Phần mềm kế toán online và offline: đâu là sự lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp?

Ngày đăng: 26/10/2022 11:15 AM

Nội dung bài viết

     

    Phần mềm kế toán trên thị trường hiện nay bao gồm 2 loại: Online và Offline. Mỗi loại phần mềm kế toán này đều có những ưu điểm riêng do đó để lựa chọn sử dụng loại phần mềm kế toán nào là một khó khăn đối với doanh nghiệp. Dưới đây là một số thông tin Safebooks.vn tổng hợp, phân tích để giúp các doanh nghiệp đưa ra các quyết định phù hợp nhất.

    Phân biệt phần mềm kế toán Offline và Online:

    Phần mềm kế toán Offline:  Là phần mềm kế toán được cài đặt trực tiếp tại máy người sử dụng và chỉ có thể truy cập và làm việc trong môi trường mạng nội bộ của công ty (mạng LAN - Local Area Network).

    Phần mềm kế toán Online: là phần mềm thường được viết trên nền tảng Web do đó không cần phải cài đặt phần mềm vào máy tính. Người sử dụng có thể truy cập và sử dụng khi có kết nối Internet.

     

     

    Lựa chọn phần mềm kế toán Online hay Offline?

    Phần mềm kế toán Online và Offline đều có khả năng giải quyết tốt các nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp. Mỗi loại đều có những ưu điểm riêng, tuy nhiên đâu mới là sự lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp?

    Dưới đây là một vài yếu tố mà doanh nghiệp cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm kế toán:

    Xác định nhu cầu quản lý

    Nếu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không có nhiều phát sinh bên ngoài thời gian làm việc, doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý từ xa và không cần thiết phải có báo cáo dữ liệu mọi lúc mọi nơi hoặc doanh nghiệp muốn giới hạn các thao tác liên quan đến tài chính chỉ bên trong công ty thì phần mềm kế toán offline là sự lựa chọn phù hợp.

    Ngược lại, phần mềm kế toán online sẽ phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh độc lập và cần quản lý tổng thể. Khi sử dụng phần mềm kế toán online, các dữ liệu được nhập lên sẽ tự động đồng bộ trên hệ thống và cung cấp các báo cáo đầy đủ, nhanh chóng chỉ qua một vài thao tác. 

    Đặc biệt, với đặc điểm được thiết kế trên nền tảng web nên chỉ cần có kết nối Internet, chủ doanh nghiệp có thể truy cập mọi lúc mọi nơi để theo dõi và kiểm soát hoạt động tài chính của doanh nghiệp mình, đây là ưu điểm phù hợp với các chủ doanh nghiệp thường xuyên phải đi công tác.

    Xem xét quy mô doanh nghiệp

    Tương tự như tiêu chí nhu cầu quản lý, quy mô của doanh nghiệp cũng cần được xem xét khi lựa chọn phần mềm kế toán.

    Đối với các doanh nghiệp mới thành lập với quy mô nhỏ chỉ cần một phần mềm quản lý nội bộ thì phần mềm kế toán online hay offline đều đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp. Vì phần lớn các phần mềm hiện nay đều được trang bị đủ các tính năng phổ biến mà các doanh nghiệp cần.

    Tuy nhiên khi xét đến chặn đường dài hạn, ở một giai đoạn nào đó các doanh nghiệp sẽ mở rộng quy mô hoạt động, số lượng văn phòng và chi nhánh ở khắp mọi nơi khiến cho phần mềm kế toán offline không còn đáp ứng tốt nhu cầu của doanh nghiệp. Khi đó, doanh nghiệp sẽ có hai trường hợp, hoặc là sẽ tiếp tục sử dụng phần mềm kế toán offline với hàng loạt các bước rườm rà, phức tạp và dễ sai sót khi tổng hợp thủ công dữ liệu kế toán từ các chi nhánh; hoặc là sẽ bắt đầu chuyển đổi sang phần mềm kế toán online nhưng phải dành ra thời gian cho việc chuyển đổi cũng như là đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm mới.

    Như vậy, các phần mềm kế toán online như Safebooks.vn sẽ phù hợp với các doanh nghiệp đang hoặc sẽ có nhiều chi nhánh. Phần mềm kế toán online Safebooks.vn sẽ giúp cho dữ liệu ở các chi nhánh được tổng hợp nhanh chóng và lưu trữ thống nhất. Chủ doanh nghiệp có thể xem các báo cáo thống kê mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị để từ đó đưa ra các quyết định kịp thời và hiệu quả.

