Kế toán được hiểu là một chuỗi các công việc có sự liên kết với nhau, thuộc nhiều lĩnh vực như bán hàng, thuế, xuất nhập khẩu, xây dựng, thương mại- dịch vụ, mỗi mảng có một đặc thù riêng nhưng đều có những quy định chung giống nhau.
Chính vì vậy, để tối ưu hóa quá trình làm việc của kế toán, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán và kế toán excel để thay thế việc thực hiện thao tác thủ công. Tuy nhiên, phần mềm kế toán excel cũng tồn tại các ưu và nhược điểm riêng. Và để đánh giá được khách hàng quan trọng nhất, chúng tôi sẽ đưa ra những đánh giá chỉ giữa kế toán excel so với các phần mềm kế toán khác qua bài viết dưới đây.
| Tiêu chí đánh giá | Làm kế toán trên excel | Các phần mềm kế toán khác |
| Quy mô áp dụng | – Doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít thực hiện các nghiệp vụ kế toán | – Mọi quy mô doanh nghiệp |
| Chi phí mua phần mềm | – Không mất phí | – Chi phí dao động tùy theo các phiên bản phần mềm và chi phí để nâng cấp phần mềm khi có phiên bản mới. |
| Số lượng người có thể làm việc | – Cho phép một người dùng làm việc trong một thời điểm | – Cho phép nhiều người làm việc trong cùng một thời điểm |
| Lưu trữ, bảo quản dữ liệu | – Dữ liệu kế toán phải được lưu trữ thành nhiều files độc lập (nếu file lớn hơn 5Mb thì tốc độ truy cập rất chậm) | – Tất cả các dữ liệu kế toán được lưu trữ hết trên phần mềm |
| – Thực hiện được các yêu cầu về sổ sách thông thường, các yêu cầu về phân tích thống kê rất khó (trừ chi phí lập trình VBA – lập trình VBA yêu cầu những người có trình độ chuyên môn cao) | – Thực hiện được đầy đủ, chi tiết các loại sổ sách, thống kê, giúp người quản lý tổng hợp dễ dàng | |
| Bàn giao thông tin kế toán | – Khó khăn trong việc chuyển giao công việc giữa các nhân viên cũ và nhân viên mới (do có thể dễ dàng sửa, xóa dữ liệu nên khi nhân viên cũ nghỉ mà chưa bàn giao kịp thời thì nhân viên mới sẽ không thể lập tức tiếp quản được công việc). | – Phần mềm được tích hợp các nguyên lý, tài liệu hướng dẫn sử dụng, giúp nhân viên mới có thể dễ dàng học, đọc hiểu và tiếp quản công việc nhanh chóng (đặc biệt là trong trường hợp ký hợp đồng bảo trì với nhà cung cấp ) |
| Hạch toán kế toán | – Nhân viên kế toán phải hạch toán thủ công hàng ngày, gây mất thời gian. | – Các phần mềm kế toán khác được tích hợp sẵn thư viện nghiệp vụ (khách hàng có thể tự định nghĩa được) và khi thực hiện nghiệp vụ kế toán, người dùng không cần quan tâm chuyện Nợ/Có thế nào nữa.- Chỉ cần bấm Recap là người dùng có thể xem được việc hạch toán đối với chứng từ vừa nhập. |
| Tính an toàn và độ bảo mật | – Macro của Excel có thể bị xóa bởi các phần mềm diệt virus | – Cơ sở dữ liệu của phần mềm ít bị ảnh hưởng- Cơ sở dữ liệu không thể bị xóa nếu ko có quyền |
| Phân quyền làm việc kế toán | – Ở Việt Nam, có rất ít người có thể thực hiện phân quyền trên Excel – File Excel có tính bảo mật kém | – Người dùng chỉ cần truy cập vào mục “Phân quyền” đã được lập trình sẵn để chọn người được phân quyền |
Trong xu thế chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ đòi hỏi sự chuyển mình của các doanh nghiệp trong việc ứng dụng các giải pháp phần mềm vào trong công tác vận hành của doanh nghiệp. Chuyển đổi số giúp cho các doanh nghiệp vận hành nhanh hơn, chính xác hơn, hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí hơn, đồng thời đưa ra quyết định cũng dễ dàng hơn nhờ các số liệu vô cùng trực quan.
Việc chuyển từ excel sang phần mềm kế toán chuyên nghiệp là bước tiến cần thiết cho quá trình chuyển đổi số hiện nay, khi hiệu suất công việc có thể nâng cao và chi phí nhân sự được tiết kiệm đáng kể.
ARITO Với sứ mệnh góp phần trong sự nghiệp chuyển đổi số, ngoài các sản phẩm ERP theo đặc thù doanh nghiệp, chúng tôi cho ra mắt giải pháp phần mềm kế toán cho mọi doanh nghiệp SAFEBOOKS. Là một sản phẩm phần mềm kế toán đóng gói đáp ứng hầu hết các vấn đề của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chuyển mình thuận lợi và ngày càng phát triển.