ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning (Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp) là một nền tảng mà các công ty sử dụng để quản lý và tích hợp các phần thiết yếu trong doanh nghiệp của họ.
ERP có nghĩa là gì? Cách đơn giản nhất để xác định ERP là nghĩ về tất cả các quy trình kinh doanh cốt lõi cần thiết để điều hành một công ty: tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, thu mua và các quy trình khác. Ở cấp độ cơ bản nhất, ERP giúp quản lý hiệu quả tất cả các quy trình này trong một hệ thống tích hợp. Nó thường được gọi là hệ thống hồ sơ của tổ chức.
Tại sao ERP lại quan trọng?
Đôi khi được mô tả là “hệ thống thần kinh trung ương của một doanh nghiệp”, một hệ thống phần mềm ERP cung cấp khả năng tự động hóa, tích hợp và trí thông minh cần thiết để vận hành hiệu quả tất cả các hoạt động kinh doanh hàng ngày. Hầu hết hoặc tất cả dữ liệu của một tổ chức phải nằm trong hệ thống ERP để cung cấp một nguồn thông tin chính xác duy nhất trong toàn doanh nghiệp.
Tài chính yêu cầu một ERP để nhanh chóng đóng sách. Bán hàng cần ERP để quản lý tất cả các đơn đặt hàng của khách hàng. Logistics dựa vào phần mềm ERP vận hành tốt để cung cấp đúng sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng đúng thời hạn. Các khoản phải trả cần ERP để thanh toán cho nhà cung cấp một cách chính xác và đúng hạn. Ban quản lý cần có tầm nhìn tức thì về hiệu quả hoạt động của công ty để đưa ra các quyết định kịp thời. Và các ngân hàng và cổ đông yêu cầu hồ sơ tài chính chính xác, vì vậy họ tin tưởng vào dữ liệu và phân tích đáng tin cậy do hệ thống ERP thực hiện.
Tầm quan trọng của phần mềm ERP đối với các doanh nghiệp được minh họa bằng tỷ lệ sử dụng ngày càng tăng. Theo G2, “Thị trường phần mềm ERP toàn cầu được dự đoán sẽ đạt 78,40 tỷ USD vào năm 2026, tăng trưởng với tốc độ CAGR là 10,2% từ năm 2019 đến năm 2026.”
Lợi ích chính của ERP
Một hệ thống ERP tốt mang lại nhiều lợi thế, có thể khác nhau tùy thuộc vào cách hệ thống được triển khai. Có thể liệt kê một số lợi ích chính của các giải pháp ERP phổ biến hiện nay.
- Năng suất cao hơn: Hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi của bạn để giúp mọi người trong tổ chức của bạn làm được nhiều việc hơn với ít tài nguyên hơn.
- Hiểu biết sâu sắc hơn: Loại bỏ các silo thông tin, có được một nguồn sự thật duy nhất và nhận được câu trả lời nhanh chóng cho các câu hỏi kinh doanh quan trọng.
- Báo cáo nhanh: Theo dõi nhanh báo cáo tài chính và kinh doanh và dễ dàng chia sẻ kết quả. Hành động dựa trên thông tin chi tiết và cải thiện hiệu suất trong thời gian thực.
- Rủi ro thấp hơn: Tối đa hóa khả năng hiển thị và kiểm soát kinh doanh, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định, đồng thời dự đoán và ngăn ngừa rủi ro.
- CNTT đơn giản hơn: Bằng cách sử dụng các ứng dụng ERP tích hợp chia sẻ cơ sở dữ liệu, bạn có thể đơn giản hóa CNTT và cung cấp cho mọi người cách làm việc dễ dàng hơn.
- Cải thiện tính linh hoạt: Với các hoạt động hiệu quả và khả năng truy cập sẵn sàng vào dữ liệu thời gian thực, bạn có thể nhanh chóng xác định và phản ứng với các cơ hội mới.
