Các thủ thuật Excel hữu ích kế toán thường dùng
Excel là một ứng dụng không thể thiếu trong môi trường công sở, đem lại nhiều lợi ích cho người dùng đặc biệt là kế toán. Đa số mọi người đều đã biết đến nó, nhưng không phải ai cũng nắm rõ cách tận dụng nó để tối ưu hóa hiệu suất công việc và tiết kiệm thời gian. Trong bài viết này, Safebooks sẽ giới thiệu đến bạn đọc các thủ thuật trong Excel cực kỳ hữu ích, giúp bạn làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn!
Đổi dữ liệu dòng thành cột và cột thành dòng
Để chuyển đổi dữ liệu từ hàng sang cột hoặc ngược lại trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Chọn và sao chép toàn bộ dữ liệu bạn muốn chuyển đổi bằng cách sử dụng chuột để quét chúng, sau đó nhấn chuột phải và chọn Copy hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + C.
- Chọn một ô trống mà bạn muốn dán dữ liệu đã sao chép.
- Nhấn chuột phải vào ô đã chọn và chọn Paste Special từ menu xuất hiện.
- Trong hộp thoại Paste Special, đánh dấu chọn vào tùy chọn Transpose để chuyển đổi dữ liệu.
- Nhấn OK để hoàn tất quá trình.
Lưu ý: Bạn cần thực hiện việc chuyển đổi cho từng hàng một; không thể chuyển đổi tất cả dữ liệu từ hàng sang cột trong một lần thao tác duy nhất. Đây là một quy trình thủ công cần được thực hiện lần lượt cho mỗi hàng dữ liệu.
Xóa các dữ liệu trùng nhau
Để loại bỏ dữ liệu bị lặp lại trong Excel, hãy thực hiện các bước sau:
- Tô đậm khu vực chứa dữ liệu bạn muốn làm sạch.
- Tiếp tục, đi đến tab Data trên thanh công cụ.
- Chọn Remove Duplicates để tự động xóa bỏ các mục trùng lặp.
Thao tác này sẽ giúp bạn nhanh chóng loại bỏ các bản ghi không cần thiết và dữ liệu trùng lặp, đảm bảo tính chính xác và ngăn nắp cho bảng dữ liệu của bạn.
Mở nhiều file Excel cùng lúc
Khi cần phải xem xét và so sánh thông tin từ nhiều bảng tính Excel, việc mở chúng đồng thời sẽ rất hữu ích. Dưới đây là cách bạn có thể mở nhiều tệp Excel cùng lúc một cách dễ dàng:
- Giữ phím Ctrl trên bàn phím.
- Click lựa chọn các tệp Excel mà bạn muốn mở.
- Sau khi đã chọn xong, nhấn Enter để mở tất cả các tệp đã chọn.
Thực hiện theo các bước này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu quả công việc khi cần phải làm việc với nhiều dữ liệu cùng một lúc.
Sao chép dữ liệu cực đơn giản
Chép dữ liệu trong Excel là một quy trình dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Bạn có thể thực hiện như sau:
- Tô đậm dữ liệu bạn cần chép.
- Sử dụng phím tắt Ctrl + C để sao chép.
- Đi đến vùng bạn muốn chèn dữ liệu.
- Dùng phím tắt Ctrl + V để dán dữ liệu.
Dữ liệu bạn đã chép sẽ xuất hiện ngay lập tức trên bảng tính Excel của bạn.
Tự động nhập dữ liệu
Để kích hoạt chức năng điền tự động trong Excel, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Nhập công thức cần thiết vào ô đầu tiên của dãy ô mà bạn muốn áp dụng công thức đó.
- Di chuột đến góc dưới bên phải của ô chứa công thức cho đến khi con trỏ biến thành một dấu cộng nhỏ.
- Kéo thả con trỏ này xuống hoặc ngang qua các ô mà bạn muốn công thức được áp dụng.
Bằng cách này, Excel sẽ tự động sao chép và điền công thức vào các ô bạn đã chọn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi làm việc với dữ liệu lớn.
Hiển thị công thức siêu nhanh
Để xem lại tất cả các công thức trong một bảng tính Excel một cách nhanh chóng, bạn có thể làm theo cách sau:
- Nhấn và giữ phím Ctrl.
- Trong khi giữ phím Ctrl, nhấn phím ~.
Thực hiện đồng thời hai bước này sẽ chuyển bảng tính của bạn sang chế độ hiển thị công thức, cho phép bạn kiểm tra và xem xét tất cả các công thức đã nhập mà không cần phải click vào từng ô một. Đây là một phương pháp tiện lợi để đảm bảo rằng tất cả công thức của bạn đều chính xác và hoạt động như mong đợi.
Tìm kiếm trong Excel
Để tìm kiếm và thay đổi thông tin trong Excel theo định dạng cụ thể, bạn có thể làm theo hướng dẫn sau:
- Nhấn phím tắt Ctrl + F để mở cửa sổ Find & Replace.
