Chi phí sản xuất: phân loại, cách nhận diện và ảnh hưởng đến giá thành

Không phải chi phí nào phát sinh trong doanh nghiệp sản xuất cũng là chi phí sản xuất. Phân loại sai làm giá thành sai, hàng tồn kho sai, và lợi nhuận từng kỳ sai.

Bài viết đi qua bốn cách phân loại chi phí và ranh giới giữa chi phí sản xuất với chi phí thời kỳ.

Nếu bạn đang tìm cách tính giá thành, xem bài kế toán giá thành.

Chi phí sản xuất là gì?

Là toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra để tạo ra sản phẩm trong một kỳ.

Đặc điểm phân biệt: chi phí sản xuất gắn với quá trình tạo ra sản phẩm. Chi phí nào không tham gia tạo ra sản phẩm thì không phải chi phí sản xuất, dù vẫn là chi phí thật của doanh nghiệp.

Ranh giới quan trọng nhất

Đây là phần có giá trị tra cứu cao nhất và bản cũ đang sai một phần.

Khoản chi	Vào giá thành	Tài khoản
Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản phẩm	Có	621
Lương công nhân trực tiếp sản xuất	Có	622
Các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp, phần doanh nghiệp chịu	Có	622
Lương quản đốc, nhân viên phân xưởng	Có	627
Khấu hao máy móc thiết bị sản xuất	Có	627
Khấu hao nhà xưởng	Có	627
Điện, nước dùng tại phân xưởng	Có	627
Công cụ dụng cụ dùng ở phân xưởng	Có	627
Chi phí sửa chữa, bảo trì máy sản xuất	Có	627
Lương bộ phận bán hàng, hoa hồng bán hàng	Không	641
Chi phí vận chuyển hàng đi bán	Không	641
Quảng cáo, tiếp thị	Không	641
Văn phòng phẩm của khối văn phòng	Không	642
Lương ban giám đốc, kế toán, hành chính	Không	642
Khấu hao nhà văn phòng, xe của giám đốc	Không	642
Điện nước khu văn phòng	Không	642
Thuế, phí, lệ phí nói chung	Không	642
Lãi vay	Không	635

Nguyên tắc để tự kiểm tra: đặt câu hỏi “khoản chi này có tham gia vào việc biến nguyên liệu thành sản phẩm không”. Nếu không thì không vào giá thành.

Điện ở phân xưởng chạy máy thì vào giá thành. Điện ở văn phòng thì không. Cùng là tiền điện nhưng khác nhau ở chỗ dùng vào việc gì.

Hậu quả khi đưa nhầm: chi phí bán hàng và quản lý là chi phí thời kỳ, tính hết vào kết quả kinh doanh của kỳ phát sinh. Đưa vào TK 627 thì khoản này nằm lại trong giá trị hàng tồn kho, làm tài sản bị thổi phồng và lợi nhuận kỳ này cao giả tạo.

Đây cũng là một trong các thủ đoạn làm đẹp báo cáo tài chính, xem bài gian lận báo cáo tài chính.

Bốn cách phân loại chi phí

Mỗi cách phục vụ một mục đích khác nhau. Doanh nghiệp cần dùng nhiều cách cùng lúc.

1. Theo khoản mục chi phí

Dùng để tập hợp và tính giá thành.

Khoản mục	Tài khoản	Nội dung
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp	621	Vật tư dùng trực tiếp cho sản phẩm
Chi phí nhân công trực tiếp	622	Lương và các khoản trích của công nhân trực tiếp
Chi phí sản xuất chung	627	Chi phí tại phân xưởng phục vụ nhiều sản phẩm

Ngành xây lắp có thêm TK 623 chi phí sử dụng máy thi công.

2. Theo quan hệ với đối tượng chịu chi phí

Dùng để quyết định tập hợp thẳng hay phân bổ.

Loại	Đặc điểm	Cách xử lý
Chi phí trực tiếp	Xác định được ngay cho một sản phẩm cụ thể	Ghi thẳng cho sản phẩm đó
Chi phí gián tiếp	Phục vụ nhiều sản phẩm, không tách riêng được	Phân bổ theo tiêu thức

Ví dụ chi phí trực tiếp: thép dùng cho lô hàng A, lương công nhân đứng máy sản xuất sản phẩm A.

Ví dụ chi phí gián tiếp: khấu hao nhà xưởng dùng chung, lương quản đốc phụ trách cả ba dây chuyền, điện phân xưởng.

