Kế toán mới vào nghề thường vướng cùng một chỗ: biết nghiệp vụ là gì nhưng không chắc ghi Nợ tài khoản nào.
Bài viết tập hợp bút toán của bảy nhóm nghiệp vụ hay gặp nhất, kèm một ví dụ khép kín từ đầu tháng đến khi ra lợi nhuận sau thuế.
Nghiệp vụ kế toán là gì?
Là một sự việc kinh tế đã phát sinh, làm thay đổi tài sản hoặc nguồn vốn của doanh nghiệp, và được ghi nhận vào sổ kế toán trên cơ sở chứng từ.
Ba điều kiện để một sự việc trở thành nghiệp vụ kế toán:
| Điều kiện | Nghĩa là |
| Đã phát sinh | Không phải dự định hay kế hoạch |
| Đo được bằng tiền | Quy đổi được ra giá trị |
| Có chứng từ | Hóa đơn, phiếu thu chi, phiếu nhập xuất, hợp đồng, biên bản |
Ký hợp đồng chưa phải nghiệp vụ kế toán. Giao hàng theo hợp đồng đó mới là.
Quy tắc xác định chiều Nợ Có
Trước khi vào từng nghiệp vụ, đây là quy tắc áp dụng cho mọi bút toán.
| Loại tài khoản | Tăng thì ghi | Giảm thì ghi |
| Tài sản (tiền, hàng tồn kho, phải thu, tài sản cố định) | Nợ | Có |
| Nợ phải trả (phải trả người bán, vay, thuế phải nộp) | Có | Nợ |
| Vốn chủ sở hữu | Có | Nợ |
| Doanh thu | Có | Nợ |
| Chi phí | Nợ | Có |
Mẹo nhớ: tài sản và chi phí cùng quy tắc, tăng ghi Nợ. Ba nhóm còn lại ngược lại.
Nguyên tắc ghi sổ kép: mỗi nghiệp vụ ghi vào ít nhất hai tài khoản, tổng Nợ luôn bằng tổng Có.
Chi tiết hơn xem bài hạch toán là gì.
1. Nghiệp vụ mua hàng
| Tình huống | Nợ | Có |
| Mua hàng hóa nhập kho, chưa trả tiền | 156 Hàng hóa, 133 Thuế GTGT được khấu trừ | 331 Phải trả người bán |
| Mua nguyên vật liệu nhập kho | 152 Nguyên liệu vật liệu, 133 | 111, 112, 331 |
| Mua công cụ dụng cụ nhập kho | 153 Công cụ dụng cụ, 133 | 111, 112, 331 |
| Chi phí vận chuyển hàng mua | 156 hoặc 152, 133 | 111, 112, 331 |
| Hàng mua trả lại người bán | 331, 111, 112 | 156 hoặc 152, 133 |
| Chiết khấu thương mại được hưởng | 331, 111, 112 | 156 hoặc 152, 133 |
| Thanh toán cho người bán | 331 | 111, 112 |
| Chiết khấu thanh toán được hưởng do trả sớm | 331 | 515 Doanh thu hoạt động tài chính |
Hai điểm dễ sai:
Chi phí vận chuyển hàng mua tính vào giá trị hàng, không phải chi phí trong kỳ. Ghi vào 641 hoặc 642 là sai.
Chiết khấu thanh toán do trả tiền sớm là doanh thu tài chính, khác với chiết khấu thương mại do mua nhiều, vốn làm giảm giá trị hàng.
Về điều kiện khấu trừ thuế: từ 01/7/2025, hóa đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên đã gồm thuế phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ.
