Mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh Excel là công cụ giúp chủ hộ theo dõi doanh thu, chi phí, tiền, hàng hóa và các nghĩa vụ thuế theo từng kỳ một cách rõ ràng, thuận tiện. Từ ngày 01/01/2026, Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn hệ thống sổ kế toán mới dành cho hộ, cá nhân kinh doanh. Trong bài viết này, Safebooks sẽ tổng hợp 7 mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh phổ biến, giải thích trường hợp áp dụng và hướng dẫn cách ghi chép để bạn dễ dàng sử dụng, hạn chế thiếu chứng từ hoặc sai lệch số liệu.
Hiểu nhanh: Mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh được sử dụng để ghi nhận và theo dõi các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình kinh doanh như doanh thu, chi phí, tiền, hàng hóa và thuế. Tùy phương pháp, quy mô và hoạt động kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ lựa chọn và ghi chép các loại sổ phù hợp theo quy định hiện hành.
Tải miễn phí 7 mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh Excel 2026
Từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Thông tư ban hành 7 mẫu sổ kế toán gồm S1a-HKD, S2a-HKD, S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD, S2e-HKD và S3a-HKD để theo dõi doanh thu, chi phí, tiền, hàng hóa và các nghĩa vụ thuế phát sinh.
Hộ kinh doanh không bắt buộc sử dụng đồng thời cả 7 mẫu. Việc lựa chọn sổ cần căn cứ vào phương pháp tính thuế, đối tượng chịu thuế và nghiệp vụ thực tế. Trước khi tải file, người dùng nên xác định rõ mình thuộc trường hợp nào để tránh ghi nhầm mẫu hoặc mở những sổ không cần thiết.
Mẫu S1a-HKD – Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
Đối tượng áp dụng: Dành cho hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN.
Mục đích: Ghi doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo trình tự thời gian để theo dõi ngưỡng doanh thu và đối chiếu khi cần.
>> Tải ngay: Mẫu S1a-HKD Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
Mẫu S2a-HKD – Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
Đối tượng áp dụng: Dành cho hộ nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu.
Mục đích: Theo dõi doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ tính thuế. Nếu có nhiều nhóm tỷ lệ, cần phân loại ngay khi nhập liệu.
>> Tải ngay: Mẫu S2a-HKD Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
Mẫu S2b-HKD – Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
Đối tượng áp dụng: Dùng khi thuế GTGT tính theo tỷ lệ trên doanh thu và thuế TNCN tính trên thu nhập tính thuế.
Mục đích: Ghi doanh thu theo nhóm ngành phục vụ xác định thuế GTGT và đối chiếu dữ liệu do cơ quan thuế cung cấp.
>> Tải ngay: Mẫu S2b-HKD Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
Mẫu S2c-HKD – Sổ chi tiết doanh thu, chi phí
Đối tượng áp dụng: Dùng cùng nhóm S2b khi hộ phải xác định thu nhập tính thuế.
Mục đích: Theo dõi riêng doanh thu và các khoản chi phí có chứng từ, liên quan đến hoạt động kinh doanh.
>> Tải ngay: Mẫu S2c-HKD Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
Mẫu S2d-HKD – Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Đối tượng áp dụng: Dành cho hộ có mua, bán, dự trữ vật tư, công cụ, sản phẩm hoặc hàng hóa.
Mục đích: Theo dõi nhập, xuất và tồn theo từng mã hàng, đơn vị tính và địa điểm bảo quản.
>> Tải ngay: Mẫu S2d-HKD Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
Mẫu S2e-HKD – Sổ chi tiết tiền
Đối tượng áp dụng: Dùng để kiểm soát các khoản thu, chi và số dư tiền phục vụ hoạt động kinh doanh.
Mục đích: Nên tách tiền mặt và tiền gửi ngân hàng hoặc theo dõi bằng trường tài khoản thanh toán.
>> Tải ngay: Mẫu S2e-HKD Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
Mẫu S3a-HKD – Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác
Đối tượng áp dụng: Dùng khi hộ phát sinh các loại thuế khác như thuế xuất khẩu, nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên, bảo vệ môi trường hoặc sử dụng đất.
Mục đích: Theo dõi số phải nộp, số đã nộp, số còn phải nộp theo từng loại thuế và kỳ phát sinh.
