Quy định về hóa đơn trên 5 triệu là một trong những thay đổi quan trọng kế toán cần nắm vững. Theo quy định mới, hóa đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Điểm thay đổi đáng chú ý là ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt đã giảm mạnh so với mốc trước đây (20 triệu đồng). Vì vậy, doanh nghiệp cần rà soát lại quy trình mua hàng, thanh toán, lưu chứng từ và kiểm soát hóa đơn để tránh bị loại thuế, loại chi phí khi quyết toán.
Trả lời nhanh: Hóa đơn trên 5 triệu có cần chuyển khoản không?
Có. Với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản) nếu muốn:
- Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
- Được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
- Có hồ sơ thanh toán đầy đủ khi cơ quan thuế kiểm tra
- Hạn chế rủi ro bị loại chi phí, truy thu thuế hoặc phạt chậm nộp
Thanh toán không dùng tiền mặt không chỉ là chuyển khoản ngân hàng thông thường. Tùy từng trường hợp, có thể bao gồm chuyển khoản, bù trừ công nợ, thanh toán ủy quyền, thanh toán qua bên thứ ba hoặc hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp pháp khác, nếu có đầy đủ hồ sơ chứng minh.
1. Bối Cảnh: Vì Sao Ngưỡng Giảm Từ 20 Triệu Xuống 5 Triệu?
1.1. Quy định cũ – ngưỡng 20 triệu
Trước đây, kế toán thường quen với mốc hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Điều này khiến nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung kiểm soát các hóa đơn lớn. Các hóa đơn dưới 20 triệu đồng thường được thanh toán linh hoạt hơn, bao gồm cả thanh toán tiền mặt.
Tuy nhiên, trong bối cảnh chuyển đổi số, quản lý hóa đơn điện tử và thúc đẩy thanh toán không dùng tiền mặt, mốc 20 triệu không còn phù hợp với yêu cầu quản lý mới.
1.2. Quy định mới – ngưỡng 5 triệu
Theo quy định mới, ngưỡng cần thanh toán không dùng tiền mặt đã giảm xuống còn 5 triệu đồng. Điều này có nghĩa là các hóa đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đảm bảo điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Đối với thuế TNDN, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên cũng cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí hợp lý được trừ.
Sự thay đổi này ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình làm việc của kế toán, đặc biệt tại doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp, công ty thương mại, xây dựng, dịch vụ, sản xuất và đơn vị kế toán dịch vụ.
Bảng tóm tắt nhanh:
| Nội dung | Quy định cần lưu ý |
| Ngưỡng áp dụng | Từ 5 triệu đồng trở lên |
| Giá trị tính ngưỡng | Giá thanh toán đã bao gồm thuế GTGT |
| Áp dụng với thuế GTGT | Cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào |
| Áp dụng với thuế TNDN | Cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính chi phí được trừ |
| Thời điểm cần lưu ý | Từ 01/07/2025 với thuế GTGT; từ 2026 cần đặc biệt lưu ý đồng bộ với quy định TNDN mới |
| Rủi ro nếu vi phạm | Bị loại thuế GTGT đầu vào, bị loại chi phí được trừ, truy thu thuế và phạt chậm nộp |
2. Căn Cứ Pháp Lý Chi Tiết
Để hiểu đúng quy định về hóa đơn trên 5 triệu, kế toán cần nắm các căn cứ pháp lý chính sau:
Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15
Luật Thuế GTGT 2024 là cơ sở pháp lý mới về thuế giá trị gia tăng, trong đó có quy định về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Luật này là nền tảng để Chính phủ ban hành nghị định hướng dẫn chi tiết về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Nghị định 181/2025/NĐ-CP
Điều 26, Nghị định 181/2025/NĐ-CP nêu rõ: “Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.”
Nghị định này cũng nêu nhiều trường hợp đặc thù như mua nhiều lần trong ngày cùng một nhà cung cấp, mua trả chậm, trả góp, ủy quyền thanh toán, bù trừ công nợ và thanh toán qua bên thứ ba.
Nghị định 52/2024/NĐ-CP
Nghị định 52/2024/NĐ-CP quy định, định nghĩa về thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là căn cứ để xác định các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp pháp, thay vì chỉ hiểu đơn giản là chuyển khoản ngân hàng.
Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15
Luật Thuế TNDN 2025 là cơ sở mới về thuế thu nhập doanh nghiệp, trong đó có quy định về nguyên tắc xác định chi phí được trừ và chi phí không được trừ.
Nghị định 320/2025/NĐ-CP
Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNDN, trong đó quy định khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.
Công văn 1619/CT-CS năm 2026
Công văn 1619/CT-CS năm 2026 tiếp tục khẳng định hướng áp dụng ngưỡng 5 triệu đồng trong điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Đây là căn cứ thực tiễn kế toán nên lưu ý khi rà soát chứng từ và thanh toán.
