Đối chiếu công nợ là bước quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm tra số tiền phải thu, phải trả và kịp thời phát hiện chênh lệch giữa sổ sách với số liệu thực tế. Một biên bản đối chiếu đầy đủ cũng giúp hai bên thống nhất số dư làm căn cứ thanh toán và xử lý các khoản còn tồn đọng. Trong bài viết này, Safebooks cung cấp mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất 2026, đồng thời hướng dẫn quy trình đối chiếu, cách xử lý chênh lệch và những lưu ý kế toán cần biết.
Hiểu nhanh về đối chiếu công nợ
| Nội dung | Hiểu đơn giản |
| Đối chiếu công nợ là gì? | Kiểm tra và so sánh số liệu công nợ của doanh nghiệp với số liệu của khách hàng, nhà cung cấp hoặc các bên liên quan. |
| Biên bản đối chiếu công nợ là gì? | Văn bản ghi nhận số liệu công nợ mà hai bên đã kiểm tra và xác nhận, gồm số dư và các khoản phát sinh. |
| Có những loại công nợ nào? | Phổ biến gồm công nợ phải thu, công nợ phải trả và công nợ nội bộ. |
| Quy trình đối chiếu công nợ | Thường gồm 5 bước: Tổng hợp số liệu → kiểm tra chứng từ → lập biên bản → xác nhận → xử lý chênh lệch và lưu hồ sơ. |
Đối chiếu công nợ là gì?
Đối chiếu công nợ là quá trình kiểm tra, so sánh và xác nhận số liệu về các khoản phải thu, phải trả giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp hoặc giữa các đơn vị/bộ phận có liên quan.
Hiểu đơn giản, kế toán sẽ lấy số liệu đang theo dõi trên sổ sách của doanh nghiệp và đối chiếu với số liệu phía đối tác. Nếu hai bên cùng ghi nhận một số dư thì công nợ được xác nhận. Nếu có chênh lệch, kế toán cần tìm nguyên nhân và kiểm tra lại chứng từ trước khi điều chỉnh.
Ví dụ: Theo sổ kế toán, Công ty A còn phải thu Công ty B 250 triệu đồng. Tuy nhiên, phía Công ty B xác nhận chỉ còn nợ 230 triệu đồng. Khi đó, kế toán cần kiểm tra lại các hóa đơn, phiếu thu, ủy nhiệm chi, biên bản giao nhận hoặc các khoản giảm trừ để xác định nguyên nhân chênh lệch 20 triệu đồng.
Việc đối chiếu không chỉ giúp xác định doanh nghiệp đang phải thu hay phải trả bao nhiêu, mà còn hỗ trợ kiểm soát các khoản đã quá hạn, giao dịch chưa ghi nhận hoặc chứng từ chưa được cập nhật đầy đủ.
Đặc biệt, Thông tư 99/2025/TT-BTC yêu cầu thông tin kế toán phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch và có khả năng kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp.
Các loại đối chiếu công nợ phổ biến
Tùy vào đối tượng cần kiểm tra, doanh nghiệp thường thực hiện 3 loại đối chiếu công nợ chính.
Đối chiếu công nợ phải thu
Đối chiếu công nợ phải thu là việc kiểm tra các khoản tiền khách hàng còn phải thanh toán cho doanh nghiệp.
Kế toán thường đối chiếu:
- Số dư đầu kỳ
- Các khoản bán hàng, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ
- Các khoản khách hàng đã thanh toán
- Khoản giảm trừ, chiết khấu hoặc điều chỉnh nếu có
- Số dư cuối kỳ
- Các khoản đã đến hạn nhưng chưa thanh toán
Đối chiếu thường xuyên giúp doanh nghiệp phát hiện sớm khoản công nợ quá hạn và chủ động theo dõi kế hoạch thu hồi.
Đối chiếu công nợ phải trả
Ngược lại, công nợ phải trả phản ánh các khoản doanh nghiệp còn phải thanh toán cho nhà cung cấp hoặc các đối tượng liên quan. Khi thực hiện đối chiếu, kế toán cần kiểm tra các giao dịch mua hàng, dịch vụ, số tiền đã thanh toán và số dư còn lại.
Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp kiểm soát thời hạn thanh toán, tránh bỏ sót khoản phải trả hoặc thanh toán sai số tiền.
Đối chiếu công nợ nội bộ
Công nợ nội bộ phát sinh giữa các đơn vị, chi nhánh, bộ phận hoặc các đối tượng có quan hệ nội bộ trong doanh nghiệp.
Loại đối chiếu này đặc biệt cần thiết với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, đơn vị phụ thuộc hoặc hoạt động phân tán, bởi cùng một giao dịch có thể được ghi nhận ở nhiều đơn vị khác nhau.
Việc đối chiếu giúp đảm bảo số liệu giữa các bên liên quan được thống nhất trước khi tổng hợp báo cáo.
Quy trình đối chiếu công nợ chuẩn
Một quy trình đối chiếu công nợ hiệu quả không nên chỉ dừng ở việc so sánh hai con số. Kế toán cần kiểm tra cả chứng từ và các giao dịch phát sinh để xác định chính xác nguyên nhân nếu có chênh lệch.
Bước 1. Tổng hợp số liệu công nợ
Trước tiên, kế toán cần tổng hợp toàn bộ số liệu liên quan đến đối tượng cần đối chiếu.
Thông thường, số liệu gồm:
- Số dư công nợ đầu kỳ
- Các khoản phát sinh tăng trong kỳ
- Các khoản phát sinh giảm trong kỳ
- Các khoản đã thanh toán hoặc đã thu
- Các khoản điều chỉnh, giảm trừ nếu có
- Số dư công nợ cuối kỳ
Nên lập danh sách chi tiết theo từng khách hàng hoặc nhà cung cấp thay vì chỉ kiểm tra tổng số. Cách này giúp kế toán dễ dàng truy ngược giao dịch khi phát hiện sai lệch.
Bước 2. Kiểm tra chứng từ liên quan
Sau khi có số liệu tổng hợp, kế toán tiến hành kiểm tra các chứng từ làm căn cứ ghi nhận công nợ.
Tùy từng giao dịch, hồ sơ có thể gồm:
- Hợp đồng và phụ lục hợp đồng
- Hóa đơn điện tử
- Phiếu nhập, phiếu xuất hoặc biên bản giao nhận
- Phiếu thu, phiếu chi
- Ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng
- Biên bản nghiệm thu, thanh lý
- Các chứng từ điều chỉnh hoặc giảm trừ công nợ
Mục tiêu của bước này là đảm bảo số liệu trên sổ kế toán có căn cứ và các khoản thanh toán đã được ghi nhận đầy đủ.
Bước 3. Lập biên bản đối chiếu công nợ
Sau khi kiểm tra số liệu, doanh nghiệp lập biên bản đối chiếu công nợ gửi cho khách hàng hoặc nhà cung cấp xác nhận.
Một biên bản nên thể hiện rõ:
- Thông tin của hai bên
- Khoảng thời gian đối chiếu
- Số dư đầu kỳ
- Các khoản phát sinh tăng, giảm
- Số tiền đã thanh toán
- Số dư cuối kỳ
- Nội dung xác nhận của hai bên
- Chữ ký/xác nhận của người có thẩm quyền theo quy trình của doanh nghiệp
Bước 4. Gửi đối tác xác nhận
Biên bản sau khi lập được gửi cho đối tác để kiểm tra và xác nhận.
- Nếu số liệu hai bên trùng khớp, doanh nghiệp lưu lại biên bản cùng hồ sơ công nợ
- Nếu số liệu không khớp, chưa nên điều chỉnh ngay. Kế toán cần quay lại từng giao dịch để xác định khoản chênh lệch phát sinh từ bên nào và nguyên nhân là gì
Bước 5. Xử lý chênh lệch và lưu trữ hồ sơ
Khi xác định được nguyên nhân, kế toán thực hiện điều chỉnh hoặc bổ sung chứng từ theo đúng bản chất giao dịch và quy định kế toán hiện hành.