Lưu ý: gián tiếp không có nghĩa là không vào giá thành. Chi phí gián tiếp vẫn vào giá thành, chỉ là phải phân bổ.

3. Theo cách ứng xử với sản lượng

Đây là cách phân loại bản cũ thiếu, và là cách quan trọng nhất cho quyết định kinh doanh.

Loại	Đặc điểm	Ví dụ
Biến phí	Tổng số thay đổi theo sản lượng, tính trên một đơn vị thì không đổi	Nguyên vật liệu, lương khoán theo sản phẩm, điện chạy máy
Định phí	Tổng số không đổi trong phạm vi sản lượng nhất định, tính trên một đơn vị thì giảm khi sản lượng tăng	Khấu hao nhà xưởng, lương quản đốc, tiền thuê xưởng
Chi phí hỗn hợp	Có cả hai phần	Tiền điện có phần cố định và phần theo mức tiêu thụ

Ví dụ bằng số

Doanh nghiệp có biến phí đơn vị 60.000 đồng một sản phẩm và định phí sản xuất 400.000.000 đồng một tháng.

Sản lượng tháng	Biến phí	Định phí	Tổng chi phí	Giá thành đơn vị
5.000 sản phẩm	300.000.000	400.000.000	700.000.000	140.000 đồng
10.000 sản phẩm	600.000.000	400.000.000	1.000.000.000	100.000 đồng
20.000 sản phẩm	1.200.000.000	400.000.000	1.600.000.000	80.000 đồng

Kiểm tra: ở mức 10.000 sản phẩm, 10.000 nhân 60.000 bằng 600.000.000. Cộng 400.000.000 bằng 1.000.000.000. Chia 10.000 ra 100.000 đồng. Khớp.

Điều bảng này cho thấy: sản lượng tăng gấp bốn lần từ 5.000 lên 20.000 thì giá thành đơn vị giảm từ 140.000 xuống 80.000 đồng, tức giảm 43%. Toàn bộ mức giảm đến từ việc định phí được chia cho nhiều sản phẩm hơn, biến phí đơn vị vẫn giữ nguyên 60.000 đồng.

Ứng dụng thực tế: khi có đơn hàng đề nghị giá 90.000 đồng một sản phẩm trong khi giá thành đang là 100.000 đồng, nhiều người từ chối ngay. Nhưng nếu doanh nghiệp còn công suất trống và định phí đã được trang trải bởi sản lượng hiện có, thì mỗi sản phẩm bán thêm ở giá 90.000 vẫn đóng góp 30.000 đồng cho lợi nhuận, vì biến phí chỉ 60.000.

Quyết định này chỉ đưa ra được khi đã tách biến phí và định phí. Đây là lý do cách phân loại thứ ba quan trọng.

4. Theo quan hệ với kỳ tính kết quả

Loại	Xử lý
Chi phí sản phẩm	Nằm trong giá trị hàng tồn kho, chỉ thành chi phí khi hàng được bán
Chi phí thời kỳ	Tính hết vào kết quả kinh doanh của kỳ phát sinh

Chi phí sản xuất là chi phí sản phẩm. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí thời kỳ.

Hệ quả cần nhớ: sản xuất nhiều mà bán ít thì chi phí sản xuất nằm lại trong hàng tồn kho, chưa vào kết quả kinh doanh. Lợi nhuận kỳ đó trông đẹp nhưng tiền thì không về. Đây là một trong các dấu hiệu cần kiểm tra khi đọc báo cáo tài chính.

Bảng đối chiếu nhanh

Cách phân loại	Trả lời câu hỏi	Dùng để
Theo khoản mục (621, 622, 627)	Chi phí thuộc loại nào	Tập hợp và tính giá thành
Trực tiếp và gián tiếp	Ghi thẳng hay phân bổ	Xử lý kế toán
Biến phí và định phí	Chi phí thay đổi ra sao khi sản lượng đổi	Quyết định giá bán, nhận đơn, tính điểm hòa vốn
Chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ	Khi nào thành chi phí trên báo cáo	Xác định lợi nhuận đúng kỳ

Cùng một khoản chi có thể thuộc nhiều nhóm. Khấu hao nhà xưởng vừa là chi phí sản xuất chung, vừa là chi phí gián tiếp, vừa là định phí, vừa là chi phí sản phẩm.