2. Nghiệp vụ bán hàng
| Tình huống | Nợ | Có |
| Bán hàng thu tiền ngay | 111, 112 | 511 Doanh thu, 3331 Thuế GTGT phải nộp |
| Bán hàng chưa thu tiền | 131 Phải thu của khách hàng | 511, 3331 |
| Ghi nhận giá vốn, đi kèm hai bút toán trên | 632 Giá vốn hàng bán | 156 hoặc 155 |
| Hàng bán bị trả lại | Các khoản giảm trừ doanh thu, 3331 | 131, 111, 112 |
| Nhập lại kho hàng bị trả lại | 156 hoặc 155 | 632 |
| Giảm giá hàng bán | Các khoản giảm trừ doanh thu, 3331 | 131, 111, 112 |
| Khách hàng thanh toán | 111, 112 | 131 |
| Chiết khấu thanh toán cho khách do trả sớm | 635 Chi phí tài chính | 131, 111, 112 |
Điểm quan trọng nhất của cả bài: bút toán doanh thu và bút toán giá vốn luôn đi thành cặp. Ghi doanh thu mà quên giá vốn làm lợi nhuận cao giả và tồn kho trên sổ không khớp thực tế. Đây là lỗi phổ biến nhất của kế toán mới.
Về hàng bán bị trả lại: giá vốn hoàn nhập phải bằng giá vốn đã ghi khi bán, không phải giá vốn bình quân hiện tại.
3. Nghiệp vụ tiền mặt và tiền gửi
| Tình huống | Nợ | Có |
| Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ | 111 Tiền mặt | 112 Tiền gửi ngân hàng |
| Nộp tiền mặt vào ngân hàng | 112 | 111 |
| Tạm ứng cho nhân viên | 141 Tạm ứng | 111, 112 |
| Nhân viên hoàn ứng bằng chứng từ chi phí | 641, 642, 133 | 141 |
| Nhân viên hoàn ứng bằng tiền thừa | 111, 112 | 141 |
| Lãi tiền gửi ngân hàng | 112 | 515 Doanh thu hoạt động tài chính |
| Phí dịch vụ ngân hàng | 635 Chi phí tài chính | 112 |
| Kiểm kê phát hiện thừa quỹ chưa rõ nguyên nhân | 111 | 3381 Phải trả, phải nộp khác |
| Kiểm kê phát hiện thiếu quỹ chưa rõ nguyên nhân | 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý | 111 |
Điểm hay bị bỏ: khoản tạm ứng chưa hoàn tồn đọng lâu ngày trên TK 141 là khoản cơ quan thuế thường soi khi thanh tra. Cần đối chiếu và tất toán định kỳ.
4. Nghiệp vụ hàng tồn kho và công cụ dụng cụ
| Tình huống | Nợ | Có |
| Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất | 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp | 152 |
| Xuất công cụ dụng cụ giá trị nhỏ, dùng một lần | 627, 641, 642 tùy bộ phận | 153 |
| Xuất công cụ dụng cụ giá trị lớn, phân bổ nhiều kỳ | 242 Chi phí trả trước | 153 |
| Phân bổ chi phí trả trước hằng kỳ | 627, 641, 642 tùy bộ phận | 242 |
| Nhập kho thành phẩm hoàn thành | 155 Thành phẩm | 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang |
| Kiểm kê thừa hàng tồn kho | 152, 153, 156 | 3381 |
| Kiểm kê thiếu hàng tồn kho | 1381 | 152, 153, 156 |
| Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho | 632 | Tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho |
Về phương pháp tính giá xuất kho: Thông tư 99/2025 nâng từ ba lên năm phương pháp, bổ sung phương pháp giá bán lẻ và phương pháp chi phí chuẩn. Phương pháp đã chọn phải áp dụng nhất quán trong kỳ kế toán năm.
5. Nghiệp vụ tài sản cố định
| Tình huống | Nợ | Có |
| Mua tài sản cố định đưa vào sử dụng ngay | 211 Tài sản cố định hữu hình, 133 | 111, 112, 331 |
| Chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử | 211 | 111, 112, 331 |
| Trích khấu hao hằng kỳ | 627, 641, 642 tùy bộ phận sử dụng | 214 Hao mòn tài sản cố định |
| Thanh lý, nhượng bán: ghi giảm tài sản | 214 phần đã khấu hao, 811 phần giá trị còn lại | 211 |
| Thu tiền thanh lý | 111, 112, 131 | 711 Thu nhập khác, 3331 |
| Chi phí phát sinh khi thanh lý | 811 Chi phí khác, 133 | 111, 112 |
Ba điểm dễ sai:
Chi phí vận chuyển và lắp đặt tính vào nguyên giá, không phải chi phí trong kỳ.