Ví dụ về ERP trong các ngành khác nhau
Các doanh nghiệp trong mọi ngành – từ ô tô đến phân phối thương mại – cần dữ liệu thông tin chính xác, theo thời gian thực và quy trình kinh doanh hiệu quả để cạnh tranh và phát triển. Tuy nhiên, các ngành khác nhau dựa vào phần mềm ERP của họ vì những lý do khá khác nhau. Đây là một vài ví dụ:
- Các tiện ích cần phải liên tục xem xét tài sản vốn của họ, không chỉ để đáp ứng nhu cầu về các dịch vụ trong tương lai mà còn để thay thế các tài sản cũ. Nếu không có ERP, nỗ lực ưu tiên các khoản đầu tư tài sản lớn này sẽ khó khăn và dễ xảy ra sai sót.
- Đối với các nhà bán buôn, nhập khẩu, giao hàng trực tiếp tại cửa hàng và các công ty 3PL/4PL, giao hàng đúng hạn là điều quan trọng. Tất cả các tổ chức này muốn giảm chi phí phân phối, tăng vòng quay hàng tồn kho và rút ngắn thời gian đặt hàng thành tiền mặt. Để đạt được những mục tiêu này, họ cần tích hợp chức năng quản lý hàng tồn kho, mua hàng và hậu cần, cũng như các quy trình tự động được tùy chỉnh theo nhu cầu của họ.
- Các nhà sản xuất đều dựa vào hệ thống ERP và chuỗi cung ứng để đáp ứng mục tiêu chất lượng sản phẩm, quản lý việc sử dụng tài sản, kiểm soát chi phí ngoài giờ, xử lý hàng trả lại của khách hàng, v.v. Công ty cũng có thể kiểm soát hàng tồn kho từ đầu đến cuối bằng cách theo dõi các hoạt động của kho, xác định chính xác mã sản phẩm nào bán chạy hay kém hiệu quả.
- Các công ty dịch vụ – bao gồm kế toán, thuế, kỹ thuật, CNTT, pháp lý và các công ty dịch vụ chuyên nghiệp khác – yêu cầu công nghệ ERP di động thời gian thực, mạnh mẽ để đảm bảo cam kết cung cấp dịch vụ theo dõi sức khỏe tài chính. Chìa khóa thành công của dịch vụ chuyên nghiệp là khả năng duy trì đúng tiến độ trong khi quản lý lợi nhuận của dự án, sử dụng tài nguyên, ghi nhận doanh thu, mục tiêu doanh thu định kỳ và cơ hội phát triển.
- Bán lẻ đang trải qua sự chuyển đổi đáng kể khi thương mại điện tử đã hợp nhất với các kênh bán hàng khác cũng như các hoạt động truyền thống. Khả năng cung cấp các tùy chọn tự phục vụ để xác định, mua và vận chuyển sản phẩm phụ thuộc vào dữ liệu tích hợp.
Các module ERP phổ biến
Mỗi mô-đun của hệ thống ERP hỗ trợ các quy trình kinh doanh cụ thể – như tài chính, thu mua hoặc sản xuất – và cung cấp cho nhân viên trong bộ phận đó các giao dịch và thông tin chi tiết họ cần để thực hiện công việc của mình. Mọi mô-đun đều kết nối với hệ thống ERP, hệ thống này cung cấp một nguồn duy nhất và dữ liệu vô cùng chính xác, được chia sẻ giữa các phòng ban.
Các mô-đun ERP được sử dụng rộng rãi nhất bao gồm:
Tài chính: Phân hệ tài chính và kế toán là xương sống của hầu hết các hệ thống ERP. Ngoài việc quản lý sổ sách và tự động hóa các nhiệm vụ tài chính quan trọng, nó còn giúp doanh nghiệp theo dõi các khoản phải chi và phải thu, tạo báo cáo tài chính, tuân thủ các tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu, giảm thiểu rủi ro tài chính, v.v.
Quản lý nguồn nhân lực: Hầu hết các hệ thống ERP đều bao gồm một mô-đun nhân sự cung cấp các khả năng cốt lõi như thời gian, điểm danh và bảng lương. Các tiện ích bổ sung, hoặc thậm chí toàn bộ bộ quản lý nguồn nhân lực (HCM) , có thể kết nối với ERP và cung cấp chức năng nhân sự mạnh mẽ hơn – mọi thứ từ phân tích lực lượng lao động đến quản lý trải nghiệm của nhân viên.
