Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp vừa làm kế toán vừa lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử trên cùng một hệ thống, dữ liệu đồng bộ và tự động hạch toán. Bài viết này giải thích phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử là gì, lợi ích, cách hoạt động và các phần mềm phổ biến.
Hiểu nhanh
- Tích hợp là gì: kế toán và hóa đơn điện tử dùng chung dữ liệu, không phải nhập hai lần.
- Lợi ích chính: đồng bộ dữ liệu, tự động hạch toán, giảm sai sót, tiết kiệm thời gian.
- Cách kết nối: lập hóa đơn từ dữ liệu bán hàng, ký số, gửi khách hàng và tự động ghi sổ.
- Gợi ý: ưu tiên phần mềm kế toán đã kết nối sẵn hoặc kết nối qua API với nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử là gì?
Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử là giải pháp cho phép doanh nghiệp thực hiện đồng thời nghiệp vụ kế toán và lập, phát hành, quản lý hóa đơn điện tử trên cùng một hệ thống hoặc kết nối trực tiếp giữa hai phần mềm.
Thay vì lập hóa đơn ở một phần mềm rồi nhập lại số liệu vào phần mềm kế toán, việc tích hợp giúp dữ liệu hóa đơn tự động chuyển thành bút toán trong sổ sách.
Lợi ích của phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử
- Đồng bộ dữ liệu: khi lập hóa đơn từ dữ liệu bán hàng, thông tin khách hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng tiền được kế thừa trực tiếp, không nhập lại.
- Tự động hạch toán: hóa đơn phát hành được tự động ghi nhận doanh thu, thuế và công nợ vào sổ sách kế toán.
- Giảm sai sót: hạn chế nhầm lẫn khi nhập liệu thủ công hai lần.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: rút ngắn quy trình từ bán hàng đến ghi sổ và kê khai thuế.
- Kết nối với hệ thống khác: đồng bộ với ERP, CRM và cổng của cơ quan thuế.
Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử hoạt động như thế nào?
- Nhập hoặc kế thừa dữ liệu bán hàng, hợp đồng trong phần mềm.
- Lập hóa đơn điện tử từ dữ liệu đó, hệ thống tự điền thông tin.
- Ký số và gửi hóa đơn cho khách hàng.
- Hóa đơn tự động chuyển thành bút toán ghi nhận doanh thu, thuế giá trị gia tăng và công nợ.
- Dữ liệu sẵn sàng cho tờ khai thuế và báo cáo tài chính.
Các phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến và khả năng tích hợp kế toán
Nhiều phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay có thể tích hợp hoặc kết nối với phần mềm kế toán:
- Safebooks: phần mềm kế toán có sẵn tính năng lập và quản lý hóa đơn điện tử, tự động hạch toán.
- MISA meInvoice: kết nối chặt với MISA AMIS, MISA SME.
- Viettel SInvoice: hóa đơn điện tử của Viettel, kết nối nhiều phần mềm kế toán.
- EasyInvoice: sẵn sàng tích hợp với các phần mềm kế toán như MISA, Fast, Bravo.
- Fast e-Invoice: kết nối tự động với Fast Accounting.
- VNPT Invoice, BKAV, iHOADON, M-Invoice, E-Invoice (Thái Sơn): cung cấp hóa đơn điện tử và hỗ trợ kết nối qua API.
Doanh nghiệp nên ưu tiên phần mềm kế toán đã tích hợp sẵn hoặc có khả năng kết nối API với nhà cung cấp hóa đơn điện tử đang dùng.
Tiêu chí chọn phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử
- Tính hợp pháp: đáp ứng quy định về hóa đơn điện tử và chế độ kế toán hiện hành.
- Khả năng tích hợp: kết nối sẵn hoặc qua API với hóa đơn điện tử đang dùng.
- Tự động hóa: tự lập hóa đơn, ký số, gửi và hạch toán.
- Dễ sử dụng: giao diện thân thiện, hỗ trợ tốt.
- Bảo mật và chi phí: an toàn dữ liệu, chi phí phù hợp quy mô.
Câu hỏi thường gặp
1. Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử là gì?
Là giải pháp cho phép làm kế toán và lập, phát hành, quản lý hóa đơn điện tử trên cùng hệ thống hoặc kết nối trực tiếp, giúp dữ liệu đồng bộ và tự động hạch toán.
2. Vì sao nên tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán?
Để dữ liệu đồng bộ, tự động ghi sổ, giảm sai sót do nhập hai lần và tiết kiệm thời gian từ bán hàng đến kê khai thuế.
3. Phần mềm kế toán nào tích hợp sẵn hóa đơn điện tử?
Nhiều phần mềm như Safebooks, MISA, Fast đã tích hợp hoặc kết nối sẵn với hóa đơn điện tử của mình; các nhà cung cấp như EasyInvoice, SInvoice cũng kết nối được với nhiều phần mềm kế toán.
4. Doanh nghiệp nhỏ có cần phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử không?
Có. Việc tích hợp giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm thời gian, tránh nhập liệu trùng và bảo đảm số liệu hóa đơn khớp với sổ sách.
Bài viết liên quan
Hóa đơn điện tử là gì? Mẫu hóa đơn điện tử mới nhất