Khấu hao ghi vào tài khoản chi phí theo bộ phận sử dụng, không phải mặc định vào 642. Máy sản xuất thì vào 627, xe giao hàng thì vào 641.
Khấu hao là chi phí nhưng không chi tiền ra. Đây là lý do khi lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp phải cộng khấu hao trở lại.
6. Nghiệp vụ tiền lương
| Tình huống | Nợ | Có |
| Lương phải trả người lao động | 622, 627, 641, 642 tùy bộ phận | 334 Phải trả người lao động |
| Trích bảo hiểm phần doanh nghiệp chịu, 21,5% | 622, 627, 641, 642 tùy bộ phận | Tài khoản phải trả, phải nộp khác |
| Khấu trừ bảo hiểm phần người lao động chịu, 10,5% | 334 | Tài khoản phải trả, phải nộp khác |
| Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân | 334 | 3335 Thuế thu nhập cá nhân |
| Chi trả lương thực nhận | 334 | 111, 112 |
| Nộp tiền bảo hiểm | Tài khoản phải trả, phải nộp khác | 112 |
Điểm sai phổ biến nhất trong nhóm này: ghi cả 32% vào chi phí.
Phần 21,5% là chi phí của doanh nghiệp. Phần 10,5% là tiền của người lao động, doanh nghiệp chỉ giữ hộ để nộp nên phải khấu trừ vào TK 334, không phải chi phí.
Ghi nhầm làm chi phí cao giả và số dư phải trả người lao động sai.
Chi tiết về tỷ lệ và hai mức trần bảo hiểm, xem bài mức đóng bảo hiểm xã hội.
7. Nghiệp vụ cuối kỳ
Đây là nhóm bút toán để ra được kết quả kinh doanh.
| Thứ tự | Bút toán | Nợ | Có |
| 1 | Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu | 511 | Các khoản giảm trừ doanh thu |
| 2 | Kết chuyển doanh thu thuần | 511 | 911 Xác định kết quả kinh doanh |
| 3 | Kết chuyển doanh thu tài chính và thu nhập khác | 515, 711 | 911 |
| 4 | Kết chuyển giá vốn | 911 | 632 |
| 5 | Kết chuyển chi phí bán hàng và quản lý | 911 | 641, 642 |
| 6 | Kết chuyển chi phí tài chính và chi phí khác | 911 | 635, 811 |
| 7 | Tính và ghi nhận thuế thu nhập doanh nghiệp | 821 Chi phí thuế TNDN | 3334 Thuế TNDN phải nộp |
| 8 | Kết chuyển chi phí thuế | 911 | 821 |
| 9 | Kết chuyển lãi | 911 | 421 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối |
| 9b | Nếu lỗ thì ngược lại | 421 | 911 |
Sau khi kết chuyển xong, TK 911 phải có số dư bằng không. Đây là phép kiểm tra đơn giản nhất cho toàn bộ quá trình khóa sổ. Còn số dư nghĩa là bỏ sót bút toán kết chuyển nào đó.
Ví dụ khép kín một tháng
Doanh nghiệp thương mại, tháng 3. Đơn vị: đồng.
Các nghiệp vụ phát sinh
| # | Nghiệp vụ | Số tiền |
| 1 | Mua hàng nhập kho chưa trả tiền, chưa thuế | 600.000.000 |
| Thuế giá trị gia tăng đầu vào 10% | 60.000.000 | |
| 2 | Bán toàn bộ lô hàng, chưa thu tiền, doanh thu chưa thuế | 900.000.000 |
| Thuế giá trị gia tăng đầu ra 10% | 90.000.000 | |
| 3 | Lương bộ phận bán hàng | 80.000.000 |
| Lương bộ phận quản lý | 100.000.000 | |
| 4 | Khấu hao tài sản bộ phận bán hàng | 10.000.000 |
| Khấu hao tài sản bộ phận quản lý | 15.000.000 |
Tính các khoản trích theo lương
Phần doanh nghiệp chịu bằng 21,5% quỹ lương:
| Bộ phận | Lương | Trích 21,5% |
| Bán hàng | 80.000.000 | 17.200.000 |
| Quản lý | 100.000.000 | 21.500.000 |
| Cộng | 180.000.000 | 38.700.000 |
Kiểm tra: 180.000.000 nhân 21,5% bằng 38.700.000. Khớp.