Tìm nguồn cung ứng và mua sắm: Mô-đun tìm nguồn cung ứng và mua sắm giúp các doanh nghiệp mua sắm nguyên vật liệu và dịch vụ họ cần để sản xuất hàng hóa – hoặc các mặt hàng họ muốn bán lại. Mô-đun tập trung và tự động hóa việc mua hàng, bao gồm yêu cầu báo giá, tạo hợp đồng và phê duyệt. Nó có thể giảm thiểu việc mua quá mức và mua quá mức, cải thiện các cuộc đàm phán với nhà cung cấp bằng các phân tích do AI cung cấp và thậm chí kết nối liền mạch với mạng người mua.
Bán hàng: Mô-đun bán hàng theo dõi thông tin liên lạc với khách hàng tiềm năng và khách hàng – đồng thời giúp đại diện sử dụng thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để tăng doanh số bán hàng và nhắm mục tiêu khách hàng tiềm năng với các chương trình khuyến mãi và cơ hội bán thêm phù hợp. Nó bao gồm chức năng cho quy trình đặt hàng thành tiền mặt, bao gồm quản lý đơn đặt hàng, hợp đồng, thanh toán, quản lý hiệu suất bán hàng và hỗ trợ lực lượng bán hàng.
Sản xuất: Mô-đun sản xuất là thành phần lập kế hoạch và thực hiện chính của phần mềm ERP. Nó giúp các công ty đơn giản hóa các quy trình sản xuất phức tạp và đảm bảo sản xuất phù hợp với nhu cầu. Mô-đun này thường bao gồm chức năng lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP), lập kế hoạch sản xuất, thực hiện sản xuất, quản lý chất lượng, v.v.
Quản lý chuỗi cung ứng và hậu cần: Một thành phần quan trọng khác của hệ thống ERP, mô-đun chuỗi cung ứng theo dõi chuyển động của hàng hóa và vật tư trong toàn bộ chuỗi cung ứng của tổ chức. Mô-đun này cung cấp các công cụ để quản lý hàng tồn kho, hoạt động kho bãi, vận chuyển và hậu cần theo thời gian thực – đồng thời có thể giúp tăng khả năng hiển thị và khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng.
Dịch vụ: Trong một hệ thống ERP, mô-đun dịch vụ giúp các công ty cung cấp dịch vụ được cá nhân hóa, đáng tin cậy mà khách hàng mong đợi. Mô-đun này có thể bao gồm các công cụ để sửa chữa nội bộ, phụ tùng thay thế, quản lý dịch vụ hiện trường và các luồng doanh thu dựa trên dịch vụ. Nó cũng cung cấp các phân tích để giúp đại diện dịch vụ và kỹ thuật viên nhanh chóng giải quyết các vấn đề của khách hàng và cải thiện lòng trung thành.
Quản lý tài sản doanh nghiệp: Hệ thống ERP mạnh mẽ có thể bao gồm mô-đun EAM – giúp các doanh nghiệp sử dụng nhiều tài sản giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và giữ cho máy móc, thiết bị của họ hoạt động với hiệu suất cao nhất. Mô-đun này bao gồm chức năng bảo trì dự đoán, lập lịch trình, lập kế hoạch và vận hành tài sản, môi trường, sức khỏe và an toàn (EHS), v.v.
Ba dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp bạn cần phần mềm ERP
Nếu bạn đang đọc bài viết này và đang vật lộn với hệ thống cũ của mình, bạn có thể tự hỏi liệu đây có phải là thời điểm thích hợp để thực hiện thay đổi hay không. Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy bạn cần phần mềm ERP mới:
Hệ thống cơ bản không cho phép bạn phát triển: Có thể bạn đã làm tốt với các công cụ cơ bản, nhưng nếu phần mềm hiện tại của bạn đang đặt giới hạn cho việc mở rộng thị trường và khả năng phát triển với quy mô lớn hơn, thì có lẽ đã đến lúc cần một hệ thống ERP tốt hơn đủ linh hoạt để cho phép tăng trưởng.
Bạn đang xử lý các hệ thống khác nhau: Khi công nghệ thay đổi, bạn nhận thấy rằng các hệ thống khác nhau của mình không hoạt động tốt với nhau. Bạn có thể nhận thấy rằng phần mềm kế toán mới không tương thích với hệ thống nhân sự cũ và bạn cảm thấy mệt mỏi vì lãng phí thời gian và nguồn lực để cố gắng kết hợp một giải pháp lại với nhau.
