Thành thạo Excel giúp kế toán xử lý sổ sách, bảng kê và báo cáo nhanh và chính xác hơn. Bài viết tổng hợp đầy đủ các thủ thuật Excel kế toán thường dùng, chia theo nhóm thao tác dữ liệu, công thức, định dạng, in ấn và bảng phím tắt, kèm cách làm chi tiết cho từng thủ thuật.
Hiểu nhanh
- Nhóm thao tác dữ liệu: Transpose, Remove Duplicates, Auto Fill, Sort, mở nhiều file.
- Nhóm công thức: hiển thị công thức, nối chuỗi bằng “&”, nhập số có số 0 ở đầu.
- Nhóm định dạng, in ấn: ẩn dữ liệu ô, Freeze Panes, căn lề, chọn vùng in.
- Bảng phím tắt: tổng hợp các phím tắt kế toán dùng hằng ngày.
Nhóm thủ thuật thao tác dữ liệu
1. Transpose – đổi dòng thành cột
Dùng khi cần chuyển dữ liệu từ hàng sang cột hoặc ngược lại. Cách làm: bôi đen vùng cần đổi, nhấn Ctrl + C, chọn ô đích, chuột phải chọn Paste Special, tích Transpose rồi OK.
2. Remove Duplicates – xóa dữ liệu trùng
Dùng để loại bỏ dòng trùng trong danh sách khách hàng, hóa đơn, mã hàng. Cách làm: bôi đen vùng dữ liệu, vào tab Data, chọn Remove Duplicates, chọn cột cần kiểm tra trùng rồi OK.
3. Auto Fill – tự động điền
Dùng để sao chép nhanh công thức hoặc dãy số, ngày tháng. Cách làm: nhập công thức hoặc giá trị vào ô đầu, đưa chuột tới góc dưới bên phải ô đến khi xuất hiện dấu cộng, kéo xuống hoặc kéo ngang.
4. Sort – sắp xếp dữ liệu
Dùng để sắp xếp theo giá trị, ngày, số tiền. Cách làm: bôi đen vùng dữ liệu, vào Data, chọn Sort, thiết lập Sort by (cột), Sort on (Values) và Order (tăng hoặc giảm). Mẹo chọn nhanh vùng dữ liệu: Ctrl + Shift + phím mũi tên.
5. Mở nhiều file Excel cùng lúc
Dùng khi cần so sánh nhiều sổ, nhiều kỳ. Cách làm: giữ Ctrl và click chọn các file cần mở, sau đó nhấn Enter để mở đồng thời.
Nhóm thủ thuật công thức và số liệu
6. Hiển thị toàn bộ công thức trong sheet
Dùng để kiểm tra, dò lỗi công thức. Nhấn Ctrl + ` (phím dấu huyền, thường nằm dưới phím Esc) để bật hoặc tắt chế độ hiển thị công thức.
7. Nối dữ liệu bằng dấu “&”
Dùng để ghép nội dung nhiều ô thành một, ví dụ ghép họ và tên. Cú pháp: =A3 & ” ” & B3. Dùng cặp dấu ngoặc kép có khoảng trắng ” ” để tạo khoảng cách giữa hai phần.
8. Nhập số có số 0 ở đầu
Dùng khi nhập mã số thuế, số chứng từ, mã hàng bắt đầu bằng 0. Có hai cách: đặt dấu nháy đơn trước số (ví dụ nhập ’002), hoặc vào Format Cells, chọn Custom và nhập dãy số 0 theo độ dài mong muốn (ví dụ 00000000 cho 8 chữ số).
Nhóm thủ thuật định dạng và in ấn
9. Ẩn dữ liệu trong ô
Dùng để che thông tin nhạy cảm trên bảng tính. Cách làm: chọn ô, nhấn Ctrl + 1 để mở Format Cells, vào Number, chọn Custom và nhập ba dấu chấm phẩy ;;; rồi OK. Dữ liệu sẽ bị ẩn nhưng vẫn còn khi click vào ô.
10. Freeze Panes – cố định hàng, cột
Dùng để giữ tiêu đề khi cuộn bảng dài. Cố định cột đầu: vào View, chọn Freeze Panes, chọn Freeze First Column. Cố định nhiều hàng hoặc cột: click vào ô ngay sau vùng cần giữ rồi chọn Freeze Panes.
11. Căn lề trang in
Vào Page Layout, chọn Margins, chọn Custom Margins để thiết lập lề. Có thể đổi đơn vị sang centimet trong File, Options.
12. Chọn vùng in
Dùng để chỉ in phần dữ liệu cần thiết. Cách làm: bôi đen vùng cần in, vào Page Layout, chọn Print Area, chọn Set Print Area.
13. Định hướng con trỏ sau khi nhấn Enter
Vào File, Options, Advanced, tìm mục After pressing Enter, move selection và chọn hướng di chuyển (xuống, lên, trái, phải) cho phù hợp thói quen nhập liệu.
14. Tìm kiếm theo định dạng (Find and Replace)
Nhấn Ctrl + F, chọn Options, chọn Format để tìm ô theo định dạng cụ thể như màu nền, kiểu chữ. Hữu ích khi soát các ô đã tô màu đánh dấu.
Bảng phím tắt Excel kế toán thường dùng
| Phím tắt | Chức năng |
| Ctrl + A | Chọn tất cả |
| Ctrl + C / Ctrl + V | Sao chép / dán |
| Ctrl + X | Cắt |
| Ctrl + B / I / U | Đậm / nghiêng / gạch chân |
| Ctrl + F / Ctrl + H | Tìm kiếm / tìm và thay thế |
| Ctrl + Z / Ctrl + Y | Hoàn tác / làm lại |
| Ctrl + S / Ctrl + P | Lưu / in |
| Ctrl + R | Sao chép sang phải |
| Ctrl + 1 | Mở Format Cells |
| Ctrl + 9 / Ctrl + 0 | Ẩn hàng / ẩn cột |
| Ctrl + Shift + mũi tên | Chọn nhanh vùng dữ liệu |
| Shift + F11 | Thêm sheet mới |
| Alt + F4 | Thoát Excel |
Lưu ý khi dùng Excel trong kế toán
- Luôn lưu bản gốc trước khi xử lý hàng loạt để tránh mất dữ liệu.
- Kiểm tra công thức bằng chế độ hiển thị công thức khi số liệu bất thường.
- Với dữ liệu lớn và nghiệp vụ phức tạp, nên dùng phần mềm kế toán để tự động hóa thay vì làm thủ công trên Excel.
Câu hỏi thường gặp
1. Làm sao giữ số 0 ở đầu mã số thuế trong Excel?
Đặt dấu nháy đơn trước số, hoặc định dạng ô dạng Custom với dãy số 0 theo đúng độ dài cần hiển thị.
2. Cố định dòng tiêu đề khi cuộn bảng bằng cách nào?
Dùng Freeze Panes trong tab View để cố định hàng hoặc cột tiêu đề.
3. Phím tắt mở hộp định dạng ô là gì?
Nhấn Ctrl + 1 để mở Format Cells.
4. Nên dùng Excel hay phần mềm kế toán?
Excel phù hợp cho xử lý nhanh và dữ liệu nhỏ; khi nghiệp vụ nhiều và cần báo cáo tự động, phần mềm kế toán hiệu quả và an toàn hơn.
Bài viết liên quan