Tổng hợp chi phí theo bộ phận
| Khoản mục | Chi phí bán hàng (641) | Chi phí quản lý (642) |
| Lương | 80.000.000 | 100.000.000 |
| Trích theo lương phần doanh nghiệp | 17.200.000 | 21.500.000 |
| Khấu hao | 10.000.000 | 15.000.000 |
| Cộng | 107.200.000 | 136.500.000 |
Xác định kết quả kinh doanh
| Chỉ tiêu | Số tiền |
| Doanh thu thuần | 900.000.000 |
| Giá vốn hàng bán | (600.000.000) |
| Lợi nhuận gộp | 300.000.000 |
| Chi phí bán hàng | (107.200.000) |
| Chi phí quản lý doanh nghiệp | (136.500.000) |
| Lợi nhuận trước thuế | 56.300.000 |
| Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế suất 20% | (11.260.000) |
| Lợi nhuận sau thuế | 45.040.000 |
Kiểm tra chéo: tổng chi phí bằng 600.000.000 cộng 107.200.000 cộng 136.500.000, bằng 843.700.000. Doanh thu 900.000.000 trừ 843.700.000 bằng 56.300.000. Khớp với lợi nhuận trước thuế.
Kiểm tra thuế: 56.300.000 nhân 20% bằng 11.260.000. 56.300.000 trừ 11.260.000 bằng 45.040.000. Khớp.
Thuế giá trị gia tăng phải nộp
90.000.000 đầu ra trừ 60.000.000 đầu vào được khấu trừ, bằng 30.000.000 đồng.
Lưu ý: thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp trong ví dụ lấy 20%. Doanh nghiệp có doanh thu nhỏ có thể áp mức thấp hơn, cần đối chiếu quy định hiện hành.
Thời hạn thực hiện
| Công việc | Thời hạn |
| Lập chứng từ | Ngay khi nghiệp vụ phát sinh |
| Ghi sổ kế toán | Theo trình tự thời gian phát sinh, không được bỏ sót |
| Kê khai thuế giá trị gia tăng theo tháng | Chậm nhất ngày 20 của tháng sau |
| Kê khai thuế giá trị gia tăng theo quý | Chậm nhất ngày cuối tháng đầu quý sau |
| Nộp báo cáo tài chính năm | Theo quy định đối với từng loại hình doanh nghiệp |
| Lưu trữ chứng từ kế toán dùng ghi sổ và lập báo cáo tài chính | 10 năm |
Bảy lỗi thường gặp
| Lỗi | Hậu quả |
| Ghi doanh thu mà quên ghi giá vốn | Lợi nhuận cao giả, tồn kho sổ sách lệch thực tế |
| Ghi cả 32% bảo hiểm vào chi phí | Chi phí cao giả, phải trả người lao động sai |
| Đưa chi phí vận chuyển hàng mua vào chi phí trong kỳ | Giá trị hàng tồn kho thấp sai, giá vốn sai |
| Ghi khấu hao mặc định vào 642 | Sai cơ cấu chi phí theo bộ phận |
| Ghi nhận doanh thu khi thu tiền thay vì khi giao hàng | Doanh thu sai kỳ, có thể bị xử phạt về hóa đơn |
| Bỏ sót bút toán kết chuyển cuối kỳ | TK 911 còn số dư, kết quả kinh doanh sai |
| Để tạm ứng tồn đọng lâu không tất toán | Khoản bị soi kỹ khi thanh tra thuế |
Lỗi đầu tiên là lỗi phổ biến nhất với kế toán mới. Cách phòng: coi doanh thu và giá vốn là một cặp không tách rời, ghi bút toán này thì ghi luôn bút toán kia.
