Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một công việc mà mỗi doanh nghiệp phải thực hiện mỗi tháng, mỗi quý. Trong bài viết này, Safebooks sẽ chia sẻ đến quý độc giả những quy định về thời hạn nộp cùng đối tượng sử dụng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Thông tư 78.
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Nghị định 123
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được hiểu là báo cáo của đơn vị, doanh nghiệp về số lượng hóa đơn đã viết, xuất, hủy hay xóa bỏ trong một tháng hoặc một quý.
Dưới đây là mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý được quy định trong Phụ lục IA Nghị Định 123 – Mẫu số BC26/HĐG:
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nên nộp khi nào?
Thời gian nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh cần phải tuân thủ.
Dưới đây là một số quy định tại Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Báo cáo hàng quý
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn phải được nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo có phát sinh việc sử dụng hóa đơn (cũng dựa theo Mẫu số BC26/HĐG).
- Trong trường hợp không sử dụng hóa đơn trong kỳ, doanh nghiệp cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng khôn
- Báo cáo khi có thay đổi lớn
- Trong trường hợp chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp cần nộp: 1 – Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, 2 – Bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ kèm thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.
- Báo cáo khi chuyển địa điểm kinh doanh
- Khi doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh đến khu vực khác nơi cơ quan thuế không còn quản lý trực tiếp, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với cơ quan thuế tại địa bàn mới.
Chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bị phạt bao nhiêu tiền?
Theo Điều 29 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP và được đính chính trong khoản 2 Công văn 29/CP-KTTH về xử phạt vi phạm hành chính trong việc nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như sau:
- Phạt cảnh cáo cho hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá hạn từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết hạn theo quy định, nếu có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong số trường hợp sau:
- Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá hạn từ 01 ngày đến 10 ngày, kể từ ngày hết hạn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.
- Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định khi gửi cơ quan thuế.
Trong trường hợp tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị xử phạt.
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng cho hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá hạn từ 11 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày hết hạn theo quy định.
- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng cho hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá hạn từ 21 ngày đến 90 ngày, kể từ ngày hết hạn theo quy định.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng cho một trong các hành vi sau:
- Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá hạn từ 91 ngày trở lên, kể từ ngày hết hạn theo quy định.
- Không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế theo quy định.
Như vậy, theo quy định trên, mức phạt tiền cho việc chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn phụ thuộc vào số ngày chậm nộp báo cáo của tổ chức. Bên cạnh đó, biện pháp khắc phục hậu quả đối với việc chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là buộc lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 và điểm b khoản 5 Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Lưu ý:
- Các hành vi vi phạm về lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đã được quy định tại Điều 23, 25 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì không áp dụng Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP khi xử phạt vi phạm hành chính.
- Mức phạt tiền nêu trên áp dụng đối với tổ chức, riêng trường hợp cá nhân, hộ kinh doanh vi phạm thì mức phạt tiền bằng 1/2 tổ chức.
Nếu áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 thì có cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa hay không?
Bắt đầu từ ngày 1/7/2022, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã trở thành quy định bắt buộc đối với toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá thể và cá nhân kinh doanh. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng với Thông tư 78/2021/TT-BTC, những đối tượng này sẽ không cần phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.
Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan Thuế chấp nhận, người nộp thuế có thể tiến hành lập hóa đơn khi thực hiện giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Dưới đây là chi tiết cụ thể:
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế (CQT): Sau khi lập hóa đơn, người bán sẽ gửi hóa đơn này tới Cơ quan Thuế để được cấp mã, sau đó gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã cho người mua.
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của CQT: Người bán, sau khi lập và gửi hóa đơn cho người mua, sẽ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới Cơ quan Thuế (có thể chuyển trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).
Tùy vào từng trường hợp mà người bán sẽ chuyển toàn bộ nội dung hóa đơn tới CQT chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua, hoặc chuyển theo hình thức Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/TH-HĐĐT) theo thời hạn nộp hồ sơ khai thuế Giá trị gia tăng. Đặc biệt, đối với người bán xăng dầu, Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử cần được chuyển trong cùng ngày.
Như vậy, việc áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 đã giảm bớt gánh nặng thủ tục hành chính cho người nộp thuế, đồng thời nâng cao tính minh bạch và hiệu quả quản lý thuế.
Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn lần cuối như thế nào?
Khi doanh nghiệp nhận được thông báo phê duyệt chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, việc nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn lần cuối cùng trở nên quan trọng để quyết toán và chốt lại việc sử dụng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo quy định trước đây.
Dưới đây là một số điểm chú ý khi lập và nộp mẫu BC26 lần cuối cùng:
- Mục đích nộp mẫu BC26 lần cuối cùng: Mẫu BC26 lần cuối cùng nhằm mục đích quyết toán và chốt lại thời điểm chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Điều này giúp cơ quan thuế cập nhật và kiểm soát tốt hơn về việc sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
- Thời điểm chọn để chốt chuyển đổi: Kế toán nên chọn ngày đầu của quý tới là ngày chốt chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Điều này giúp xác định rõ ràng thời điểm chuyển đổi và quyết toán hóa đơn cũ.
- Tránh rắc rối khi thanh tra, kiểm tra: Mặc dù hầu hết các doanh nghiệp không cần phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi chuyển sang hóa đơn điện tử, nhưng trong giai đoạn chuyển giao, việc nộp báo cáo này giúp tránh rắc rối khi bị thanh tra, kiểm tra bởi cơ quan thuế.
- Mức phạt nếu làm sai hoặc nộp chậm: Trường hợp làm sai nội dung của thông báo phát hành hóa đơn BC/26/AC, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập và nộp báo cáo một cách chính xác và kịp thời.
Tổng kết
Những điểm trên đều nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn lần cuối cùng khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp nên thực hiện theo đúng quy định để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro pháp lý không cần thiết.