Một số nguyên nhân thường gặp gồm:
- Một bên chưa ghi nhận hóa đơn
- Khoản thanh toán đã phát sinh nhưng chưa cập nhật
- Ghi nhận sai số tiền hoặc sai đối tượng
- Hai bên hạch toán khác thời điểm
- Có khoản chiết khấu, giảm giá hoặc điều chỉnh chưa được cập nhật
- Sai lệch do nhập liệu
Sau khi xử lý, doanh nghiệp nên lưu biên bản đối chiếu, chứng từ liên quan và tài liệu giải trình chênh lệch cùng hồ sơ công nợ để thuận tiện kiểm tra về sau.
Tải mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất
Pháp luật hiện tại không ban hành Mẫu biên bản đối chiếu công nợ chung bắt buộc cho mọi giao dịch. Thông tư 99/2025/TT-BTC cho phép doanh nghiệp chủ động thiết kế hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu sổ kế toán để phù hợp đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, miễn đáp ứng các nguyên tắc theo quy định.
Dưới đây là mẫu tham khảo để doanh nghiệp sử dụng và tùy chỉnh theo hợp đồng, quy trình kiểm soát nội bộ và đặc điểm giao dịch.
| Mẫu Biên bản đối chiếu công nợ | Link tải miễn phí |
| Mẫu Biên bản đối chiếu công nợ File Word | TẢI NGAY |
| Mẫu Biên bản đối chiếu công nợ File Excel | TẢI NGAY |
| Mẫu Biên bản đối chiếu công nợ Tiếng Anh | TẢI NGAY |
Những sai sót thường gặp khi đối chiếu công nợ và cách khắc phục
Đối chiếu công nợ tưởng đơn giản nhưng thực tế dễ phát sinh chênh lệch nếu doanh nghiệp đang quản lý dữ liệu từ nhiều nguồn.
Chỉ đối chiếu số dư cuối kỳ
Sai sót: Chỉ nhìn vào số dư cuối kỳ khiến kế toán khó phát hiện giao dịch nào tạo ra chênh lệch.
Cách khắc phục: Nên đối chiếu cả số dư đầu kỳ, phát sinh tăng, phát sinh giảm và các khoản thanh toán trong kỳ.
Không kiểm tra chứng từ gốc
Sai sót: Một khoản chênh lệch có thể xuất phát từ hóa đơn, thanh toán, giảm giá hoặc điều chỉnh nhưng không được ghi nhận đúng thời điểm.
Cách khắc phục: Khi có sai lệch, truy ngược từ số tổng hợp xuống từng giao dịch và chứng từ liên quan.
Đối chiếu bằng nhiều file Excel rời rạc
Sai sót: Khi số lượng khách hàng và nhà cung cấp tăng, việc tổng hợp từ nhiều file dễ dẫn đến trùng dữ liệu, bỏ sót giao dịch hoặc sử dụng nhầm phiên bản file.
Cách khắc phục: Tập trung dữ liệu công nợ trên một hệ thống và thiết lập quy trình kiểm tra định kỳ.
Không theo dõi công nợ quá hạn
Sai sót: Một bảng công nợ chỉ cho biết số tiền còn phải thu hoặc phải trả nhưng chưa chắc cho thấy khoản nào đã quá hạn.
Cách khắc phục: Phân loại công nợ theo thời hạn thanh toán để kế toán và bộ phận kinh doanh chủ động xử lý.
Không lưu lại kết quả xác nhận
Sai sót: Sau khi đối chiếu, nếu không lưu biên bản và tài liệu liên quan, doanh nghiệp sẽ khó chứng minh quá trình kiểm tra khi cần rà soát lại.
Cách khắc phục: Lưu biên bản xác nhận cùng hồ sơ giao dịch, chứng từ thanh toán và tài liệu xử lý chênh lệch.
Safebooks hỗ trợ quản lý và đối chiếu công nợ như thế nào?
Với doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn, đối chiếu công nợ thủ công thường mất nhiều thời gian vì kế toán phải liên tục tổng hợp dữ liệu từ hóa đơn, chứng từ, ngân hàng và các file theo dõi riêng.