Bốn lỗi thường gặp

Lỗi	Hậu quả
Đưa chi phí quản lý hoặc bán hàng vào TK 627	Giá thành cao sai, hàng tồn kho bị thổi phồng, lợi nhuận kỳ này cao giả
Coi mọi chi phí gián tiếp là không vào giá thành	Giá thành thấp sai, bán dưới giá vốn mà không biết
Không tách biến phí và định phí	Không quyết định được giá bán tối thiểu, từ chối đơn hàng lẽ ra nên nhận
Đưa lãi vay vào giá thành	Sai bản chất, lãi vay là chi phí tài chính

Lỗi đầu tiên là lỗi nghiêm trọng nhất vì nó ảnh hưởng đồng thời đến báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo tình hình tài chính.

Theo dõi chi phí bằng phần mềm

Phân loại chi phí đúng chỉ có ích khi hệ thống ghi nhận được theo nhiều chiều cùng lúc: theo khoản mục, theo đối tượng chịu chi phí, và theo cách ứng xử với sản lượng.

Phần mềm kế toán Safebooks xử lý:

• Ghi nhận chi phí theo nhiều chiều trên cùng một chứng từ, không phải nhập lại
• Phân bổ chi phí gián tiếp theo tiêu thức cố định, lưu vết mỗi lần phân bổ
• Cảnh báo khi chi phí quản lý hoặc bán hàng bị hạch toán vào tài khoản chi phí sản xuất
• Báo cáo chi phí theo sản phẩm, theo phân xưởng, theo khoản mục
• Hệ thống tài khoản theo Thông tư 99/2025 và Thông tư 133/2016

Xem phần mềm tính giá thành hoặc tính năng chi tiết.

Câu hỏi thường gặp

Chi phí sản xuất gồm những gì?

Ba khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621), chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) và chi phí sản xuất chung (TK 627). Ngành xây lắp có thêm chi phí sử dụng máy thi công (TK 623).

Chi phí trực tiếp và gián tiếp khác nhau thế nào?

Chi phí trực tiếp xác định được ngay cho một sản phẩm cụ thể nên ghi thẳng. Chi phí gián tiếp phục vụ nhiều sản phẩm nên phải phân bổ theo tiêu thức. Cả hai đều vào giá thành.

Chi phí nào không được tính vào giá thành?

Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí tài chính. Cụ thể gồm lương bộ phận bán hàng và văn phòng, quảng cáo, vận chuyển hàng đi bán, văn phòng phẩm khối văn phòng, khấu hao nhà văn phòng, điện nước văn phòng, thuế phí nói chung và lãi vay.

Biến phí và định phí là gì?

Biến phí thay đổi theo sản lượng về tổng số nhưng không đổi trên một đơn vị. Định phí không đổi về tổng số trong một phạm vi sản lượng nhất định nhưng giảm dần trên một đơn vị khi sản lượng tăng.

Vì sao sản lượng tăng thì giá thành đơn vị giảm?

Vì định phí được chia cho nhiều sản phẩm hơn. Biến phí trên một đơn vị vẫn giữ nguyên, chỉ phần định phí phân bổ giảm xuống.

Điện nước có vào giá thành không?

Tùy nơi sử dụng. Điện nước tại phân xưởng sản xuất vào TK 627 và tính vào giá thành. Điện nước tại khu văn phòng vào TK 642 và không tính vào giá thành.

Chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ khác nhau ra sao?

Chi phí sản phẩm nằm trong giá trị hàng tồn kho và chỉ thành chi phí trên báo cáo khi hàng được bán. Chi phí thời kỳ tính hết vào kết quả kinh doanh của kỳ phát sinh.

Tổng kết

Ba điều đáng nhớ:

Câu hỏi để tự kiểm tra: khoản chi này có tham gia biến nguyên liệu thành sản phẩm không. Nếu không thì không vào giá thành, dù vẫn là chi phí thật.

Gián tiếp không có nghĩa là không vào giá thành. Chi phí sản xuất chung là chi phí gián tiếp nhưng vẫn tính vào giá thành qua phân bổ.

Tách biến phí và định phí mới ra quyết định được. Đây là cách phân loại quyết định việc có nhận đơn hàng giá thấp hay không, và giá bán tối thiểu là bao nhiêu.

Nội dung mang tính tham khảo, số liệu trong ví dụ là giả định. Cần trao đổi thêm, liên hệ với Safebooks.

Bài viết liên quan

• Kế toán giá thành: cách tính và ví dụ đầy đủ
• Kế toán sản xuất là gì
• Các nghiệp vụ kế toán sản xuất
• Hạch toán kế toán xây dựng công trình
• Kiến thức về giá thành