Quy Trình Quản Lý Kho Theo ISO Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp

Ngày đăng: 07/11/2023 02:47 PM

Nội dung bài viết

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, quy trình quản lý hàng tồn kho là một trong những hoạt động rất quan trọng cần phải có độ chính xác cao, đặc biệt là với những doanh nghiệp có quy mô lớn. Vì vậy, tiêu chuẩn ISO được ra đời nhằm xây dựng một quy trình khoa học hơn. Dưới bài viết này, Safebooks xin chia sẻ quy trình quản lý kho theo ISO chi tiết cho doanh nghiệp. Mời Quý Anh/Chị cùng theo dõi nhé!

Quy trình quản lý kho theo ISO cho doanh nghiệp diễn ra như thế nào?

Ở mỗi lĩnh vực sẽ có những hoạt động đặc thù khác nhau. Tuy nhiên, các hoạt động này đều dựa trên nguyên tắc chung của quy trình quản lý kho theo ISO. Hãy cùng Safebooks tham khảo nhé.

Theo dõi các hoạt động nhập kho đầu vào

Bước 1: Xác định và lập kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu

Trong quá trình sản xuất, không thể nào tránh khỏi tình trạng thiếu hụt hoặc hết NVL, vì vậy bộ phận kế hoạch và kế toán cần theo dõi sát sao những thông tin này nhằm lên kế hoạch đối với các yêu cầu mua thêm NVL kịp thời.

Đồng thời, yêu cầu này cần phải được cấp trên duyệt và thông qua. Sau khi được thông qua thì kế hoạch mới chính thức được xác lập và bắt đầu theo dõi quá trình giao hàng chi tiết từ bên phía cung cấp.

Bước 2: Kiểm tra số lượng thực tế của hàng hóa được giao

Bộ phận kho sau khi nhận được yêu cầu nhập kho, cần phải đối chiếu ngay với số lượng thực tế, cũng như kiểm tra mã hàng đó có thực sự đang thiếu hay đã hết. Sau khi các NVL được nhập kho thì cần phải xác nhận lại, đóng dấu và cập nhật dữ liệu lên hệ thống ngay nhằm theo dõi.

Đồng thời, trong quá trình quản lý hàng tồn kho, nếu có gặp các vấn đề nào, nhân viên vận hành cần lập biên bản xử lý lập tức để trình bộ trên giải quyết kịp thời.
Bước 3: Lập hóa đơn nhập kho

NVL chỉ được nhập vào kho thành công khi các chứng từ và hóa đơn liên quan hợp lệ. Bên kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng NVL có được nhập đúng với yêu cầu như đã đặt hay không. Sau khi đã kiểm tra xong, thì bên bộ phận kho mới bắt đầu xuất hóa đơn và chứng từ nhập kho rồi gửi cho bộ phận kế toán xác nhận.

Quy trình quản lý kho theo ISO cho doanh nghiệp: Theo dõi các hoạt động nhập kho đầu vào — Quy trình quản lý kho theo ISO - Theo dõi các hoạt động nhập kho đầu vào.

Kiểm soát hàng hóa lưu trữ, xuất hàng ra khỏi kho

Quy trình xuất kho cần đáp ứng một trong bốn yêu cầu dưới đây:

Xuất kho với mục đích bán
Xuất kho với mục đích lắp ráp
Xuất kho với mục đích sản xuất
Xuất kho với mục đích vận chuyển đi nơi khác

Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần lưu ý rằng dù xuất kho theo mục đích nào thì quy trình quản lý kho theo ISO đều tương đồng với nhau. Sẽ bao gồm 4 bước xử lý, cụ thể như sau:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho

Bộ phận quản trị kho sẽ tiến hành tiếp nhận yêu cầu xuất từ các bộ phận khác và kiểm tra tính hợp lệ, sau đó sẽ xác nhận yêu cầu từ các bộ phận này.

Bước 2: Kiểm kê hàng tồn kho

Sau khi đã xác nhận xong yêu cầu xuất kho, bên quản lý kho sẽ bắt đầu rà soát lại số lượng thực tế của mã hàng, nhằm đảm bảo đủ số lượng xuất kho theo yêu cầu.

Bước 3: Tiến hành lập phiếu xuất kho

Quá trình rà soát hoàn thành và đảm bảo được theo yêu cầu, quản trị kho sẽ tiếp tục lập phiếu xuất kho kèm theo hóa đơn để gửi lại cho bên bộ phận có liên quan nhằm xác nhận.

Bước 4: Xuất kho và cập nhật thông tin mới lên hệ thống

Sau khi xuất hàng hóa theo quy trình ISO, quản trị kho sẽ tiến hành nhập liệu số lượng hàng hóa được xuất lên hệ thống nhằm đảm bảo theo kịp thời lượng hàng có trong kho (Phục vụ cho chiến lược sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp).

Quy trình quản lý kho theo ISO: Kiểm soát hàng hóa lưu trữ, xuất hàng ra khỏi kho — Quy trình quản lý kho theo ISO - Kiểm soát hàng hóa lưu trữ, xuất hàng ra khỏi kho.

Tiêu chuẩn ISO là gì?

ISO là tên viết tắt của International Organization for Standardization - Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế. Đây là tổ chức được lấy tên của mình làm tiêu chuẩn cho ISO. Tiêu chuẩn này nhằm hướng tới việc phát triển dài hạn cho các doanh nghiệp một cách bền vững, cũng như đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho các đơn vị.

Hiện nay tiêu chuẩn ISO đã và đang được ban hành cho hàng chục nghìn chuẩn mực khác nhau kèm theo là các tài liệu chi tiết liên quan đến nhiều ngành cụ thể. Những doanh nghiệp thực hiện tốt theo tiêu chuẩn ISO sẽ đạt được sự tín nhiệm vô cùng cao từ phía người tiêu dùng.

Tiêu chuẩn ISO là chuẩn mực chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Tầm quan trọng của tiêu chuẩn ISO

Bên cạnh tiêu chuẩn ISO thì một số tiêu chuẩn khác được nhiều doanh nghiệp trên thế giới sử dụng như một thước đo và sự chuẩn mực trong quá trình hoạt động của từng đơn vị.

Các sản phẩm và cung cấp dịch vụ đạt tiêu chuẩn ISO sẽ được công nhận theo tiêu chuẩn Quốc tế. Đồng thời, mức độ tin cậy ở doanh nghiệp sẽ được đánh giá cao hơn so với những đơn vị kinh doanh cùng ngành khác.

Ngoài ra, căn cứ vào tiêu chuẩn ISO, người tiêu dùng cũng sẽ an tâm hơn về chất lượng sản phẩm và cung cấp dịch vụ mà họ lựa chọn. Từ đó sẽ tăng thêm niềm tin đối với doanh nghiệp sản xuất, doanh thu ngày càng lớn mạnh và thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng hơn.

Tiêu chuẩn ISO giúp người tiêu dùng an tâm hơn về sản phẩm và dịch vụ mà mình chọn.

Tổng kết

Trên đây là quy trình quản lý kho theo ISO mà Safebooks muốn chia sẻ đến Quý Anh/Chị. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp Quý Anh/Chị thu thập được nhiều thông tin bổ ích và hiểu rõ hơn về tiêu chuẩn ISO.