Safebooks giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu kế toán trên một nền tảng, từ đó hỗ trợ kế toán theo dõi công nợ thuận tiện hơn và giảm bớt các thao tác nhập liệu thủ công.
Một số lợi ích nổi bật gồm:
- Theo dõi công nợ phải thu, phải trả theo từng khách hàng, nhà cung cấp
- Tổng hợp số liệu từ các nghiệp vụ phát sinh trên phần mềm
- Kết nối ngân hàng, hỗ trợ cập nhật và đối chiếu giao dịch
- Tự động lấy hóa đơn đầu vào từ Tổng cục Thuế theo chức năng của hệ thống
- Hỗ trợ kiểm tra, rà soát chênh lệch dữ liệu
- Quản lý tập trung thay vì phải theo dõi nhiều file Excel riêng lẻ
- Hỗ trợ kế toán truy xuất dữ liệu và chứng từ khi cần kiểm tra
Đặc biệt, trong bối cảnh Thông tư 99/2025/TT-BTC đã có hiệu lực từ năm 2026, việc xây dựng quy trình kế toán có khả năng kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu dữ liệu ngày càng quan trọng.
ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ FULL TÍNH NĂNG MIỄN PHÍ
Câu hỏi thường gặp về đối chiếu công nợ
Đối chiếu công nợ có bắt buộc không?
Không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng doanh nghiệp nên thực hiện định kỳ để kiểm tra, xác nhận số dư và kịp thời phát hiện chênh lệch công nợ.
Bao lâu nên đối chiếu công nợ một lần?
Không có số lượng tần suất nhất định. Tần suất nên căn cứ vào số lượng giao dịch, giá trị công nợ, thời hạn thanh toán và mức độ rủi ro.
Doanh nghiệp có nhiều giao dịch nên thực hiện đối chiếu thường xuyên; các khoản công nợ lớn hoặc sắp đến hạn nên được ưu tiên kiểm tra.
Biên bản đối chiếu công nợ có cần đóng dấu không?
Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Việc đóng dấu phụ thuộc vào quy định nội bộ và thỏa thuận giữa các bên.
Cần lưu ý là biên bản phải thể hiện rõ thông tin các bên, thời điểm đối chiếu, số liệu được xác nhận và người có thẩm quyền xác nhận theo quy trình của doanh nghiệp.
Nếu hai bên không thống nhất số liệu thì xử lý như thế nào?
Không nên tự ý điều chỉnh số liệu chỉ để hai bên “khớp nhau”. Kế toán cần xác định khoản chênh lệch xuất phát từ giao dịch nào, kiểm tra chứng từ và thời điểm ghi nhận của từng bên.
Sau khi xác định nguyên nhân, doanh nghiệp thực hiện bổ sung hoặc điều chỉnh theo đúng bản chất nghiệp vụ và lưu lại hồ sơ giải trình.
Có thể đối chiếu công nợ bằng Excel không?
Có. Excel phù hợp với doanh nghiệp có quy mô và số lượng giao dịch nhỏ. Tuy nhiên, khi công nợ phát sinh nhiều, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán công nợ để tập trung dữ liệu, theo dõi và đối chiếu công nợ chính xác, thuận tiện hơn. Safebooks là một lựa chọn uy tín để doanh nghiệp có thể tham khảo.
Doanh nghiệp nhỏ có nên sử dụng phần mềm để quản lý công nợ?
Có. Ngay cả doanh nghiệp nhỏ cũng nên quản lý công nợ một cách có hệ thống nếu thường xuyên phát sinh mua bán chịu hoặc có nhiều khách hàng, nhà cung cấp.
Kết luận
Đối chiếu công nợ giúp doanh nghiệp kiểm tra tính chính xác của số liệu phải thu, phải trả, phát hiện chênh lệch và chủ động xử lý các khoản còn tồn đọng. Một quy trình hiệu quả nên bắt đầu từ việc tổng hợp số liệu, kiểm tra chứng từ, lập biên bản, gửi đối tác xác nhận và cuối cùng là xử lý, lưu trữ hồ sơ chênh lệch.