Phần Mềm Kế Toán Du Lịch: Giải Pháp Cho Quản Lý Tài Chính Du Lịch

Lượng khách du lịch quốc tế đến Việt Nam ước tính đạt 3,5 triệu lượt, đạt 70% so với mục tiêu ban đầu đề ra trong năm 2022. Tạo điều kiện cho các công ty lữ hành phát triển và phần mềm kế toán du lịch cũng được ra đời giúp hỗ trợ trong việc xử lý khối lượng công việc và lượng thông tin khách hàng khổng lồ.

Chính điều này dẫn tới kế toán của công ty du lịch sẽ có các nghiệp vụ khác biệt so với các doanh nghiệp thông thường. Bài viết sau đây sẽ giúp anh/chị tìm hiểu rõ hơn về công việc của kế toán du lịch và phần mềm dành cho kế toán công ty du lịch.

Phần mềm kế toán du lịch - (Ảnh minh họa)

Công việc của kế toán công ty du lịch

Ngành du lịch cũng có rất nhiều loại hình kinh doanh khác nhau: Bán Tour, combo, vé máy bay, khách sạn, du thuyền,…Đặc thù của ngành du lịch là phải quản lý theo từng tour với nhiều công việc nhỏ như lên kế hoạch tour, dự trù ngân sách, quản lý danh sách khách hàng, nhà hàng, khách sạn… 

Bên cạnh các công việc chung như mọi kế toán các ngành nghề khác, thì kế toán du lịch còn phải thực hiện một số các nghiệp vụ đặc thù của ngành du lịch như:

Lên kế hoạch chi phí tour, combo du lịch

Khi có hợp đồng du lịch, kế toán phải lên kế hoạch chi phí du lịch. Trong đó bản kế hoạch lập ra sẽ bao gồm những khoản chi về phương tiện vận chuyển, nơi lưu trú, dịch vụ ăn uống, vui chơi đi kèm…

Lên kế hoạch chi phí tour, combo du lịch - (Ảnh minh họa)

Giám sát và quản lý tour du lịch

Thông qua bộ phần điều hành tour, kế toán tham gia vào việc quản lý chi phí dịch vụ trong suốt hành trình tour. Đặc thù của ngành du lịch là các khách hàng có thể thường xuyên đặt, đổi và hủy các booking. Vậy nên kế toán cần nắm được cách vận hành cũng như cách quản lý các mã booking, từ đó làm căn cứ để tính toán công nợ phải thu, phải trả

Giám sát và quản lý tour du lịch - (Ảnh minh họa)

Thu thập ghi nhận chi phí đầu vào, quản lý theo từng hợp đồng du lịch

Kế toán là người tập hợp các chi phí và hạch toán chi tiết theo từng nhóm dịch vụ, khách hàng hoặc hợp đồng để phục vụ cho công việc lập báo cáo sau này.

Thu nhập ghi nhận chi phí đầu vào, quản lý theo từng hợp đồng du lịch - (Ảnh minh họa)

Quyết toán chi phí khi kết thúc tour du lịch

Sau khi kết thúc tour du lịch, kế toán tiến hành quyết toán toàn bộ chi phí và thông báo cho khách hàng nếu có phát sinh thừa thiếu chi phí so với dự kiến ban đầu. Sau khi đối chiếu, nghiệm thu hoàn thành hợp đồng, kế toán xuất hóa đơn gửi cho khách hàng và đôn đốc công nợ khách hàng.

Quyết toán chi phí khi kết thúc tour du lịch - (Ảnh minh họa)

Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị

Một trong những công việc quan trọng của kế toán là lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị để cung cấp tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận của doanh nghiệp cho ban lãnh đạo.

Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị - (Ảnh minh họa)

Với những công việc trên, nếu không có một công cụ hỗ trợ hữu ích thì kế toán công ty du lịch sẽ gặp rất nhiều sai sót, nhẫm lẫn trong việc đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, quản lý việc đặt và hủy các booking. 