Bạn không thể đáp ứng mong đợi của khách hàng: Nếu nhân viên và khách hàng của bạn thường xuyên di chuyển và hệ thống của bạn không hỗ trợ họ, thì đã đến lúc đầu tư vào một hệ thống đáp ứng nhu cầu của mọi người. Cung cấp cho nhân viên của bạn những công cụ họ cần để thành công và đầu tư vào việc đáp ứng mong đợi của khách hàng có thể giúp bạn duy trì lợi thế cạnh tranh của mình.
Ba thách thức triển khai ERP cho doanh nghiệp
Bất chấp tất cả các lựa chọn hiện có, một số công ty vẫn do dự về việc triển khai ERP. Có thể có nhiều lý do tại sao, nhưng ở đâu có thách thức, ở đó có giải pháp
Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp: Bạn không cần phải tìm giải pháp phần mềm hoàn hảo để khắc phục mọi thứ. ERP sẽ có thể tận dụng tốt nhất các quy trình kinh doanh mà bạn đang sử dụng hiện tại và kết hợp chúng lại với nhau dưới một hệ thống cho phép mọi người trong tổ chức của bạn xem cùng một thông tin. Đây là lý do tại sao việc chọn đối tác công nghệ phù hợp lại quan trọng.
Đủ khả năng chi phí cho một hệ thống ERP: Các mô-đun giải pháp phần mềm có thể được mua riêng tùy theo nhu cầu kinh doanh của bạn. Điều này sẽ giúp công ty của bạn dễ dàng tham gia vào phần triển khai của ERP và nó sẽ giúp bạn không phải đầu tư vào việc đổi mới phần mềm lớn mà không biết liệu các chức năng bạn đang thêm vào có hiệu quả hay không.
Tích hợp phần mềm ERP mới với phần mềm hiện có: Như chúng tôi đã đề cập, bất kỳ giải pháp ERP nào bạn chọn sẽ hoạt động với những gì bạn đang sử dụng hiện tại nhưng cũng bao gồm các tính năng có thể giúp bạn phát triển trong tương lai. Ví dụ: nếu phần mềm của bạn chủ yếu xử lý các khía cạnh tài chính, chuỗi cung ứng và sản xuất của doanh nghiệp, thì bạn có thể muốn tìm kiếm một giải pháp mang lại thành phần kinh doanh thông minh mạnh mẽ.
Nhà cung cấp giải pháp ERP
Arito Enterprise: Giải pháp ERP đầy đủ cho tất cả các doanh nghiệp vừa và lớn, đáp ứng tất cả các nghiệp vụ của tất cả các lĩnh vực, ngành nghề.
Các tiện ích
- Phân tích dữ liệu, xoay chiều các dữ liệu kho, doanh thu, giá vốn, phân tích lợi nhuận chi phí. Có thể xem dữ liệu ở dạng biểu đồ.
- Màn hình chính có thể thêm được nhiều biểu đồ theo các chỉ tiêu với nhu cầu của doanh nghiệp.
- Tính năng duyệt cho phép duyệt nhiều cấp và khai báo nhiều cấp duyệt khác nhau.
- Tự tạo mới mẫu báo cáo mới trên dữ liệu của báo cáo đã có.
- Tính năng tự động gửi mail nhắc nhở, duyệt qua mail, chuông cảnh báo mỗi khi đăng nhập. Thông báo chứng từ chờ duyệt hoặc đã duyệt xong, khách hàng sắp đến sinh nhật…
- Đầy đủ tính năng phân quyền kho, phân quyền loại kho, phần quyền mẫu báo cáo
- Nhiều báo cáo quản trị và phân tích dữ liệu, báo cáo kế hoạch, KPI cho nhân viên bán hàng…
Tiết kiệm
Tốc độ: Xử lý nhanh chóng, giúp người dùng không khó chịu vì phải chờ máy xử lý quá lâu.
Chi phí cài đặt: Cài đặt một nơi duy nhất.
Chi phí đầu tư phần cứng: Không yêu cầu phần cứng quá cao.