    Ngân sách đầu tư cho phần mềm kế toán online và offline

    Phần mềm kế toán Offline thường sẽ có giá thấp hơn phần mềm kế toán online và thường là sẽ mua trọn gói. Giá của phần mềm offline sẽ thường được tính theo số lượng máy lắp đặt. Tuy nhiên do phần mềm offline này sẽ được cài trực tiếp vào máy tính của doanh nghiệp nên khi sử dụng phần mềm kế toán offline cần phải tính đến các chi phí bao gồm: hệ thống máy tính, máy lưu trữ, các khoản bảo trì, bảo dưỡng máy móc định kỳ và các khoản khác như rủi ro mất dữ liệu do thiên tai, lỗi người dùng, hỏng ổ cứng,...

    Trong khi đó, các phần mềm kế toán online chẳng hạn như Safebooks.vn sẽ tính giá dựa trên gói tính năng, số lượng user và thời gian sử dụng. Doanh nghiệp sẽ không cần phải đầu tư một khoản chi phí cho các thiết bị, chi phí cài đặt, bảo trì do Safebooks.vn được thiết kế trên nền tảng web rất gọn nhẹ, chỉ cần có kết nối Internet là doanh nghiệp có thể truy cập và sử dụng dễ dàng. 

    Đảm bảo an toàn dữ liệu

    Như đã đề cập trước đó, khi sử dụng phần mềm kế toán offline, các dữ liệu sẽ được lưu trữ theo phương thức truyền thống (lưu tại các máy chủ của doanh nghiệp). Tuy nhiên rất dễ xảy ra rủi ro bị mất dữ liệu do hỏng thiết bị hay virus tấn công. Giải pháp có thể sử dụng trong trường hợp này là sao lưu dữ liệu ở 2-3 nơi khác nhau và sử dụng các phần mềm ngăn chặn virus máy tính sẽ giảm thiểu được phần nào các rủi ro.

    Nếu doanh nghiệp không có nhiều kinh nghiệm trong việc đầu tư hạ tầng và xử lý các rủi ro để bảo vệ dữ liệu thì các phần mềm kế toán online như Safebooks.vn sẽ là sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp.

    Kết luận

    Như vậy, chúng ta đã cùng điểm qua 4 tiêu chí chính khi cân nhắc lựa chọn phần mềm kế toán online hay offline. Safebooks.vn hi vọng rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp đưa ra lựa chọn phù hợp và tối ưu nhất.

    Xem thêm: 15+ Phần mềm kế toán doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

    Đăng ký dùng thử miễn phí

    Bạn vui lòng cung cấp đầy đủ thông tin, SafeBooks sẽ liên hệ ngay với bạn

    Vui lòng nhập họ và tên
    Vui lòng nhập số điện thoại
    Vui lòng nhập địa chỉ email
    Vui lòng nhập mã số thuế
    Kinh nghiệm giải trình khi thanh tra quyết toán thuế cho doanh nghiệp
    Kinh nghiệm giải trình khi thanh tra quyết toán thuế cho doanh nghiệp
    July 10, 2024, 4:40 pm
    Có bao nhiêu chế độ bảo hiểm xã hội tại Việt Nam năm 2024
    Có bao nhiêu chế độ bảo hiểm xã hội tại Việt Nam năm 2024
    July 10, 2024, 4:07 pm
    Các thủ thuật Excel hữu ích kế toán thường dùng
    Các thủ thuật Excel hữu ích kế toán thường dùng
    July 8, 2024, 11:28 am
    Lương tối thiểu vùng tăng 6% từ 1/7/2024
    Lương tối thiểu vùng tăng 6% từ 1/7/2024
    July 8, 2024, 11:04 am
    Thay đổi các loại mức đóng bảo hiểm từ 01/07/2024
    Thay đổi các loại mức đóng bảo hiểm từ 01/07/2024
    July 3, 2024, 4:35 pm
    Tổng hợp các công việc kế toán cần làm trong tháng 7/2024
    Tổng hợp các công việc kế toán cần làm trong tháng 7/2024
    July 3, 2024, 11:05 am