Kế toán mua hàng là vị trí quan trọng trong doanh nghiệp thương mại và sản xuất, chịu trách nhiệm ghi nhận và kiểm soát toàn bộ nghiệp vụ mua hàng. Bài viết này trình bày kế toán mua hàng là gì, công việc, cách xác định giá trị hàng mua và cách hạch toán, kèm ví dụ.
Kế toán mua hàng là gì?
Kế toán mua hàng (Purchasing Accounting) là người ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ nghiệp vụ liên quan đến việc mua hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế toán mua hàng bảo đảm mọi giao dịch mua vào được ghi nhận đầy đủ, đúng giá trị, đúng thời điểm và khớp với chứng từ, hóa đơn của nhà cung cấp.
Công việc của kế toán mua hàng
- Tiếp nhận, kiểm tra hóa đơn GTGT, phiếu giao hàng, hợp đồng mua bán để xác minh tính hợp lệ.
- Đối chiếu số lượng, chất lượng hàng hóa thực nhận với hóa đơn, lập phiếu nhập kho.
- Hạch toán nghiệp vụ mua hàng trên phần mềm kế toán.
- Theo dõi công nợ phải trả và đối chiếu định kỳ với nhà cung cấp, bảo đảm thanh toán đúng hạn.
- Lập báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo mua hàng và lưu trữ chứng từ.
- Theo dõi hàng mua đang đi đường, hàng trả lại, chiết khấu, giảm giá.
Thời điểm ghi nhận nghiệp vụ mua hàng
Nghiệp vụ mua hàng được ghi nhận khi doanh nghiệp đã nhận được hàng và có đủ chứng từ hợp lệ (hóa đơn, phiếu nhập kho), hoặc khi quyền sở hữu hàng hóa đã chuyển cho doanh nghiệp theo thỏa thuận, kể cả trường hợp hàng đang đi đường.
Cách xác định giá trị hàng mua
Giá trị hàng mua nhập kho được xác định:
Giá trị hàng mua = Giá mua trên hóa đơn + Chi phí thu mua − Chiết khấu thương mại, giảm giá được hưởng
Trong đó, chi phí thu mua gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, lưu kho, bảo hiểm hàng hóa trong quá trình mua. Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ không tính vào giá trị hàng mua.
Cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng
Mua hàng hóa, nguyên vật liệu nhập kho
- Nợ TK 156 (hàng hóa) hoặc TK 152, 153 (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ)
- Nợ TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ)
- Có TK 111, 112, 331
Chi phí thu mua hàng hóa
- Nợ TK 156 (hoặc TK 152)
- Nợ TK 133
- Có TK 111, 112, 331
Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng
- Nợ TK 111, 112, 331
- Có TK 156 (giảm giá trị hàng mua)
- Có TK 133
Hàng mua trả lại người bán
- Nợ TK 331, 111, 112
- Có TK 156
- Có TK 133
Hàng mua đang đi đường
- Khi nhận hóa đơn nhưng hàng chưa về: Nợ TK 151, Nợ TK 133 / Có TK 331.
- Khi hàng về nhập kho: Nợ TK 156 / Có TK 151.
Ví dụ hạch toán mua hàng
Doanh nghiệp mua một lô hàng hóa 200 triệu đồng, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán; chi phí vận chuyển 5 triệu đồng trả bằng tiền mặt.
- Ghi nhận hàng nhập kho: Nợ TK 156: 200 triệu, Nợ TK 133: 20 triệu / Có TK 331: 220 triệu.
- Ghi nhận chi phí thu mua: Nợ TK 156: 5 triệu / Có TK 111: 5 triệu.
Tổng giá trị hàng hóa nhập kho = 200 + 5 = 205 triệu đồng.
Kỹ năng cần có của kế toán mua hàng
- Nắm vững nghiệp vụ kế toán mua hàng, kho và công nợ.
- Cẩn thận khi kiểm tra chứng từ, hóa đơn đầu vào.
- Sử dụng thành thạo phần mềm kế toán và Excel.
- Kỹ năng đối chiếu, phát hiện chênh lệch giữa hóa đơn và thực nhận.
Câu hỏi thường gặp
1. Kế toán mua hàng là gì?
Là người ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ nghiệp vụ mua hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ của doanh nghiệp, bảo đảm số liệu khớp với chứng từ và công nợ nhà cung cấp.
2. Giá trị hàng mua được tính thế nào?
Bằng giá mua trên hóa đơn cộng chi phí thu mua, trừ chiết khấu thương mại và giảm giá được hưởng; không gồm thuế GTGT được khấu trừ.
3. Mua hàng nhập kho hạch toán vào tài khoản nào?
Nợ TK 156 (hoặc 152, 153) và Nợ TK 133, đối ứng Có TK 111, 112, 331 tùy hình thức thanh toán.
4. Hàng mua đang đi đường hạch toán thế nào?
Khi có hóa đơn nhưng hàng chưa về, ghi Nợ TK 151; khi hàng về nhập kho, kết chuyển Nợ TK 156 / Có TK 151.
Bài viết liên quan
Thông tin cơ bản về hệ thống tài khoản kế toán
Hóa đơn đầu vào là gì? Quy định về hóa đơn đầu vào
Các phương pháp tính giá xuất kho hàng tồn kho theo Thông tư 99