3. 6 Trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt cần đặc biệt chú ý
3.1. Mua nhiều lần trong ngày cùng một nhà cung cấp từ 5 triệu đồng trở lên
Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một nhà cung cấp nhiều lần trong cùng một ngày, mỗi lần dưới 5 triệu đồng nhưng tổng giá trị trong ngày từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp vẫn cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Ví dụ: Trong cùng một ngày, doanh nghiệp mua vật tư của cùng một nhà cung cấp 3 lần:
- Lần 1: 2 triệu đồng.
- Lần 2: 1,8 triệu đồng.
- Lần 3: 1,5 triệu đồng.
Tổng giá trị mua là 5,3 triệu đồng. Dù từng lần mua đều dưới 5 triệu đồng, tổng giao dịch trong ngày với cùng nhà cung cấp đã từ 5 triệu đồng trở lên, vì vậy kế toán vẫn cần kiểm soát thanh toán không dùng tiền mặt.
Đây là điểm rất quan trọng vì nhiều doanh nghiệp dễ bỏ sót khi nhập hóa đơn lẻ từng lần.
3.2. Bù trừ công nợ
Bù trừ công nợ có thể được xem là một hình thức thanh toán không dùng tiền mặt nếu có đủ hồ sơ chứng minh.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị:
- Hợp đồng có điều khoản bù trừ công nợ
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Biên bản bù trừ công nợ
- Hóa đơn liên quan
- Chứng từ kế toán ghi nhận việc bù trừ
Nếu chỉ ghi nhận bù trừ nội bộ nhưng không có hợp đồng, biên bản hoặc xác nhận giữa các bên, kế toán có thể gặp rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
3.3. Ủy quyền thanh toán qua bên thứ ba
Trong một số trường hợp, bên mua có thể ủy quyền cho bên thứ ba thanh toán hoặc bên bán chỉ định một bên thứ ba nhận thanh toán. Trường hợp này cần được quy định rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.
Hồ sơ nên có:
- Hợp đồng mua bán
- Điều khoản hoặc phụ lục về ủy quyền thanh toán
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
- Biên bản xác nhận nghĩa vụ thanh toán, nếu cần
- Đối chiếu công nợ giữa các bên liên quan
Nếu việc thanh toán qua bên thứ ba không được ghi nhận trong hợp đồng hoặc không có hồ sơ chứng minh, khoản thanh toán có thể bị xem là không đủ điều kiện.
3.4. Mua trả chậm, trả góp từ 5 triệu đồng trở lên
Với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm hoặc trả góp có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp vẫn có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào tại thời điểm chưa đến hạn thanh toán nếu có hợp đồng, hóa đơn và hồ sơ mua bán phù hợp.
Tuy nhiên, khi đến hạn thanh toán, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu đến hạn mà doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt hoặc không có chứng từ thanh toán hợp lệ, kế toán phải điều chỉnh giảm phần thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ và điều chỉnh chi phí nếu không đáp ứng điều kiện thuế TNDN.
Vì vậy, với hóa đơn trả chậm, kế toán không chỉ kiểm tra tại thời điểm nhận hóa đơn mà cần theo dõi đến thời điểm thanh toán thực tế.
3.5. Thanh toán một phần tiền mặt, một phần chuyển khoản
Nếu hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên nhưng doanh nghiệp thanh toán một phần bằng tiền mặt và một phần bằng chuyển khoản, phần thanh toán bằng tiền mặt có rủi ro không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được tính vào chi phí được trừ.
Ví dụ: Hóa đơn 10 triệu đồng, doanh nghiệp chuyển khoản 7 triệu đồng và thanh toán tiền mặt 3 triệu đồng. Khi đó, phần 7 triệu đồng có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt có thể đáp ứng điều kiện; phần 3 triệu đồng thanh toán tiền mặt có thể bị loại tương ứng nếu không thuộc trường hợp được chấp nhận.
Do đó, cách an toàn nhất là với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp nên thanh toán toàn bộ bằng hình thức không dùng tiền mặt.
3.6. Mua hàng từ cá nhân không kinh doanh
Một số doanh nghiệp, đặc biệt trong ngành gỗ, nông sản, lâm sản, thu mua nguyên liệu từ cá nhân không kinh doanh. Đây là nhóm phát sinh nhiều vướng mắc vì người bán có thể không quen sử dụng tài khoản ngân hàng hoặc không có hồ sơ giao dịch đầy đủ.
Với khoản chi mua hàng từ cá nhân có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp vẫn cần lưu ý điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để được tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Kế toán nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ như:
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định
- Chứng từ chi trả
- Thông tin người bán
- Hồ sơ xác nhận nguồn gốc hàng hóa, nếu có
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thuộc trường hợp phải áp dụng
- Biên bản giao nhận hàng hóa
Với các ngành đặc thù, doanh nghiệp nên cập nhật hướng dẫn mới nhất từ cơ quan thuế để tránh rủi ro khi quyết toán.
4. Hệ Quả Khi Vi Phạm Quy Định Hóa Đơn Trên 5 Triệu
Nếu hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ, doanh nghiệp có thể gặp nhiều rủi ro về thuế và kế toán.
Bị loại khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Đây là rủi ro thường gặp nhất. Nếu hóa đơn không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt, phần thuế GTGT đầu vào liên quan có thể không được khấu trừ.
