vào giá trị ghi sổ của tài khoản hàng tồn kho.
- Các Chỉ Tiêu Liên Quan Đến TSCĐ: Các chỉ tiêu liên quan đến Tài Sản Cố Định hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính, và Bất Động Sản Đầu Tư được trình bày theo giá trị ghi sổ sau khi đã được đánh giá lại các tài sản. Doanh nghiệp không trình bày chỉ tiêu “Nguyên Giá” do giá trị sổ sách là giá đánh giá lại, và không trình bày chỉ tiêu “Hao Mòn Lũy Kế” do chỉ tiêu số khấu hao được ghi giảm trực tiếp vào giá trị sổ sách của tài sản.
Các Chỉ Tiêu Khác: Các chỉ tiêu khác được lập bằng cách gộp nội dung và số liệu của các chỉ tiêu tương ứng tại phần dài hạn và ngắn hạn của doanh nghiệp đang hoạt động liên tục. Điều này giúp thể hiện tình hình tài chính của doanh nghiệp không đáp ứng giả định hoạt động liên tục một cách rõ ràng và chính xác trong Bảng cân đối kế toán.
4. Tính chất của một Bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán là một phần quan trọng của hệ thống báo cáo tài chính và nó có những tính chất cơ bản cần được hiểu rõ để đảm bảo tính chính xác và trung thực khi bạn muốn lập Bảng cân đối kế toán.
4.1. Bảng cân đối kế toán được xem là một báo cáo tài chính
Bảng cân đối kế toán chính là một trong những báo cáo tài chính quan trọng nhất. Nó được lập nhằm cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho bên ngoài, bao gồm cổ đông, nhà đầu tư và các bên liên quan khác.
4.2. Những yêu cầu cơ bản của Bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán phải đáp ứng một số yêu cầu cơ bản như tính chính xác, trung thực, dễ hiểu và khả năng so sánh trực quan giữa các chỉ tiêu. Những đặc điểm này tạo nên sự thống nhất giữa Bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác.
4.3. Tính cân đối của một Bảng cân đối kế toán
Tính chất trọng yếu của Bảng cân đối kế toán là tính cân đối. Điều này có nghĩa là, dù giá trị của từng chỉ tiêu trong bảng có thay đổi hay không tại bất kỳ thời điểm nào, tổng giá trị tài sản luôn bằng tổng giá trị nguồn vốn. Điều này thể hiện sự liên kết giữa tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp.
4.4. Mối quan hệ với tài khoản kế toán
Bảng cân đối kế toán và tài khoản kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Trước hết, Bảng cân đối kế toán thường được sử dụng để xác định số dư đầu kỳ của các tài khoản kế toán. Từ số dư này, tài khoản kế toán sẽ tiếp tục cập nhật thông tin về các giao dịch và sự kiện kế toán trong kỳ.
4.5. Sự khác biệt giữa Bảng cân đối kế toán và tài khoản kế toán
Bảng cân đối kế toán và tài khoản kế toán có vai trò và tính chất khác nhau trong công tác kế toán. Bảng cân đối kế toán tập trung vào phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Nó chỉ bao gồm tài sản và nguồn vốn.
Tài khoản kế toán, ngược lại, phản ánh đối tượng kế toán cụ thể và có khả năng ghi nhận cả sự vận động của tài sản (kết quả giao dịch và sự kiện kế toán). Tài khoản có cả khía cạnh thời điểm và thời kỳ.
4.6. Tính thông tin chi tiết trong Bảng cân đối kế toán
Tài khoản kế toán cho phép phản ánh chi tiết và cụ thể hơn về từng giao dịch và sự kiện kế toán. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ hơn về hoạt động kinh doanh của mình và phân tích dễ dàng hơn các dấu hiệu và xu hướng.
5. Một số sai xót cần tránh khi lập Bảng cân đối kế toán
Khi lập Bảng cân đối kế toán, kế toán viên cần phải hết sức cẩn trọng để tránh những sai sót phổ biến sau đây:
1. Sai sót liên quan đến hình thức:
- Sai Đơn Vị Tính: Bảng cân đối kế toán phải sử dụng đơn vị tính là đồng Việt Nam, không được ghi rõ là nghìn đồng.
- Thiếu Chữ Ký: Bảng cân đối kế toán cần có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng, và Người lập trước khi nộp và công bố.
- Sai Thời Gian Lập: Thời gian lập bảng cân đối kế toán thường là ngày kết thúc năm tài chính. Tuy nhiên, nếu có điều chỉnh từ kiểm toán, thì cần điều chỉnh lại thời gian lập báo cáo tài chính để phù hợp.
2. Sai sót liên quan đến nội dung:
- Chỉ Tiêu “Tiền Và Các Khoản Tương Đương Tiền”: Một sai sót phổ biến là đưa số liệu của các khoản đầu tư trên 3 tháng vào chỉ tiêu này, dẫn đến tăng vọt chỉ tiêu “tiền và các khoản tương đương tiền”. Kế toán cần theo dõi riêng các khoản đầu tư trên 3 tháng (dưới 1 năm) để đưa vào chỉ tiêu “Đầu tư tài chính ngắn hạn”.
- Lỗi Trong Ghi Nhận Lãi, Lỗ Khi Bán Chứng Khoán: Lý do thường là do doanh nghiệp không theo dõi chi tiết từng loại chứng khoán đầu tư ngắn hạn/dài hạn, gây sai sót trong việc hạch toán lãi, lỗ khi bán chứng khoán.
- Trích Lập Dự Phòng Không Đúng Quy Định: Điều này có thể xảy ra khi doanh nghiệp chưa có hội đồng thẩm định hoặc không xem xét sự cần thiết trích lập dự phòng đúng quy định cho các khoản đầu tư tài chính, hàng tồn kho và các khoản nợ phải thu khó đòi.
- Sai Sót Ở Chỉ Tiêu “Hàng Tồn Kho”: Đây thường xảy ra khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho không nhất quán giữa các chu kỳ kế toán, làm ảnh hưởng đến giá trị hàng tồn kho.
- Sai Sót Trong Ghi Nhận Tỷ Giá Ngoại Tệ: Việc ghi nhận tỷ giá ngoại tệ không đúng quy định có thể gây sai sót, vì thông tư và quy định về ghi nhận tỷ giá ngoại tệ thường thay đổi theo thời gian.
Khi làm việc với Bảng cân đối kế toán, kế toán viên cần phải luôn cẩn trọng, xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định kế toán hiện hành. Hy vọng với những chia sẻ trên đây, các bạn có thể nắm được những cách thức lập Bảng cân đối kế toán căn bản nhất.