Làm nghiệp vụ trên phần mềm kế toán
Khi làm thủ công, kế toán phải nhớ chiều Nợ Có cho từng loại nghiệp vụ và tự kiểm tra cân đối. Số nghiệp vụ càng nhiều, đây càng là nguồn sai sót lớn.
Phần mềm kế toán Safebooks xử lý phần này:
- Định khoản tự động theo loại nghiệp vụ, kế toán chỉ nhập chứng từ
- Hóa đơn phát hành sinh cả cặp bút toán doanh thu và giá vốn
- Tách đúng phần bảo hiểm doanh nghiệp chịu và phần khấu trừ vào lương
- Không cho lưu bút toán có tổng Nợ khác tổng Có
- Cảnh báo khi còn số dư trên TK 911 sau kết chuyển
- Hệ thống tài khoản theo Thông tư 99/2025 và Thông tư 133/2016
Xem tính năng chi tiết hoặc mục học kế toán cho người mới vào nghề.
Câu hỏi thường gặp
Nghiệp vụ kế toán là gì?
Là sự việc kinh tế đã phát sinh, làm thay đổi tài sản hoặc nguồn vốn của doanh nghiệp, đo được bằng tiền và có chứng từ làm căn cứ. Ký hợp đồng chưa phải nghiệp vụ kế toán, giao hàng theo hợp đồng đó mới là.
Làm sao biết ghi Nợ hay ghi Có?
Tài sản và chi phí tăng thì ghi Nợ, giảm thì ghi Có. Nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và doanh thu tăng thì ghi Có, giảm thì ghi Nợ.
Bán hàng hạch toán thế nào?
Hai bút toán đi cùng nhau. Ghi doanh thu: Nợ phải thu hoặc tiền, Có doanh thu và Có thuế giá trị gia tăng phải nộp. Ghi giá vốn: Nợ giá vốn hàng bán, Có hàng hóa.
Chi phí vận chuyển hàng mua hạch toán vào đâu?
Vào giá trị hàng mua, tức TK 156 hoặc 152, không phải chi phí trong kỳ.
Bảo hiểm hạch toán thế nào?
Phần 21,5% do doanh nghiệp chịu ghi vào chi phí theo bộ phận sử dụng lao động. Phần 10,5% do người lao động chịu khấu trừ vào TK 334, không phải chi phí của doanh nghiệp.
Cuối kỳ phải kết chuyển những gì?
Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu, doanh thu thuần, doanh thu tài chính và thu nhập khác, giá vốn, chi phí bán hàng và quản lý, chi phí tài chính và chi phí khác, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, cuối cùng kết chuyển lãi hoặc lỗ sang TK 421.
Làm sao biết đã kết chuyển đủ chưa?
Sau khi kết chuyển xong, TK 911 phải có số dư bằng không. Còn số dư nghĩa là bỏ sót bút toán nào đó.
Thông tư 99/2025 có ảnh hưởng gì đến các nghiệp vụ cơ bản?
Hệ thống tài khoản còn 71 tài khoản cấp 1, bỏ TK 611 Mua hàng nên doanh nghiệp dùng phương pháp kiểm kê định kỳ cần xem lại cách hạch toán. Phương pháp tính giá xuất kho tăng từ ba lên năm. Áp dụng từ 01/01/2026.
Tổng kết
Ba điều kế toán mới nên nắm trước:
Doanh thu và giá vốn là một cặp. Ghi một nửa là lợi nhuận sai và tồn kho sai. Đây là lỗi số một.
Phân biệt phần doanh nghiệp chịu và phần giữ hộ. Trong 32% bảo hiểm, chỉ 21,5% là chi phí. Phần 10,5% là tiền của người lao động.
Kiểm tra TK 911 sau khi khóa sổ. Số dư bằng không thì mới kết chuyển đủ.
Về căn cứ, từ 01/01/2026 áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 99/2025, nên cần đối chiếu số hiệu tài khoản cấp 2 trước khi định khoản cho kỳ kế toán năm 2026.
Nội dung mang tính tham khảo, số liệu trong ví dụ là giả định. Cần trao đổi thêm, liên hệ với Safebooks.