- Trong cửa sổ đó, chọn Options rồi tiếp tục chọn Format.
- Tại mục Find Format, chọn định dạng bạn cần tìm.
- Kết quả là các ô phù hợp với định dạng đã chọn sẽ được hiển thị.
Quy trình này giúp bạn dễ dàng lọc và chỉnh sửa dữ liệu dựa trên định dạng, đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng trong công việc của bạn.
Kết nối dữ liệu bằng phím “&”
Để ghép nối hai mục dữ liệu trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Chọn ô mà bạn muốn hiển thị dữ liệu ghép nối.
- Gõ dấu = để bắt đầu công thức, sau đó chọn ô đầu tiên bạn muốn kết hợp.
- Nhập &, tiếp theo là dấu ngoặc kép chứa một khoảng trắng " ", và thêm & một lần nữa.
- Chọn ô thứ hai bạn muốn ghép nối.
- Nhấn Enter để hoàn tất công thức.
Ví dụ công thức bạn sẽ nhập là:
=A3 \& " " \& B3
. Khi thực hiện, Excel sẽ tự động kết hợp nội dung của hai ô đã chọn và hiển thị kết quả trong ô bạn đã chọn ban đầu.
Sắp xếp trong Excel
Một kỹ năng Excel cần thiết mà bạn cần biết là cách sắp xếp dữ liệu. Dưới đây là quy trình để thực hiện việc này:
Giả sử bạn có bảng dữ liệu với các thông tin như mã đơn hàng, tên khách hàng, ngày thanh toán, số tiền và phương thức thanh toán. Để sắp xếp dữ liệu trong Excel, bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn dữ liệu:
- Bắt đầu tại ô A2.
- Nhấn và giữ tổ hợp phím Ctrl + Shift, sau đó nhấn mũi tên xuống để chọn đến dòng cuối cùng.
- Tiếp tục giữ và nhấn mũi tên sang phải để chọn đến cột cuối cùng.\
Bước 2: Sắp xếp dữ liệu:
- Truy cập tab Data trên thanh công cụ và chọn Sort.
- Trong cửa sổ Sort, điền thông tin vào các mục Sort by, Sort on và Order như sau:
- Sort by: Chọn cột “Ngày thanh toán” để sắp xếp.
- Sort on: Chọn “Values” để sắp xếp theo giá trị trong các ô.
- Order: Chọn thứ tự sắp xếp mong muốn, ví dụ từ thấp đến cao, từ cũ đến mới, hoặc theo thời gian tăng dần.
Bước 3: Áp dụng sắp xếp:
- Nhấn OK để dữ liệu được sắp xếp theo cách bạn đã chọn.
Thực hiện theo các bước này sẽ giúp bạn sắp xếp dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác theo nhu cầu của mình.
Cách căn lề trong Excel
Để chỉnh sửa lề trong Excel, hãy đảm bảo rằng bạn đã thiết lập đơn vị đo lường là centimet. Nếu chưa, bạn có thể thay đổi như sau:
- Mở Excel, chọn File.
- Chọn More, sau đó chọn Options.
- Trong phần Advanced, tìm đến Rule units và chọn Centimeters.
- Nhấn OK để xác nhận thay đổi.
Tiếp theo, để căn chỉnh lề:
- Trong bảng tính, chọn Page Layout.
- Chọn Margins, sau đó chọn Custom Margins.
- Điều chỉnh lề theo yêu cầu của bạn và nhấn OK để hoàn tất.
Chọn in một vùng dữ liệu trên bảng tính
Để in một phần cụ thể của bảng tính Excel, bạn có thể làm theo hướng dẫn sau:
- Đánh dấu khu vực dữ liệu mà bạn muốn in.
- Khi đã chọn xong khu vực, thiết lập nó làm khu vực in bằng cách: Truy cập Page Layout trên thanh công cụ, sau đó chọn Print Area và tiếp tục chọn Set Print Area.
Sau khi cài đặt khu vực in, bạn có thể tiến hành in như thông thường và điều chỉnh các tùy chọn in nếu cần thiết, giống như khi in các loại tài liệu khác.
Định hướng con trỏ khi nhấn phím Enter
Để thay đổi hướng di chuyển của con trỏ sau khi nhập dữ liệu và nhấn Enter trong Excel, bạn có thể làm như sau:
- Mở Excel và vào File.
- Chọn Options để mở cửa sổ tùy chọn.
- Trong phần Advanced, tìm đến mục After Pressing Enter, move Selection.
- Chọn hướng bạn muốn con trỏ di chuyển từ menu Direction.
- Nhấn OK để áp dụng thay đổi.
Bằng cách này, bạn có thể điều chỉnh hướng di chuyển của con trỏ để phù hợp với quy trình nhập liệu của mình, giúp việc nhập dữ liệu theo cột hoặc hàng trở nên thuận tiện hơn.