>> Tải ngay: Mẫu S3a-HKD Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
Xem thêm: Thông tư 152/2025/TT-BTC: chế độ kế toán hộ kinh doanh mới nhất
Hướng dẫn ghi sổ kế toán hộ kinh doanh trên Excel
Để sổ kế toán Excel phản ánh chính xác hoạt động kinh doanh, hộ kinh doanh cần ghi nhận giao dịch từ chứng từ gốc, phân loại doanh thu – chi phí thống nhất và đối chiếu số liệu thường xuyên. Không nên chờ đến cuối tháng mới tổng hợp vì dễ thiếu chứng từ, nhập trùng giao dịch hoặc không xác định được nguyên nhân chênh lệch.
Cách nhập dữ liệu vào sổ kế toán
Mỗi giao dịch nên được nhập trên một dòng riêng, dựa trên hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi hoặc sao kê ngân hàng.
Khi nhập dữ liệu, cần:
- Ghi đúng ngày và số chứng từ.
- Mô tả rõ nội dung giao dịch.
- Phân loại đúng khoản thu, chi, mua hàng, bán hàng…
- Nhập chính xác số tiền và phương thức thanh toán.
- Đặt mã giao dịch để dễ tra cứu, tránh nhập trùng.
- Thống nhất cách phân loại khách hàng, nhà cung cấp, doanh thu và chi phí.
- Không sửa các ô có công thức tính tổng, số dư hoặc tồn kho.
Nên nhập dữ liệu hằng ngày để tránh bỏ sót hoặc phải tổng hợp quá nhiều giao dịch vào cuối tháng.
Cách theo dõi doanh thu và chi phí
Doanh thu và chi phí nên được tách riêng và phân loại theo từng nhóm.
Doanh thu có thể theo dõi theo:
- Hàng hóa, dịch vụ.
- Kênh bán hàng.
- Địa điểm kinh doanh.
- Phương thức thanh toán.
- Trạng thái đã thu/chưa thu.
Chi phí nên ghi rõ:
- Nội dung và mục đích khoản chi.
- Nhà cung cấp hoặc người nhận tiền.
- Nhóm chi phí.
- Phương thức thanh toán.
- Trạng thái đã trả/chưa trả.
Excel có thể sử dụng SUMIFS để tổng hợp doanh thu, chi phí theo tháng hoặc từng nhóm. Với lượng dữ liệu lớn hơn, PivotTable giúp tổng hợp và so sánh số liệu nhanh hơn.
Lưu ý: Không nên đưa các khoản chi tiêu cá nhân vào chi phí kinh doanh hoặc gom quá nhiều khoản vào nhóm “chi phí khác”.
Cách quản lý chứng từ đi kèm
Mỗi giao dịch trên Excel cần có chứng từ tương ứng để thuận tiện kiểm tra.
Hộ kinh doanh nên:
- Ghi số hóa đơn, số chứng từ và ngày chứng từ vào Excel.
- Sắp xếp chứng từ theo năm, tháng và loại nghiệp vụ.
- Đặt tên file thống nhất, dễ tìm.
- Lưu trữ và sao lưu chứng từ định kỳ.
- Gắn đường dẫn chứng từ vào dòng giao dịch nếu cần.
Nhờ đó, khi kiểm tra có thể từ sổ Excel tìm nhanh đến chứng từ gốc.
Cách kiểm tra và đối chiếu số liệu
Trước khi chốt tháng, quý hoặc năm, nên kiểm tra:
- Doanh thu với hóa đơn và dữ liệu bán hàng.
- Tiền mặt với số thực tế.
- Tiền gửi với sao kê ngân hàng.
- Chi phí với hóa đơn, phiếu chi.
- Công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
- Hàng nhập – xuất – tồn.
- Các giao dịch bị nhập trùng, thiếu chứng từ hoặc sai kỳ.
- Số thuế phát sinh và số đã nộp.
Nếu phát hiện sai sau khi chốt sổ, nên ghi nhận điều chỉnh thay vì xóa giao dịch cũ, đồng thời lưu lại nguyên nhân để dễ kiểm tra.
Quản lý sổ sách thuận tiện hơn với SafeBooks
Excel phù hợp khi hộ kinh doanh có ít giao dịch và chỉ một người phụ trách dữ liệu. Tuy nhiên, khi số lượng hóa đơn, giao dịch và chứng từ tăng lên, việc cập nhật, kiểm tra và tổng hợp nhiều file có thể mất nhiều thời gian, đồng thời làm tăng nguy cơ nhập trùng hoặc bỏ sót số liệu.
Khi đó, hộ kinh doanh có thể cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán SafeBooks để:
– Tập trung dữ liệu bán hàng, doanh thu, chi phí, tiền và chứng từ trên một hệ thống.