Chính vì vậy, hiện nay rất nhiều công ty du lịch đã sử dụng phần mềm kế toán để giảm thiểu sai sót và tối ưu hiệu quả công việc 

Phần mềm kế toán cho công ty du lịch – Safebooks

Phần mềm kế toán cho công ty du lịch Safebooks có các tính năng dưới đây:

Quản lý theo nhiều gói dịch vụ khác nhau

Quản lý theo tour, combo, theo từng dịch vụ vé máy bay hay khách sạn… Quản lý theo từng nhóm dịch vụ từ đó thống kê được doanh thu, chi phí theo từng nhóm này

Quản lý xuất nhập tồn kho du lịch

Phần mềm cho phép quản lý những dịch vụ đã nhập, đã bán, còn tồn và thống kê theo dõi những hàng khuyến mại

Quản lý xuất nhập tồn kho du lịch - (Ảnh minh họa)

Quản lý báo giá trên phần mềm kế toán du lịch

Kế toán có thể dễ dàng tạo báo giá chi từng hợp đồng, từng khách hàng trên phần mềm theo mẫu sẵn có. 

Quản lý báo giá trên phần mềm kế toán du lịch - (Ảnh minh họa)

Tính giá thành của từng hợp đồng du lịch

Phần mềm cho phép kế toán theo dõi và tính giá thành theo từng tour, combo, dịch vụ lẻ. Giá thành được tổng hợp theo từng dịch vụ, phân bổ chi phí nguyên vật liệu, nhân công, quản lý chung và kết chuyển chi phí được tự động hóa giảm thiểu sai sót.

Tính giá thành của từng hợp đồng du lịch - (Ảnh minh họa)

Quản lý công nợ phải thu

Kế toán có thể dễ dàng quản lý tiền đặt cọc, tiền đã thanh toán, tiền chưa thanh toán của khách hàng với tính năng của phần mềm cho phép theo dõi đối chiếu công nợ theo từng hợp đồng, từng khách hàng. Từ đó giúp kế toán lên kế hoạch thu nợ sát sao và kịp thời.

Quản lý công nợ phải thu - (Ảnh minh họa)

Quản lý công nợ phải trả

Tương tự công nợ phải thu, phần mềm giúp kế toán quản lý công nợ của nhà cung cấp một cách thuận tiện. Quản lý công nợ phải trả theo từng nhà cung cấp, theo từng hợp đồng giúp kế toán dễ dàng đối chiếu công nợ

Quản lý công nợ phải trả - (Ảnh minh họa)

Thanh toán và xuất hóa đơn

Sau khi kết thúc hợp đồng du lịch, kế toán thực hiện nghiệm thu hợp đồng và xuất hóa đơn cho khách hàng. Phần mềm kế toán Safebooks kết nối trực tiếp với Hóa đơn điện tử, giúp kế toán thuận tiện trong việc xuất và gửi hóa đơn cho khách hàng. Đồng thời thông tin được cập nhật lên phần mềm, kế toán có thể dễ dàng kiểm tra lại khi cần đôn đốc thu hồi công nợ.

Thanh toán và xuất hóa đơn - (Ảnh minh họa)

Quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo từng hợp đồng

Phần mềm giúp cho ban lãnh đạo có thể theo dõi được doanh thu, chi phí, lợi nhuận bất kỳ lúc nào. Các mẫu báo cáo đa dạng và linh hoạt cho phép ban lãnh đạo xem xét các chỉ số ở nhiều góc độ từ đó đưa ra các đánh giá về tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo từng hợp đồng - (Ảnh minh họa)

Anh Hoài Nam - kế toán viên của một công ty du lịch dịch vụ cho biết: "Sau 6 tháng sử dụng phần mềm kế toán cho công ty du lịch bên Safebooks, tôi cảm thấy rất hài lòng về giao diện cũng như các chức năng rất dễ sử dụng. Tôi không phải mất quá nhiều thời gian trong việc quản lý các hợp đồng tour du lịch và dễ dàng nắm được thông tin khách hàng."

Tổng kết

Phần mềm kế toán du lịch Safebooks giúp cho công ty có thể thực hiện công việc kế toán một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Nếu anh/chị có nhu cầu cần tư vấn thêm về giải pháp phần mềm kế toán vui lòng liên hệ chúng tôi để được giải đáp.