Ẩn dữ liệu của ô trong bảng tính Excel
Một mẹo hữu ích trong Excel mà bạn cần biết là cách để ẩn thông tin trong các ô. Dưới đây là các bước để thực hiện điều này:
- Chọn ô hoặc phạm vi chứa dữ liệu bạn muốn ẩn.
- Trên thanh công cụ, chọn Home, sau đó chọn Font và click vào Open Format Cells.
Tiếp theo:
- Trong tab Number, chọn Custom.
- Trong phần Type, nhập vào ba dấu chấm phẩy ;;;.
- Nhấn OK để áp dụng.
Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + 1 để mở cửa sổ Format Cells, sau đó làm theo các bước tương tự như trên để ẩn dữ liệu.
Cách cố định cột trong bảng Excel
Để khóa cột đầu tiên trong Excel, bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn sau: Mở bảng tính của bạn, nhấp vào một ô bất kỳ, sau đó truy cập vào tab View, chọn Freeze Panes, và cuối cùng là lựa chọn Freeze First Column.
Nếu bạn muốn khóa nhiều cột, quy trình sẽ như sau:
Bước 1: Đánh dấu khu vực các cột bạn muốn giữ cố định. Tiếp theo, click vào ô ngay sau cột cuối cùng bạn muốn khóa.
Bước 2: Mở tab View, chọn Freeze Panes, và áp dụng tùy chọn Freeze Panes để hoàn tất việc khóa các cột đã chọn.
Nhập thông tin dữ liệu với số 0 đầu tiên
Khi làm việc với Excel, bạn có thể gặp phải tình huống mà các số 0 đứng đầu bị loại bỏ tự động, chẳng hạn như khi nhập 002, chỉ còn lại 2. Để giữ nguyên định dạng ban đầu, bạn có thể đặt một dấu ’ (dấu nháy đơn) trước số hoặc click chuột phải vào ô hoặc khu vực chứa dữ liệu, sau đó chọn Format Cells, rồi đi đến phần Custom và nhập vào chuỗi gồm tám số 0 để thiết lập định dạng.\
Những phím tắt cơ bản trong Excel mà dân văn phòng phải biết
Để nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian, việc nắm vững các phím tắt trong Excel là rất quan trọng. Dưới đây là danh sách các phím tắt thông dụng giúp bạn thao tác nhanh chóng và hiệu quả hơn trong Excel:
- Ctrl + A: Chọn tất cả dữ liệu
- Ctrl + B: Định dạng chữ đậm
- Ctrl + I: Định dạng chữ nghiêng
- Ctrl + U: Định dạng chữ gạch chân
- Ctrl + X: Cắt dữ liệu
- Ctrl + H: Tìm và thay thế
- Ctrl + O: Mở tệp đã lưu
- Ctrl + N: Tạo tệp mới
- Shift + F11: Thêm sheet mới
- Ctrl + P: In ấn
- Ctrl + R: Sao chép nội dung sang phải
- Ctrl + S: Lưu tệp
- Ctrl + W: Đóng tệp
- Ctrl + Shift + F: Chọn phông chữ
- Ctrl + Shift + P: Chọn kích thước chữ
- Ctrl + Z: Hoàn tác
- Ctrl + Y: Làm lại
- Ctrl + 1: Định dạng ô
- Alt + Z: Chuyển ngôn ngữ nhập liệu
- Ctrl + 9: Ẩn hàng
- Ctrl + Shift + 9: Hiển thị hàng đã ẩn
- Ctrl + 0: Ẩn cột
- Ctrl + Shift + 0: Hiển thị cột đã ẩn
- Ctrl + 8: Hiển thị nhóm dữ liệu liên quan
- Ctrl + (-): Xóa ô hoặc hàng
- Ctrl + Shift + (+): Chèn ô mới
- Ctrl + F4: Đóng Excel nhanh chóng
- Alt + F4: Thoát Excel
- Alt + Tab: Chuyển đổi giữa các tệp
- Shift + F2: Thêm chú thích
- Ctrl + F2: Xem trước khi in
- Ctrl + Spacebar: Chèn cột mới
- Shift + Spacebar: Chèn hàng mới
Hãy sử dụng các phím tắt này để tăng tốc độ làm việc và cải thiện hiệu suất của bạn trong Excel!
Những mẹo Excel mà chúng tôi giới thiệu sau đây là những kỹ thuật tiên tiến nhất dành cho nhân viên hành chính và văn phòng. Chúng tôi tin rằng thông tin này sẽ mang lại lợi ích thiết thực, giúp bạn tăng cường hiệu suất trong công việc và học tập. Đừng quên theo dõi các bài viết của Safebooks để cập nhật thêm nhiều mẹo vặt hữu ích khác liên quan đến máy tính và văn phòng!
Xem thêm:
3 bước tạo Dashboard trong Excel đơn giản nhất
Tải miễn phí phần mềm kế toán Excel thông tư 133, 200 đầy đủ nhất
6 cách tính giá thành đơn giản nhất, kèm file excel mẫu tính giá thành chỉ cần thay số