– Hạn chế việc nhập lại cùng một giao dịch ở nhiều file khác nhau.
– Nhập dữ liệu từ Excel để thuận tiện chuyển đổi từ phương pháp quản lý cũ.
– Tiếp nhận và quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử tập trung.
– Hỗ trợ khai thác dữ liệu sao kê ngân hàng phục vụ nhập liệu và đối chiếu.
– Theo dõi số liệu và báo cáo mà không phải tổng hợp thủ công từ nhiều bảng Excel.
Hộ kinh doanh có thể dùng thử SafeBooks với một kỳ dữ liệu, đối chiếu kết quả với sổ Excel và chỉ chuyển sang vận hành chính thức sau khi số liệu đã được kiểm tra đầy đủ.
Quy định về sổ sách kế toán hộ kinh doanh theo Thông tư 152/2025
Thông tư 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn ghi sổ kế toán cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, đồng thời thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC. Hộ kinh doanh có thể tự ghi sổ, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán theo quy định.
– Tài liệu kế toán có thể lưu bằng bản giấy hoặc trên phương tiện điện tử.
– Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu 05 năm; hóa đơn lưu theo pháp luật về thuế.
– Có thể bổ sung sổ hoặc sửa đổi biểu mẫu để phù hợp với nhu cầu quản lý.
– Sổ bổ sung hoặc sửa đổi phải ghi rõ tên sổ, ngày lập, họ tên và chữ ký của người đại diện; đóng dấu nếu có.
– Trường hợp hệ thống quản lý thuế hỗ trợ xác định số thuế phải nộp, hộ vẫn dùng sổ phù hợp để theo dõi và đối chiếu.
Điểm quan trọng là hộ kinh doanh không mặc nhiên phải mở đủ cả 7 sổ. Số lượng sổ phụ thuộc vào phương pháp tính thuế, loại hàng hóa, hoạt động kinh doanh và các nghĩa vụ thuế phát sinh.
Câu hỏi thường gặp về sổ sách kế toán hộ kinh doanh
Hộ kinh doanh có bắt buộc phải làm sổ sách kế toán không?
Hộ, cá nhân kinh doanh thuộc phạm vi của Thông tư 152/2025/TT-BTC thực hiện ghi sổ theo mẫu phù hợp với nghĩa vụ thuế và hoạt động thực tế.
Hộ kinh doanh có thể dùng Excel để ghi sổ không?
Có thể sử dụng Excel để ghi và lưu trữ điện tử nếu bảo đảm đầy đủ nội dung, tính liên tục, khả năng tra cứu, in và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Có cần sử dụng cả 7 mẫu sổ kế toán không?
Không. Hộ kinh doanh chỉ sử dụng các mẫu phù hợp với phương pháp tính thuế và nghiệp vụ phát sinh. Bảng chọn nhanh trong bài giúp xác định nhóm mẫu chính.
Sổ kế toán hộ kinh doanh có cần nộp cho cơ quan thuế không?
Sổ kế toán chủ yếu được lập, lưu giữ và xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra, đối chiếu. Nghĩa vụ kê khai, nộp hồ sơ thuế thực hiện theo quy định riêng về quản lý thuế.
Có thể sửa mẫu sổ kế toán cho phù hợp với hoạt động kinh doanh không?
Có. Hộ kinh doanh được bổ sung hoặc điều chỉnh biểu mẫu nhưng sổ phải ghi rõ tên, ngày lập, họ tên và chữ ký của người đại diện, đóng dấu nếu có; đồng thời phải bảo đảm thông tin cần thiết phục vụ quản lý và đối chiếu.
Sổ sách kế toán hộ kinh doanh phải lưu trong bao lâu?
Tài liệu kế toán phải lưu tối thiểu 05 năm. Thời hạn lưu hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.
Kết luận
Bộ 7 mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh Excel 2026 giúp hộ kinh doanh lựa chọn đúng sổ để theo dõi doanh thu, chi phí, tiền, hàng hóa và nghĩa vụ thuế theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Hãy xác định phương pháp tính thuế trước khi tải mẫu, ghi chép từ chứng từ gốc và đối chiếu định kỳ. Khi số liệu tăng nhanh hoặc phải quản lý nhiều file, SafeBooks giúp tập trung dữ liệu và giảm thao tác thủ công, hỗ trợ hộ kinh doanh kiểm soát hoạt động kế toán thuận tiện hơn.