Điều này làm tăng số thuế GTGT phải nộp hoặc làm giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau.
Bị loại chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Nếu khoản chi không đáp ứng điều kiện thanh toán, khoản chi đó có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Khi chi phí bị loại, thu nhập chịu thuế tăng lên và doanh nghiệp phải nộp thêm thuế TNDN.
Bị truy thu thuế và phạt
Khi cơ quan thuế kiểm tra và phát hiện sai sót, doanh nghiệp có thể bị truy thu số thuế thiếu, đồng thời bị xử phạt theo quy định của Luật Quản lý thuế.
Tùy tính chất và mức độ vi phạm, mức phạt có thể liên quan đến khai sai, thiếu thuế, chậm nộp hoặc sử dụng chứng từ không đáp ứng điều kiện.
Bị tính tiền chậm nộp
Ngoài số thuế bị truy thu, doanh nghiệp còn có thể bị tính tiền chậm nộp. Mức tiền chậm nộp thường được tính theo ngày trên số tiền thuế chậm nộp.
Điều này khiến chi phí thực tế của sai sót tăng lên đáng kể, đặc biệt nếu sai sót kéo dài qua nhiều kỳ tính thuế.
Tăng rủi ro bị đưa vào nhóm doanh nghiệp cần kiểm tra
Nếu doanh nghiệp thường xuyên có hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên nhưng thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, thanh toán không khớp hóa đơn hoặc có dấu hiệu chia nhỏ hóa đơn, cơ quan thuế có thể đánh giá doanh nghiệp có rủi ro cao hơn.
Vì vậy, việc tuân thủ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm áp lực khi thanh tra, kiểm tra và quyết toán thuế.
6. Kế Toán Xử Lý Thế Nào Để Không Bị Loại Chi Phí?
Để hạn chế rủi ro với hóa đơn trên 5 triệu, kế toán nên xây dựng checklist kiểm soát ngay từ khâu mua hàng đến thanh toán và lưu chứng từ.
Checklist cần thực hiện
- Kiểm tra giá trị hóa đơn mua vào ngay khi nhận chứng từ
- Cảnh báo các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
- Không thanh toán tiền mặt cho hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên nếu không thuộc trường hợp đặc biệt được chấp nhận
- Theo dõi các giao dịch mua nhiều lần trong cùng một ngày với cùng nhà cung cấp
- Đối chiếu hợp đồng, hóa đơn, phiếu nhập kho và chứng từ thanh toán
- Với mua trả chậm, cần theo dõi thời hạn thanh toán để bổ sung chứng từ đúng thời điểm
- Với bù trừ công nợ, cần có hợp đồng, biên bản đối chiếu và biên bản bù trừ
- Với ủy quyền thanh toán, cần có điều khoản rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục
- Với thanh toán qua nhân viên, cần có quy chế tài chính hoặc quyết định ủy quyền phù hợp
- Lưu chứng từ thanh toán, hợp đồng, biên bản và hồ sơ liên quan tối thiểu theo thời hạn lưu trữ kế toán
- Rà soát định kỳ các hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên trước khi kê khai thuế
Một quy trình kiểm soát tốt nên được thiết lập ngay trên phần mềm kế toán. Nếu chỉ rà soát thủ công bằng Excel, doanh nghiệp rất dễ bỏ sót hóa đơn, nhất là khi số lượng chứng từ lớn hoặc có nhiều chi nhánh, nhiều người phụ trách mua hàng.
7. Safebooks – Tự Động Cảnh Báo Hóa Đơn Từ 5 Triệu Chưa Có Chứng Từ Chuyển Khoản
Với quy định mới về hóa đơn trên 5 triệu, kế toán không chỉ cần nhập liệu đúng mà còn phải kiểm soát điều kiện thanh toán của từng hóa đơn. Đây là công việc dễ phát sinh sai sót nếu doanh nghiệp xử lý thủ công.
Safebooks hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa quy trình kiểm tra hóa đơn và chứng từ thanh toán. Phần mềm giúp kế toán đối chiếu hóa đơn mua vào với dữ liệu ngân hàng, từ đó phát hiện các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Kết luận
Quy định mới về hóa đơn trên 5 triệu khiến kế toán cần thay đổi thói quen kiểm soát chứng từ. Từ năm 2026, các hóa đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên cần được theo dõi chặt chẽ về hình thức thanh toán để đảm bảo điều kiện khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Doanh nghiệp nên ưu tiên thanh toán không dùng tiền mặt, lưu đầy đủ chứng từ, kiểm soát các trường hợp đặc biệt như bù trừ công nợ, ủy quyền thanh toán, mua trả chậm và mua nhiều lần trong ngày.
Với Phần mềm kế toán Safebooks, kế toán có thể tự động đối chiếu hóa đơn với chứng từ ngân hàng, cảnh báo hóa đơn rủi ro và kiểm soát hồ sơ thanh toán ngay trên phần mềm. Đây là cách giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, giảm rủi ro thuế và quản lý chứng từ hiệu quả hơn trong bối cảnh quy định mới ngày càng chặt chẽ.